Foire aux questions

NAVEX est une société indépendante qui fournit des systèmes téléphoniques et Web sécurisés et confidentiels à l’usage de ceux qui souhaitent signaler une préoccupation en lien avec la déontologie professionnelle. Nous sommes l’une des nombreuses sociétés à avoir conclu un contrat avec NAVEX pour ce service car nous sommes convaincus qu’il est plus facile, pour les éventuels auteurs de signalements, de faire part de leurs préoccupations s’ils savent qu’ils s’adressent à une tierce partie indépendante.

Les principales missions de NAVEX sont les suivantes :

• Fournir des options confidentielles par téléphone et en ligne aux employés et à d’autres personnes pour signaler des questions et/ou des préoccupations en matière de conformité, y compris des violations potentielles des politiques de la société.
• Transmettre des informations sur la préoccupation à la société pour qu’elle puisse mener l’enquête qui convient.
• Permettre à un auteur de signalement de communiquer avec les enquêteurs de la société en servant d’intermédiaire et en relayant les questions de suivi et les réponses ainsi que les informations relatives à la résolution du cas.
• Le rôle de NAVEX ne consiste pas à prendre les mesures qui permettront de résoudre la préoccupation signalée à la société, mais uniquement de transmettre cette préoccupation.

En raison de la nature confidentielle des signalements et du haut niveau de sécurité qu’ils nécessitent, en cas de perte de votre clé de signalement ou mot de passe , vous devrez effectuer un nouveau signalement. Mentionnez dans le nouveau signalement qu’il fait référence à un signalement envoyé précédemment.

Le Service de signalement anonyme est hébergé par un tiers, NAVEX, et utilise son centre d’appels confidentiel ou son site Internet sécurisé pour recevoir vos questions et vos signalements. Vous pouvez utiliser le Service de signalement anonyme pour poser une question, effectuer un signalement ou suivre l’avancement d’un signalement antérieur. Que vous appeliez ou que vous utilisiez le service en ligne, vous recevrez des instructions sur la façon de mener à bien votre tâche. Lorsque vous effectuez un signalement, il vous sera demandé de fournir autant de détails que possible. Vous pourrez également joindre un ou plusieurs documents. Votre signalement sera enregistré puis envoyé à la société à des fins de suivi.

Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé de NAVEX afin d’éviter toute faille de sécurité. NAVEX met ces signalements à la disposition de la société pour qu’elle puisse examiner et superviser le processus d’enquête.

NAVEX informe la société de la réception d’un signalement. Cette dernière détermine alors si une enquête est nécessaire et si les informations fournies sont suffisantes. Si besoin est, une demande d’informations supplémentaires sera transmise à l’auteur du signalement. Une fois le signalement reçu, la société examinera les informations et fera appel à l’équipe compétente (à savoir le service conformité, ressources humaines ou juridique) pour mener l’enquête. La préoccupation fera l’objet d’une enquête rapide et confidentielle.

Vous avez l’obligation de signaler tout comportement qui, selon vous, enfreint réellement ou potentiellement la politique de la société, le Code d’éthique ou la loi. Vous pouvez signaler ces préoccupations à votre responsable, à son responsable ou aux services conformité, ressources humaines ou juridique. Si signaler votre préoccupation vous pose problème, si vous ne savez pas à qui vous adresser, si vous pensez que votre préoccupation n’a pas été traitée de manière satisfaisante ou si vous voulez conserver l’anonymat, veuillez effectuer votre signalement par le biais de NAVEX.

Il est généralement plus facile de mener une enquête approfondie si vous vous identifiez et que vous identifiez les personnes impliquées, car cela permet à l’enquêteur de la société d’assurer un suivi direct à votre égard et à l’égard des tiers. Si vous choisissez de vous identifier lors du signalement de votre préoccupation, la société prendra toutes les mesures raisonnables pour préserver la confidentialité de votre nom au cours de l’enquête.

Vous pouvez signaler votre préoccupation de manière anonyme, en ligne ou par téléphone, via le service géré par NAVEX. Si vous optez pour un signalement anonyme, une clé de signalement vous sera fournie et il vous sera demandé de créer un mot de passe .
Vous devrez conserver votre clé de signalement et votre mot de passe pour pouvoir revenir au signalement que vous avez soumis. Lors du suivi de votre signalement , vous pourrez ajouter des informations supplémentaires si besoin est ou vous renseigner sur son avancement. Cela permettra également à la société de vous poser des questions de suivi tout en préservant votre anonymat. Gardez à l’esprit que le suivi est particulièrement important en cas de signalements anonymes, car nous n’avons aucun autre moyen de communiquer avec vous.

NAVEX ne trace pas les appels téléphoniques et n’utilise pas de systèmes d’identification des appelants. De plus, NAVEX ne génère et ne conserve aucun journal de connexion interne contenant les adresses de protocole Internet (IP). Il n’existera ainsi aucune information reliant votre ordinateur à NAVEX si vous décidez de soumettre un signalement en ligne. Les signalements provenant de votre ordinateur passent par un portail Internet sécurisé qui n’établit aucun suivi et n’affiche pas les identifiants des utilisateurs.

La société interdit strictement toutes les formes de représailles telles que la rétrogradation, le harcèlement ou d’autres mesures défavorables à l'encontre des personnes signalant en toute bonne foi des préoccupations ou des violations présumées. Faire un signalement « en toute bonne foi » signifie communiquer toutes les informations dont vous disposez et croire sincèrement qu’elles sont vraies. Si vous pensez être victime d’une quelconque forme de représailles, veuillez le signaler afin que la société puisse mener une enquête.

Les préoccupations impliquant des menaces immédiates pour des biens ou des personnes ne doivent pas être signalées à NAVEX. En cas d’urgence, veuillez contacter les services de premiers secours locaux.