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Foire aux Questions en Français:

• Qu’est-ce que la Ligne d’Alerte Ethique et quand devrais-je l’utiliser?
• Pourquoi devrais-je signaler des comportements non éthiques ou illégaux – en particulier si ils ne m’affectent pas directement?
• Quels types de situations devrais-je reporter?
• Je ne suis pas sûr(e) si ce que j’ai observé ou ce dont j’ai entendu parler est une violation de la loi, des règles internes de Lexmark ou d’une conduite non éthique, mais ça ne me semble pas bien. Que devrais-je faire?
• Que se passe-t-il si je n’ai pas tous les éléments?
• Est-ce que je peux faire un rapport par Internet ou par téléphone?
• Est-ce que les appels à la Ligne d’Alerte Ethique sont enregistrés ou tracés?
• Comment est-il répondu aux appels?
• Qu’est ce qui se passe après mon appel ou après un rapport en ligne?
• Qu’est-ce qui se passe si je me souviens de quelque chose d’important concernant l’incident après avoir fait un rapport? Ou si la société a des questions ensuite pour moi concernant mon rapport?
• Que devrais-je faire si je perds mon numéro d’identification unique et secret appelé « report key » ou mon mot de passe?
• Qu’est-ce que Ethics Point?
• Pourquoi avons-nous besoin d’un système comme EthicsPoint?

• Qu’est-ce que la Ligne d’Alerte Ethique et quand devrais-je l’utiliser?

  La Ligne d’Alerte Ethique est un outil de signalement conçu pour que vous puissiez poser des questions sur le Code de Conduite ou signaler des comportements non adaptés et dont vous pensez qu’ils se sont produits ou pourraient se produire. Vous devrez utiliser cette ligne lorsque que vous ne vous sentez pas confortable d’en parler directement avec votre manager, avec d’autres managers dans votre ligne de management, avec le département des Ressources Humaines or les services juridiques, le Directeur de l’Audit Interne ou le Vice-Président et Directeur de l'Information et de la Conformité.

• Pourquoi devrais-je signaler des comportements non éthiques ou illégaux – en particulier si ils ne m‘affectent pas directement?

  Lexmark choisit de promouvoir des comportements éthiques car nous reconnaissons qu’ils sont nécessaires pour assurer le succès à long terme de l’entreprise. Toute conduite non éthique, à tout niveau, finit par nuire à Lexmark et à ses employés, y compris vous. Nous voulons et souhaitons que vous puissiez signaler que vous avez connaissance d’une situation qui est, ou qui peut causer un problème. Votre signalement pourrait diminuer le potentiel impact négatif sur Lexmark et sur les personnes avec lesquelles vous travaillez. Si vous soulevez un problème en toute bonne foi, vous serez aidé par le management et vous ne serez pas sujet à représailles dans la mesure où vous n’avez pas participé à la situation signalée.

• Quels types de situations devrais-je reporter?

  La Ligne d’Alerte Ethique est disponible pour que vous puissiez effectuer un signalement si vous pensez que quelqu’un pourrait de manière intentionnelle ou non intentionnelle violer la loi, les principes inscrits dans le Code de Conduite or toute règle ou procédure interne de Lexmark, ou si vous avez des problèmes concernant des sujets comptables, de reporting financier ou d’audit qui pourraient poser question. Ces violations potentielles pourraient inclure (liste non exhaustive: discrimination, harcèlement, violence au travail, abus de substances illégales, conflits d’intérêt, falsification ou usage impropre ou mise à disposition de documents Lexmark, cadeaux ou amusements inappropriés, utilisation inappropriée du temps de travail et des biens de Lexmark.

• Je ne suis pas sûr(e) si ce que j’ai observé ou ce dont j’ai entendu parler est une violation de la loi, des règles internes de Lexmark ou d’une conduite non éthique, mais ça ne me semble pas bien. Que devrais-je faire?

  Rappelez-vous que la Ligne d’Alerte Ethique a été conçue pour vous permettre de poser des questions, de même qu’effectuer un signalement. Effectuez un signalement même si vous n’en êtes pas sûr. Lexmark préfère que vous effectuiez un signalement sur une situation qui n’est pas préjudiciable plutôt que laisser un comportement non éthique non vérifié parce que vous n’étiez pas sûr. Vous n’êtes pas obligé de vous identifier lorsque vous faites un rapport, mais le fait de donner votre nom et les informations vous concernant permettra à la personne chargée de l’enquête d’assurer un suivi avec vous si elle a besoin de plus d’information ou pour répondre à toute question qu’elle peut avoir. Vous pouvez aussi utiliser la fonction « Suivre un rapport » pour vérifier si vous avez un retour ou pour poser des questions ultérieurement. Pour ce qui concerne les employés français, conformément à la loi Francaise, le fait de s’identifier est fortement recommandé pour bénéficier de la protection du lanceur d’alerte.

