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Foire aux questions

Quand dois-je contacter la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle ?

Vous devez contacter la ligne d’assistance Intégrité dans les cas suivants :

  • Si vous souhaitez obtenir des informations ou de l’aide sur un problème de conformité ou d’éthique.
  • Si vous avez des raisons de soupçonner une violation du Code d’éthique et de conduite professionnelle des employés d’Oracle, de toute politique d’Oracle, ou si vous avez observé une conduite qui, selon vous, pourrait violer la loi locale ou applicable ou les obligations éthiques d’Oracle.
  • Si vous avez déjà demandé conseil ou signalé une préoccupation par le biais d’un autre mode de signalement et que vous considérez que l’affaire n’a pas été résolue.
  • Si vous souhaitez garder l’anonymat et que vous travaillez dans un pays qui autorise le signalement anonyme.

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Dois-je signaler ma préoccupation par le biais de la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle ou à ma direction ?

Vous pouvez faire part de vos préoccupations concernant un problème d’éthique chez Oracle de plusieurs façons :

  • Votre responsable
  • Les ressources humaines d’Oracle
  • Un membre du service juridique
  • Votre responsable régional conformité
  • Le directeur de la conformité et de l’éthique
  • Votre représentant des employés (le cas échéant)
  • La ligne d’Assistance pour l’intégrité d’Oracle

Si vous souhaitez garder l’anonymat, si vous êtes mal à l’aise à l’idée de signaler une préoccupation à votre responsable des ressources humaines Oracle, à un membre du service juridique, à un membre de l’équipe Conformité et éthique d’Oracle ou si vous avez l’impression que votre préoccupation n’a pas été traitée correctement, vous devez appeler la ligne d’Assistance pour l’intégrité d’Oracle. La ligne d’Assistance est gérée par un fournisseur de services tiers et permet d’effectuer un rapport en ligne ou par téléphone. La ligne d’Assistance est confidentielle, elle est disponible pour tous les employés d’Oracle afin qu’ils soulèvent leurs préoccupations ou demandent des conseils en matière d’éthique et pour les questions de conduite des affaires

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Quelles sont les heures d’ouverture ?

La ligne d’assistance Intégrité d’Oracle vous offre un moyen sûr de faire part de vos préoccupations 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et tous les jours de l’année.

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Que faire si j’ai une urgence ?

Veuillez ne pas utiliser la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle pour signaler une urgence. Pour signaler des événements présentant une menace pour les vies ou les biens, veuillez contacter immédiatement les autorités locales.

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Comment fonctionne la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle ?

La ligne d’assistance Intégrité est un outil toujours disponible, soit par le biais de ce site Web, soit par téléphone, pour signaler les violations présumées de la loi, du Code d’éthique et de conduite professionnelle des employés d’Oracle ou des politiques connexes, et pour donner suite à une demande ou à un signalement.

Oracle a engagé un fournisseur tiers, la société NAVEX (« EthicsPoint »), pour gérer sa ligne d’assistance en matière d’intégrité, ce qui nous permet de fournir à nos employés un accès 24 h/24 à un outil sûr et, sur demande, de faire un signalement anonyme lorsque la loi locale l’autorise. Le site Web de la ligne d’assistance Intégrité est hébergé sur les serveurs d’EthicsPoint et les numéros de téléphone sont exploités par EthicsPoint.

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Que se passe-t-il lorsque j’appelle la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle ?

Lorsque vous appelez la ligne d’assistance Intégrité, un spécialiste de la collecte d’information du centre d’appels (Call Center Intake Specialist, CCIS) d’EthicsPoint enregistre votre demande ou votre rapport et vous demande de fournir des informations détaillées. Vous pouvez choisir de garder l’anonymat lorsque vous parlez avec le CCIS si vous ne soumettez pas un rapport dans un pays, tel que le Portugal, qui interdit le signalement anonyme ; cependant, cela pourrait nuire à notre capacité à traiter votre demande de manière adéquate ou à enquêter sur l’affaire. Vous devez être prêt, si vous le souhaitez, à fournir les noms des témoins et des victimes potentielles de toute conduite présumée contraire à l’éthique afin de donner toutes les chances à l’enquête d’aboutir. Bien que les questions et les signalements puissent être soumis de manière anonyme dans la plupart des cas, nous ne pouvons pas garantir la confidentialité ou l’anonymat, car la nature du problème ou les détails du cas associés peuvent révéler l’identité des personnes impliquées. Cependant, tous les efforts seront faits pour maintenir la plus grande discrétion dans la réponse aux questions et aux rapports soumis par le biais de la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle.

