Questions fréquentes

Chez Timken, la mise en pratique des principes de déontologie repose sur le signalement de toute situation anormale. Pour ce faire, nous mettons à votre disposition un ensemble de ressources conçues pour signaler d’éventuels problèmes de déontologie. Avant d’utiliser ces outils, nous vous encourageons à vous adresser à l’un de vos responsables en qui vous avez confiance. Vous pouvez également vous adresser au représentant du service d’optimisation organisationnelle ou des ressources humaines. Par ailleurs, le service de déontologie et de conformité vous fournira des conseils utiles en matière de formation sur la déontologie et la conformité, de résolution des problèmes de déontologie et de signalement d’incidents. Contactez le service de déontologie par courrier électronique à l’adresse ethics@timken.com ou par téléphone au 234-262-7215.

Nous savons qu’il est parfois difficile d’aborder certains problèmes ou sujets avec votre supérieur ou votre responsable. Si le cas se présente, il vous est possible d’accéder à la Timken HelpLine en ligne ou par téléphone. Ce service est géré et administré par une entreprise tierce, NAVEX.

Les appels téléphoniques et les rapports envoyés depuis la Timken HelpLine sont réceptionnés par NAVEX. Cette entreprise tierce détient et gère parallèlement le service EthicsPoint. Cet outil de création de rapports à la fois complet et confidentiel favorise la collaboration entre la direction et les employés, afin de lutter contre la fraude, les abus ou toute autre infraction sur le lieu de travail, tout en améliorant la qualité de l’environnement professionnel.

Nous sommes convaincus que nos collaborateurs sont notre principal atout. La mise en place de moyens de communication ouverts nous permet d’améliorer la qualité de l’environnement de travail tout en optimisant la productivité. En tant qu’entreprise cotée en bourse, nous sommes tenus par la loi de mettre en place un système d’envoi de rapports anonymes, afin de signaler directement au comité d’audit toute infraction aux règles de comptabilité ou d’audit. Ce système nous aide également à promouvoir une culture d’entreprise et une gestion axée sur l’intégrité et la déontologie.

Oui. La Timken HelpLine vous permet d’envoyer un rapport confidentiel depuis un téléphone ou Internet. Dans la plupart des pays, vous pouvez choisir de garder l’anonymat.

Vous pouvez envoyer un rapport en cas de manquement à notre code de conduite, le Code de déontologie professionnelle, d’interrogation ou de problème éventuel. Certains pays ne permettent pas de garder l’anonymat pour tous les types de rapport envoyés depuis la Timken HelpLine. Ces restrictions sont indiquées dans le formulaire de création de rapports. Si vous ne parvenez pas à envoyer de rapport depuis la Timken HelpLine, contactez le service de déontologie et de conformité à l’adresse ethics@timken.com afin de signaler votre problème.

Nous tenons à ce que vous nous signaliez tout comportement contraire à notre code de conduite. Dans l’idéal, nous vous recommandons de signaler ces problèmes à votre responsable direct ou à un autre membre de l’équipe de direction. Nous savons néanmoins que ce mode de signalement peut poser certaines difficultés. C’est pourquoi nous avons choisi de collaborer avec NAVEX et EthicsPoint et de proposer le système de création de rapports HelpLine. Nous préférons que les problèmes soient signalés de manière anonyme plutôt que vous gardiez ces informations pour vous.

Nous avons tous le droit de travailler dans un cadre favorable. Toutefois, ce droit n’est possible que si nous agissons dans le respect de la déontologie et que nous signalons tout comportement inapproprié aux personnes adéquates. La collaboration permet de préserver un cadre sain et productif. Les actes illicites peuvent nuire à l’activité de l’entreprise tout entière.

Oui, à l’évidence. Votre rapport est même indispensable. Vous connaissez les événements et les problèmes se produisant au sein de l’entreprise. Il se peut que vous soyez au courant d’une activité qui pourrait poser problème. Grâce à votre signalement, vous pouvez réduire l’impact négatif sur la compagnie et notre personnel. Le fait de fournir des informations permet également d’identifier d’éventuels problèmes et d’améliorer ainsi la culture et les performances de l’entreprise.

Les rapports sont enregistrés directement sur le serveur sécurisé EthicsPoint, hébergé par NAVEX. La consultation de ces rapports est réservée à certains membres de l’entreprise, chargés d’évaluer les rapports en fonction du type de violation et du lieu de l’incident. Les personnes ayant accès à ces rapports sont formées pour garantir la confidentialité absolue de ces documents.

Non. La Timken HelpLine est un exemple d’application de nos valeurs de déontologie et d’intégrité. L’envoi confidentiel et sécurisé de rapports permet de garantir la sécurité et la déontologie sur le lieu de travail. Nous vous encourageons à vous informer sur les problèmes de déontologie, à proposer des solutions d’amélioration ou à communiquer un problème. Aujourd’hui, la communication sur le lieu de travail constitue un élément essentiel et l’envoi de rapports améliore considérablement les échanges.

