Συχνές ερωτήσεις

Σχετικά με την EthicsPoint

Αναφορά – Γενικά

Ασφάλεια και Εμπιστευτικότητα Αναφορών

Συμβουλές & Βέλτιστες Πρακτικές

Σχετικά με την EthicsPoint

Τι είναι το EthicsPoint;

Το EthicsPoint είναι ένα ολοκληρωμένο και εμπιστευτικό εργαλείο αναφοράς που δημιουργήθηκε από την NAVEX για να βοηθήσει τη διοίκηση και τους εργαζομένους να συνεργαστούν για την αντιμετώπιση της απάτης, της κατάχρησης και άλλων ανάρμοστων συμπεριφορών στον χώρο εργασίας, καλλιεργώντας παράλληλα ένα θετικό εργασιακό περιβάλλον.

Γιατί χρειαζόμαστε ένα σύστημα όπως το EthicsPoint;

Πού μπορούν οι εργαζόμενοι να βρουν πρόσθετους πόρους Speak Up;

Οι εργαζόμενοι μπορούν να έχουν πρόσβαση στην εταιρική Πύλη Speak Up , έναν αφιερωμένο ιστότοπο που βοηθά στην πλοήγηση στους πόρους Speak Up. Αυτό περιλαμβάνει τη γραμμή βοήθειας, άλλες επιλογές Speak Up και πόρους επίλυσης προβλημάτων όπως το πρόγραμμα Ombuds μας.

Αναφορά – Γενικά

Μπορώ να υποβάλω αναφορά χρησιμοποιώντας είτε το Διαδίκτυο είτε το τηλέφωνο;

Ναι. Με την EthicsPoint, έχετε τη δυνατότητα να υποβάλετε μια εμπιστευτική, ανώνυμη αναφορά μέσω τηλεφώνου ή Διαδικτύου.

Τι είδους καταστάσεις πρέπει να αναφέρω;

Το σύστημα EthicsPoint έχει σχεδιαστεί για να επιτρέπουν στους εργαζομένους να αναφέρουν οποιαδήποτε παραβίαση του δηλωμένου Κώδικα Δεοντολογίας μας ή άλλη ανησυχία που μπορεί να έχουν.

Αν παρατηρήσω κάποια παράβαση, δεν θα έπρεπε απλώς να την αναφέρω στον διευθυντή μου, στην ασφάλεια ή στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού και να τους αφήσω να το αντιμετωπίσουν;

Όταν παρατηρείτε κάποια συμπεριφορά που πιστεύετε ότι παραβιάζει τον κώδικα δεοντολογίας μας, αναμένουμε από εσάς να την αναφέρετε. Ιδανικά, θα πρέπει να θέσετε τυχόν ανησυχίες στον άμεσο προϊστάμενό σας ή σε άλλο μέλος της ομάδας διοίκησής μας. Αναγνωρίζουμε, ωστόσο, ότι ενδέχεται να υπάρχουν περιπτώσεις όπου δεν αισθάνεστε άνετα να αναφέρετε το ζήτημα με αυτόν τον τρόπο. Για τέτοιες περιπτώσεις έχουμε συνεργαστεί με την EthicsPoint. Θα προτιμούσαμε να αναφέρετε ανώνυμα παρά να κρατήσετε τις πληροφορίες για τον εαυτό σας.

Γιατί να αναφέρω αυτά που γνωρίζω; Τι ωφελεί εμένα;

Όλοι έχουμε το δικαίωμα να εργαζόμαστε σε ένα θετικό περιβάλλον και με αυτό το δικαίωμα έρχεται η ευθύνη να ενεργούμε με ηθικό τρόπο και να ενημερώνουμε τα αρμόδια άτομα εάν κάποιος δεν ενεργεί κατάλληλα. Δουλεύοντας μαζί, μπορούμε να διατηρήσουμε ένα υγιές και παραγωγικό περιβάλλον. Η εταιρική κακή συμπεριφορά μπορεί να απειλήσει τα προς το ζην μιας ολόκληρης εταιρείας.