Le CCIS enregistrera votre demande ou votre rapport sur le serveur EthicsPoint et le mettra à la disposition du bureau de conformité et d’éthique d’Oracle, dirigé par le directeur mondial de la conformité et de l’éthique. Le CCIS ne peut pas vous conseiller ou résoudre votre problème par téléphone. Si votre affaire est urgente, il vous fournira des informations pour contacter directement le bureau de conformité et d’éthique afin de vous permettre de recevoir une assistance immédiate.

Le CCIS vous fournira une clé de signalement et un mot de passe afin que vous puissiez suivre votre question ou votre signalement en ligne ou par téléphone. Veuillez consulter régulièrement la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle pour :

  • vérifier l’exactitude du rapport ;
  • confirmer votre rapport ;
  • savoir si des informations supplémentaires sont nécessaires pour traiter votre demande/préoccupation ; et
  • confirmer le statut de l’enquête.

Le suivi continu d’une affaire est particulièrement important pour les signalements soumis de manière anonyme, car nous n’avons aucun autre moyen de vous contacter. Si vous vous êtes identifié par votre nom, le Bureau de conformité et d’éthique ou un expert désigné vous contactera directement pour discuter de votre préoccupation et poser toutes les questions supplémentaires importantes pour la résolution de votre préoccupation. Veuillez noter que toutes les communications de la Ligne d’assistance Intégrité d’Oracle sont traitées avec la même discrétion que le rapport initial.

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Existe-t-il d’autres moyens de faire un rapport, de poser une question ou de demander une formation ?

Il existe de nombreuses façons de faire un signalement, de poser une question liée à la conformité ou à l’éthique, ou de demander une formation :

  • Votre responsable
  • Les ressources humaines d’Oracle
  • Un membre du service juridique
  • Votre responsable régional conformité
  • Le directeur de la conformité et de l’éthique
  • Votre représentant des employés (le cas échéant)
  • La ligne d’Assistance pour l’intégrité d’Oracle
  • Vous pouvez envoyer un courrier à Oracle America, Inc., 500 Oracle Parkway, 7th Floor, Redwood City, CA, 94065, États-Unis, Attention : Vice-président exécutif et directeur juridique

Pour les personnes résidant dans les pays de l’UE, en Suisse et en Norvège, la Ligne d’assistance Intégrité d’Oracle vous permet de signaler uniquement les allégations d’irrégularités bancaires, financières, comptables ou d’audit, de pots-de-vin, de dessous-de-table ou autres actes de corruption. Si votre préoccupation concerne un autre problème d’éthique ou de conformité, nous vous encourageons à le signaler directement au Responsable régional de la conformité et de l’éthique EMEA ou par le biais des autres modes de signalement établis indiqués ci-dessus.

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Comment Oracle enquête-t-elle sur les préoccupations ?

Oracle est déterminé à utiliser un processus d’enquêtes internes axé sur l’exactitude, la précision, l’équité et le respect de toutes les parties concernées. Votre responsable régional conformité et éthique est chargé de gérer tous les problèmes de conduite et d’éthique professionnelle, notamment en dirigeant les enquêtes en cas d’accusation d’inconduite. Les enquêtes seront menées conformément à la législation applicable et aux politiques d’Oracle.

Dans la mesure où la loi le permet et selon la situation, la société peut faire appel à différentes méthodes dans le cadre de ses enquêtes, notamment en interviewant les parties concernées et les témoins, en passant en revue les documents financiers, électroniques et autres, en examinant les informations publiquement disponibles et en surveillant ou en analysant les ordinateurs, les systèmes, les bureaux et d’autres ressources encore.

