« Voice my concern » (exprimer ma préoccupation), c’est poser des questions en matière juridique, éthique ou en lien avec la conformité ou les politiques de l’entreprise, lancer des alertes ou signaler des manquements ou des comportements répréhensibles. Medtronic encourage l’expression sincère et spontanée des préoccupations et la politique Voice Your Concern nous aide à repérer et à résoudre les problèmes d’intégrité ou d’éthique le plus tôt possible, quand il est plus facile d’y remédier. La façon d’exprimer une préoccupation dépend en grande partie de la nature du problème et des personnes impliquées. Dans la plupart des cas, votre responsable, un membre du service local des relations avec les employés ou un autre partenaire de confiance au sein de votre unité opérationnelle ou géographique sont les personnes les mieux placées, en raison de leur proximité, pour résoudre rapidement les problèmes.

En fonction du problème ou des personnes impliquées, les signalements au niveau local peuvent parfois être délicats ou inutiles. Les autres solutions comprennent :

• le service conformité d’une unité opérationnelle ou géographique
• le conseiller juridique de Medtronic
• le service éthique et conformité de Medtronic

Vous pouvez également utiliser Voice Your Concern Line, un service en ligne ou par téléphone disponible gratuitement 24 heures sur 24 et géré par une société indépendante. La possibilité d’envoyer des signalements anonymes dépend de la loi en vigueur dans votre pays.

VOICE YOUR CONCERN LINE

• http://www.voiceyourconcernline.com
• États-Unis, Canada et Porto Rico : composez le 1-800-488-3125
• Pour les autres pays, veuillez consulter http://www.voiceyourconcernline.com pour les instructions de numérotation applicables. Sélectionnez le pays dans lequel vous vous trouvez puis suivez les consignes données pour effectuer un signalement en ligne ou par téléphone.

Certaines personnes hésitent à signaler les problèmes car elles pensent que « rien n’arrivera ». Medtronic s’engage à répondre aux employés signalant en toute bonne foi leurs inquiétudes à propos de problèmes potentiels. Pour des raisons de confidentialité des personnes concernées, nous ne sommes toutefois pas toujours en mesure de faire part aux employés des détails ou des résultats d’une enquête. Si vous avez signalé un problème à votre direction locale et que vous avez l’impression qu’il n’a pas été résolu, vous devez le faire remonter à un niveau plus élevé en contactant le service éthique et conformité ou en envoyant votre signalement ou vos doutes via Voice Your Concern Line.

Si vous voyez, entendez ou avez connaissance, d’une quelconque autre façon, d’un comportement répréhensible, vous devez en parler. Cette règle de base s’applique à tous ceux qui travaillent, partout dans le monde, pour ou au nom de Medtronic. Si vous ne signalez pas un comportement répréhensible dont vous avez connaissance, non seulement vous enfreignez notre code de conduite mais vous pouvez aussi être passible de sanctions disciplinaires.

Les discussions en face à face sont souvent la meilleure solution pour résoudre les problèmes mais, dans certaines circonstances, parler directement à quelqu’un pourrait vous mettre en difficulté ou vous pourriez préférer rester anonyme.

Voice Your Concern Line vous permet de signaler vos préoccupations n’importe quand, n’importe où et, dans la plupart des pays, en gardant l’anonymat. Lorsque vous appelez ou que vous envoyez votre préoccupation via le formulaire en ligne de Voice Your Concern Line, il ne vous est pas demandé d’indiquer votre nom ou de fournir d’autres informations susceptibles de vous identifier. L’identification de l’appelant/de l’utilisateur est bloquée pour tous signalements par téléphone ou en ligne et, dans la mesure où le site Internet est hébergé par un tiers, vous n’avez pas besoin d’accéder au réseau interne de Medtronic pour envoyer votre signalement.

Le fait de rester anonyme pourrait entraver Medtronic dans son enquête et sa résolution. Les enquêteurs doivent disposer d’assez d’éléments sur le cas signalé pour pouvoir mener à bien leur enquête. Si vous souhaitez révéler votre identité ultérieurement, Medtronic traitera tous les signalements avec discrétion et s’efforcera de garantir votre confidentialité.

Que vous optiez pour l’anonymat ou que vous décidiez d’indiquer votre identité, Medtronic traitera votre signalement avec discrétion et fera tout son possible pour garantir votre confidentialité.

