À propos d’EthicsPoint

Signalements - Généralités

Sécurité et confidentialité des signalements

Conseils et bonnes pratiques

À propos d’EthicsPoint

Qu’est-ce qu’EthicsPoint?

EthicsPoint est un outil de production de rapport complet et confidentiel créé par NAVEX qui permet au personnel dirigeant et aux employés de collaborer pour lutter contre la fraude, les conduites abusives et autres comportements répréhensibles sur le lieu de travail, tout en cultivant un environnement de travail positif.

Pourquoi avons-nous besoin d’un système comme EthicsPoint?

Signalements - Généralités

Puis-je faire un signalement en ligne ou par téléphone?

Oui. EthicsPoint vous permet d’effectuer un signalement confidentiel et anonyme par téléphone ou en ligne.

Quels types de situations devrais-je signaler?

Le système EthicsPoint permet aux employés de signaler toutes les violations de notre code de conduite professionnel ou toute préoccupation qu’ils pourraient avoir.

Si j’assiste à une violation, ne dois-je pas simplement la signaler à mon supérieur hiérarchique, au service de la sécurité ou au service des ressources humaines et les laisser s’en occuper?

Lorsque vous observez un comportement qui, selon vous, enfreint notre code de conduite professionnel, nous attendons de vous que vous le signaliez. Dans l’idéal, vous devriez faire part de toute préoccupation à votre supérieur hiérarchique direct ou à tout autre membre de votre équipe de direction. Nous reconnaissons toutefois qu'il peut y avoir des circonstances où vous ne vous sentez pas à l'aise pour signaler le problème de cette manière. C’est justement pour ces cas que nous avons établi ce partenariat avec EthicsPoint. Nous préférons que vous signaliez de manière anonyme plutôt que de garder l’information pour vous.

Pourquoi dois-je signaler ce que je sais? Quel est l’intérêt pour moi?

Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement positif, et ce droit va de pair avec la responsabilité d’agir de manière éthique et d’informer les personnes compétentes de tout comportement inapproprié. En travaillant ensemble, nous pouvons maintenir un environnement sain et productif. De plus, les comportements répréhensibles en entreprise menacent l’existence même de l’entreprise tout entière.

La direction attend-t-elle réellement de moi que je fasse un signalement?

Oui, tout à fait. En fait, nous avons besoin que vous fassiez un signalement. Vous savez ce qui se passe au sein de notre société, en bien comme en mal. Il se peut que vous ayez connaissance d’une activité qui pourrait être préoccupante. Votre signalement peut minimiser l'impact négatif potentiel sur l'entreprise et son personnel. De même, une contribution positive peut aider à identifier les problèmes susceptibles d’améliorer la culture et la performance de l’entreprise.

Que deviennent ces signalements? Qui peut y accéder?

Les signalements sont saisis directement sur le serveur sécurisé EthicsPoint. EthicsPoint ne met ces signalements qu’à la disposition de personnes spécifiques œuvrant au sein de l’entreprise et qui sont chargées d’évaluer ceux-ci en fonction du type de violation et du lieu de l’incident. Chacun des destinataires de ces signalements a reçu une formation lui apprenant comment maintenir ces signalements dans la plus grande confidentialité.

Ce système n’est-il pas simplement la preuve que l’on me surveille?

Non. EthicsPoint s’inscrit de manière positive dans notre philosophie globale visant à garantir un milieu de travail sécurisé, sûr et éthique. Nous vous encourageons à demander des conseils sur des questions d’ordre éthique, à faire des suggestions constructives ou à nous faire part de vos préoccupations. Une communication efficace constitue un élément clé dans le milieu de travail d’aujourd’hui, et cet outil est un excellent moyen pour améliorer cette communication.

Nous avons soigneusement choisi le meilleur outil de signalement pour répondre à nos obligations de conformité tout en maintenant un environnement de signalement positif.

Sécurité et confidentialité des signalements

Je comprends que chaque problème que je signalerai à partir d’un ordinateur de l’entreprise générera un fichier journal du serveur retraçant l’historique des sites Web auxquels mon PC se connecte. Ce journal ne permettra-t-il pas de m’identifier comme l’auteur du signalement?

Ethics Point ne génère ni ne conserve aucun journal de connexion interne contenant des adresses de protocole Internet (IP), de sorte qu’aucune information reliant votre PC à EthicsPoint ne puisse être disponible.

Si vous hésitez à effectuer un signalement sur votre ordinateur de travail, vous pouvez utiliser un autre PC situé hors de notre environnement de travail (par exemple, dans un café Internet ou chez un ami) pour accéder au site Web sécurisé d’EthicsPoint. De nombreuses personnes choisissent cette option, car les données d'Ethics Point montrent que moins de 12 % des signalements sont générés pendant les heures de bureau.

Puis-je effectuer un signalement depuis mon domicile tout en conservant mon anonymat?

Un signalement effectué à partir de votre domicile, depuis l’ordinateur d’un voisin ou de n’importe quel portail Internet reste sûr et anonyme. Un portail Internet n’identifie jamais un visiteur par son pseudonyme et le système EthicsPoint supprime les adresses Internet, de sorte que l’anonymat est totalement préservé.

