À propos d’EthicsPoint
Rapports – Généralités
Sécurité et confidentialité des rapports
Conseils et meilleures pratiques
À propos d’EthicsPoint
Qu’est-ce qu’EthicsPoint ?
EthicsPoint est un outil de signalement complet et confidentiel créé par NAVEX pour aider la direction et les employés à travailler ensemble afin de lutter contre la fraude, les abus et autres comportements répréhensibles sur le lieu de travail, tout en préservant un environnement de travail positif.
Pourquoi avons-nous besoin d’un système comme EthicsPoint ?
- Nous considérons nos employés comme notre atout le plus précieux. En créant des canaux de communication ouverts, nous favorisons un environnement de travail positif et maximisons la productivité.
- Les sociétés cotées en bourse sont tenues par la loi de disposer d’un dispositif de signalement anonyme permettant de signaler les fraudes comptables et d’audit directement au comité d’audit.
- Un système de signalement efficace renforcera nos autres efforts visant à promouvoir une culture d’intégrité et de prise de décision éthique.
Rapports – Généralités
Puis-je signaler un incident via Internet ou le téléphone ?
Oui. Avec EthicsPoint, vous pouvez effectuer un signalement confidentiel et anonyme par téléphone ou Internet.
Quel type de situations dois-je signaler ?
Le système EthicsPoint est conçu pour permettre aux employés de signaler toute violation de notre Code de conduite ou toute autre préoccupation que vous pourriez avoir.
Si je constate une infraction, ne devrais-je pas simplement la signaler à mon responsable, au service de sécurité ou aux ressources humaines et les laisser s’en occuper ?
Lorsque vous observez un comportement qui, selon vous, enfreint notre code de conduite, nous attendons de vous que vous le signaliez. Idéalement, vous devez faire part de vos préoccupations à votre responsable direct ou à un autre membre de notre équipe de direction. Nous reconnaissons toutefois qu’il peut y avoir des circonstances dans lesquelles vous ne vous sentez pas à l’aise pour signaler le problème de cette manière. C’est pour pallier à ces circonstances que nous avons établi un partenariat avec EthicsPoint. Nous préférons que vous signaliez les informations de manière anonyme plutôt que de les garder pour vous.
Pourquoi dois-je signaler ce que je sais ? Qu’est-ce que j’y gagne ?
Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif, droit qui s’accompagne de la responsabilité d’agir de manière éthique et d’informer les personnes compétentes si quelqu’un ne se comporte pas de manière appropriée. En travaillant ensemble, nous pouvons préserver un environnement serein et productif. Les fautes professionnelles peuvent menacer la survie de toute une entreprise.
La direction souhaite-t-elle vraiment que je fasse un rapport ?
Oui, nous le souhaitons. En fait, nous avons besoin que vous fassiez un rapport. Vous savez ce qui se passe dans notre société, qu’il s’agisse de bonnes ou de mauvaises choses. Peut-être avez-vous des informations qui pourraient être préoccupantes. Votre signalement peut minimiser l’impact négatif potentiel sur la société et nos employés. En outre, le fait d’apporter une contribution positive permet d’identifier les problèmes susceptibles d’améliorer la culture et les performances de la société.
Où vont ces rapports ? Qui peut y accéder ?
Les signalements sont enregistrés directement sur le serveur sécurisé EthicsPoint afin d’éviter toute faille de sécurité potentielle. EthicsPoint ne communique ces signalements qu’à certaines personnes au sein de la société chargées d’évaluer le signalement, en fonction du type d’infraction et du lieu où l’incident s’est produit. Chacune de ces personnes a suivi une formation afin de garantir la confidentialité absolue de ces signalements.
Ce système n’est-il pas juste un exemple de quelqu’un qui veille sur moi ?
Le système EthicsPoint se concentre sur l’aspect positif de notre philosophie globale et nous permet d’assurer un lieu de travail sûr, sécurisé et éthique. Nous vous encourageons à demander conseil en cas de dilemmes éthiques, à faire des suggestions positives ou à communiquer vos préoccupations. Une communication efficace est essentielle sur le lieu de travail d’aujourd’hui et c’est un excellent outil pour la renforcer.
Nous avons soigneusement sélectionné le meilleur outil de signalement afin de respecter nos obligations en matière de conformité tout en préservant un environnement favorable en la matière.
Sécurité et confidentialité des rapports
Je crois comprendre que tout rapport que j’envoie depuis un ordinateur de la société génère un journal serveur qui indique tous les sites Web auxquels mon PC se connecte, et ce journal ne va-t-il pas m’identifier comme l’auteur du rapport ?
EthicsPoint ne génère ni ne conserve aucun journal de connexion interne avec des adresses IP, de sorte qu’aucune information reliant votre PC à EthicsPoint n’est disponible. En fait, EthicsPoint s’engage contractuellement à ne pas poursuivre l’identité d’un auteur de signalement.