Dans certains cas, votre identité pourrait être dévoilée au cours de l’enquête. En outre, Medtronic pourrait parfois être légalement tenue de mettre à la disposition de tiers les informations relatives aux problèmes de conformité signalés. Le cas échéant, Medtronic mettra tout en œuvre pour protéger votre identité. Nous vous assurons que Medtronic ne tolérera en aucun cas les représailles à l’encontre des personnes faisant part de leur préoccupation ou signalant en toute bonne foi une potentielle conduite répréhensible.

Tout employé demandant conseil, exprimant une préoccupation ou signalant une conduite répréhensible potentielle de bonne foi agit comme il se doit. Medtronic ne saurait donc tolérer une quelconque mesure de représailles à son encontre. Quiconque exercera des représailles fera l’objet d’une procédure disciplinaire susceptible d’inclure tous les types de sanctions prévues et même le licenciement, ceci quel que soit le statut de la personne concernée au sein de l’entreprise.

Si vous pensez que vous êtes victime ou que quelqu’un que vous connaissez est victime de représailles pour avoir signalé un problème en lien avec l’éthique ou la conformité, veuillez contacter immédiatement l’un de vos interlocuteurs en la matière.

Vous devez signaler dès que possible les comportements répréhensibles potentiels ou les autres violations de la loi ou des politiques, des procédures ou du code de conduite de Medtronic dès que vous les observez, les entendez ou en avez connaissance. Les employés disposent de nombreux moyens pour signaler leurs préoccupations, en particulier ceux énumérés ici. Il est également important de vous exprimer si vous avez besoin d’un conseil à propos d’une préoccupation en lien avec l’éthique ou la conformité. Signaler tôt les problèmes permet de les résoudre vite et pourrait éviter qu’une situation relativement bénigne ne devienne plus grave.

Les manquements graves doivent être immédiatement signalés. Les manquements graves désignent les situations pouvant :

• potentiellement enfreindre la loi, comme les éventuelles violations des législations en matière de fraude ou de corruption ;
• violer notre code de conduite ou les politiques de Medtronic, par exemple nos règles déontologiques ou notre politique en matière de qualité ;
• engager la responsabilité de Medtronic, de ses employés, de ses dirigeants ou de ses administrateurs ;
• porter atteinte à la réputation de Medtronic.

Si vous pensez être impliqué(e) dans un comportement répréhensible potentiel dans le cadre de vos activités pour le compte de Medtronic, signalez-le. Tous les employés et les agents de Medtronic sont tenus de connaître et de respecter la loi ainsi que les politiques de l’entreprise applicables à leurs emplois.

Vous devez également signaler votre préoccupation si une autre personne vous informe d’une conduite répréhensible potentielle. Les responsables sont parfois informés des comportements répréhensibles potentiels par leurs subordonnés directs et les employés par d’autres sources. Si vous êtes informé(e) de comportements répréhensibles potentiels, vous devez le signaler.

Quel que soit le moyen que vous utilisez pour votre signalement, voici les types de problèmes qui doivent en faire l’objet :

• Avantages proposés ou accordés à un client pour l’inciter à acheter des produits ou pour le récompenser de l’avoir fait ;
• Corruption ou tentative de corruption d’agents publics, de clients ou d’autres personnes ;
• Acceptation ou offre de commissions occultes ou de cadeaux interdits ;
• Promotion de produits Medtronic en vue d’un usage hors indication (hors AMM) ;
• Toute fausse déclaration à un organisme public, en particulier concernant les prestations d’un quelconque régime de prévoyance public ;
• Toute interdiction faite à un employé de Medtronic ou à une personne agissant en son nom de travailler en lien avec les programmes publics du gouvernement fédéral américain en raison d’un comportement répréhensible ;
• Utilisation abusive de fonds ou de biens de Medtronic, notamment vol, fraude, abus de confiance ou divulgation d’informations confidentielles ;
• Non-respect des normes comptables, des politiques ou des obligations en matière d’information financière en vigueur ;
• Violation des règles de protection des données à caractère personnel ;
• Échange d’informations sur les tarifs ou sur d’autres informations protégées avec des concurrents ou autres comportements anticoncurrentiels ;
• Falsification de données en lien avec la recherche et le développement, la production ou la qualité des produits ;
• Représailles à l’encontre d’un quelconque employé ayant signalé un problème ;
• Discrimination, harcèlement ou violence sur le lieu de travail ;
• Autres violations d’une loi, d’une réglementation ou de nos politiques et procédures.

