À propos de la Timken HelpLine et du système EthicsPoint
Qu’est-ce que la Timken HelpLine ?
Chez Timken, la mise en pratique des principes de déontologie repose sur
le signalement de toute situation anormale. Pour ce faire, nous mettons
à votre disposition un ensemble de ressources conçues pour signaler d’éventuels
problèmes de déontologie. Avant d’utiliser ces outils, nous vous encourageons
à vous adresser à l’un de vos responsables en qui vous avez confiance.
Vous pouvez également vous adresser au représentant du service d’optimisation
organisationnelle ou des ressources humaines. Par ailleurs, le service
de déontologie et de conformité vous fournira des conseils utiles en matière
de formation sur la déontologie et la conformité, de résolution des problèmes
de déontologie et de signalement d’incidents. Contactez le service de déontologie
par courrier électronique à l’adresse ethics@timken.com ou par téléphone au 234-262-7215.
Nous savons qu’il est parfois difficile d’aborder certains problèmes ou
sujets avec votre supérieur ou votre responsable. Si le cas se présente,
il vous est possible d’accéder à la Timken HelpLine en ligne ou par téléphone.
Ce service est géré et administré par une entreprise tierce, NAVEX.
Qu’est-ce qu’EthicsPoint ?
Les appels téléphoniques et les rapports envoyés depuis la Timken HelpLine
sont réceptionnés par NAVEX. Cette entreprise tierce détient et
gère parallèlement le service EthicsPoint. Cet outil de création de rapports
à la fois complet et confidentiel favorise la collaboration entre la direction
et les employés, afin de lutter contre la fraude, les abus ou toute autre
infraction sur le lieu de travail, tout en améliorant la qualité de l’environnement
professionnel.
En quoi le recours à un système tel que la Timken HelpLine peut s’avérer utile ?
Nous sommes convaincus que nos collaborateurs sont notre principal atout.
La mise en place de moyens de communication ouverts nous permet d’améliorer
la qualité de l’environnement de travail tout en optimisant la productivité.
En tant qu’entreprise cotée en bourse, nous sommes tenus par la loi de
mettre en place un système d’envoi de rapports anonymes, afin de signaler
directement au comité d’audit toute infraction aux règles de comptabilité
ou d’audit. Ce système nous aide également à promouvoir une culture d’entreprise
et une gestion axée sur l’intégrité et la déontologie.
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Création de rapport : informations générales
Puis-je envoyer un rapport depuis Internet ou un téléphone ?
Oui. La Timken HelpLine vous permet d’envoyer un rapport confidentiel
depuis un téléphone ou Internet. Dans la plupart des pays, vous pouvez
choisir de garder l’anonymat.
Quelles situations dois-je signaler ?
Vous pouvez envoyer un rapport en cas de manquement à notre code de conduite, le Code de déontologie professionnelle, d’interrogation ou de problème éventuel. Certains pays ne permettent pas de garder l’anonymat pour tous les types de rapport envoyés depuis la Timken HelpLine. Ces restrictions sont indiquées dans le formulaire de création de rapports. Si vous ne parvenez pas à envoyer de rapport depuis la Timken HelpLine, contactez le service de déontologie et de conformité à l’adresse ethics@timken.com afin de signaler votre problème.
Si je constate un manquement au code de conduite, dois-je me contenter de le signaler à un responsable, à un membre de la sécurité ou au département des ressources humaines et d’optimisation organisationnelle afin qu’ils s’en occupent ?
Nous tenons à ce que vous nous signaliez tout comportement contraire à
notre code de conduite. Dans l’idéal, nous vous recommandons de signaler
ces problèmes à votre responsable direct ou à un autre membre de l’équipe
de direction. Nous savons néanmoins que ce mode de signalement peut poser
certaines difficultés. C’est pourquoi nous avons choisi de collaborer avec
NAVEX et EthicsPoint et de proposer le système de création de rapports
HelpLine. Nous préférons que les problèmes soient signalés de manière anonyme
plutôt que vous gardiez ces informations pour vous.
Pourquoi dois-je signaler ce que je sais ? Qu’ai-je à y gagner ?
