¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta de presentación de denuncias completa y confidencial creada por un proveedor externo, NAVEX, que presta asistencia a la Línea de ayuda ética de la empresa. El sistema de EthicsPoint ha sido diseñado para que las personas puedan denunciar cualquier supuesta infracción de leyes, normativas o políticas de la empresa, incluido nuestro Código ético, o cualquier otro asunto que pudiera preocuparles.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
Cada uno de nosotros tenemos el derecho y la responsabilidad de hacer preguntas cuando no estemos seguros, compartir motivos de inquietud cuando tengamos problemas y plantear ideas cuando detectemos oportunidades de mejora. La política de Cigna sobre el deber de denunciar requiere que todos los administradores, agentes y miembros de la plantilla de la empresa, sin importar el cargo que tengan, denuncien cualquier sospecha de infracción. La empresa proporciona una Línea de ayuda ética para recibir denuncias de supuestas infracciones o solicitudes de orientación en relación con obligaciones éticas o cumplimiento con la legislación aplicable, el Código o las políticas o los procedimientos de la empresa.
Si observa una infracción, ¿no debería simplemente denunciarla a mi superior o al departamento de Ética?
Si observa alguna conducta que considere que infringe nuestro Código ético, esperamos que la denuncie. Comprendemos que habrá algunas circunstancias en las que no se sentirá cómodo denunciando el asunto a su superior o a otro empleado. Es por este tipo de circunstancias por las que hemos decidido asociarnos con EthicsPoint. Preferimos que denuncie el problema de forma confidencial a que se calle la información.
¿Dónde se envían estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?
Las denuncias se envían directamente a través del servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible brecha de seguridad. EthicsPoint pone estas denuncias exclusivamente a disposición de las personas específicas de la empresa que se encargan de evaluar la denuncia, según el tipo de infracción y la ubicación en la que tenga lugar el incidente. Cada una de estas personas ha recibido la formación adecuada para tratar las denuncias con la máxima confidencialidad.
¿Puedo presentar una denuncia y permanecer en el anonimato?
Las denuncias pueden presentarse de forma anónima siempre que lo permita la legislación local; sin embargo, animamos a los denunciantes a facilitar su información de contacto para ayudar a la empresa a responder a las denuncias. Los denunciantes deben entender que si una denuncia anónima carece de información suficiente, puede que no sea posible realizar una investigación exhaustiva.
¿NAVEX captura el identificador de llamadas o las direcciones IP que podrían revelar mi identidad?
NAVEX no captura el número de teléfono de las llamadas recibidas en la Línea de ayuda ética y no genera ni mantiene registros internos de conexión con direcciones IP de las denuncias presentadas en línea. Además, NAVEX mantiene por contrato el compromiso de no intentar identificar a los denunciantes.
Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint finalmente revele mi identidad. ¿Cómo pueden asegurarme que eso no va a ocurrir?
El sistema de EthicsPoint está diseñado para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea permanecer en el anonimato, debe asegurarse de no revelar su identidad por error en el cuerpo de la denuncia. Por ejemplo, incluir comentarios del tipo de "Desde mi cubículo, junto a Jan Smith..." puede revelar sin querer su propia identidad.
¿Y si deseo que se me identifique en la denuncia?
Hay una sección específica en la denuncia para que pueda identificarse si así lo desea.
Tengo constancia de que hay personas involucradas en una conducta poco ética, pero no me afecta a mí directamente. ¿Por qué debo molestarme en denunciar?
Nuestra empresa promueve el comportamiento ético. Todo tipo de conducta no ética, sea del nivel que sea, acaba dañando a la empresa y a todos sus empleados. Por ello, si tiene conocimiento de algún incidente de conducta inapropiada o de infracción del código ético, es su deber denunciarlo, por usted mismo y también por sus compañeros.
No estoy seguro de que lo que he observado o escuchado sea una infracción de las normas de la empresa o de si se puede considerar una conducta no ética, pero no me parece correcto. ¿Qué debo hacer?
Presentar una denuncia. EthicsPoint puede ayudarle a preparar y registrar la denuncia de forma que comunique exactamente lo que desea. Preferimos que denuncie una situación que finalmente resulte inofensiva que dejar que un comportamiento potencialmente no ético no sea investigado por razones de no estar seguro.
¿Qué ocurre si mi jefe u otro responsable están involucrados en una infracción?
EthicsPoint y el modo en que se comparten las denuncias con la empresa han sido diseñados para que las partes implicadas no reciban notificación alguna ni tengan acceso a denuncias en las que puedan haber sido nombradas.
La empresa prohíbe las represalias contra cualquier persona que, de buena fe, denuncie una supuesta infracción o participe en la investigación de una presunta infracción. Nadie será objeto de sanciones disciplinarias, amenazas, acoso o represalias o discriminación alguna por el hecho de presentar una denuncia o participar en una investigación. Cualquier persona que participe en una infracción de la Política contra las represalias de la empresa o que apruebe conductas contrarias a dicha política será objeto de medidas disciplinarias, que pueden llegar incluso al despido. Dicha política no impide a la empresa adoptar las medidas disciplinarias que estime oportunas contra todo aquel que haya infringido la ley, el Código o las políticas o los procedimientos de la empresa, ya haya denunciado o no dicha persona la supuesta infracción.
¿Qué ocurre si recuerdo algo importante sobre el incidente después de presentar la denuncia? ¿O qué pasa si la empresa tiene más preguntas que hacerme sobre la denuncia?
Cuando presente una denuncia en el sitio web de EthicsPoint o por medio del centro de llamadas de EthicsPoint, recibirá un nombre de usuario único y se le pedirá que elija una contraseña. Después, podrá volver al sistema de EthicsPoint por Internet o por teléfono y acceder a la denuncia original para añadir más datos o contestar a las preguntas que haya podido dejar un representante de la empresa a fin de aportar más información que ayude a resolver los asuntos pendientes. Le recomendamos encarecidamente que vuelva al sitio para responder a las preguntas o solicitudes de la empresa. A partir de este momento iniciará un diálogo confidencial en el que no solo se identificarán los problemas, sino que también se solucionarán, independientemente del grado de complejidad.
¿Estos seguimientos de las denuncias son tan seguros como los primeros pasos?
Toda la correspondencia mantenida a través de EthicsPoint se mantiene bajo el mismo nivel estricto de confidencialidad que la primera denuncia, preservando el confidencialidad de los denunciantes en todo momento.