Nous avons pris soin de sélectionner l’outil de création de rapports répondant le mieux à nos exigences de conformité, tout en maintenant un cadre positif pour l’envoi de rapports.

Le système EthicsPoint ne génère et ne conserve aucun journal de connexion interne contenant des adresses IP. Ainsi, il n’existe aucune information indiquant une quelconque relation entre votre ordinateur et le serveur EthicsPoints. En réalité, NAVEX s’est engagé par contrat à ne pas rechercher l’identité des auteurs de rapports.

Si vous ne souhaitez pas utiliser votre ordinateur de travail pour envoyer un rapport, vous pouvez utiliser un ordinateur à l’extérieur de votre environnement de travail (par exemple dans un cybercafé ou chez un ami). Comme l’indiquent les relevés de NAVEX, la plupart des employés opteraient pour cette solution, puisque moins de 12 % des rapports sont envoyés en dehors des heures de travail.

Tout envoi effectué depuis votre ordinateur, l’ordinateur d’un ami ou un autre portail Internet reste sécurisé et anonyme. Les portails Internet n’identifient jamais un visiteur par son pseudonyme et le système EthicsPoint masque toutes les adresses Internet, afin de préserver l’anonymat. En outre, NAVEX s’est engagé par contrat à ne pas rechercher l’identité des auteurs de rapports.

La Timken HelpLine et le système EthicsPoint sont conçus pour préserver la confidentialité de vos informations et votre anonymat. De même, tout envoi de rapports s’effectue conformément à la législation locale et dans la confidentialité la plus totale. Si vous souhaitez rester anonyme, vous devez, en tant qu’auteur du rapport, vérifier que le corps du rapport ne révèle pas involontairement votre identité. Évitez par exemple d’indiquer l’emplacement de votre bureau ou votre âge.

Oui. Les informations que vous fournissez lorsque vous contactez la HelpLine gratuite sont les mêmes que celles renseignées lors de la création de rapports en ligne. Ces rapports appliquent les mêmes règles de sécurité et de confidentialité au moment de l’envoi.

Une section du rapport vous permet de vous identifier.

Notre objectif est de promouvoir le respect de la déontologie. Tout comportement contraire à la déontologie nuit en définitive à l’entreprise et à l’ensemble des employés, y compris vous. Il suffit de vous pencher sur les derniers scandales financiers pour comprendre les effets désastreux que peut engendrer un simple écart de conduite sur une entreprise pourtant en bonne santé financière. Si vous êtes au courant d’un problème de conduite ou d’une violation de déontologie, pensez donc à signaler ces éléments et à considérer cette tâche comme un devoir pour vous et vos collègues.

Envoyez un rapport. Les opérateurs en charge de la Timken HelpLine chez NAVEX peuvent vous aider à préparer à envoyer votre rapport, afin qu’il soit correctement interprété. Nous préférons que vous signaliez une situation sans risque plutôt que vous ne laissiez passer une activité contraire à la déontologie en raison d’une hésitation.

Le système EthicsPoint et la distribution de rapports sont conçus pour que les partis impliqués ne soient pas prévenus et ne puissent pas accéder aux rapports contenant leur nom.

Lorsque vous émettez un rapport en ligne ou par téléphone, un numéro de rapport vous est attribué et vous êtes invité à créer un mot de passe. Vous pouvez revenir au système sur Internet ou par téléphone, afin d’accéder au rapport d’origine. Vous pourrez ainsi y ajouter des éléments supplémentaires ou répondre aux questions posées par le représentant de l’entreprise, et y ajouter des informations, afin d’aider à résoudre les problèmes en cours. Nous vous recommandons vivement de revenir sur le site dans les délais indiqués afin de répondre aux questions posées par l’entreprise. Cette « conversation anonyme » entre vous et l’entreprise permet non seulement d’identifier les situations, mais également de trouver des solutions, quel que soit le degré de complexité du problème.

En raison de la nature du système EthicsPoint et afin de préserver la confidentialité de vos informations, votre numéro de rapport et votre mot de passe ne peuvent être ni récupérées, ni régénérés. Il convient donc de conserver ces informations en lieu sûr et de ne pas les perdre.

Tous les échanges effectués via la Timken HelpLine et le système EthicsPoint répondent au même niveau de confidentialité que le rapport d’origine.

Vous pouvez envoyer un rapport depuis n’importe quel ordinateur disposant d’un accès à Internet. Vous pouvez envoyer un rapport de chez vous. De nombreux lieux publics, notamment les bibliothèques, proposent des ordinateurs disposant d’un accès à Internet. Si vous ne disposez d’aucun accès à Internet ou que vous pensez ne pas être en mesure d’envoyer votre rapport par ordinateur, contactez la ligne gratuite Timken HelpLine au 800-846-5363, disponible 24 h/24, tous les jours de l’année.