Preguntas frecuentes

Información sobre la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle

¿Qué es la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle?

La herramienta de denuncia Volvo Group Whistle es una herramienta de presentación de denuncias completa y confidencial que utiliza la solución de software EthicsPoint por NAVEX para que los empleados, contratistas, consultores, proveedores, distribuidores, socios comerciales u otro tercero puedan denunciar de forma fácil, segura y voluntaria supuestas infracciones del Código de Conducta de Volvo Group, todo ello mientras se cultiva un entorno de trabajo positivo.

Cómo denunciar – General

Hay algo que me preocupa. ¿Cómo puedo informar de ello?

Si tiene conocimiento de algo que no le parece correcto o que puede infringir el Código de Conducta de Volvo Group, queremos que lo denuncie. Con frecuencia, una denuncia temprana puede ayudar a resolver el problema rápidamente y minimizar el daño.

Para informar de algo que le preocupa, puede:

• Hablar con su superior o con un responsable de su superior.
• Hablar con el departamento correspondiente, como HR, Finance, Legal & Compliance o Security.
• Acceder a la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle en: www.volvogroup.com , haciendo clic en "About Us" (Sobre nosotros) o en Violin bajo "About Volvo Group" (Sobre Volvo Group).
• Escribir una carta al Chief Compliance Officer a:

Chief Compliance Officer
AB Volvo
Department AA14100, VGHQ6C
SE-405 08 Göteborg
Sweden

Para obtener más información y asesoramiento, los empleados pueden consultar la Política de investigación y denuncia de irregularidades de Volvo Group.

¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?

La herramienta de denuncia Volvo Group Whistle está diseñada para que los empleados, contratistas, consultores u otro tercero pueda denunciar sus preocupaciones en relación con posibles prácticas contables irregulares o cuestionables, prácticas de compra, corrupción, incumplimientos de los derechos humanos y laborales y otras supuestas infracciones del Código de Conducta de Volvo Group.

Si su queja se refiere a un asunto que, según la ley local, no se puede aceptar a través de la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle y esto se verifica durante la revisión inicial de la queja, se le avisará debidamente. . En ese caso, deberá ponerse en contacto con su superior, al responsable de su superior o al departamento correspondiente (como HR, Finance, Legal & Compliance o Security), o bien escribir una carta al Chief Compliance Officer (cuya información de contacto aparece arriba).

En concreto, nos gustaría que denunciara una preocupación relacionada con:

• prácticas corruptas, incluyendo ofrecer o aceptar sobornos, comisiones ilícitas, atenciones u obsequios excesivos, o pagos de facilitación (ya sea de forma o indirecta, es decir, a través de un tercero);
• competencia desleal, leyes antimonopolio, control de exportaciones e incumplimiento de sanciones comerciales;
• asuntos de contabilidad o auditoría, como errores en un registro financiero, notas de gastos falsas/inadecuadas o un supuesto fraude;
• conflictos de intereses no revelados;
• robo o uso indebido de inventario, efectivo, equipos, suministros u otros activos de la empresa;
• revelación no autorizada de información confidencial;
• discriminación por edad, raza, género, religión, nacionalidad, discapacidad, orientación sexual o cualquier otra naturaleza;
• acoso y amenazas, incluido el acoso sexual y de poder;
• signos de esclavitud moderna, incluida la trata de personas o el trabajo forzoso, en régimen de servidumbre u obligatorio, o trabajo infantil relacionado con operaciones de Volvo Group o de cualquier socio comercial;
• prácticas laborales que no estén en línea con las leyes aplicables o las políticas y directivas de Volvo Group;
• uso no autorizado de la propiedad intelectual de Volvo Group o de un tercero de acuerdo con las directivas de Volvo Group;
• operaciones con información privilegiada;
• blanqueo de capitales y financiación del terrorismo;
• peligros relacionados con la salud, la seguridad y la protección en el lugar de trabajo;
• vertidos de desechos peligrosos, descargas o problemas medioambientales;
• seguridad del producto;
• incumplimiento de las políticas de Volvo Group y de las leyes locales o internacionales.

