Hablar de lo que le preocupa es plantear una pregunta sobre una cuestión legal, de cumplimiento, de política o de ética; denunciar una situación; o informar de una mala acción o una mala conducta. MiniMed fomenta que los problemas se comuniquen de forma abierta y honesta, y la Política Hable de lo que le preocupa nos ayuda a descubrir y abordar los problemas de integridad y ética en una etapa temprana cuando son mucho más fáciles de solucionar. El recurso que debe emplearse para denunciar una situación depende en cierta medida de la naturaleza del problema y de las personas implicadas. En la mayoría de los casos, su superior, el representante local de Relaciones con los empleados u otro socio de confianza de su unidad operativa o local es la persona más cercana al problema y posiblemente el mejor recurso al que dirigirse para obtener una respuesta rápida.

Dependiendo del problema o de las personas implicadas, presentar una denuncia localmente no siempre tiene sentido o puede resultar incómodo. Otras opciones que tiene a su disposición son:

• Una unidad operativa o el departamento local de Cumplimiento
• Asesor jurídico de MiniMed
• Oficina de Ética y Cumplimiento de MiniMed

Asimismo, puede utilizar la Línea Hable de lo que le preocupa, un servicio telefónico gratuito o en línea que está disponible las 24 horas del día y que gestiona una empresa independiente. La aceptación o no de las denuncias anónimas depende de la legislación local.

LÍNEA HABLE DE LO QUE LE PREOCUPA

• MiniMedinc.ethicspoint.com
• EE. UU., Canadá y Puerto Rico: Marque 1-833-831-0635
• Todos los demás países: Visite MiniMedinc.ethicspoint.com para obtener instrucciones sobre el número específico al que llamar. Seleccione el país en el que se encuentra y siga las instrucciones para presentar su denuncia por teléfono u en línea.

Es posible que determinadas situaciones no se denuncien porque se piensa que no se va a hacer nada. MiniMed se compromete a responder a los empleados que denuncien de buena fe un posible problema. Sin embargo, para proteger la privacidad de los implicados, no siempre podemos compartir los detalles o el resultado de una investigación con los empleados. Si ha denunciado un problema a la dirección local y cree que la situación no se ha resuelto, debe remitir el problema a una instancia superior de la dirección, ponerse en contacto con la Oficina de Ética y Cumplimiento, o presentar su denuncia e informar de todo lo que le preocupa a través de la Línea Hable de lo que le preocupa.

Si ve, oye o se entera de alguna conducta inapropiada, debe denunciarla. Esta norma básica se aplica a todas las personas que trabajan para MiniMed o en su nombre en cualquier parte del mundo. Si no denuncia una conducta indebida de la que tiene conocimiento, estará violando una obligación fundamental de nuestro Código de conducta y podrá ser objeto de medidas disciplinarias.

Las conversaciones cara a cara suelen ser la mejor opción, pero puede haber ocasiones en las que no se sienta cómodo hablando con alguien en persona o en las que prefiera permanecer en el anonimato.

La Línea Hable de lo que le preocupa le permite presentar una denuncia en cualquier momento y lugar; además, en la mayoría de las zonas geográficas, puede hacer una denuncia anónima. Cuando denuncie por teléfono o a través del formulario en línea de la Línea Hable de lo que le preocupa, no es necesario que proporcione su nombre u otra información que pueda identificarle. Todas las denuncias telefónicas y por Internet tienen bloqueada la identificación de la persona que llama o del usuario, y como el sitio web está alojado por un tercero, no es necesario tener acceso a la red interna de MiniMed para presentar una denuncia.

Si decide permanecer en el anonimato, la capacidad de investigación y respuesta de MiniMed se puede ver afectada. Los investigadores necesitan conocer suficiente información sobre cada caso para llevar a cabo una investigación eficaz. Si posteriormente decide revelar su identidad, MiniMed tratará todas las denuncias con discreción y se esforzará por mantener su confidencialidad.

Tanto si decide permanecer en el anonimato como si decide revelar su identidad, MiniMed tratará su denuncia con discreción y hará todo lo posible por mantener su confidencialidad.