Oracle traite tous les signalements d’inconduite de façon confidentielle et seules les personnes ayant besoin de connaître les informations sont informées et participent aux enquêtes. Seul le personnel autorisé, tel que l’équipe de gestion de la conformité et de l’éthique, peut initier une enquête interne relative à une violation du Code. Tout signalement de faute professionnelle et tout dossier d’enquête connexe est traité conformément à la politique de confidentialité interne et à la politique de protection des informations.

Une allégation infondée ne donnera lieu à aucune conséquence pour l’employé accusé et aucun acte de représailles ne sera toléré à l’encontre d’un employé ayant, de bonne foi, effectué un signalement ou coopéré lors d’une enquête. Pour les enquêtes concernant une faute professionnelle, les mesures disciplinaires et correctives à appliquer sont en fonction de la nature de la faute professionnelle telle que déterminée durant le processus d’enquête. De plus, Oracle peut signaler les infractions civiles ou pénales aux autorités compétentes.

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Ma préoccupation sera-t-elle étudiée par les bonnes personnes ?

Toute demande et tout rapport est d’abord examiné par un membre de l’équipe de conformité et d’éthique, puis adressé à d’autres experts en la matière ou enquêteurs, le cas échéant. Les personnes qui voient votre demande ou votre rapport sont notamment les collaborateurs du service juridique d’Oracle, des ressources humaines, de l’évaluation et de l’audit commerciaux, du service financier, de la sécurité mondiale de l’information ou de la direction, ainsi que des membres de l’organisation conformité et éthique et des ressources externes telles que des avocats externes, des auditeurs, des prestataires de services d’expertise judiciaire ou du personnel technique d’EthicsPoint. Ces personnes peuvent être basées aux États-Unis ou dans un autre pays. En outre, les informations que vous fournissez peuvent être stockées séparément par les personnes indiquées ci-dessus.

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Où vont mes questions et mes rapports ? Qui y a accès ?

Les rapports de la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle sont stockés directement sur des serveurs sécurisés d’EthicsPoint pour protéger les données. EthicsPoint met ces rapports à la disposition du bureau de conformité et d’éthique d’Oracle chargé d’évaluer les situations décrites, de répondre aux questions et de superviser l’enquête.

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Vais-je faire l’objet de représailles pour avoir signalé une préoccupation par le biais de la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle ?

Oracle adopte une politique de tolérance zéro en matière de représailles. En fait, les représailles constituent une violation du Code d’éthique et de conduite professionnelle d’Oracle. Les représailles peuvent entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement à l’encontre de toute partie qui exerce des représailles. Si vous pensez avoir été maltraité parce que vous avez fait part d’une préoccupation de bonne foi, veuillez porter la situation à l’attention des Ressources humaines ou d’un membre de l’organisation Conformité et éthique afin qu’elle puisse faire l’objet d’une enquête et d’un traitement appropriés.

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Vais-je entendre parler des progrès ou des résultats de l’enquête ?

Pour protéger la vie privée des personnes concernées, Oracle ne peut généralement pas discuter des détails des enquêtes, sauf avec la direction responsable de l’activité concernée, les Ressources humaines et tout employé directement affecté par des mesures disciplinaires ou correctives. Cependant, si vous faites un signalement à la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle, même de manière anonyme, vous recevrez une clé de signalement et un mot de passe uniques. Nous vous invitons à contacter la ligne d’assistance téléphonique ou en ligne pour recevoir des mises à jour ou fournir des informations supplémentaires qui peuvent être nécessaires pour mener une enquête appropriée sur votre préoccupation.

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Que se passe-t-il si je ne pense pas que ma préoccupation a été traitée correctement ? Que puis-je faire ?

Si vous pensez que votre demande ou votre signalement n’a pas été traité correctement, vous pouvez faire remonter votre préoccupation directement à Greg Vamos, Vice-président principal et Directeur de la conformité et de l’éthique, en envoyant un e-mail à greg.vamos@oracle.com.

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La ligne d’assistance Intégrité d’Oracle est-elle anonyme ou la Société peut-elle suivre mon appel ou mon signalement en ligne ?