Las denuncias realizadas a través de la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle son voluntarias y deben realizarse de buena fe. La información proporcionada por el denunciante debe ser lo más precisa y completa posible a su leal saber y entender.

¿Qué empresas están en la cartera de Volvo Group? ¿Qué empresas están en el ámbito de la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle?

Volvo Group incluye muchas entidades de todo el mundo, las cuales están organizadas en tres divisiones de camiones (Group Trucks Operations, Group Trucks Technology y Group Trucks Purchasing), nueve áreas de negocio (Volvo Trucks, Mack Trucks, Renault Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Volvo Penta, Arquus, Volvo Financial Services y Volvo Autonomous Solutions) y seis departamentos del grupo (Deputy CEO Office, Group Communications, Group Finance, Group Human Resources, Group Legal & Compliance y Group IT).

Si su denuncia o pregunta está relacionada con cualquiera de las Divisiones de camiones, Áreas de negocio o Funciones de grupo mencionadas anteriormente, puede utilizar la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle para enviarlas.

Si tengo una preocupación, ¿no debería denunciarla a mi superior o al Departamento de Security o Human Resources y dejar que ellos se encarguen?

Si tiene conocimiento u observa un comportamiento que sospecha que infringe nuestro Código de Conducta, esperamos que lo denuncie a su superior, al responsable de su superior o al departamento correspondiente (como HR, Finance, Legal & Compliance o Security).

Sin embargo, reconocemos que puede haber circunstancias en las que no se sienta cómodo denunciando su preocupación a través de estos canales y que haya terceros que no tengan acceso a estas opciones. Por eso, hemos puesto a disposición opciones alternativas para que comparta sus preocupaciones o presente una denuncia utilizando la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle o poniéndose en contacto con el Chief Compliance Officer de AB Volvo. Su denuncia nos ayudará a identificar, abordar y resolver de manera proactiva los problemas relacionados con el Código de Conducta.

Si su queja se refiere a un asunto que, según la ley local, no se puede aceptar a través de la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle y esto se verifica durante la revisión inicial de la queja, , se le avisará debidamente . En ese caso, deberá ponerse en contacto con su superior, al responsable de su superior o al departamento correspondiente (como HR, Finance, Legal & Compliance o Security), o bien escribir una carta al Chief Compliance Officer (cuya información de contacto aparece arriba).

¿Por qué debería denunciar lo que sé?

Todos debemos esforzarnos por crear un entorno de trabajo positivo en el que confiemos los unos en los otros. Esto significa que todos somos responsables de comportarnos de manera ética e informar a las personas adecuadas en caso de que alguien no actúe de acuerdo con la ley o el Código de Conducta de Volvo Group. Si todos colaboramos, podemos mantener un entorno saludable, apasionado y de confianza. Una mala conducta corporativa puede amenazar el futuro de toda la empresa y el bienestar de todos nosotros.

¿La dirección desea realmente que yo denuncie?

Por supuesto. De hecho, necesitamos que lo haga. Usted sabe lo que ocurre en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Usted puede tener conocimiento inicial de una actividad que pueda ser motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la empresa y en nuestros empleados. Además, la información que proporcione puede ayudar a identificar problemas que pueden mejorar la cultura y el rendimiento de la empresa. Cuanto antes tengamos conocimiento de un incidente, antes podremos actuar para minimizar su posible impacto negativo.

¿Adónde se envían estas denuncias? ¿Quién puede acceder a ellas?

Las quejas se registran directamente en un servidor seguro de EthicsPoint, gestionado por un tercero fuera del entorno de la red corporativa de Volvo Group. Nuestro proveedor del servicio, NAVEX con su sistema EthicsPoint, se encarga de que estas denuncias estén disponibles solo para un número limitado de empleados autorizados de Volvo Group que trabajan en el Departamento de Group Compliance y que son responsables de evaluar las denuncias y tomar las medidas adecuadas.

