EthicsPoint est un outil complet et confidentiel de signalement qui permet d'aider la direction et les employés à travailler main dans la main pour lutter contre les fraudes, les abus et autres conduites répréhensibles sur le lieu de travail tout en cultivant un environnement de travail positif.
Oui. EthicsPoint vous permet de soumettre un signalement confidentiel et anonyme soit par téléphone soit par Internet.
Le système EthicsPoint est conçu pour les employés ou les personnes qui travaillent avec notre Société, ou qui y ont des intérêts, de signaler toute violation de notre Code de conduite ou toute autre préoccupation.
Lorsque vous constatez des comportements qui vous semblent violer notre code de conduite, nous attendons de vous que vous les signaliez. Vous devriez théoriquement signaler les problèmes à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe dirigeante. Cependant, nous sommes conscients que dans certaines circonstances vous pourriez hésiter à procéder de cette manière. C'est justement pour ces cas que nous avons établi ce partenariat avec EthicsPoint. Nous préférons que vous soumettiez un signalement de façon anonyme plutôt que de garder l'information pour vous.
Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif, ce droit implique la responsabilité d’agir conformément à l’éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inopportuns d’autrui. En travaillant ensemble, nous pouvons préserver un environnement de travail sain et productif. Un comportement inopportun risque de compromettre les moyens d’existence de toute cette entreprise.
Sans l'ombre d'un doute. En réalité, nous avons besoin que vous le fassiez. Vous savez ce qu’il se passe dans notre société, le positif comme le négatif. Vous pouvez être la première personne à avoir connaissance d'une activité susceptible de causer des problèmes. Signaler un problème peut minimiser les répercussions potentiellement négatives qu'il pourrait y avoir sur l'entreprise et sur nos clients. En outre, des suggestions positives peuvent aider à identifier des problèmes et à améliorer la culture et la performance de l’entreprise.
Les rapports sont directement saisis sur le serveur sécurisé d'EthicsPoint afin d'éviter toute faille éventuelle dans la sécurité. EthicsPoint ne met ces signalements qu'à la disposition d'un nombre spécifique de personnes au sein de l'entreprise qui sont chargées d'évaluer le signalement d'après le type et le lieu de la violation. Une formation relative au respect de la confidentialité la plus absolue en ce qui concerne la gestion des signalements aura été dispensée à chacune des personnes habilitées à les recevoir.
Le système EthicsPoint se donne pour objectif d'être un aspect positif de notre philosophie globale et il nous permet de garantir un lieu de travail sûr, serein et éthique. Nous vous encourageons à demander conseil en cas de dilemme en matière de déontologie, à nous fournir des suggestions constructives et à communiquer vos doutes. L'efficacité de la communication représente aujourd'hui un enjeu crucial dans les entreprises et ce système est un outil très performant pour l'améliorer.
Nous avons sélectionné avec attention le meilleur outil de soumission de signalements, un outil capable à la fois de répondre à nos obligations en matière de déontologie et de garantir un environnement de signalement positif.
EthicsPoint ne génère et ne garde aucun journal de connexion interne contenant les adresses de protocole Internet (IP) et par conséquent il n'existera aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint. En fait, EthicsPoint s'est contractuellement engagée à préserver l'anonymat des auteurs des signalements.
Si vous hésitez à soumettre un rapport sur un ordinateur à partir de votre lieu de travail, vous pouvez utiliser un autre ordinateur (comme dans un café Internet, au domicile d’un ami, etc.). via le site sécurisé d'EthicsPoint. Beaucoup de personnes choisissent cette solution : en effet, les statistiques d'EthicsPoint indiquent que moins de 12 % des signalements sont effectués durant les heures de travail.
Autre qu’en cas de disposition légale, vous pouvez faire part de vos inquiétudes de manière anonyme en utilisant le formulaire sur Internet ou la ligne d’assistance téléphonique, qui sont tous deux administrés par EthicsPoint. Au moment de finaliser la soumission de votre rapport, une clé de signalement vous est communiquée et vous serez invité à créer un mot de passe. Conservez-les afin de suivre le rapport que vous avez soumis.
Nous vous encourageons à consulter à nouveau votre signalement de manière à pouvoir contrôler son avancement et ajouter si nécessaire des informations supplémentaires. Cela permettra également à la société de vous poser des questions sur le suivi de votre rapport tout en préservant votre anonymat s’il y a lieu.
