AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES RELATIVES À LA LIGNE D'ASSISTANCE TIMKEN
La réglementation en matière de confidentialité des données de certains pays exige qu'une personne qui effectue un signalement contenant des données personnelles soit informée de certaines pratiques en matière de collecte, de conservation et de traitement s'appliquant à ces informations. La majeure partie de cet avis s'applique à l'échelle mondiale, mais certains éléments ne s'appliquent que là où l'exige la loi locale. Par exemple, le Règlement général sur la protection des données 2016/679 ( « RGPD »), un règlement de l'Union européenne sur la protection des données et le respect de la vie privée, concerne l'ensemble des personnes qui se trouvent dans l'Espace économique européen. Il sera précisé que ces éléments ne s'appliquent que dans certains cas.
À propos de la ligne d'assistance Timken. L’utilisation de la ligne d’assistance Timken est une initiative personnelle. Si vous êtes employé(e) par Timken, nous vous encourageons à signaler toute infraction éventuelle ou tout problème potentiel directement à votre superviseur, à votre responsable ou à un représentant du service des ressources humaines, du service juridique ou du bureau de l'éthique et de la conformité, en fonction de la nature de l'infraction éventuelle. Si vous estimez ne pas pouvoir le faire, vous pouvez passer par la ligne d’assistance Timken pour signaler votre problème.
Veuillez noter que les informations que vous communiquez à votre sujet, ou au sujet de vos collègues ou d'autres aspects de l’exploitation de Timken, peuvent entraîner des décisions ayant un impact sur les autres. C'est pourquoi nous vous demandons de fournir exclusivement des informations que vous estimez exactes. Vous ne ferez l’objet d’aucunes représailles de la part de Timken si vous avez fait part en toute bonne foi de vos soupçons concernant une infraction ou un problème, même si ces derniers s’avèrent inexacts. Sachez toutefois qu’aucune tentative de fournir des informations trompeuses ou erronées ne sera tolérée.
Dans certains pays, Timken ne pourra accepter via la ligne d'assistance Timken que les signalements qui concernent certains sujets, comme les questions financières, de comptabilité, d'audit et de corruption. Si le problème à signaler porte sur un fait qui, d’après la législation locale, est susceptible de ne pas être accepté par Timken via la ligne d’assistance Timken, vous devrez peut-être signaler le problème à votre superviseur, à la direction locale ou à un représentant du service des ressources humaines, du service juridique ou du bureau de l'éthique et de la conformité.
Qui recueille les informations ? La ligne d'assistance Timken est un système de signalement confidentiel accessible par téléphone et en ligne proposé par The Timken Company et ses sociétés affiliées (« Timken »). Ce système permet de signaler des infractions présumées à la législation, à la réglementation ou aux politiques de l'entreprise. The Timken Company contrôle les données aux fins de la législation sur la confidentialité des données. La ligne d'assistance Timken est exploitée sur une plateforme détenue par NAVEX, Inc. (« NAVEX »), 5500 Meadows Road, Suite 500, Lake Oswego, OR 97035, USA.
Quelles sont les informations recueillies ? La ligne d'assistance Timken enregistre les informations suivantes, que vous fournissez lorsque vous utilisez le système : (i) votre nom et vos coordonnées (sauf en cas de signalement anonyme) et si vous êtes employé(e) par Timken ; (ii) le nom et d'autres informations personnelles des personnes mentionnées dans votre signalement, si vous les fournissez (p. ex. : description du poste et coordonnées de la personne) ; et (iii) une description de l'infraction présumée ou les circonstances de l’incident.
Qui aura accès à ces informations ? Les informations que vous nous fournissez seront stockées dans une base de données sur des serveurs hébergés et exploités par NAVEXGlobal aux États-Unis. La société NAVEX s’est engagée contractuellement auprès de Timken à protéger les informations personnelles que vous fournissez conformément à la législation en vigueur. NAVEX s'est engagée à adopter des pratiques de sécurité et de confidentialité strictes, y compris en ce qui concerne la notification, le choix, le transfert ultérieur, la sécurité, l'intégrité des données, l'accès aux données et le respect des réglementations applicables. L'Avis de confidentialité de NAVEX Global est disponible à la consultation.
Timken analysera les informations que vous fournirez, pourra effectuer les recherches nécessaires et prendre les mesures appropriées, le cas échéant. Les informations personnelles que vous fournissez peuvent être consultées, traitées et utilisées par le personnel compétent de Timken pour analyser les données, effectuer des recherches et prendre les mesures nécessaires. Ces employés travaillent notamment dans le service des ressources humaines, des finances, de l'audit interne, de l'éthique et de la conformité, de gestion et dans le service juridique. Les informations personnelles peuvent également être consultées, traitées et utilisées par des conseillers externes (par exemple, des conseillers juridiques) ou, dans des circonstances limitées, par le personnel technique de NAVEX. Nous déployons tous les efforts raisonnables pour veiller à la confidentialité des informations que vous fournissez. Cependant, dans certains cas, nous pouvons décider qu'il est nécessaire de faire part de votre signalement (sans indiquer votre identité) à la personne citée dans le rapport. Il est possible que les personnes indiquées ci-dessus se trouvent aux États-Unis, au Royaume-Uni ou ailleurs. Selon la Commission européenne, certains de ces pays, comme les États-Unis, ne présentent pas un niveau adéquat pour la protection des données, que ce soit en raison de leur législation interne ou des engagements que ces pays ont pris à l'échelle internationale.
