Che cos'è EthicsPoint?
EthicsPoint è uno strumento di segnalazione completo e riservato concepito per favorire la collaborazione tra direzione e dipendenti al fine di impedire frodi, abusi e altri comportamenti scorretti sul posto di lavoro, creando nel contempo un ambiente di lavoro positivo.
Perché è necessario un sistema come EthicsPoint?
Riteniamo che i dipendenti rappresentino la risorsa più preziosa di un'azienda. La creazione di canali di comunicazione liberamente accessibili ci consente di promuovere un ambiente di lavoro sereno che massimizza la produttività. Le società quotate in Borsa sono tenute per legge a dotarsi di un canale che consenta di segnalare direttamente al comitato di controllo e in forma anonima casi di frode in materia di contabilità e revisione contabile. Un sistema di segnalazione efficace rafforzerà le altre iniziative che abbiamo intrapreso per promuovere una cultura di integrità e processi decisionali etici.
Le segnalazioni possono essere effettuate sia via Internet che per telefono?
Sì. Tramite EthicsPoint è possibile presentare una segnalazione per telefono o via Internet.
Quali tipi di situazioni è consigliabile segnalare?
Il sistema EthicsPoint di NAVEX è progettato per consentire ai dipendenti di segnalare qualsiasi violazione del Codice di condotta aziendale o qualsiasi altra preoccupazione personale.
Se rilevo una violazione, non dovrei semplicemente segnalarla al mio superiore, alla sicurezza o al reparto Risorse Umane in modo che possano occuparsene?
Chiunque noti un comportamento che potrebbe costituire una violazione del Codice di condotta è tenuto a segnalarlo. In teoria, tutti i problemi dovrebbero essere comunicati al proprio diretto superiore o a un altro membro del team dirigenziale. Comprendiamo tuttavia che, in determinate circostanze, i dipendenti potrebbero sentirsi a disagio, per questo motivo abbiamo deciso di instaurare una partnership con NAVEX. Preferiamo ricevere una segnalazione anonima (nella misura consentita dalle leggi locali) piuttosto che lasciare che alcune informazioni non vengano comunicate.
Perché dovrei segnalare ciò di cui sono a conoscenza? Quali vantaggi ne ricavo?
Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente sereno. Insieme a tale diritto abbiamo anche il dovere di comportarci in modo etico e di comunicare a chi di dovere gli eventuali comportamenti inappropriati delle altre persone. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano e produttivo. Un comportamento scorretto può costituire un pericolo per l'intera azienda.
La direzione è davvero favorevole alle segnalazioni?
Certo. Anzi, ne abbiamo bisogno. I dipendenti sanno esattamente cosa avviene all'interno dell'azienda, nel bene e nel male. Possono nutrire sospetti su un'attività dalle conseguenze potenzialmente gravi. Segnalandola precocemente, contribuiscono a ridurre al minimo i possibili effetti negativi sull'azienda e su tutti i suoi dipendenti e collaboratori. È inoltre possibile proporre suggerimenti utili all'evoluzione positiva della cultura e dei risultati aziendali.
Dove vengono indirizzate le segnalazioni? Chi può accedervi?
Le segnalazioni vengono immesse direttamente in un server protetto di NAVEX, per impedire qualsiasi potenziale violazione della sicurezza. NAVEX inoltra quindi tali segnalazioni esclusivamente alle persone all'interno dell'azienda incaricate di valutarle in base al tipo di violazione e al luogo in cui essa si è verificata. Queste persone hanno seguito uno specifico programma di formazione sulla gestione delle segnalazioni secondo criteri di massima riservatezza.
Questo sistema non è semplicemente un metodo per controllare i dipendenti?
Il sistema di NAVEX deve costituire un aspetto positivo della nostra filosofia aziendale, poiché garantisce a tutti la possibilità di lavorare in un ambiente protetto, etico e sicuro. Tutti i dipendenti sono invitati a utilizzare il sistema per ottenere indicazioni su come risolvere un dilemma etico, fornire suggerimenti costruttivi o esprimere le proprie preoccupazioni. Una comunicazione efficace è vitale per la buona gestione dei moderni ambienti di lavoro e questo sistema è lo strumento ideale per migliorare tale comunicazione. Abbiamo scelto uno strumento di segnalazione ottimale che ci consente di rispettare gli obblighi di conformità e al tempo stesso proporre un approccio costruttivo alla denuncia delle irregolarità.
A quanto mi risulta, le segnalazioni inviate da un computer aziendale generano sul server un file di registro che elenca tutti i siti Web a cui si è connesso il PC; questo file di registro può essere utilizzato per identificarmi come autore della segnalazione?
NAVEX non genera né conserva internamente alcun file di registro delle connessioni con indicazione degli indirizzi IP; non sono pertanto disponibili informazioni che ricollegano i PC aziendali al sistema NAVEX. Di fatto NAVEX è contrattualmente tenuta ad astenersi dall'indagare per identificare gli autori delle segnalazioni.
In caso di timori all'idea di effettuare la segnalazione dal PC dell'ufficio, è possibile usare un computer esterno all'azienda (situato ad esempio in un Internet Café, una biblioteca, a casa di un amico e così via) per eseguire la connessione al sito Web protetto di NAVEX. D'altronde questa è la soluzione adottata da molti utenti poiché dai dati statistici di NAVEX risulta che la percentuale di segnalazioni generate durante l'orario di lavoro è inferiore al 12%.
Posso mantenere l'anonimato anche presentando una segnalazione da casa?