Nous avons tous le droit de travailler dans un cadre favorable. Toutefois,
ce droit n’est possible que si nous agissons dans le respect de la déontologie
et que nous signalons tout comportement inapproprié aux personnes adéquates.
La collaboration permet de préserver un cadre sain et productif. Les actes
illicites peuvent nuire à l’activité de l’entreprise tout entière.
La direction a-t-elle vraiment besoin de mon rapport ?
Oui, à l’évidence. Votre rapport est même indispensable. Vous connaissez
les événements et les problèmes se produisant au sein de l’entreprise.
Il se peut que vous soyez au courant d’une activité qui pourrait poser
problème. Grâce à votre signalement, vous pouvez réduire l’impact négatif
sur la compagnie et notre personnel. Le fait de fournir des informations
permet également d’identifier d’éventuels problèmes et d’améliorer ainsi
la culture et les performances de l’entreprise.
À qui sont remis ces rapports ? Qui peut y accéder ?
Les rapports sont enregistrés directement sur le serveur sécurisé EthicsPoint,
hébergé par NAVEX. La consultation de ces rapports est réservée
à certains membres de l’entreprise, chargés d’évaluer les rapports en fonction
du type de violation et du lieu de l’incident. Les personnes ayant accès
à ces rapports sont formées pour garantir la confidentialité absolue de
ces documents.
Ce système n’est-il pas un moyen de surveillance ?
Non. La Timken HelpLine est un exemple d’application de nos valeurs de
déontologie et d’intégrité. L’envoi confidentiel et sécurisé de rapports
permet de garantir la sécurité et la déontologie sur le lieu de travail.
Nous vous encourageons à vous informer sur les problèmes de déontologie,
à proposer des solutions d’amélioration ou à communiquer un problème. Aujourd’hui,
la communication sur le lieu de travail constitue un élément essentiel
et l’envoi de rapports améliore considérablement les échanges.
Nous avons pris soin de sélectionner l’outil de création de rapports répondant
le mieux à nos exigences de conformité, tout en maintenant un cadre positif
pour l’envoi de rapports.
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Signaler les problèmes de sécurité et de confidentialité
Je crois savoir que chaque rapport envoyé depuis un ordinateur de l’entreprise génère un journal de serveur répertoriant tous les sites que j’ai consultés, et je ne souhaite pas que ce journal m’identifie comme l’auteur du rapport.
Le système EthicsPoint ne génère et ne conserve aucun
journal de connexion interne contenant des adresses IP. Ainsi, il n’existe
aucune information indiquant une quelconque relation entre votre ordinateur
et le serveur EthicsPoints. En réalité, NAVEX s’est engagé par contrat
à ne pas rechercher l’identité des auteurs de rapports.
Si vous ne souhaitez pas utiliser votre ordinateur de travail pour envoyer
un rapport, vous pouvez utiliser un ordinateur à l’extérieur de votre environnement
de travail (par exemple dans un cybercafé ou chez un ami). Comme l’indiquent
les relevés de NAVEX, la plupart des employés opteraient pour cette
solution, puisque moins de 12 % des rapports sont envoyés en dehors des
heures de travail.
Puis-je envoyer un rapport de chez moi tout en restant anonyme ?
Tout envoi effectué depuis votre ordinateur, l’ordinateur d’un ami ou
un autre portail Internet reste sécurisé et anonyme. Les portails Internet
n’identifient jamais un visiteur par son pseudonyme et le système EthicsPoint
masque toutes les adresses Internet, afin de préserver l’anonymat. En outre,
NAVEX s’est engagé par contrat à ne pas rechercher l’identité des
auteurs de rapports.
Je crains que les informations que j’ai indiquées sur la Timken HelpLine ne révèlent finalement mon identité. Comment puis-je être certain que mon identité ne sera pas révélée ?
La Timken HelpLine et le système EthicsPoint sont conçus pour préserver
la confidentialité de vos informations et votre anonymat. De même, tout
envoi de rapports s’effectue conformément à la législation locale et dans
la confidentialité la plus totale. Si vous souhaitez rester anonyme, vous
devez, en tant qu’auteur du rapport, vérifier que le corps du rapport ne
révèle pas involontairement votre identité. Évitez par exemple d’indiquer
l’emplacement de votre bureau ou votre âge.