Si vous ne vous sentez pas à l’aise pour faire un signalement sur votre PC professionnel, vous pouvez utiliser un PC en dehors de notre environnement de travail (tel qu’un PC situé dans un cybercafé, chez un ami, etc.) via le site Web sécurisé EthicsPoint. De nombreuses personnes choisissent cette option, car les données d’EthicsPoint montrent que moins de 12 % des signalements sont générés pendant les heures ouvrables.
Puis-je effectuer un signalement depuis mon domicile tout en restant anonyme ?
Un signalement effectué depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou tout portail Internet restera sécurisé et anonyme. Un portail Internet n’identifie jamais un visiteur par son pseudonyme et le système EthicsPoint supprime les adresses Internet afin de garantir un anonymat total. De plus, EthicsPoint s’engage contractuellement à ne pas rechercher l’identité d’un auteur de signalement.
Je crains que les informations que je fournis à EthicsPoint ne révèlent mon identité. Comment être sûr(e) que cela ne se produira pas ?
Le système EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme, vous, en tant que partie déclarante, devez vous assurer que le corps du signalement ne révèle pas votre identité par accident. Par exemple, « Depuis mon bureau à côté de Jan Smith... » ou « Au cours de mes 33 années... ».
La ligne d’assistance téléphonique gratuite est-elle également confidentielle et anonyme ?
Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que celles que vous fourniriez dans un rapport Internet et un enquêteur saisira vos réponses sur le site Web EthicsPoint. Ces rapports sont soumis aux mêmes mesures de sécurité et de confidentialité que celles appliquées pendant la livraison.
Que se passe-t-il si je souhaite être identifié(e) dans mon rapport ?
Il y a une section dans le rapport pour vous identifier, si vous le souhaitez.
Conseils et meilleures pratiques
Je connais certaines personnes impliquées dans une conduite contraire à l’éthique, mais cela ne m’affecte pas. Pourquoi devrais-je m’embêter à le signaler ?
Notre société choisit de promouvoir un comportement responsable. Toute conduite contraire à l’éthique, à quelque niveau que ce soit, nuit à la société et à tous les employés, vous y compris. Il suffit de réfléchir à ce qui s’est passé lors de récents scandales d’entreprise pour voir les effets désastreux qu’un manque d’éthique apparemment inoffensif peut avoir sur une entreprise par ailleurs en bonne santé. Si vous avez connaissance d’incidents liés à des fautes professionnelles ou à des violations éthiques, considérez qu’il est de votre devoir, envers vous-même et vos collègues, de les signaler.
Je ne sais pas si ce que j’ai observé ou entendu constitue une violation de la politique de la société ou un comportement contraire à l’éthique, mais cela ne me semble tout simplement pas correct. Que dois-je faire ?
Établissez un rapport. EthicsPoint peut vous aider à préparer et à déposer votre rapport afin qu’il soit bien compris. Nous préférons que vous signaliez une situation qui s’avère inoffensive plutôt que de laisser passer un éventuel comportement contraire à l’éthique parce que vous n’étiez pas sûr.
Que faire si mon patron ou d’autres responsables sont impliqués dans une infraction ? Vont-ils recevoir le rapport et tenter d’étouffer l’affaire ?
Le système EthicsPoint et la distribution des rapports sont conçus de manière à ce que les parties impliquées ne soient pas informées ou n’aient pas accès aux rapports dans lesquels elles ont été nommées.
Que se passe-t-il si je me souviens de quelque chose d’important concernant l’incident après avoir déposé le rapport ? Ou que se passe-t-il si la société a d’autres questions à me poser concernant mon rapport ?
Lorsque vous effectuez un signalement sur le site Web EthicsPoint ou via le centre d’appel EthicsPoint, vous recevez un nom d’utilisateur unique et vous êtes invité à choisir un mot de passe. Vous pouvez revenir au système EthicsPoint par Internet ou téléphone et accéder au rapport original pour ajouter d’autres détails ou répondre aux questions posées par un représentant de la société et apporter des informations supplémentaires qui aideront à résoudre les problèmes en suspens. Nous vous recommandons vivement de revenir sur le site dans le délai indiqué pour répondre aux questions de la société. Vous et la société avez désormais entamé un « dialogue anonyme », dans lequel les situations sont non seulement identifiées, mais peuvent également être résolues, quelle que soit leur complexité.
Ces suivis de rapports sont-ils aussi sécurisés que le premier ?
Toutes les correspondances d’EthicsPoint sont strictement confidentielles par rapport au rapport initial, et se poursuivent sous couvert d’anonymat.
Puis-je quand même déposer un rapport si je n’ai pas accès à Internet ?
Vous pouvez déposer un rapport EthicsPoint depuis n’importe quel ordinateur qui peut accéder à Internet. Vous pouvez le déposer depuis votre domicile. De nombreux lieux publics, notamment la bibliothèque municipale, disposent d’ordinateurs connectés à Internet. Si vous n’avez pas accès à un ordinateur ou si vous n’êtes pas à l’aise à l’idée d’utiliser un ordinateur, vous pouvez appeler la ligne d’assistance téléphonique gratuite d’EthicsPoint, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.