Questions et réponses

EthicsPoint est une société indépendante qui met à la disposition des personnes souhaitant signaler toute préoccupation concernant la conduite des affaires et la conduite d’un employé des systèmes sécurisés et confidentiels basés sur le téléphone et le Web. Lilly est l’une des nombreuses entreprises à avoir passé un contrat avec EthicsPoint, une société tierce professionnelle, pour ce service. En plus de fournir un service 24 heures sur 24, EthicsPoint accepte les signalements faits dans des dizaines de langues, que ce soit par téléphone ou en ligne. Le rôle d’EthicsPoint n’est pas de prendre les mesures permettant de résoudre ces préoccupations, elle ne fait que transmettre les informations au bureau mondial d’éthique et de conformité de Lilly.

Les principales responsabilités d’EthicsPoint sont les suivantes :

• Fournir aux personnes souhaitant signaler des préoccupations de déontologie au sein de Lilly la possibilité de soumettre des signalements par téléphone ou par Internet de manière confidentielle.
• Protéger l’identité des personnes qui souhaitent rester anonymes.
• Fournir des services de traduction aux personnes qui souhaitent effectuer un signalement dans une langue autre que l’anglais.
• Transmettre les informations liées à la préoccupation au bureau mondial d’éthique et de conformité de Lilly, de façon à ce que l’entreprise l’examine.
• Permettre à Lilly de communiquer avec les personnes faisant des signalements anonymes, en servant d’intermédiaire pour relayer le suivi des questions et des réponses ainsi que les informations relatives à la progression du cas.

Dans certains endroits, notamment l’Union européenne et la Suisse, les lois en matière de protection des données limitent le recours à des services d’assistance pour certains types de signalements relatifs à des violations éventuelles en lien avecla comptabilité, l’audit, les activités bancaires, les contrôles internes ou la lutte contre la corruption.

En outre, les témoignages anonymes peuvent être déconseillés ou interdits par la loi dans certains pays. Si un employé de Lilly ou un partenaire extérieur a un doute quant à la procédure à suivre ou les limitations concernant les signalements depuis l’un de ces endroits, il peut contacter un représentant désigné pour les pays où les signalements via le Service d’assistance sont restreints. Les employés de Lilly peuvent se référer à la page Signaler une préoccupation sur l'intranet mondial de l’entreprise LillyNow pour obtenir des conseils supplémentaires concernant EthicsPoint ainsi que des informations générales sur les signalements. Les employés de Lilly peuvent également demander conseil à un supérieur de Lilly ou à un représentant du bureau mondial de la confidentialité, des ressources humaines, du service d’éthique et de conformité ou du service juridique de Lilly.

Les inquiétudes à propos d’une menace immédiate de dommage physique ou de dommages à la propriété ne doivent pas être signalées via le Service d’assistance en matière d’éthique et de conformité de Lilly. En cas d’urgence, veuillez contacter les services de premiers secours locaux.

Tout d’abord, demandez-vous si vous vous sentez à l’aise à l’idée de faire part de votre préoccupation directement à votre responsable, son supérieur ou un autre membre de votre service. Des employés de l’entreprise ont indiqué que même si cela représente parfois un défi, traiter directement des préoccupations avec les personnes impliquées peut se révéler très efficace. Si vous n’êtes pas à l’aise pour signaler votre préoccupation, si vous ne savez pas qui contacter, ou si vous souhaitez conserver votre anonymat, veuillez faire votre signalement via le Service d’assistance en matière d’éthique et de conformité de Lilly. Les rapports peuvent être fournis à la direction, aux ressources humaines ou à d’autres parties, comme indiqué dans les procédures Vos responsabilitéset S’exprimer sans représailles sur LillyNow et le Code de conduite professionnelle – Le livre rouge via Lilly.com.

Si vous souhaitez signaler un écart de conduite professionnelle impliquant Lilly, veuillez faire un signalement sur ce site Internet, hébergé par EthicsPoint ou contacter un spécialiste du centre d’appels d’EthicsPoint, qui répond aux appels au Service d’assistance en matière d’éthique et de conformité de Lilly. Quel que soit le moyen choisi, vous pourrez conserver l’anonymat si vous le désirez.

1. Soumettre un signalement en ligne : cliquez ici.
2. Soumettre un signalement par téléphone : appelez le 1-800-815-2481.

Dans la plupart des pays, Lilly propose un numéro vert que vous pouvez appeler. Les opérateurs du Service d’assistance peuvent initialement vous répondre en anglais. Si vous préférez faire état de votre préoccupation dans une langue autre que l’anglais, l’opérateur du Service d’assistance qui répond à votre appel demandera à un interprète de venir au téléphone. Vous pouvez contacter un opérateur 24 heures sur 24. Vous pouvez trouver ces numéros sur le site Web Éthique et conformité de Lilly ici.