• Que se passe-t-il si je n’ai pas tous les éléments?

  Signalez simplement ce que vous savez. Cela aide toujours d’avoir le plus d’information possible (par exemple, les noms, les dates, etc…), mais toute information que vous fournissez pourrait aider à éviter un problème. Il n’est pas nécessaire de collecter plus d’information – et, en fait, tenter de le faire pourrait compromettre l’enquête de Lexmark. Toute l’information fournie à la Ligne d’Alerte Ethique est revue avec soin et aucune action n’est prise à moins que les éléments de preuve à l’appui et indépendants soient réunis.

• Est-ce que je peux faire un rapport par Internet ou par téléphone?

  Oui. Avec EthicsPoint vous avez la possibilité d’effectuer un signalement confidentiel, et si vous le choisissez, un rapport anonyme (lorsque c’est permis) en par téléphone soit par Internet.

• Est-ce que les appels à la Ligne d’Alerte Ethique sont enregistrés ou tracés?

  Non; EthicsPoint est un tiers indépendant. Les signalements reçus par EthicsPoint ne sont jamais tracés ni enregistrés.

• Comment est-il répondu aux appels?

  Il est répondu à tous les appels à la Ligne d’Alerte Ethique par un spécialiste commuication d’EthicsPoint qui est disponible 24h/24 et 7j/7 pour recevoir votre signalement. Il est répondu à l’appel en anglais. Pour continuer l’appel dans une autre langue, merci d’indiquer votre langue pour demander un interprète. 1 à 3 minutes peuvent être nécessaires pour avoir un interprète. Merci de ne pas raccrocher. Le spécialiste vous posera ensuite des questions pour rassembler les informations, telle que la raison pour laquelle vous appelez et les détails du problème particulier. A la fin de votre conversation, il vous sera communiqué un numéro d’identification unique et secret appelé « report key » et demandé de créer un mot de passe. Vous aurez besoin de cette information pour rappeler ou pour aller vérifier votre signalement en ligne pour avoir un retour ou pour poser des questions ultérieurement.

• Qu’est ce qui se passe après mon appel ou après un rapport en ligne?

  La direction de Lexmark est informée des appels et des signalements effectués en ligne à la Ligne d’Alerte Ethique (à moins qu’une des personnes soit nommée personnellement dans votre rapport ou pour des raisons de confidentialité). Tous les signalements sont pris très au sérieux et font l’objet d’une enquête appropriée. Vous aurez la possibilité de suivre votre signalement en ligne ou par téléphone en utilisant votre numéro d’identification unique et secret appelé « report key » et votre mot de passe. Merci de ne pas discuter de votre problème avec vos collègues. La confidentialité est cruciale pour assurer un traitement juste et équitable de tout le monde, y compris des personnes potentiellement impliquées dans un comportement inapproprié ou non éthique.

• Qu’est-ce qui se passe si je me souviens de quelque chose d’important concernant l’incident après avoir fait un rapport? Ou si la société a des questions ensuite pour moi concernant mon rapport?

  Au moment où vous effectuez un signalement, que ce soit en ligne ou par téléphone, vous recevrez un numéro d’identification unique et secret appelé « report key » et il vous sera demandé de créer un mot de passe. Vous pouvez utiliser cette information pour accéder à votre premier signalement pour y ajouter plus de détails, poser des questions ou vérifier le retour ultérieur de Lexmark.

• Que devrais-je faire si je perds mon numéro d’identification unique et secret appelé « report key » ou mon mot de passe?

  Parce qu’un accès sécurisé est requis pour maintenir la confidentialité de tous les signalements il vous sera demandé d’effectuer à nouveau le signalement si vous perdez votre numéro d’identification unique et secret appelé « report key » ou votre mot de passe. Vous pouvez cependant mentionner dans le nouveau rapport que le problème est lié à un signalement précédent.

• Qu’est-ce que EthicsPoint?

  EthicsPoint est un prestataire tiers indépendant choisi par Lexmark pour gérer un outil de signalement global et confidentiel pour que vous puissiez poser des questions ou effectuer des signalements via la Ligne d’Alerte Ethique. En utilisant EthicsPoint vous pouvez effectuez un signalement en ligne ou par téléphone avec l’un de leurs spécialistes communication 24h/24 et 7j/7.

• Pourquoi avons-nous besoin d’un système comme EthicsPoint?

  EthicsPoint ouvre un canal de communication pour vous permettre de faire un signalement en toute confidentialité ou de poser une question au travers de la Ligne d’Alerte Ethique.