Θέλει όντως η διοίκηση να υποβάλω αναφορά;

Σίγουρα το κάνουμε. Μάλιστα, χρειαζόμαστε να μας υποβάλετε αναφορά. Γνωρίζετε τι συμβαίνει στην εταιρεία μας - τόσο καλά όσο και κακά. Μπορεί να έχετε μια αρχική γνώση μιας δραστηριότητας που μπορεί να αποτελεί λόγο ανησυχίας. Η αναφορά σας μπορεί να ελαχιστοποιήσει τις πιθανές αρνητικές επιπτώσεις στην εταιρεία και τους ανθρώπους μας. Επίσης, η παροχή θετικής συμβολής μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό ζητημάτων που μπορούν να βελτιώσουν την εταιρική κουλτούρα και την απόδοση.

Πού πηγαίνουν αυτές οι αναφορές; Ποιος έχει πρόσβαση σε αυτές;

Οι αναφορές καταχωρούνται απευθείας στον ασφαλή διακομιστή της EthicsPoint για την αποφυγή πιθανής παραβίασης της ασφάλειας. Η EthicsPoint διαθέτει αυτές τις αναφορές μόνο σε συγκεκριμένα άτομα εντός της εταιρείας, τα οποία είναι επιφορτισμένα με την αξιολόγηση της αναφοράς, με βάση τον τύπο της παραβίασης και την τοποθεσία του συμβάντος. Κάθε ένας από αυτούς τους παραλήπτες αναφορών έχει εκπαιδευτεί στη διατήρηση αυτών των αναφορών με απόλυτη εμπιστευτικότητα.

Δεν είναι αυτό το σύστημα απλώς ένα παράδειγμα κάποιου που με προσέχει;

Το σύστημα EthicsPoint επικεντρώνεται στο να αποτελεί μια θετική πτυχή της συνολικής μας φιλοσοφίας και μας επιτρέπει να διασφαλίζουμε έναν ασφαλή, προστατευμένο και ηθικό χώρο εργασίας. Σας ενθαρρύνουμε να αναζητήσετε καθοδήγηση σχετικά με ηθικά διλήμματα, να παρέχετε θετικές προτάσεις ή να επικοινωνήσετε μια ανησυχία. Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι κρίσιμη στον σημερινό χώρο εργασίας και αποτελεί ένα εξαιρετικό εργαλείο για την ενίσχυση αυτής της επικοινωνίας.

Έχουμε επιλέξει προσεκτικά το καλύτερο εργαλείο αναφοράς για την εκπλήρωση των υποχρεώσεών μας ως προς τη συμμόρφωσή μας, διατηρώντας παράλληλα ένα θετικό περιβάλλον αναφοράς.

Ασφάλεια και Εμπιστευτικότητα Αναφορών

Κατά την άποψή μου, κάθε αναφορά που στέλνω από έναν υπολογιστή εταιρείας δημιουργεί ένα αρχείο καταγραφής διακομιστή που εμφανίζει κάθε ιστότοπο με τον οποίο συνδέεται ο υπολογιστής μου και δεν θα με αναγνωρίσει αυτό το αρχείο καταγραφής ως δημιουργό της αναφοράς;

Η EthicsPoint δεν δημιουργεί ούτε διατηρεί εσωτερικά αρχεία καταγραφής συνδέσεων με διευθύνσεις IP, επομένως δεν υπάρχουν διαθέσιμες πληροφορίες που να συνδέουν τον υπολογιστή σας με την EthicsPoint. Στην πραγματικότητα, η EthicsPoint έχει δεσμευτεί συμβατικά να μην αναζητά την ταυτότητα ενός αναφέροντος.

Εάν αισθάνεστε άβολα να δημιουργήσετε μια αναφορά στον υπολογιστή της εργασίας σας, έχετε την επιλογή να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογιστή εκτός του εργασιακού μας περιβάλλοντος (όπως έναν που βρίσκεται σε ένα Internet café, στο σπίτι ενός φίλου κ.λπ.) μέσω του ασφαλούς ιστότοπου της EthicsPoint. Πολλοί άνθρωποι επιλέγουν αυτήν την επιλογή, καθώς τα δεδομένα της EthicsPoint δείχνουν ότι λιγότερο από το 12% των αναφορών δημιουργούνται κατά τις εργάσιμες ώρες.