Bien que Medtronic exige que ses employés expriment leurs préoccupations, certains États membres de l’Union européenne ainsi que d’autres pays ont mis en place des limites législatives ou réglementaires concernant les signalements via des systèmes tels que Voice Your Concern Line. Ces restrictions peuvent inclure :

• Une limitation des catégories de problèmes pouvant être signalés (comptabilité, contrôles comptables internes, audits, corruption et criminalité bancaire ou financière).
• Une limitation concernant la position hiérarchique des employés pouvant faire l’objet de signalements.
• L’interdiction des signalements anonymes.

En plus de signaler les éventuels comportements répréhensibles, Medtronic attend de vous que :

• vous encouragiez toujours (et ne découragiez jamais) les autres à signaler leurs préoccupations ;
• vous soyez soucieux de protéger les droits et de laisser une possibilité de réponse aux personnes accusées de comportements répréhensibles ;
• vous soyez transparent, franc, ouvert et pleinement coopératif lors des éventuelles enquêtes en interne ;
• vous n’exerciez jamais de représailles à l’égard d’une personne ayant signalé un problème.

Nous sommes tous tenus de signaler les situations susceptibles d’enfreindre la loi ou la politique de l’entreprise, même si nous sommes impliqués dans celles-ci. Si vous pensez avoir violé la loi ou une politique, la meilleure marche à suivre est de signaler le problème et de le résoudre.

Voice Your Concern Line est géré par une entreprise indépendante. Ses opérateurs ne sont pas des employés de Medtronic. Des traducteurs sont à votre disposition si vous souhaitez signaler votre préoccupation dans une autre langue que l’anglais. Trouver un traducteur peut prendre quelques minutes, veuillez donc rester en ligne. Dans la plupart des pays, vous pouvez choisir de vous identifier ou de rester anonyme. Le système ne tentera jamais de tracer ou d’enregistrer votre appel. Si vous décidez de vous identifier, votre signalement sera traité en toute confidentialité et il ne sera divulgué qu’aux personnes ayant besoin de connaître les informations pour mener à bien leur tâche.

L’opérateur de Voice Your Concern Line vous posera une série de questions pour comprendre la nature du problème ou, si vous effectuez votre signalement en ligne, vous pourrez répondre vous-même à ces questions par écrit. Veuillez fournir des détails précis afin que les enquêteurs puissent examiner les problèmes signalés de manière rapide et approfondie.

Une fois le signalement effectué, vous recevrez une clé de signalement ainsi qu’un mot de passe. Veillez à bien les noter tous les deux : ils vous permettront d’accéder à votre signalement et, si besoin est, fournir des informations supplémentaires ou répondre aux questions posées.

Le tiers gérant Voice Your Concern Line transmet le signalement au directeur de notre programme Voice Your Concern en vue de son examen. Si le signalement contient une question ou un commentaire, quelqu’un y répondra. Si l’OEC estime que le signalement fait part de présomptions ou d’accusations justifiant une enquête, il désignera un enquêteur. Les enquêteurs feront preuve, pour tous les cas traités, d’impartialité, d’honnêteté, d’équité, de rapidité, d’exhaustivité et de confidentialité. Medtronic respecte les droits de toutes les parties impliquées dans les signalements et les traitera tous avec discrétion. Personne n’est jamais présumé coupable.

Dans le cadre de l’enquête, nous pourrions devoir vous poser des questions de suivi complémentaires. Si vous vous êtes identifié(e) dans le signalement, l’enquêteur tentera de vous contacter directement si besoin est.

Oui. Assurez-vous de bien utiliser la fonctionnalité « Suivi » de Voice Your Concern Line, disponible aussi bien en ligne que par téléphone. Cette fonctionnalité vous permet d’échanger avec la personne chargée de l’enquête relative à votre signalement (de manière anonyme si vous le souhaitez). L’enquêteur pourrait vous demander des informations supplémentaires essentielles pour garantir une enquête rapide et approfondie concernant le problème signalé. Vous pouvez aussi utiliser cette fonctionnalité pour communiquer à l’enquêteur des informations ou de nouveaux développements. Pour accéder à la fonctionnalité « Suivi », vous devez noter et utiliser la clé de signalement ainsi que le mot de passe vous ayant été remis après l’envoi de votre signalement.