Si vous choisissez de vous identifier pour signaler une préoccupation, Lilly fera le maximum pour conserver votre anonymat tout au long de la procédure d’examen de votre signalement. De nombreuses enquêtes sont résolues plus rapidement et de manière plus efficace lorsque l’auteur du signalement s’identifie. Cela permet au chargé des ressources humaines de Lilly de faire un suivi direct de la préoccupation avec ce dernier. Plus vous fournissez d’informations, plus il est probable que l’enquête aboutisse à des résultats précis.

Oui, c’est votre droit. Pourtant, les témoignages anonymes sont déconseillés, voire interdits, dans certains pays. Si un employé de Lilly ou un partenaire extérieur a un doute quant à la procédure à suivre ou les limitations concernant les signalements depuis l’un de ces endroits spécifiques, il peut contacter un représentant désigné pour les pays où les signalements via le Service d’assistance sont restreints. Les employés de Lilly peuvent se référer à la page Signaler une préoccupation sur l'intranet mondial de l’entreprise LillyNow pour obtenir des conseils supplémentaires concernant EthicsPoint ainsi que des informations générales sur les signalements. Les employés de Lilly peuvent également demander conseil à un supérieur de Lilly ou à un représentant du bureau mondial de la confidentialité, des ressources humaines, du service d’éthique et de conformité ou du service juridique de Lilly.

Vous pouvez choisir de signaler votre préoccupation anonymement, en utilisant soit le formulaire en ligne, soit le Service d’assistance en matière d’éthique et de conformité de Lilly, géré par EthicsPoint. Si vous choisissez de faire votre signalement de manière anonyme, vous recevrez un numéro de clé de signalement et un mot de passe pour suivre la progression de votre préoccupation et ajouter des informations supplémentaires, si nécessaire. Cela permet également à Lilly de vous poser des questions de suivi tout en préservant votre anonymat.

Si vous optez pour un signalement anonyme, veillez à ne pas communiquer d’informations susceptibles de vous identifier personnellement, telles que :

1. Votre relation entre les faits rapportés et d’autres employés de l’entreprise
2. Votre lieu de travail physique

EthicsPoint ne conserve aucune trace des appels téléphoniques et n’utilise pas de système d’identification des appelants. De plus, EthicsPoint ne génère et ne conserve aucun journal de connexion interne contenant les adresses de protocole Internet (IP). Il n’existera ainsi aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint si vous décidez de soumettre un signalement en ligne. Les signalements en provenance de votre ordinateur arrivent par le biais d’un portail Internet sécurisé qui n’établit pas de suivi et n’affiche pas l’identifiant des utilisateurs.

À la fin de votre appel téléphonique ou de la saisi de votre signalement en ligne, EthicsPoint vous fournira une clé de signalement et vous demandera de créer un mot de passe. Vous pouvez appeler le Service d’assistance en matière d'éthique et de conformité ou visiter le site Web du Service d’assistance dans les 1 à 3 jours ouvrables après avoir fait votre signalement initial pour suivre ses progrès et savoir si des informations supplémentaires sont nécessaires de votre part pour traiter votre préoccupation.

En raison du haut niveau de confidentialité qui caractérise le traitement des données, en cas de perte de la clé ou du mot de passe de votre signalement, il vous sera demandé de remplir un nouveau signalement. Si cela devait se produire, veuillez préciser dans le nouveau signalement que le sujet a déjà fait l’objet d’un signalement.

EthicsPoint avise le service mondial des opérations d’éthique et de conformité de Lilly lorsqu’il reçoit une préoccupation. Lilly entreprend alors un examen approfondi en utilisant les ressources internes et externes appropriées. Les informations contenues dans votre signalement ne sont communiquées qu’aux membres concernés de l’équipe chargée de l’examen et votre préoccupation fait l’objet d’une enquête rapide et discrète. Vous pouvez suivre la progression de l’enquête en contactant le Service d’assistance en matière d’éthique et de conformité de Lilly ou bien en cliquant sur le lien de suivi du site Internet.

Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint afin d’éviter toute faille de sécurité. EthicsPoint met les signalements à la disposition de personnes spécifiques au sein du service mondial des opérations d’éthique et de conformité de Lilly, et ces personnes les partagent avec la zone ou l’équipe appropriée aux fins de leur évaluation.

Les employés de Lilly sont dans l’obligation éthique de faire part de leurs préoccupations liées à un comportement supposé contraire à l’éthique, à une politique, à une réglementation ou à la loi. Lilly ne tolère aucune forme de représailles envers les personnes qui signalent un éventuel comportement inapproprié, contraire à l’éthique ou à la loi..

Oui. Tous les employés de Lilly ont l’obligation de s’exprimer lorsqu’ils observent ou soupçonnent quelque chose qui pourrait nuire à Lilly ou aux personnes que nous servons. Votre volonté de signaler un problème ou une préoccupation peut nous aider tous à aller de mieux en mieux. Contribuer au signalement des problèmes permet également d’identifier les processus ou procédures ou encore les performances globales de l’entreprise.