Μπορώ να υποβάλω αναφορά από το σπίτι και να παραμείνω ανώνυμος;

Μια αναφορά από το σπίτι, τον υπολογιστή ενός γείτονα ή οποιαδήποτε διαδικτυακή πύλη θα παραμείνει ασφαλής και ανώνυμη. Μια διαδικτυακή πύλη δεν αναγνωρίζει ποτέ έναν επισκέπτη με ψευδώνυμο και το σύστημα EthicsPoint αφαιρεί τις διαδικτυακές διευθύνσεις, ώστε να διατηρείται πλήρως η ανωνυμία. Επιπλέον, η EthicsPoint έχει δεσμευτεί συμβατικά να μην επιδιώκει την ταυτότητα ενός δημοσιογράφου.

Ανησυχώ ότι οι πληροφορίες που παρέχω στην EthicsPoint θα αποκαλύψουν τελικά την ταυτότητά μου. Πώς μπορείτε να με διαβεβαιώσετε ότι αυτό δεν θα συμβεί;

Το σύστημα EthicsPoint έχει σχεδιαστεί για να προστατεύει την ανωνυμία σας. Ωστόσο, εάν επιθυμείτε να παραμείνετε ανώνυμοι, εσείς - ως αναφέρων - πρέπει να διασφαλίσετε ότι το κύριο μέρος της αναφοράς δεν αποκαλύπτει τυχαία την ταυτότητά σας. Για παράδειγμα, «Από τον κύβο μου δίπλα στην Jane Doe…» ή «Στα 33 μου χρόνια…».

Είναι η τηλεφωνική γραμμή χωρίς χρέωση εμπιστευτική και ανώνυμη;

Ναι. Θα σας ζητηθεί να δώσετε τις ίδιες πληροφορίες που θα παρείχατε σε μια αναφορά μέσω διαδικτύου και ένας συνεντευξιαστής θα πληκτρολογήσει τις απαντήσεις σας στον ιστότοπο της EthicsPoint. Αυτές οι αναφορές έχουν τα ίδια μέτρα ασφαλείας και εμπιστευτικότητας που εφαρμόζονται σε αυτές κατά την παράδοσή τους.

Τι γίνεται αν θέλω να ταυτοποιηθώ στην αναφορά μου;

Υπάρχει μια ενότητα στην αναφορά για την ταυτοποίησή σας, εάν το επιθυμείτε.

Συμβουλές & Βέλτιστες Πρακτικές

Γνωρίζω ότι ορισμένα άτομα εμπλέκονται σε ανήθικη συμπεριφορά, αλλά αυτό δεν με επηρεάζει. Γιατί να μπω στον κόπο να το αναφέρω;

Η εταιρεία μας επιλέγει να προωθεί την ηθική συμπεριφορά. Κάθε ανήθικη συμπεριφορά, σε οποιοδήποτε επίπεδο, τελικά βλάπτει την εταιρεία και όλους τους εργαζομένους, συμπεριλαμβανομένων και εσάς. Αρκεί να λάβετε υπόψη τι συνέβη σε πρόσφατα εταιρικά σκάνδαλα για να δείτε τις καταστροφικές επιπτώσεις που μπορεί να έχει ένα φαινομενικά ακίνδυνο έλλειμμα στην ηθική σε μια κατά τα άλλα υγιή εταιρεία. Επομένως, εάν γνωρίζετε περιστατικά κακής διαγωγής ή ηθικών παραβιάσεων, θεωρήστε ότι είναι καθήκον σας απέναντι στον εαυτό σας και τους συναδέλφους σας να το αναφέρετε.