Si vous choisissez de faire un signalement de manière anonyme, veuillez prendre soin de ne pas rapporter d'informations qui pourraient vous identifier personnellement, telles que les liens entre vous et des collaborateurs de l'entreprise ou encore l'emplacement de votre espace de travail.
EthicsPoint ne trace pas les appels téléphoniques ni n'utilise de fonctions telles que l'afficheur d'appelants. De plus, EthicsPoint ne génère ni ne conserve aucun journal de connexion Internet pouvant contenir des adresses de protocole Internet (IP). aucune information établissant un lien entre vous ou votre ordinateur et EthicsPoint n'est possible si vous choisissez de faire un signalement. Les rapports établis à partir d'un ordinateur transitent par un portail Internet sécurisé qui ne trace ni ne transmet aucune autre information, telle que les pseudonymes ou éléments similaires.
Si vous choisissez de vous identifier lors du signalement de votre problème, la société prendra toutes les mesures raisonnables pour préserver la confidentialité de votre nom au cours de l’enquête. Remarquez toutefois que, dans certains pays, il est possible que la loi exige la divulgation de vos informations au cours d’une enquête.
De nombreuses enquêtes peuvent être menées de manière plus rapide et efficace lorsque l'auteur du rapport s'identifie. Cela permet aux enquêteurs de la société de suivre le problème directement avec lui.
Notre société a choisi d'opter pour la déontologie. Tous les comportements contraires à celle-ci, à quelque échelon que ce soit, finissent toujours par porter préjudice à la société et aux employés, vous y compris. Il suffit de penser à ce que les récents scandales financiers ont causé pour constater les effets désastreux qu'un manque d'éthique apparemment innocent peut avoir sur une entreprise, par ailleurs saine. Si vous avez connaissance de comportements contraires à la déontologie ou de violations éthiques, il est de votre devoir – envers vos collaborateurs et envers vous-même – de les signaler.
Déposer un signalement. EthicsPoint peut vous aider à préparer et à déposer votre rapport de signalement de manière qu'il soit bien compris. En cas de doute, nous préférons que vous signaliez une situation se révélant en fin de compte inoffensive plutôt que de laisser perdurer un comportement contraire à la déontologie.
Le système et la distribution des rapports d'EthicsPoint sont conçus de manière que les parties concernées ne soient pas informées et qu'elles n'aient pas accès aux rapports citant leurs noms.
Lorsque vous soumettez un rapport sur le site Internet ou via le centre d'appels d’EthicsPoint, vous recevez un nom d'utilisateur unique et il vous est demandé de choisir un mot de passe. Vous pouvez ainsi revenir sur EthicsPoint soit par Internet soit par téléphone et accéder à votre rapport d'origine pour ajouter d'autres détails, répondre aux questions posées par un représentant de la société ou ajouter des informations qui permettront de résoudre les problèmes en cours. Nous vous recommandons vivement de retourner sur le site dans les délais indiqués afin de répondre aux questions de la société. Vous avez désormais entamé un « dialogue anonyme » avec la société qui permet non seulement d’identifier les situations mais aussi de les résoudre, quelle que soit leur complexité.
Toutes les correspondances de EthicsPoint garantissent la même confidentialité que pour le premier rapport et l'anonymat continue à être préservé.
Vous pouvez déposer un rapport EthicsPoint depuis n'importe quel ordinateur pouvant se connecter à Internet. Vous pouvez déposer votre rapport de chez vous. De nombreux lieux publics, notamment les bibliothèques municipales, disposent d'ordinateurs connectés à Internet.
Si vous n’avez pas accès à un ordinateur ou si vous n’êtes pas familiarisé avec l’outil informatique, vous pouvez contacter la ligne téléphonique d’assistance gratuite, qui est disponible 24 heures par jour, 365 jours par an.
Vous trouverez les informations téléphoniques en cliquant ici.
L’entreprise interdit strictement toute forme de représailles à l’encontre des personnes signalant un problème. Les plaintes effectuées en toute bonne foi ne vous exposent à aucune sanction, même si les faits sous-jacents s'avèrent être corrects ou résultent d'une quelconque action corrective. Si vous pensez être victime d’une quelconque forme de représailles, veuillez le signaler afin que l’entreprise puisse mener une enquête.
En raison du haut niveau de confidentialité qui caractérise le traitement des données, en cas de perte de la clé ou du mot de passe de votre signalement, il vous sera demandé de remplir un nouveau signalement. Dans le nouveau signalement, vous pouvez indiquer que ce problème correspond au signalement que vous avez préalablement soumis.