Domande frequenti

Che cos’è EthicsPoint?

EthicsPoint è uno strumento di segnalazione completo e riservato creato da NAVEX per aiutare la dirigenza e i dipendenti a collaborare per contrastare frodi, abusi e altre condotte illecite sul posto di lavoro e promuovere al contempo un ambiente di lavoro positivo.

Perché abbiamo bisogno di un sistema come EthicsPoint?

• Crediamo che i nostri dipendenti siano la nostra risorsa più importante. Creando canali di comunicazione aperti, possiamo promuovere un ambiente di lavoro positivo e massimizzare la produttività.
• Le società quotate in borsa sono tenute per legge a implementare un mezzo di segnalazione anonimo che permetta di segnalare le frodi contabili e di revisione contabile direttamente al comitato di revisione.
• Un sistema di segnalazione efficace aumenterà i nostri altri sforzi volti a promuovere una cultura di integrità e processi decisionali etici.

Posso effettuare una segnalazione tramite Internet o telefono?

Sì. Con EthicsPoint, hai la possibilità di presentare una segnalazione riservata e anonima tramite telefono o Internet.

Che tipo di situazioni devo segnalare?

Il sistema EthicsPoint è progettato per consentire ai dipendenti di segnalare qualsiasi violazione del nostro Codice di condotta aziendale responsabile o altre segnalazioni che essi possono voler evidenziare.

Se vedo una violazione, non dovrei segnalarla al mio responsabile, alla sicurezza o alle Risorse umane e lasciare che se ne occupino loro?

Quando noti un comportamento che ritieni violi il nostro codice di condotta, ci aspettiamo che lo segnali. Idealmente, dovresti segnalare eventuali dubbi al tuo responsabile diretto o ad altri membri del nostro team dirigenziale. Siamo tuttavia consapevoli che possono verificarsi circostanze in cui è possibile non sentirsi a proprio agio nel segnalare il problema in questo modo. Per risolvere tali circostanze abbiamo avviato la collaborazione con EthicsPoint. Preferiamo che presenti un’eventuale segnalazione in forma anonima piuttosto che tenere le informazioni per te.

Perché devo segnalare ciò che so? Quali sono i vantaggi per me?

Ognuno di noi ha il diritto di lavorare in un ambiente positivo e con tale diritto abbiamo tutti la responsabilità di agire in modo etico e di far sapere alle persone appropriate se qualcuno non agisce in modo conforme. Lavorando insieme, possiamo mantenere un ambiente sano e produttivo. La cattiva condotta aziendale può minacciare il sostentamento di un’intera azienda.

La dirigenza desidera davvero che io faccia una segnalazione se necessario?

Certo. Abbiamo bisogno che tu lo faccia. Sai cosa succede nella nostra azienda, sia le cose positive che quelle negative. Puoi venire a conoscenza per primo di un’attività che potrebbe essere motivo di preoccupazione. Le tue segnalazioni possono ridurre al minimo il potenziale impatto negativo sull’azienda e sul nostro personale. Inoltre, offrire un contributo positivo può aiutare a identificare i problemi che, una volta risolti, possono migliorare la cultura e le prestazioni aziendali.

Dove vanno a finire queste segnalazioni? Chi può accedervi?

Per prevenire possibili violazioni della sicurezza, le segnalazioni vengono inserite direttamente sul server protetto di EthicsPoint. EthicsPoint rende queste segnalazioni disponibili solo a specifiche persone all’interno dell’azienda, incaricate di valutarle in base al tipo di violazione e alla sede in cui si è verificato l’incidente. Ognuno di questi destinatari ha ricevuto una formazione su come conservare queste segnalazioni nella massima riservatezza.

Questo sistema non è solo un esempio della presenza di qualcuno che mi sorveglia?

Lo scopo del sistema di EthicsPoint è rappresentare un aspetto positivo della nostra filosofia generale e metterci in condizione di poter garantire un luogo di lavoro sicuro, protetto ed etico. Ti invitiamo a chiedere ulteriori informazioni sui problemi di natura etica, fornire suggerimenti positivi o segnalare eventuali problemi. Nei posti di lavoro odierni è fondamentale avere una comunicazione efficace, e questo è un ottimo strumento per migliorare questa comunicazione.

Abbiamo scelto con grande attenzione il miglior strumento di segnalazione, per soddisfare i nostri obblighi di conformità e mantenere al contempo un ambiente di segnalazione positivo.