Δεν είμαι σίγουρος/η αν αυτό που έχω παρατηρήσει ή ακούσει αποτελεί παραβίαση της πολιτικής της εταιρείας ή αν περιλαμβάνει ανήθικη συμπεριφορά, αλλά απλώς δεν μου φαίνεται σωστό. Τι πρέπει να κάνω;

Υποβάλετε μια αναφορά. Η EthicsPoint μπορεί να σας βοηθήσει να προετοιμάσετε και να υποβάλετε την αναφορά σας, ώστε να γίνει σωστά κατανοητή. Προτιμούμε να αναφέρετε μια κατάσταση που αποδεικνύεται ακίνδυνη παρά να αφήσετε πιθανή ανήθικη συμπεριφορά να περάσει ανεξέλεγκτη επειδή δεν ήσασταν σίγουροι.

Τι γίνεται αν ο προϊστάμενός μου ή άλλοι διευθυντές εμπλέκονται σε μια παράβαση; Δεν θα λάβουν την αναφορά και θα ξεκινήσουν μια συγκάλυψη;

Το σύστημα και η διανομή αναφορών της EthicsPoint έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε τα εμπλεκόμενα μέρη να μην ειδοποιούνται ούτε να τους παρέχεται πρόσβαση σε αναφορές στις οποίες έχουν κατονομαστεί.

Τι γίνεται αν θυμηθώ κάτι σημαντικό για το περιστατικό μετά την υποβολή της αναφοράς; Ή τι γίνεται αν η εταιρεία έχει περαιτέρω ερωτήσεις για μένα σχετικά με την αναφορά μου;

Όταν υποβάλλετε μια αναφορά στον ιστότοπο της EthicsPoint ή μέσω του τηλεφωνικού κέντρου της EthicsPoint, λαμβάνετε ένα μοναδικό όνομα χρήστη και σας ζητείται να επιλέξετε έναν κωδικό πρόσβασης. Μπορείτε να επιστρέψετε ξανά στο σύστημα της EthicsPoint είτε μέσω Διαδικτύου είτε μέσω τηλεφώνου και να αποκτήσετε πρόσβαση στην αρχική αναφορά για να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες ή να απαντήσετε σε ερωτήσεις που τίθενται από έναν εκπρόσωπο της εταιρείας και να προσθέσετε περαιτέρω πληροφορίες που θα βοηθήσουν στην επίλυση ανοιχτών ζητημάτων. Σας προτείνουμε ανεπιφύλακτα να επιστρέψετε στον ιστότοπο εντός του καθορισμένου χρόνου για να απαντήσετε σε ερωτήσεις της εταιρείας. Εσείς και η εταιρεία έχετε πλέον ξεκινήσει έναν «ανώνυμο διάλογο», όπου οι καταστάσεις όχι μόνο εντοπίζονται, αλλά μπορούν επίσης να επιλυθούν, ανεξάρτητα από το πόσο περίπλοκες είναι.

Είναι αυτές οι επακόλουθες ενέργειες στις αναφορές τόσο ασφαλείς όσο η πρώτη;

Όλες οι αλληλογραφίες της EthicsPoint τηρούνται με την ίδια αυστηρή εμπιστευτικότητα όπως και η αρχική αναφορά, συνεχίζοντας υπό την αιγίδα της ανωνυμίας.

Μπορώ να υποβάλω αναφορά ακόμα και αν δεν έχω πρόσβαση στο Διαδίκτυο;

Μπορείτε να υποβάλετε μια αναφορά στην EthicsPoint από οποιονδήποτε υπολογιστή με πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Μπορείτε να την υποβάλετε από το σπίτι. Πολλές δημόσιες τοποθεσίες, συμπεριλαμβανομένης της δημόσιας βιβλιοθήκης, διαθέτουν υπολογιστές με πρόσβαση στο Διαδίκτυο. Εάν δεν έχετε πρόσβαση σε υπολογιστή ή δεν αισθάνεστε άνετα να τον χρησιμοποιείτε, μπορείτε να καλέσετε την τηλεφωνική γραμμή χωρίς χρέωση της EthicsPoint, η οποία είναι διαθέσιμη 24 ώρες την ημέρα, 365 ημέρες το χρόνο.