Las denuncias se almacenan en servidores ubicados en la Unión Europea y administrados por GCS Compliance Services, una empresa homóloga de NAVEX. Estos socios externos tienen prohibido por contrato acceder a los datos de nuestras denuncias, excepto cuando sea necesario para los servicios de traducción.

¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?

Para usar la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle, es necesario disponer de una conexión a Internet. Si no tiene acceso a Internet en casa o desea presentar una denuncia o plantear una pregunta desde fuera de la oficina, puede hacerlo desde un lugar público. Muchos lugares públicos, como las bibliotecas públicas o los cibercafés, disponen de ordenadores con acceso a Internet. La herramienta de denuncia Volvo Group Whistle está disponible las 24 horas del día, los 365 días del año. No es necesario que inicie sesión en su cuenta de Volvo (si tiene una) para enviar una denuncia, puede acceder a la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle desde la página web externa de Volvo Group ( www.volvogroup.com en "About us" (Sobre nosotros)).

Además, puede ponerse en contacto con un superior, con el responsable de su superior o con el departamento correspondiente (como HR, Finance, Legal & Compliance o Security), o bien escribir al Chief Compliance Officer de Volvo Group.

Seguridad y confidencialidad de las denuncias

¿Puedo presentar la denuncia de forma anónima?

Cada denuncia o pregunta enviada a través de la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle permanecerá a salvo y permitirá el anonimato a menos que lo prohíba la ley local (en tal caso, el sistema le informará automáticamente de que las denuncias anónimas están prohibidas en su país). Si las denuncias anónimas están prohibidas en su país, su identidad seguirá siendo estrictamente confidencial dentro de Volvo Group.

Volvo Group prefiere que se identifique para aumentar la calidad de la investigación de su denuncia, ya que podremos comunicarnos más fácilmente con usted, siempre de forma confidencial, a medida que avanza la investigación.

Si no se siente cómodo presentando una denuncia desde su ordenador, su portátil o su teléfono corporativo, tiene la opción de usar cualquier otro dispositivo de fuera de su entorno laboral para acceder al sitio web de Volvo Group ( www.volvogroup.com ) y, a continuación, hacer clic en el enlace de la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle de la sección "About us" (Sobre nosotros).

Entiendo que cualquier información que envíe desde un ordenador de la empresa genera un registro en el servidor con todos los sitios web a los que se conecta mi dispositivo. En ese caso, ¿dicho registro no me identificará como autor de la denuncia?

EthicsPoint (el sistema utilizado para la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle) no genera ni mantiene registros de recopilación de Internet que contengan direcciones de Protocolo de Internet (IP); por tanto, no hay información disponible que lo vincule a usted o al dispositivo que haya utilizado para acceder a EthicsPoint. Si opta por realizar una denuncia anónima, técnicamente no es posible identificarlo.

Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint acabe revelando mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme que esto no sucederá?

Si decide permanecer en el anonimato, el sistema EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Si le está permitido permanecer en el anonimato, usted, como parte denunciante y si así lo desea, tendrá que asegurarse de que el contenido de su denuncia no revela su identidad de manera accidental (por ejemplo, no incluya detalles que puedan identificarlo fácilmente, como "Desde mi cubículo junto a John Smith...").

Si decide identificarse o así se lo exige la legislación local, Volvo Group hará todo lo posible por mantener su identidad en la más estricta confidencialidad. Lea atentamente el Aviso de privacidad y protección de datos para obtener más información.

¿Por qué es mejor identificarme al hacer una denuncia?

Le recomendamos encarecidamente que se identifique al denunciar un asunto que le preocupe. Al identificarse, le permite a la empresa entablar un diálogo confidencial con usted y obtener todos los detalles y datos importantes para llevar a cabo una mejor investigación. Por lo general, es más fácil expresar y discutir sobre un asunto que le preocupa que tener que ponerlo por escrito. Además, para el investigador, es una oportunidad muy valiosa para plantear preguntas y comprender mejor la situación. Saber su nombre también puede ayudar a los investigadores a gestionar adecuadamente la investigación, sobre todo en las investigaciones sobre discriminación o acoso.

