¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta de presentación de denuncias completa y confidencial creada por un proveedor externo, NAVEX, que presta asistencia a la Línea de ayuda ética de la empresa. El sistema EthicsPoint está diseñado para que las personas puedan denunciar una posible violación de las leyes, reglamentos o políticas de la empresa, incluido nuestro Código de ética, así como cualquier otra inquietud que puedan tener.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
Todas las personas tenemos el derecho y la responsabilidad de hacer preguntas si tenemos dudas, expresar inquietudes si nos preocupa una situación y aportar ideas si identificamos oportunidades de mejora. La política de Cigna sobre el deber de denunciar requiere que todos los administradores, agentes y miembros de la plantilla de la empresa, sin importar el cargo que tengan, denuncien cualquier sospecha de infracción. La empresa proporciona una Línea de ayuda ética para recibir denuncias de posibles infracciones o solicitudes de orientación en relación con obligaciones éticas o cumplimiento de la legislación aplicable, el Código o las políticas o los procedimientos de la empresa.
Si detecto una infracción, ¿no debería simplemente denunciarla a mi gerente o al Departamento de Ética?
Si observa alguna conducta que considere que infringe nuestro Código de ética, esperamos que la denuncie. Comprendemos que habrá algunas circunstancias en las que no se sentirá cómodo denunciando el asunto a su superior o a otro empleado. Por ese motivo, decidimos asociarnos con EthicsPoint. Preferimos que presente una denuncia de manera confidencial a que decida no comunicarla.
¿Adónde se envían estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?
Las denuncias se envían directamente a través del servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible brecha de seguridad. EthicsPoint pone estas denuncias exclusivamente a disposición de las personas específicas de la empresa que se encargan de evaluarlas, según el tipo de infracción y el sitio en el que tenga lugar el incidente. Cada una de estas personas ha recibido formación adecuada para tratar las denuncias con la máxima confidencialidad.
¿Puedo presentar una denuncia y permanecer en el anonimato?
Las denuncias pueden presentarse de forma anónima siempre que lo permita la legislación local. Sin embargo, recomendamos a los denunciantes que proporcionen sus datos de contacto para ayudar a la empresa a dar respuesta a las denuncias. Los denunciantes deben entender que, si una queja anónima carece de información suficiente, puede que no sea posible realizar una investigación exhaustiva.
¿NAVEX captura el identificador de llamadas o las direcciones IP que podrían revelar mi identidad?
NAVEX no captura el número de teléfono de las llamadas recibidas en la Línea de ayuda ética y no genera ni mantiene registros internos de conexión con direcciones IP de las denuncias presentadas en línea. Además, NAVEX mantiene por contrato el compromiso de no intentar identificar a los denunciantes.
Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint pueda revelar mi identidad. ¿Cómo puedo tener la seguridad de que eso no sucederá?
El sistema de EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, deberá asegurarse de que en el cuerpo del informe no se revele su identidad por error. Por ejemplo, incluir comentarios como “Desde mi lugar de trabajo cerca de Jan Smith…” podría revelar su identidad.
¿Y si deseo que se me identifique en la denuncia?
Hay una sección específica en la denuncia para que pueda identificarse si así lo desea.
Tengo constancia de que hay personas involucradas en una conducta poco ética, pero no me afecta a mí directamente. ¿Por qué debería presentar una denuncia?
Nuestra empresa promueve el comportamiento ético. Todo tipo de conducta no ética, a cualquier nivel, acaba dañando a la empresa y a todos sus empleados. Por ello, si tiene conocimiento de algún incidente de conducta indebida o de infracción del código ético, es su deber denunciarlo, por usted mismo y también por sus compañeros.
No estoy seguro de si lo que he observado o escuchado constituye una infracción de la política de la empresa o una conducta no ética, pero no me parece correcto. ¿Qué debo hacer?
Denuncie. EthicsPoint puede ayudarle a preparar y presentar la denuncia de forma que comunique exactamente lo que desea. Preferimos que denuncie una situación que finalmente resulte inofensiva antes de dejar que un comportamiento potencialmente no ético no se investigue porque no estaba seguro.
¿Qué pasa si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una infracción?
EthicsPoint y el modo en que se comparten las denuncias con la empresa están diseñados para evitar que las personas implicadas reciban notificaciones o tengan acceso a las denuncias en las que se las menciona.
La empresa prohíbe las represalias contra cualquier persona que, de buena fe, denuncie una supuesta infracción o participe en la investigación de una posible infracción. Nadie será objeto de sanciones disciplinarias, amenazas, acoso o represalias o discriminación alguna por el hecho de presentar una denuncia o participar en una investigación. Cualquier persona que participe en una infracción de la Política contra las represalias de la empresa o que apruebe conductas contrarias a dicha política será objeto de medidas disciplinarias, que pueden llegar incluso al despido. Dicha política no impide a la empresa adoptar las medidas disciplinarias que estime oportunas contra todo aquel que haya infringido la ley, el Código o las políticas o los procedimientos de la empresa, independientemente de que dicha persona haya denunciado o no la posible infracción.
¿Qué sucede si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar mi denuncia? O, ¿qué sucede si la empresa tiene más preguntas que hacerme sobre mi denuncia?
Cuando presente una denuncia a través del sitio web de EthicsPoint o por medio del centro de llamadas de EthicsPoint, recibirá un nombre de usuario único y se le pedirá que escoja una contraseña. Puede volver a acceder al sistema EthicsPoint, ya sea por Internet o por teléfono, y consultar la denuncia original para añadir más detalles o responder las preguntas que formule un representante de la empresa. También puede proporcionar información adicional que ayude a resolver los asuntos pendientes. Le recomendamos encarecidamente que vuelva a acceder al sitio para responder cualquier pregunta o solicitud de la empresa. A partir de este momento, usted y la empresa podrán mantener un diálogo confidencial que permitirá no solo identificar los problemas, sino también resolverlos, independientemente del grado de complejidad.
¿Estos seguimientos de las denuncias son tan seguros como los primeros pasos?
Todas las comunicaciones realizadas a través de EthicsPoint reciben el mismo tratamiento confidencial que la denuncia inicial y se mantienen protegidas durante todo el proceso.