À propos d’EthicsPoint

Qu’est-ce qu’EthicsPoint?

EthicsPoint est un outil de signalement complet et confidentiel hébergé par NAVEX, une organisation tierce indépendante, qui aide la direction et les employés à travailler ensemble pour lutter contre la fraude, les abus et autres fautes sur le lieu de travail, tout en cultivant un environnement de travail positif.

Pourquoi avons-nous besoin d’un système comme EthicsPoint?

• Nous pensons que nos employés sont notre atout le plus important. En créant des canaux de communication ouverts, nous pouvons promouvoir un environnement de travail positif et maximiser la productivité.
• Un système de signalement efficace viendra s'ajouter à nos autres efforts pour favoriser une culture de l'intégrité et de la prise de décision éthique.

Signalements - Généralités

Puis-je faire un signalement en ligne ou par téléphone?

Oui. Avec EthicsPoint, vous avez la possibilité d’effectuer un signalement confidentiel et anonyme par téléphone ou par Internet.

Quel type de situation dois-je signaler?

Le système EthicsPoint est prévu pour que les employés signalent toutes les violations de notre Code de conduite, ainsi que tous les autres doutes qu’ils pourraient avoir.

Si je suis témoin d’une violation, ne dois-je pas simplement la signaler à mon gestionnaire, au service de la sécurité ou au service des ressources humaines et les laisser s’en occuper?

Lorsque vous observez un comportement qui, selon vous, enfreint notre Code de conduite, nous attendons de vous que vous le signaliez. Idéalement, vous devriez faire part de vos préoccupations à votre supérieur hiérarchique direct ou à un autre membre de notre équipe de gestion. Nous reconnaissons toutefois qu'il peut y avoir des circonstances où vous ne vous sentez pas à l'aise pour signaler le problème de cette manière. C’est justement pour ces cas que nous avons établi ce partenariat avec EthicsPoint. Nous préférons que vous signaliez de manière anonyme plutôt que de garder l’information pour vous.

Pourquoi devrais-je signaler ce que je sais? Quel est l’intérêt pour moi?

Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif, et ce droit va de pair avec la responsabilité d’agir de manière éthique et d’informer les personnes compétentes de tout comportement inapproprié. En travaillant ensemble, nous pouvons maintenir un environnement sain et productif. Une faute professionnelle peut menacer l’existence de toute une entreprise.

La direction veut-elle vraiment que je fasse un signalement?

Oui, absolument. En fait, nous avons besoin que vous fassiez un signalement. Vous savez ce qui se passe au sein de notre société, en bien comme en mal. Il se peut que vous ayez connaissance d’une activité qui pourrait être préoccupante. Votre signalement peut minimiser l'impact négatif potentiel sur l'entreprise et son personnel. De même, une contribution positive peut aider à identifier les problèmes susceptibles d’améliorer la culture et la performance de l’entreprise.

Où vont ces signalements? Qui peut y accéder?

Les signalements sont saisis directement sur le serveur sécurisé d'EthicsPoint afin d'éviter toute violation éventuelle de la sécurité. EthicsPoint ne met ces signalements qu’à la disposition de personnes spécifiques œuvrant au sein de l’entreprise et qui sont chargées d’évaluer ceux-ci en fonction du type de violation et du lieu de l’incident. Chacun de ces destinataires a reçu une formation lui permettant de conserver ces signalements dans la plus grande confidentialité.

Ce système n’est-il pas simplement la preuve que l’on me surveille?

Le système d’EthicsPoint compte parmi les aspects positifs de notre philosophie globale et nous permet de garantir un milieu de travail sécuritaire et éthique. Nous vous encourageons à demander des conseils sur des questions d’ordre éthique, à faire des suggestions constructives ou à nous faire part de vos préoccupations. Une communication efficace constitue un élément clé dans le milieu de travail d’aujourd’hui, et cet outil est un excellent moyen pour améliorer cette communication.

Nous avons soigneusement choisi le meilleur outil de signalement pour répondre à nos obligations de conformité tout en maintenant un environnement de signalement positif.

Sécurité et confidentialité des signalements

Si j'ai bien compris, tout signalement que j'envoie à partir d'un ordinateur de l'entreprise génère un journal de serveur qui montre tous les sites web auxquels mon ordinateur se connecte, et ce journal ne m'identifiera-t-il pas en tant qu'auteur du signalement?

EthicsPoint ne génère ni ne conserve aucun journal de connexion interne avec des adresses IP, de sorte qu'aucune information reliant votre PC à EthicsPoint n'est disponible. En fait, EthicsPoint s’engage contractuellement à ne pas rechercher l’identité d’un auteur de signalement.

Si vous ne vous sentez pas en confiance pour effectuer un signalement sur votre ordinateur professionnel, vous pouvez utiliser un autre PC en dehors de votre environnement de travail (par exemple, dans un café Internet, chez un ami, etc.) pour accéder au site Web sécurisé d’EthicsPoint. De nombreuses personnes choisissent cette option, car les données d'EthicsPoint montrent que moins de 12 % des signalements sont générés pendant les heures de bureau.

