EthicsPoint est une entreprise indépendante fournissant des systèmes sécurisés et confidentiels, aussi bien par téléphone que par Internet, pour permettre de signaler tous les comportements contraires à la déontologie professionnelle. 3M est l’une des nombreuses sociétés à avoir passé un contrat avec EthicsPoint pour ce service : nous pensons en effet que les auteurs des éventuels signalements se sentiront plus à l’aise s’ils savent que le système est géré par un tiers professionnel. Par ailleurs, en plus de garantir un service 24h sur 24, 7 jours sur 7, EthicsPoint offre des services de traduction dans de nombreuses langues.
EthicsPoint a pour principales missions de :
Le rôle d’EthicsPoint n’est pas de prendre les mesures permettant de résoudre les problèmes mais seulement de transmettre les informations au service Éthique et Conformité afin qu’il s’en occupe.
Les risques immédiats de préjudices corporels ou matériels ne doivent pas être signalés à EthicsPoint. En cas d’urgence, veuillez contacter les services de premiers secours locaux.
Commencez par déterminer si l’idée de signaler le problème au sein de 3M - par exemple à votre responsable ou à un autre membre de votre service - vous pose difficulté. 3M a constaté que les problèmes internes se résolvent généralement plus vite et beaucoup mieux s’ils sont signalés à l’intérieur de l’entreprise notamment aux membres de la direction ou au service des ressources humaines. Si vous hésitez à procéder de la sorte, si vous ne savez pas qui contacter, si vous souhaitez rester anonyme ou si vous croyez que vos préoccupations n’ont pas trouvé de réponse satisfaisante, veuillez utiliser EthicsPoint pour effectuer un signalement.
Pour signaler un écart de conduite professionnelle en lien avec 3M, vous pouvez remplir un formulaire de signalement sur ce site Internet ou parler à l’un des opérateurs du standard d’EthicsPoint spécialement formés pour répondre aux appels du service d’assistance déontologique de 3M. Quel que soit le moyen choisi, vous pourrez conserver l’anonymat.
Si vous décidez de vous identifier lorsque vous faites état de votre problème, 3M fera tout ce qui est raisonnablement en son pouvoir pour préserver votre anonymat pendant l’enquête. Beaucoup d’enquêtes se résolvent plus rapidement et plus facilement quand l’auteur du signalement s’identifie car cela permet à l’enquêteur de 3M de suivre directement le problème avec lui.
Dans la plupart des pays - à l’exception de ceux qui interdisent les signalements anonymes - vous pouvez signaler les problèmes en conservant l’anonymat, que ce soit soit dans le formulaire en ligne ou lors de l’appel au service d’assistance déontologique de 3M. Les deux systèmes sont gérés par EthicsPoint. Si vous optez pour un signalement anonyme, une clé de signalement vous sera fournie et il vous sera demandé de créer un mot de passe. Vous devrez les conserver pour pouvoir revenir au signalement que vous venez d’envoyer. Revenir à votre signalement vous permettra de suivre l’avancement du problème signalé et, si nécessaire, d’ajouter d’autres informations. Cela permettra également à 3M de vous poser des questions de suivi tout en garantissant votre anonymat.
Si vous optez pour un signalement anonyme, veillez à ne pas communiquer d’informations susceptibles de vous identifier personnellement, telles que :
EthicsPoint ne conserve aucune trace des appels téléphoniques et n’utilise pas de système d’identification des appelants. Par ailleurs, EthicsPoint ne génère et ne conserve aucun journal interne des connexions contenant les adresses de protocole Internet (IP). Il n’existe par conséquent aucune information reliant votre ordinateur à EthicsPoint. Les signalements provenant de votre ordinateur passent par un portail Internet sécurisé qui n’établit aucun suivi et n’affiche pas les identifiants d’utilisateur. En dernier lieu, EthicsPoint suppriment les adresses Internet pour garantir l’anonymat dans le système d’EthicsPoint. EthicsPoint n’utilise pas les informations communiquées à d’autres fins que leur transmission à 3M en vue du traitement prévu.
À la fin de votre appel ou de votre signalement en ligne, EthicsPoint vous fournira une clé de signalement et vous demandera de créer un mot de passe. Il vous sera demandé de téléphoner au service d’assistance déontologique de 3M, géré par EthicsPoint, ou de vous rendre sur le site Internet d’EthicsPoint dans les 2 à 3 jours ouvrables à compter de l’envoi de votre signalement initial. Vous pourrez alors vérifier la progression de votre signalement et savoir si des informations complémentaires vous ont été demandées pour traiter le problème signalé.
Quand elle reçoit un signalement, EthicsPoint informe le service Éthique et Conformité de 3M. Ce dernier ouvre alors l’enquête qui s’impose en s’appuyant sur des membres internes ou externes formés à cet effet. Les informations contenues dans votre signalement sont communiquées aux membres concernés de l’équipe chargée de l’enquête. Le problème fait ensuite l’objet d’une enquête rapide et discrète. Vous pouvez suivre la progression de l’enquête en contactant le service d’assistance déontologique de 3M ou en cliquant sur le lien de suivi du site Internet.
3M interdit toutes représailles à l’encontre des personnes signalant un problème ou participant à une enquête. Si vous pensez être victime d’une quelconque forme de représailles, veuillez le signaler afin que 3M puisse ouvrir une enquête.