En fonction du canal utilisé pour effectuer le signalement, vous pouvez envoyer la documentation étayant votre signalement de différentes manières. Si vous avez décidé de vous adresser à votre supérieur ou à un employé du service des ressources humaines, du service juridique ou du service conformité, demandez-lui quel est le meilleur moyen de conserver la documentation. Si vous avez choisi de contacter le service éthique et conformité par e-mail, vous pouvez joindre votre documentation au message. Si vous exprimez votre préoccupation via le site Voice Your Concern Line, une option est prévue pour télécharger de la documentation en ligne. Si vous ne pouvez pas utiliser le site Internet de Voice Your Concern Line ou si votre documentation ne peut pas être téléchargée, vous devriez indiquer dans votre signalement que vous disposez de documents que vous n’avez pas joints au dossier. L’employé de Medtronic chargé d’examiner le signalement vous contactera pour vous informer des modalités d’envoi de ces informations.

Medtronic prend tous les signalements au sérieux. Tous les signalements sont examinés afin de déterminer la meilleure façon de gérer et de résoudre les problèmes en fonction de leur nature. Il n’est pas toujours nécessaire de diligenter une enquête formelle. Une personne n’est jamais présumée « coupable » sur la seule base d’un signalement sans enquête plus approfondie pour déterminer la réalité des faits.

Toutes les présomptions sont examinées et une réponse appropriée leur est apportée. Afin de garantir un traitement équitable, nous analysons également les faits relatifs à chaque cas. Cette analyse inclut l’examen des raisons ayant motivé la violation, la bonne foi des personnes impliquées et la rapidité des mesures correctives adoptées. Dans de nombreux cas, les personnes enfreignent les règles simplement par erreur et non pas pour des raisons délibérées et/ou préméditées.

Les enquêtes peuvent varier en fonction de la gravité des accusations, de l’étendue des opérations commerciales concernées, du nombre de personnes impliquées et de la quantité de preuves nécessaire. Certaines enquêtes s’achèvent en peu de temps, d’autres peuvent durer des semaines, des mois voire plus longtemps. Bien que chaque cas soit unique, nous utilisons un même processus pour tous. Quelle que soit la durée d’une enquête, Medtronic prend toutes les présomptions très au sérieux.

Vous recevrez une clé de signalement et un mot de passe, que vous utilisiez Voice Your Concern Line par téléphone ou par Internet. Ils vous permettent d’effectuer un suivi du signalement, par téléphone ou en ligne, de surveiller son avancement et de communiquer avec l’enquêteur désigné. Si vous avez des questions, des commentaires ou des documents complémentaires ou si les enquêteurs souhaitent vous demander plus de détails ou de documentation, cette fonctionnalité permet une communication bidirectionnelle.

Dans la plupart des cas, il vous sera indiqué si le problème signalé a fait l’objet d’une enquête et s’il a été résolu. Si vous avez exprimé votre préoccupation de manière anonyme via Voice Your Concern Line, vous pourrez consulter l’avancement du signalement en ligne ou par téléphone grâce à votre clé de signalement et à votre mot de passe. N’oubliez pas que Medtronic est soumise à des restrictions légales ou d’autre nature concernant le type d’informations qu’elle a le droit de fournir.

Bien que chaque cas soit unique, nous utilisons un même processus pour tous. Si nous ne sommes pas à même d’étayer les accusations ou les problèmes signalés, nous pourrons décider qu’aucune mesure ne s’impose. Dans d’autres cas, nous pourrons constater que les problèmes sont dus à des erreurs faites en toute bonne foi ou à des erreurs de jugement mineures. Notre priorité est de résoudre la situation et de garantir la formation et le suivi nécessaires pour qu’elle ne se reproduise plus. D’autre part toutefois, nous pourrions être tenus de faire part du problème aux autorités. Si les faits le justifient, la direction prendra les mesures correctives nécessaires à l’amélioration des systèmes de l’entreprise ou des sanctions disciplinaires à l’encontre des employés ayant enfreint ses politiques. Les sanctions disciplinaires peuvent prendre différentes formes et aller jusqu’au licenciement. Dans certains cas, nous pourrions signaler les faits aux forces de l’ordre en vue d’éventuelles poursuites. Dans d’autres, les comportements répréhensibles initiaux pourraient ne pas être graves mais les tentatives de les étouffer ou les mensonges lors des enquêtes pourraient aggraver la situation et nécessiter des sanctions disciplinaires plus lourdes.

L’intégralité de la politique Voice Your Concern est disponible sur le portail des politiques. Le site intranet du service éthique et conformité sur ethics.medtronic.com fournit les liens vers le code de conduite et les règles de déontologie de Medtronic. Le site intranet du service éthique et conformité met également à disposition la brochure relative à Voice Your Concern ainsi que d’autres ressources pour les employés.