En algunas situaciones, su identidad puede llegar a conocerse durante el curso de la investigación. Además, puede haber ocasiones en las que MiniMed tenga la obligación legal de poner a disposición de terceros la información sobre problemas de cumplimiento denunciados. Si esto ocurre, MiniMed hará todo lo posible para proteger su identidad. Tenga la seguridad de que MiniMed no tolerará que se tomen represalias contra aquellas personas que informen o denuncien de buena fe una presunta mala conducta.

Cualquier empleado que busque asesoramiento, denuncie una situación o informe de buena fe sobre una presunta mala conducta está haciendo lo correcto. MiniMed no tolerará las represalias contra esa persona. Cualquier persona que tome represalias se enfrentará a medidas disciplinarias, que pueden incluir distintas formas de sanciones disciplinarias, incluido hasta el despido, independientemente de la categoría a la que pertenezca esa persona dentro de la empresa.

Si cree que usted o alguien que conoce ha sido víctima de represalias por denunciar un problema relacionado con la ética o el cumplimiento, póngase inmediatamente en contacto con uno de los recursos de Ética y Cumplimiento.

Cada vez que presencie, escuche o se entere de una posible mala conducta u otras infracciones del Código de conducta, políticas o procedimientos de MiniMed o de la ley, debe hablar de ello lo antes posible. Se han puesto a disposición de los empleados muchos recursos para que puedan denunciar ciertas situaciones, entre ellos los que se enumeran aquí. También es importante que hable si necesita asesoramiento sobre un asunto de ética o cumplimiento. Informar en el momento oportuno permite una intervención temprana y puede evitar que una pequeña cuestión se convierta en un problema mayor.

Se deben denunciar de inmediato todas las conductas indebidas importantes. Se considera conducta indebida importante a cualquier situación que puede:

• ser potencialmente ilegal, por ejemplo, una posible infracción de las leyes en materia de lucha contra el fraude o las comisiones ilícitas;
• incumplir nuestro Código de conducta o las políticas de MiniMed, como, por ejemplo, nuestras Normas de conducta empresarial o la Política de calidad;
• poner en riesgo la responsabilidad de MinMed, sus empleados, directivos o directores; o
• dañar la reputación de MiniMed.

Debe hablar de lo que le preocupa si cree que puede haber estado involucrado en una posible mala conducta cuando ha hecho algo en nombre de MiniMed. Se espera que todos los empleados y agentes de MiniMed conozcan y sigan las leyes y las políticas de la empresa que son aplicables a sus trabajos.

Debe hablar si recibe información sobre una posible mala conducta de otra persona. A veces, los superiores se enteran de posibles conductas indebidas a través de sus subordinados directos o los empleados se enteran de presuntas conductas indebidas por otras fuentes. Si recibe información sobre una posible mala conducta, debe hablar de ello.

Independientemente del recurso que utilice para informar de una situación, los siguientes son algunos ejemplos de los tipos de problemas que debe denunciar:

• la oferta o concesión de beneficios a un cliente para fomentar o recompensar la compra de productos;
• el soborno o intento de soborno a funcionarios del gobierno, clientes u otros;
• la aceptación u oferta de sobornos o regalos no permitidos;
• la promoción por parte de MiniMed de productos para usos no autorizados (no indicados);
• cualquier declaración falsa a una entidad gubernamental, en concreto en solicitudes de beneficios de cualquier programa gubernamental de sanidad;
• cualquier inelegibilidad de un empleado de MiniMed o de una persona que actúe en su nombre para trabajar con programas del gobierno federal de los Estados Unidos debido a una mala conducta;
• el uso indebido de fondos o propiedades de MiniMed, incluidos el robo, el fraude, la malversación o la divulgación de información confidencial;
• el incumplimiento de los requisitos aplicables en cuanto a normas contables, políticas e informes financieros;
• las filtraciones de información de identificación personal;
• el intercambio de precios u otra información protegida por derechos de propiedad con competidores u otro comportamiento anticompetitivo;
• la falsificación de datos de investigación, desarrollo, producción o calidad de los productos;
• las represalias contra cualquier empleado que denuncie un problema;
• la discriminación, el acoso o la violencia en el lugar de trabajo; y
• otras infracciones de la ley, la normativa o nuestras políticas y procedimientos.