Se consentito dalle leggi locali, le segnalazioni presentate da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimangono anonime e sicure. I portali Internet non identificano mai i visitatori tramite il nome utente e il sistema NAVEX elimina tutti i dati identificativi, come gli indirizzi IP, per garantire l'anonimato totale. Inoltre, NAVEX è contrattualmente tenuta ad astenersi dall'indagare per identificare gli autori delle segnalazioni.
Temo che le informazioni da me inviate a NAVEX finiranno per rivelare la mia identità. Come potete garantirmi che ciò non avvenga?
Il sistema di NAVEX è progettato in modo da tutelare l'utente. Infatti, per contratto non possiamo utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni. Per maggiore sicurezza, tuttavia, l'autore della segnalazione deve accertarsi che le informazioni inserite nel sistema non contengano dettagli che consentono di risalire alla sua identità. Ad esempio, è consigliabile evitare frasi come "Dal mio cubicolo accanto a Mario Rossi…" oppure "Durante i miei 33 anni…"
Anche il numero verde della Linea etica Takeda garantisce riservatezza e anonimato?
Sì, a condizione che le segnalazioni anonime siano consentite dalle leggi locali. Per telefono si dovranno fornire le stesse informazioni che si inserirebbero nel modulo di segnalazione via Internet; l'addetto della linea di assistenza inserirà le risposte direttamente nel sistema protetto NAVEX. Alle segnalazioni telefoniche vengono applicate le stesse misure di protezione e riservatezza adottate per le segnalazioni via Internet.
Cosa devo fare se desidero identificarmi quando presento una segnalazione?
Il modulo di segnalazione include una sezione in cui è possibile identificarsi, se lo si desidera.
So che alcune persone sono coinvolte in qualcosa, ma la cosa non mi tocca direttamente. Perché dovrei segnalarlo?
La nostra azienda ha scelto di promuovere il comportamento etico. Tutti i comportamenti contrari all'etica, a qualsiasi livello, finiscono per danneggiare l'azienda e tutti i dipendenti, nessuno escluso. Basta pensare ai recenti scandali che hanno coinvolto le grandi imprese per rendersi conto come una lieve infrazione, apparentemente innocua, possa avere effetti disastrosi su un'azienda altrimenti florida e prosperosa. Pertanto, chiunque sia a conoscenza di incidenti, scorrettezze o violazioni dell'etica deve considerarne la segnalazione come un dovere verso se stesso e verso i propri colleghi.
Non so se quanto ho visto o udito costituisca una violazione delle politiche aziendali o un comportamento eticamente discutibile, ma in ogni caso non mi sembra corretto. Che cosa devo fare?
Presentare una segnalazione. NAVEX consente di preparare e presentare la segnalazione in modo che possa essere compresa correttamente. Preferiamo ricevere una segnalazione che si rivela un "falso allarme" piuttosto che rischiare il perdurare di una situazione contraria all'etica per mancato controllo a causa di esitazioni a segnalarla.
Cosa devo fare se il mio superiore o altri responsabili sono coinvolti in una violazione? È possibile che intercettino la segnalazione e mettano tutto a tacere?
Il sistema NAVEX e i protocolli di distribuzione delle segnalazioni sono progettati in modo che le parti implicate non vengano informate né abbiano accesso alle segnalazioni in cui vengono citate.
Cosa devo fare se ricordo un particolare importante del caso dopo aver presentato la segnalazione?
Quando si segnala un problema tramite Internet o il call center di NAVEX, si riceve un codice di segnalazione univoco e viene richiesto di scegliere una password. Grazie al codice di segnalazione e alla password, sarà possibile accedere nuovamente al sistema NAVEX, tramite Internet o telefonicamente, riaprire la segnalazione originale e aggiungere ulteriori informazioni.
Cosa succede se mi viene richiesto di fornire ulteriori chiarimenti sulla mia segnalazione?
NAVEX offre funzioni che consentono ai rappresentanti dell'azienda di inserire domande indirizzate all'autore della segnalazione, anche se è anonimo. Insieme al codice di segnalazione, l'autore riceve anche un'indicazione del periodo di tempo previsto per elaborare la segnalazione inviata. Trascorso questo periodo, si consiglia vivamente di controllare il sito per vedere se sono state inserite domande. Questa modalità di dialogo contribuisce non solo a identificare le situazioni ma anche a risolverle, indipendentemente dalla loro complessità.
Le informazioni aggiunte successivamente sono protette come la segnalazione iniziale?
Tutte le comunicazioni con NAVEX vengono gestite in via strettamente riservata, come la segnalazione iniziale, e sempre in forma anonima, se richiesto dall'autore della segnalazione e se consentito dalle leggi locali.
Posso presentare una segnalazione anche se non dispongo di accesso a Internet?
È possibile inviare una segnalazione a NAVEX da qualsiasi computer dotato di accesso a Internet. La segnalazione può essere presentata anche da casa. Molti luoghi pubblici, ad esempio le biblioteche civiche, dispongono di computer dotati di accesso a Internet. Se non si dispone di accesso a Internet o non ci si sente a proprio agio con il computer, è possibile chiamare la Linea etica Takeda di NAVEX al numero verde, disponibile 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno. Le istruzioni per le chiamate telefoniche sono diverse a seconda del Paese; verificare quelle relative al proprio informandosi con il personale locale.
Cosa devo fare se il numero di telefono non è attivo?
Qualora il numero di telefono indicato sopra non funzioni, si prega di inviare una segnalazione online tramite questo sito Web. Indicare nella segnalazione che il numero di telefono non funziona.
Cosa devo fare se il Paese dove mi trovo non è incluso nell'elenco?
Se il servizio non è disponibile nel proprio Paese, inviare la segnalazione online tramite questo sito Web. Indicare nella segnalazione che le istruzioni per le chiamate telefoniche non sono disponibili per il proprio Paese.