Bien qu’il soit généralement plus facile de mener une enquête efficace si vous vous identifiez, vous pouvez choisir de garder l’anonymat dans tous les pays sauf le Portugal. Soyez assuré que si vous signalez votre préoccupation de manière anonyme, Oracle ne peut pas suivre votre appel. EthicsPoint, le prestataire externe qui gère le système, n’utilise pas l’identifiant de l’appelant et n’enregistre pas les appels. Les rapports effectués sur le site Web proviennent d’un portail Internet sécurisé qui ne trace pas et n’affiche pas les noms d’écran des utilisateurs. EthicsPoint supprime également les adresses Internet pour garantir l’anonymat dans le système EthicsPoint.

Le système EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez garder l’anonymat, vous, en tant que partie déclarante, devez vous assurer que votre signalement ne révèle pas votre identité.

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Que dois-je faire si je perds ma clé de signalement ou mon mot de passe ?

Pour protéger vos données, l’accès à votre rapport et à toute autre communication est soigneusement contrôlé. Par conséquent, si vous perdez votre clé de rapport ou votre mot de passe, vous devez faire un nouveau rapport pour obtenir des mises à jour ou fournir des informations supplémentaires en lien avec le rapport initial. Dans le nouveau rapport, vous devez indiquer que l’affaire concerne un rapport antérieur

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Si je fais part d’une préoccupation, mon responsable ou mes collègues sauront-ils que j’ai contacté la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle ?

Que votre rapport soit anonyme ou non, nous ne pouvons pas garantir la confidentialité ou l’anonymat car la nature du problème ou les détails du cas associés peuvent révéler l’identité des personnes impliquées. Cependant, le système de la Ligne d’assistance Intégrité d’Oracle et la transmission des rapports sont conçus de sorte que les parties impliquées ne soient pas informées ou ne reçoivent pas l’accès aux rapports dans lesquels elles ont été citées. En outre, tous les efforts seront faits pour maintenir la plus grande discrétion dans la réponse aux questions et aux rapports d’enquête soumis par le biais de la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle. Veuillez également noter qu’Oracle applique une politique de tolérance zéro en matière de représailles lorsqu’une préoccupation a été soulevée de bonne foi. Les représailles peuvent entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement à l’encontre de la partie qui exerce des représailles.

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Si mon chef ou d’autres responsables sont impliqués dans la violation que je signale, sauront-il que je les ai dénoncés ?

Que votre rapport soit anonyme ou non, nous ne pouvons pas garantir la confidentialité ou l’anonymat car la nature du problème ou les détails du cas associés peuvent révéler l’identité des personnes impliquées. Cependant, le système de la Ligne d’assistance Intégrité d’Oracle et la transmission des rapports sont conçus de sorte que les parties impliquées ne soient pas informées ou ne reçoivent pas l’accès aux rapports dans lesquels elles ont été citées. En outre, tous les efforts seront faits pour maintenir la plus grande discrétion dans la réponse aux questions et aux rapports d’enquête soumis par le biais de la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle. Veuillez également noter qu’Oracle applique une politique de tolérance zéro en matière de représailles lorsqu’une préoccupation a été soulevée de bonne foi. Les représailles peuvent entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement à l’encontre de la partie qui exerce des représailles.

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Y a-t-il des ressources disponibles qui aident à la traduction si je parle ou écris une langue autre que l’anglais ?

Que votre demande ou votre rapport soit soumis à la Ligne d’assistance Intégrité d’Oracle par téléphone ou en ligne, des ressources de traduction sont disponibles pour répondre aux questions ou aux rapports effectués dans des langues autres que l’anglais. Si vous communiquez par téléphone, le déclarant doit être en mesure d’indiquer le nom de sa langue préférée en anglais à l’opérateur de la ligne d’assistance Intégrité d’Oracle. L’opérateur organisera une conférence avec un interprète qui aidera ensuite à saisir la question ou le rapport.

Si la question ou le rapport est effectué en ligne dans une langue autre que l’anglais, il sera traduit en anglais pour être traité par le Bureau de conformité et d’éthique. Toute correspondance future entre vous et le Bureau de conformité et d’éthique sera traduite si nécessaire.

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