Puis-je effectuer un signalement depuis mon domicile tout en conservant mon anonymat?

Un signalement effectué à partir de votre domicile, depuis l’ordinateur d’un voisin ou de n’importe quel portail Internet reste sûr et anonyme. Un portail Internet n’identifie jamais un visiteur par son pseudonyme et le système EthicsPoint supprime les adresses Internet, de sorte que l’anonymat est totalement préservé. De plus, EthicsPoint s’est engagé contractuellement à ne pas rechercher l’identité de l’auteur d’un signalement.

Je crains que les renseignements que je fournis à EthicsPoint ne finissent par révéler mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que cela ne se produira pas?

Le système EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat. Toutefois, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez, en tant qu’auteur du signalement, vous assurer que le corps du signalement ne révèle pas votre identité par accident. Par exemple toute formule du type, « De mon bureau voisin de celui de Jan Smith… » ou « Au cours de mes 33 années… ».

Le service d’assistance téléphonique gratuit est-il également confidentiel et anonyme?

Oui. On vous demandera de fournir les mêmes renseignements que ceux que vous donneriez lors d’un signalement sur Internet, et un enquêteur saisira vos réponses sur le site Web d’EthicsPoint. Ces signalements sont soumis aux mêmes mesures de sécurité et de confidentialité qui sont appliquées lors de leur transmission.

Que faire si je souhaite associer mon identité à mon signalement?

Le signalement comporte une section où vous pouvez vous identifier, si vous le souhaitez.

Conseils et bonnes pratiques

J'ai conscience que certaines personnes sont impliquées dans des comportements contraires à la déontologie, mais cela ne me concerne pas. Pourquoi devrais-je me donner la peine de les signaler?

Notre entreprise choisit de promouvoir les comportements éthiques. Toute conduite contraire à l’éthique, à quelque niveau que ce soit, finit toujours par nuire à l’entreprise et à tous les employés, y compris vous. Il suffit de se pencher sur les scandales récents des sociétés pour constater les effets désastreux qu’un manquement à l’éthique, apparemment anodin, peut avoir sur une société pourtant saine. Ainsi, si vous êtes au courant de comportements répréhensibles ou de violations aux principes éthiques, estimez qu’il est de votre devoir, et de celui de vos collègues, de les signaler.

Je ne suis pas sûr(e) que ce que j’ai observé ou entendu constitue une violation de la politique de la société ou constitue un comportement contraire à l’éthique, mais cela ne me semble pas correct. Que dois je faire?

Signalez le problème. EthicsPoint peut vous aider à rédiger et à effectuer votre signalement de manière à ce qu’il soit correctement compris. Nous préférons que vous signaliez une situation qui s'avère inoffensive plutôt que de laisser un éventuel comportement contraire à l'éthique passer inaperçu parce que vous n'étiez pas sûr.

Que faire si mon supérieur hiérarchique ou d’autres gestionnaires sont impliqués dans une violation? Ne recevront-ils pas une copie du signalement?

Le système d’EthicsPoint et la distribution de signalement sont conçus de sorte que les parties impliquées ne soient pas avisées ou que l’accès aux signalements dans lesquels leur nom apparaît leur soit interdit.

Que faire si un détail important à propos de l’incident me revient après avoir effectué le signalement? Ou si l’entreprise a d’autres questions à me poser concernant mon signalement?

Lorsque vous effectuez un signalement par l’entremise du site Web d’EthicsPoint ou de son centre d’appels, un nom d’utilisateur unique vous est attribué et vous êtes invité à choisir un mot de passe. Vous pourrez vous reconnecter au système d’EthicsPoint, en ligne ou par téléphone, pour consulter le signalement initial afin d’y ajouter des détails ou des renseignements supplémentaires, ou pour répondre à des questions posées par un représentant de l’entreprise afin de résoudre les problèmes en suspens. Nous vous conseillons vivement de revenir sur le site dans les délais impartis pour répondre aux questions de l’entreprise. La société et vous êtes désormais engagés dans un « dialogue anonyme » qui permettra non seulement d’identifier des situations, mais également de les résoudre, quelle que soit leur complexité.

Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que le premier?

Toutes les correspondances d’EthicsPoint sont soumises au même niveau de confidentialité que celui appliqué au signalement initial et garantissent le respect de l’anonymat.

Puis-je quand même effectuer un signalement si je n’ai pas accès à Internet?

Vous pouvez envoyer un signalement via EthicsPoint à partir de n’importe quel ordinateur disposant d’une connexion Internet. Vous pouvez le faire depuis votre domicile. De nombreux lieux publics, notamment les bibliothèques publiques, disposent d’ordinateurs ayant accès à Internet. Si vous n’avez pas accès à un ordinateur ou si vous n’êtes pas à l’aise avec l’utilisation d’un ordinateur, vous pouvez appeler la ligne téléphonique gratuite d’EthicsPoint, qui est disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.