La HelpLine gratuite est-elle également confidentielle et anonyme ?
Oui. Les informations que vous fournissez lorsque vous contactez la HelpLine
gratuite sont les mêmes que celles renseignées lors de la création de rapports
en ligne. Ces rapports appliquent les mêmes règles de sécurité et de confidentialité
au moment de l’envoi.
Que dois-je faire si je souhaite être identifié dans mon rapport ?
Une section du rapport vous permet de vous identifier.
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Conseils et meilleures pratiques
Je sais que certains individus sont impliqués dans des affaires contraires au code de conduite, mais ces agissements ne m’affectent pas directement. Pourquoi devrais-je les signaler ?
Notre objectif est de promouvoir le respect de la déontologie. Tout comportement
contraire à la déontologie nuit en définitive à l’entreprise et à l’ensemble
des employés, y compris vous. Il suffit de vous pencher sur les derniers
scandales financiers pour comprendre les effets désastreux que peut engendrer
un simple écart de conduite sur une entreprise pourtant en bonne santé
financière. Si vous êtes au courant d’un problème de conduite ou d’une
violation de déontologie, pensez donc à signaler ces éléments et à considérer
cette tâche comme un devoir pour vous et vos collègues.
Je ne sais pas si ce que j’ai vu ou entendu constitue une violation de la politique de l’entreprise. Je ne sais pas non plus s’il s’agit d’un comportement contraire à la déontologie. La situation me paraît simplement suspecte. Que dois-je faire ?
Envoyez un rapport. Les opérateurs en charge de la Timken HelpLine chez
NAVEX peuvent vous aider à préparer à envoyer votre rapport, afin
qu’il soit correctement interprété. Nous préférons que vous signaliez une
situation sans risque plutôt que vous ne laissiez passer une activité contraire
à la déontologie en raison d’une hésitation.
Que faire si mon supérieur ou d’autres responsables sont impliqués dans une activité contraire à la déontologie ? Il est probable que ces derniers puissent accéder au rapport et tentent de le dissimuler.
Le système EthicsPoint et la distribution de rapports sont conçus pour
que les partis impliqués ne soient pas prévenus et ne puissent pas accéder
aux rapports contenant leur nom.
Que faire si je me souviens d’un élément important sur l’incident suite à l’envoi du rapport ? Que faire si l’entreprise souhaite obtenir plus de détails concernant mon rapport ?
Lorsque vous émettez un rapport en ligne ou par téléphone, un numéro de
rapport vous est attribué et vous êtes invité à créer un mot de passe.
Vous pouvez revenir au système sur Internet ou par téléphone, afin d’accéder
au rapport d’origine. Vous pourrez ainsi y ajouter des éléments supplémentaires
ou répondre aux questions posées par le représentant de l’entreprise, et
y ajouter des informations, afin d’aider à résoudre les problèmes en cours.
Nous vous recommandons vivement de revenir sur le site dans les délais
indiqués afin de répondre aux questions posées par l’entreprise. Cette
« conversation anonyme » entre vous et l’entreprise permet non seulement
d’identifier les situations, mais également de trouver des solutions, quel
que soit le degré de complexité du problème.
En raison de la nature du système EthicsPoint et afin de préserver la
confidentialité de vos informations, votre numéro de rapport et votre mot
de passe ne peuvent être ni récupérées, ni régénérés. Il convient donc
de conserver ces informations en lieu sûr et de ne pas les perdre.
Le suivi de ces rapports est-il aussi sécurisé que le premier envoi ?
Tous les échanges effectués via la Timken HelpLine et le système EthicsPoint
répondent au même niveau de confidentialité que le rapport d’origine.
Puis-je envoyer un rapport si je ne possède pas d’accès à Internet ?
Vous pouvez envoyer un rapport depuis n’importe quel ordinateur disposant d’un accès à Internet. Vous pouvez envoyer un rapport de chez vous. De nombreux lieux publics, notamment les bibliothèques, proposent des ordinateurs disposant d’un accès à Internet. Si vous ne disposez d’aucun accès à Internet ou que vous pensez ne pas être en mesure d’envoyer votre rapport par ordinateur, contactez la ligne gratuite Timken HelpLine au 800-846-5363, disponible 24 h/24, tous les jours de l’année.
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