Aunque MiniMed exige a los empleados hablar de lo que les preocupe, en ciertos países de la Unión Europea y en otros países existen restricciones legislativas o reglamentarias en relación con las denuncias que se pueden hacer a través de mecanismos como la Línea Hable de lo que le preocupa. Entre los ejemplos de estas restricciones se incluyen:

• Limitación de las denuncias a solo cuestiones de contabilidad, controles contables internos, asuntos de auditoría, soborno, banca o delitos financieros.
• Limitaciones en cuanto a la categoría de empleado que se puede denunciar.
• Prohibición de hacer denuncias anónimas.

Además de denunciar posibles conductas indebidas, MiniMed espera que usted:

• anime siempre (y no desanime nunca) a los demás a hablar de lo que les preocupa;
• sea consciente de proteger los derechos y asuntos de cualquier persona acusada de mala conducta;
• sea sincero, franco, comunicativo y coopere plenamente durante cualquier investigación interna; y
• no tome nunca represalias contra nadie que haga una denuncia.

Todos tenemos la obligación de denunciar una conducta que pueda haber infringido la ley o la política de la empresa, incluso si hemos estado implicados en esa conducta. Si cree que puede haber infringido una ley o una política, lo mejor es que denuncie la situación para que se resuelva.

La Línea Hable de lo que le preocupa la gestiona una empresa independiente con operadores que no son empleados de MiniMed. Hay disponibles traductores que le ayudarán en caso de que necesite denunciar una situación en otros idiomas diferentes al inglés. Puede llevar algunos minutos localizar a un traductor, así que no cuelgue. Puede elegir entre revelar su identidad o permanecer en el anonimato en la mayoría de los territorios. No se intentan rastrear ni grabar las llamadas. Si decide dar su nombre, su denuncia se tratará de forma confidencial y solo se informará a las personas que tengan necesidad de conocer la información.

El operador de la Línea Hable de lo que le preocupa le hará una serie de preguntas para comprender la naturaleza del problema o, si denuncia la situación a través del sitio web, deberá responder por escrito a las preguntas planteadas. Le rogamos que proporcione detalles específicos para que los investigadores puedan realizar una revisión exhaustiva y oportuna de los problemas denunciados.

Al finalizar su denuncia, recibirá una clave de denuncia y una contraseña. Asegúrese de anotar ambas para poder acceder a la denuncia con el fin de proporcionar información adicional y responder a las preguntas, si procede.

El tercero que gestiona la Línea Hable de lo que le preocupa envía la denuncia al director de nuestro Programa Hable de lo que le preocupa, que revisará la información. Si la denuncia contiene una pregunta o un comentario, alguien le responderá. Si la Oficina de Ética y Cumplimiento determina que la denuncia contiene asuntos o acusaciones que deben investigarse, se asignará un investigador. Los investigadores tratarán cada caso con imparcialidad, honestidad, justicia, prontitud, rigor y confidencialidad. MiniMed respeta los derechos de todas las partes implicadas en las denuncias y tratará todas las denuncias con discreción. Nunca se presume la culpabilidad de nadie.

Es posible que se le solicite información adicional de seguimiento que ayude a la investigación. Si se ha identificado en la denuncia, el investigador intentará ponerse en contacto con usted directamente si lo necesita.

Sí. Asegúrese de utilizar la función de «seguimiento» de la Línea Hable de lo que le preocupa, que está disponible tanto por teléfono como a través del sitio web. Esta función permite que usted y el investigador a cargo de sus denuncias se puedan comunicar entre sí de forma anónima, si lo desea. El investigador puede solicitarle información adicional que podría ser esencial para una investigación exhaustiva y oportuna de lo denunciado. Además, puede utilizar esta función para proporcionar detalles o nueva información al investigador. Para acceder a la función de «seguimiento», tendrá que registrar y utilizar la clave de denuncia y la contraseña que se le facilitó después de presentar la denuncia.