Si se identifica al realizar una denuncia, haremos todo lo posible para mantener su identidad en la más estricta confidencialidad dentro de la empresa. Por ejemplo, en una situación en la que una investigación posterior pueda revelar su nombre a personas involucradas en la infracción, el investigador puede comunicarse con usted para preguntarle si se siente cómodo con el hecho de que la investigación continúe.

Consejos y seguimiento de las denuncias

Tengo constancia de que hay algunas personas involucradas en una conducta poco ética, pero a mí no me afecta. ¿Por qué debería molestarme en denunciarlo?

Nuestra empresa opta por promover el comportamiento ético y desarrollar nuestra actividad siempre de acuerdo con nuestro Código de Conducta. Toda conducta poco ética, sea del nivel que sea, acaba dañando a la empresa y a todos sus empleados, clientes y socios comerciales, incluido usted. Solo tiene que pensar en los escándalos corporativos que se han producido recientemente en todo el mundo para ver los efectos desastrosos que puede tener una falta de ética aparentemente inofensiva en una empresa por lo demás saludable. Por tanto, si tiene conocimiento de algún incidente de mala conducta o sospecha de algún tipo de infracción del Código de Conducta, considere que es su deber denunciarlo, tanto por usted como por sus compañeros.

No estoy seguro de si lo que he observado o escuchado es una infracción del Código de Conducta o si implica una conducta poco ética, pero simplemente no me parece correcto. ¿Qué debo hacer?

Puede plantear la cuestión a través de la función "Plantear una pregunta" del portal web de la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle. Si es empleado de Volvo Group, también puede compartir su preocupación directamente con su superior, el responsable de su superior o el departamento correspondiente (como HR, Finance, Legal & Compliance o Security).

En cualquier caso, siempre puede acceder directamente a la función "Presentar una denuncia" en el portal web de la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle. Preferimos que presente una denuncia que, tras la investigación, resulte ser infundada a dejar que un posible comportamiento poco ético quede sin investigar.

¿Qué pasa si mi superior u otros responsables están involucrados en el asunto que me preocupa? ¿No recibirán la denuncia y se cubrirán entre ellos?

El software EthicsPoint y el proceso de investigación de denuncias están diseñados para que las personas identificadas en el asunto que le preocupa no sean informadas ni puedan acceder a las denuncias en las que se les ha nombrado.

El acceso a la información enviada a través de la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle se limita a un equipo específico del Departamento de Group Compliance y se maneja de manera estrictamente confidencial. En caso de que alguna de estas personas aparezca en su denuncia, también se le impedirá verlo.

¿Qué pasa si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la denuncia? ¿O qué pasa si el equipo de investigación tiene más preguntas que hacerme sobre mi denuncia?

Al plantear una pregunta o presentar una denuncia a través de la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle, recibirá una clave de denuncia única y se le pedirá que elija una contraseña. Esto le permitirá volver al portal web de la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle en cualquier momento y acceder a su denuncia original mediante la opción "Seguimiento de una denuncia".

RECUERDE: Guarde la clave de la denuncia y la contraseña creada en un lugar seguro. Su clave de denuncia y contraseña no puede restaurarlas nadie (ni siquiera el administrador del sistema EthicsPoint).

Al hacer un seguimiento de su denuncia, puede añadir más información, responder a las preguntas planteadas por el equipo de investigación o incluso plantear preguntas. También puede cargar archivos adicionales.

La opción "Seguimiento de una denuncia" también está disponible si ha denunciado de forma anónima y podrá comunicarse con el equipo de investigación sin revelar su identidad.

Le recomendamos encarecidamente que vuelva a la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle con regularidad para comprobar si tiene algún mensaje de la empresa. Ahora usted y la empresa han entablado un "diálogo confidencial", en el que no solo se identifican situaciones, sino que también se pueden resolver.

¿Estos seguimientos de las denuncias son tan seguros como la denuncia inicial?

Exacto. Todas las comunicaciones a través de la herramienta de denuncia Volvo Group Whistle están protegidas técnicamente de la misma manera que la denuncia inicial y se gestionan con la máxima confidencialidad.