Foire aux questions

EthicsPoint est un outil complet et confidentiel de signalement créé par NAVEX pour permettre à la direction et aux employés de travailler main dans la main pour lutter contre les fraudes, les abus et autres agissements répréhensibles sur le lieu de travail tout en cultivant un environnement de travail positif.

• Nos employés constituent notre atout le plus précieux. En créant des canaux de communication ouverts, nous favorisons la création d’un environnement de travail positif et maximisons la productivité.
• Un système de signalement efficace vient compléter les efforts que nous déployons par ailleurs pour cultiver l’intégrité et la prise de décisions éthiques.

Oui. EthicsPoint vous permet d’effectuer un signalement confidentiel et anonyme soit par téléphone, soit par Internet.

Le système EthicsPoint permet aux employés de signaler toutes les violations de notre Code de conduite ou toute autre crainte qu’ils pourraient avoir.

Lorsque vous observez des comportements qui vous semblent enfreindre notre code de conduite, nous comptons sur vous pour les signaler. Idéalement, vous devez signaler les préoccupations à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe dirigeante. Cependant, nous comprenons que, dans certaines circonstances, vous hésitiez à procéder de la sorte. C’est la raison pour laquelle nous avons choisi de nous associer à NAVEX. Nous préférons que vous signaliez un problème anonymement plutôt que de garder ces informations pour vous.

Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif. Ce droit s’accompagne du devoir d’agir avec éthique et d’informer les personnes compétentes des agissements inappropriés d’autrui. Travailler main dans la main nous permet de préserver un environnement sain et productif. Les comportements répréhensibles en entreprise menacent son existence tout entière.

Absolument. Nous avons d’ailleurs besoin que vous le fassiez. Vous savez ce qui se passe dans notre entreprise, le positif comme le négatif. Il se peut que vous soyez la première personne à avoir connaissance d’une activité susceptible de nous causer du tort. Signaler un problème peut minimiser les répercussions potentiellement négatives qu’il pourrait avoir sur la société et sur nos clients. Les suggestions constructives permettent également d’identifier les possibilités d’amélioration de la culture et des performances de la société.

Les signalements sont directement saisis sur le serveur sécurisé d’EthicsPoint. NAVEX ne mettra ces signalements qu’à la disposition des personnes de la société spécifiquement chargées d’évaluer le signalement, en fonction du type de violation ou du lieu où le problème est survenu. Chacun de ces destinataires a suivi une formation sur la façon de traiter ces signalements dans la plus grande confidentialité.

Non. Le système EthicsPoint s’inscrit dans notre philosophie positive globale en nous permettant de garantir un lieu de travail sûr, serein et éthique. Nous vous encourageons à nous demander conseil en cas de dilemme déontologique et à nous faire part de vos suggestions constructives et de vos préoccupations. Les entreprises d’aujourd’hui ont plus que jamais besoin d’une communication efficace, et cet outil se montre très performant à cet égard.

Nous avons soigneusement sélectionné le meilleur outil de signalement pour nous permettre de répondre à nos obligations en matière de conformité tout en garantissant un environnement de signalement positif.

NAVEX ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses de protocole Internet (IP) et, par conséquent, il ne subsistera aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint.

Si vous hésitez à soumettre un signalement depuis l’ordinateur de votre lieu de travail, vous pouvez utiliser un autre ordinateur (cybercafé, domicile d’un ami, etc.) via le site Web sécurisé d’EthicsPoint. Il s’agit de la méthode la plus utilisée, comme l’indiquent les statistiques de NAVEX : moins de 12 % des signalements sont soumis durant les horaires de bureau.

Les signalements soumis depuis votre domicile, l’ordinateur d’un voisin ou n’importe quel portail Internet resteront sécurisés et anonymes. Un portail Internet n’identifie jamais le visiteur à l’aide de son identifiant et le système EthicsPoint efface les adresses IP afin de garantir un anonymat total.

Le système EthicsPoint préserve votre anonymat. Cependant, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez également vous assurer que le contenu de votre signalement ne révèle pas votre identité par mégarde. Par exemple : « Depuis mon poste de travail à côté de celui de Jean Dupont » ou « Au cours de mes 33 ans de carrière... »

Oui. Il vous sera demandé de fournir les mêmes informations que pour un signalement par Internet et l’opérateur saisira vos réponses sur le site Web d’EthicsPoint. Ces mêmes mesures de sécurité et de confidentialité s’appliquent également à la transmission des signalements.

Si vous le souhaitez, une rubrique du signalement vous permet de décliner votre identité.

Notre entreprise opte pour la déontologie. Tout comportement contraire à l’éthique, à quelque échelle que ce soit, finit toujours par porter préjudice à l’entreprise et à tous ses employés, vous y compris. Il suffit de penser aux répercussions des récents scandales qui ont éclaboussé le monde des affaires pour constater les effets désastreux qu’un manque d’éthique peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Si vous avez connaissance de comportements contraires à la déontologie ou de violations éthiques, il est de votre devoir – envers vos collaborateurs et envers vous-même – de les signaler.

Signalez le problème. NAVEX peut vous aider à rédiger et à envoyer votre signalement de manière à ce qu’il soit bien compris. Nous préférons que vous signaliez une situation se révélant en fin de compte bénigne plutôt que de laisser perdurer un comportement potentiellement contraire à l’éthique.

Le système et la transmission des signalements d’EthicsPoint sont conçus de manière à ce que les parties concernées n’en soient pas informées et qu’elles n’aient pas accès aux signalements citant leurs noms.

Lorsque vous signalez un problème sur le site Web ou via le centre d’appels d’EthicsPoint, vous recevez un numéro unique choisi au hasard, appelé « clé de signalement », et il vous est demandé de choisir un mot de passe. Vous pouvez ainsi revenir sur le système EthicsPoint, soit sur Internet, soit par téléphone, et accéder à votre signalement initial pour ajouter des informations ou répondre aux questions d’un membre de la société. Nous vous recommandons vivement de revenir sur le site dans les délais indiqués afin de répondre aux questions de la société. La société et vous avez désormais entamé un « dialogue anonyme » où les situations seront non seulement identifiées, mais également résolues, quel que soit leur niveau de complexité.

Toute la correspondance d’EthicsPoint est traitée avec le même degré de confidentialité que le premier signalement et se poursuit sous le couvert de l’anonymat.

En cas de perte de votre clé de signalement ou de votre mot de passe, vous devrez effectuer un nouveau signalement afin de maintenir la confidentialité et la sécurité. Veuillez indiquer qu’il fait référence à un signalement ou à une question déjà envoyé(e).

Vous pouvez envoyer un signalement à EthicsPoint depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Vous pouvez effectuer votre signalement depuis votre domicile. De nombreux lieux publics (notamment les bibliothèques municipales) disposent d’ordinateurs connectés à Internet. Si vous n’avez pas accès à un ordinateur ou s’il vous est difficile d’en utiliser un, vous pouvez appeler le numéro vert du service d’assistance téléphonique d’EthicsPoint, disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.