Je crains que les renseignements que je fournis à EthicsPoint ne finissent par révéler mon identité. Comment pouvez-vous me garantir que cela ne se produira pas?

Le système EthicsPoint protège votre anonymat. Toutefois, si vous souhaitez rester anonyme, vous devez, en tant que partie du signalement, vous assurer que le corps du signalement ne révèle pas votre identité par accident. Par exemple toute formule du type, « De mon bureau voisin de celui de Jan Smith… » ou « Au cours de mes 33 années… ».

Le service d’assistance téléphonique gratuit est-il également confidentiel et anonyme?

Oui. On vous demandera de fournir les mêmes renseignements que ceux que vous donneriez lors d’un signalement sur Internet, et un enquêteur saisira vos réponses sur le site Web d’EthicsPoint. Ces signalements sont soumis aux mêmes mesures de sécurité et de confidentialité qui sont appliquées lors de leur transmission.

Que faire si je souhaite associer mon identité à mon signalement?

Le système de signalement comprend une rubrique qui permet de vous identifier, si vous le souhaitez.

Conseils et bonnes pratiques

J’ai connaissance d’agissements contraires à l’éthique, mais de tels agissements ne me concernent pas. Pourquoi devrais-je me donner la peine de les signaler?

Notre entreprise promeut un comportement éthique. Toute conduite contraire à l’éthique, à quelque niveau que ce soit, finit toujours par nuire à l’entreprise et à tous les employés, y compris vous. Il suffit de considérer ce qui s’est passé lors des récents scandales d’entreprise pour voir les effets désastreux qu’un manquement à l’éthique peut avoir sur une entreprise par ailleurs saine. Si vous avez connaissance d’un quelconque incident lié à un comportement répréhensible ou à une violation des principes éthiques, considérez qu’il est de votre devoir, à vous et à vos collègues, de le signaler.

Je ne suis pas sûr(e) que ce que j’ai observé ou entendu constitue une violation de la politique de la société ou constitue un comportement contraire à l’éthique, mais cela ne me semble pas correct. Que dois je faire?

Signalez le problème. EthicsPoint peut vous aider à rédiger et à effectuer votre signalement de manière à ce qu’il soit correctement compris. Nous préférons que vous signaliez une situation se révélant en fin de compte inoffensive plutôt que de laisser perdurer un comportement potentiellement contraire à l’éthique.

Que faire si mon supérieur hiérarchique ou d’autres responsables sont impliqués dans une violation? Ne vont-ils pas recevoir le signalement et commencer à étouffer l’affaire?

Le système d’EthicsPoint et la distribution des signalements garantissent que les parties impliquées ne sont pas avisées et qu’elles n’ont pas accès aux signalements dans lesquels elles ont été nommées.

Que faire si un détail important à propos de l’incident me revient après avoir déposé le signalement? Ou si la société a d’autres questions à me poser concernant mon signalement?

Après avoir rempli le rapport sur le site Web d’EthicsPoint ou par le biais du centre d’appels d’EthicsPoint, vous recevez un numéro unique et aléatoire appelé « clé de rapport », et vous êtes invité à choisir un mot de passe. Vous pouvez revenir sur le système d’EthicsPoint, par Internet ou par téléphone, et accéder au signalement initial pour ajouter des détails ou répondre aux questions posées par un représentant de l’entreprise. Nous vous conseillons vivement à revenir sur le site dans les délais impartis pour répondre aux questions de l’entreprise. La société et vous êtes désormais engagés dans un « dialogue anonyme » qui permettra non seulement d’identifier des situations, mais également de les résoudre, quelle que soit leur complexité.

Ces suivis de signalement sont-ils aussi sûrs que le premier?

Toutes les correspondances d’EthicsPoint sont soumises au même niveau de confidentialité que celui appliqué au signalement initial et garantissent le respect de l’anonymat.

Que se passe-t-il si je perds ma clé de signalement ou si j’oublie le mot de passe que j’ai créé?

Pour garantir le maintien de la sécurité et de la confidentialité, si vous perdez votre clé de signalement ou votre mot de passe, vous devrez déposer un nouveau signalement. Veuillez alors mentionner que ce nouveau signalement est lié à un signalement ou à une question que vous avez précédemment transmis.

Puis-je quand même effectuer un signalement si je n’ai pas accès à Internet?

Vous pouvez envoyer un signalement via EthicsPoint à partir de n’importe quel ordinateur disposant d’une connexion Internet. Vous pouvez le faire depuis votre domicile. De nombreux lieux publics, notamment les bibliothèques publiques, disposent d’ordinateurs ayant accès à Internet. Si vous n’avez pas accès à un ordinateur ou si vous n’êtes pas à l’aise avec l’utilisation d’un ordinateur, vous pouvez appeler la ligne téléphonique gratuite d’EthicsPoint, qui est disponible 24 heures sur 24, 365 jours par an.