La documentación en apoyo de su denuncia puede presentarse de varias maneras, dependiendo del recurso a través del cual hable. Si decide hablar con su superior, con Recursos Humanos o con un empleado de Asuntos Jurídicos o Cumplimiento, hable con ellos acerca de la mejor manera de conservar la documentación. Si envía un mensaje de correo electrónico a la Oficina de Ética y Cumplimiento, puede adjuntar documentación al mensaje. Si utiliza la Línea Hable de lo que le preocupa, dispone de una opción que le permite cargar documentación desde el sitio web. Si no puede usar el sitio web de la Línea Hable de lo que le preocupa o tiene documentación que no se puede cargar, debe indicar en su denuncia que tiene documentación que no ha incluido. El empleado de MiniMed que se encargue de la denuncia se pondrá en contacto con usted para indicarle cómo enviar la información.

MiniMed se toma en serio todas las denuncias. Todas las denuncias, en función de su naturaleza, se revisan para determinar la mejor manera de tratar y resolver el asunto. No todos los asuntos se deben investigar formalmente. Nunca se presume que una persona sea «culpable» por una denuncia sin que se realice una investigación más profunda para determinar los hechos.

Todas las acusaciones se revisan y se redirigen adecuadamente; además, examinamos los hechos de cada incidente para garantizar que se tratan de forma justa. Esto incluye la revisión de los motivos de una infracción, la buena fe de las personas implicadas y la pertinencia de las medidas correctivas. En muchos casos, las normas se incumplen por simples errores, no por una mala conducta deliberada o premeditada.

Las investigaciones pueden variar en función de la importancia de las acusaciones, el alcance de las operaciones empresariales afectadas, el número de personas implicadas y la cantidad de pruebas necesarias. Algunas investigaciones se completan rápidamente; otras pueden llevar semanas, meses o incluso más tiempo. Cada caso es único, pero somos coherentes en el proceso. Independientemente de la duración de la investigación, MiniMed se toma en serio todas las acusaciones.

Tanto si llama a la Línea Hable de lo que le preocupa como si denuncia a través del formulario web, recibirá una clave de denuncia y una contraseña. Con ellas podrá hacer un seguimiento de su caso, ya sea por teléfono o en línea, para supervisar el progreso de su denuncia o pregunta y comunicarse con el investigador asignado. Si tiene preguntas, comentarios o documentación adicionales, o si los investigadores le piden detalles o documentación adicional, esta función permite tener una comunicación bidireccional.

En la mayoría de los casos, se le comunicará si el problema que ha denunciado se ha investigado y si se ha resuelto. Si denuncia un problema de forma anónima a través de la Línea Hable de lo que le preocupa, podrá comprobar el estado de la investigación por teléfono o en línea con su clave de denuncia y contraseña. Debe saber que existen restricciones legales y de otro tipo en cuanto al tipo de información que MiniMed puede proporcionar.

Cada caso es único, pero somos coherentes en el proceso. Si no podemos corroborar las acusaciones o problemas, puede que determinemos que no es necesario tomar medidas. En otros casos, podemos constatar que se produjeron errores de buena fe o pequeñas interpretaciones erróneas de juicio. Nuestra prioridad es rectificar la situación y proporcionar la formación y el apoyo de seguimiento necesarios para que no se repita. En el otro extremo, es posible que tengamos que presentar una autodeclaración al gobierno. Si los hechos lo justifican, la dirección tomará medidas correctivas para mejorar los sistemas de la empresa o adoptará medidas disciplinarias contra los empleados que hayan incumplido la ley o la política de la empresa. Las medidas disciplinarias pueden adoptar diversas formas, incluido hasta el despido. En algunos casos, podemos denunciar el asunto a las autoridades que velan por el cumplimiento de la ley ante para su posible enjuiciamiento. En otros casos, la conducta indebida inicial puede no haber sido grave en sí misma, pero los intentos de encubrirla o mentir sobre ella durante una investigación hacen que la situación se convierta en una infracción grave que conlleva medidas disciplinarias de mayor grado.