Les informations que vous nous fournissez seront traitées de façon confidentielle, sauf exception pour des raisons juridiques ou nécessaires au bon déroulement de l'enquête, auquel cas elles seront traitées avec soin. Alors que vous pouvez choisir de conserver l'anonymat si la législation locale le permet, nous vous encourageons à vous identifier afin de nous permettre de vous poser des questions dans le cadre du suivi de votre signalement. Même si vous choisissez d'effectuer le signalement en restant anonyme, les circonstances de l'incident sur lequel nous enquêtons sont susceptibles de révéler votre identité, bien que nous déployions tous les efforts raisonnables pour éviter cette situation.
Les informations personnelles que vous nous fournissez peuvent également être divulguées à la police ou à d'autres autorités de régulation ou chargées de l'application des lois. Les organes compétents qui reçoivent et traitent les informations personnelles sont susceptibles d'être situés aux États-Unis ou dans un autre pays.
Sur quel fondement juridique se repose-t-on pour traiter les informations ? Plusieurs fondements juridiques peuvent entraîner l'utilisation par nos soins des informations personnelles que vous fournissez. Le fondement initial peut être votre consentement, que vous pouvez retirer. Toutefois, nos intérêts légitimes (à savoir, enquêter sur des allégations d'action fautive) ou les exigences locales sont susceptibles de nous permettre ou d'exiger de nous de continuer à utiliser ces informations à certaines fins.
Comment protégeons-nous les informations ? Timken a mis en œuvre un programme de sécurisation des informations qui inclut des mesures physiques, techniques et organisationnelles conçues pour protéger vos informations personnelles contre la divulgation ou l'accès non autorisé, le traitement illicite et la perte, la destruction ou l'altération accidentelle ou illicite. Parmi ces mesures techniques et organisationnelles, citons la mise en place de politiques, conçues pour limiter l'accès aux informations.
Les informations personnelles que vous nous transmettez sont conservées aussi longtemps qu’il le faut pour traiter votre signalement ou, le cas échéant, aussi longtemps que nécessaire pour infliger des sanctions ou satisfaire des obligations financières et juridiques de Timken.
Quels sont vos droits en vertu du RGPD ? Cette partie de l'Avis s'applique lorsque le RGPD s'applique. Vous disposez d'un certain nombre de droits, sous réserve de certaines conditions et exemptions en vertu du RGPD et de ses lois d'application locales. Parmi ces droits, citons le droit à :
Vous avez également le droit de vous opposer, pour des motifs liés à votre situation particulière, au traitement de vos informations personnelles si nous nous fondons sur des intérêts légitimes (les nôtres ou ceux d'un tiers), sous réserve des conditions du RGPD.
Vous ne devrez généralement pas payer de frais pour accéder à vos informations personnelles ou pour exercer vos autres droits. Nous pourrons, toutefois, appliquer des frais raisonnables si votre demande est à l'évidence infondée ou excessive. Nous pouvons également refuser de satisfaire votre demande dans ces circonstances.
Si vous souhaitez exercer l'un de ces droits, veuillez utiliser les coordonnées indiquées ci-dessous.
Nous nous efforçons de traiter vos informations personnelles conformément aux obligations juridiques applicables. Toutefois, si vous n'êtes pas satisfait(e) à cet égard, veuillez adresser votre réclamation en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessous.
Si vous êtes une personne concernée en vertu du RGPD, vous avez également le droit de formuler une plainte auprès d'une autorité de surveillance si vous n'êtes pas satisfait(e) de la façon dont nous traitons vos informations personnelles et si nous n'avons pas pu satisfaire votre demande.
Comment nous contacter ? Vous pouvez contacter le bureau de l'éthique et de la conformité de Timken à l'adresse ethics@timken.com pour toute question relative à la ligne d'assistance Timken. Si vous avez des questions sur le présent avis, si vous souhaitez soumettre une demande au sujet de l'accès, de l'utilisation, du transfert, de la correction ou de la suppression de vos informations personnelles stockées par ce service ou si vous souhaitez retirer ultérieurement votre consentement pour la poursuite du traitement, vous pouvez contacter le bureau chargé de la confidentialité des données de Timken à l'adresse suivante :
The Timken Company
Data Privacy Office/Legal
4500 Mount Pleasant Street NW
North Canton, Ohio 44720 USA
1 234.262.2207