È esatto affermare che a ogni segnalazione che invierò da un computer aziendale verrà generato un registro del server indicante ogni sito Web a cui il mio PC si connette e che questo registro non mi identificherà come autore della segnalazione?

EthicsPoint Il sistema non genera e non conserva alcun registro delle connessioni interne e dei relativi indirizzi IP, pertanto non saranno disponibili informazioni che colleghino il tuo PC a EthicsPoint. In effetti, EthicsPoint si impegna per contratto a non perseguire l’identità di un segnalatore.

Se non ti senti a tuo agio nel presentare una segnalazione tramite il tuo PC aziendale, il sito Web sicuro di EthicsPoint consente di usare un PC fuori del nostro ambiente di lavoro (ad esempio un PC situato in un Internet café, a casa di un amico, ecc.). Molte persone scelgono questa opzione, poiché i dati di EthicsPoint mostrano che durante l’orario lavorativo viene generato meno del 12% delle segnalazioni.

Posso presentare una segnalazione da casa e rimanere anonimo?

Le segnalazioni presentate da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimarranno sicure e anonime. Un portale Internet non identifica mai un visitatore in base al nome sullo schermo e il sistema EthicsPoint elimina gli indirizzi Internet in modo da garantire il completo anonimato. Inoltre, EthicsPoint si impegna per contratto a non perseguire l’identità di un segnalatore.

Sono preoccupato che le informazioni che fornisco a EthicsPoint possano finire comunque per rivelare la mia identità. Come potete assicurarmi che ciò non accadrà?

Il sistema di EthicsPoint è progettato per proteggere il tuo anonimato. Tuttavia, se desideri rimanere anonimo, in qualità di parte segnalante dovrai verificare che il testo della segnalazione non riveli la tua identità per caso. Ad esempio, ometti informazioni come “Dal mio ufficio accanto a quello di Jan Smith... ” o “Nei miei 33 anni di vita... ”.

Anche il numero verde è riservato e anonimo?

Sì. Ti verrà chiesto di fornire le stesse informazioni che forniresti in una segnalazione presentata via Internet, e un intervistatore inserirà le tue risposte nel sito Web di EthicsPoint. Queste segnalazioni adottano le stesse misure di sicurezza e riservatezza loro applicate durante la presentazione.

Che cosa succede se desidero essere identificato nella mia segnalazione?

Se desideri, nella segnalazione è presente una sezione che consente di identificarsi.

Sono a conoscenza di alcune persone coinvolte in una condotta non etica, ma la cosa non mi riguarda personalmente. Perché dovrei preoccuparmi di segnalarlo?

La nostra azienda sceglie di promuovere un comportamento etico. Eventuali comportamenti non etici, a qualsiasi livello, danneggiano l’azienda e tutti i dipendenti, te compreso. Per comprendere gli effetti disastrosi che un calo apparentemente innocuo dell’etica può avere su un’azienda altrimenti sana, è sufficiente considerare ciò che è accaduto nei recenti scandali aziendali. Pertanto, se sei a conoscenza di casi di cattiva condotta o di violazioni etiche, considera l’atto di segnalarli un dovere nei confronti di te stesso e dei tuoi colleghi.

Non sono sicuro che ciò che ho visto o sentito costituisca una violazione della politica aziendale o dia luogo a una condotta non etica, ma non mi sembra corretto. Che cosa devo fare?

Presenta una segnalazione. EthicsPoint può aiutarti a preparare e a presentare la tua segnalazione in modo che possa essere compresa correttamente. Preferiamo ricevere una segnalazione per una situazione che in seguito si rivela innocua piuttosto che lasciare che un possibile comportamento non etico non sia verificato perché non eri sicuro.

Cosa succede se il mio capo o altri responsabili sono coinvolti in una violazione? Non riceveranno la mia segnalazione per poi iniziare a coprire i fatti?

Il sistema e la distribuzione delle segnalazioni di EthicsPoint sono progettati in modo tale che le parti coinvolte non siano informate o non abbiano accesso alle segnalazioni in cui sono state nominate.

Che cosa succede se ricordo qualcosa di importante sull’incidente dopo aver presentato la segnalazione? Che cosa accade laddove l’azienda abbia ulteriori domande da farmi in merito alla mia segnalazione?

Quando presenti una segnalazione sul sito Web o tramite il Call Center di EthicsPoint, ti viene assegnato un nome utente univoco e chiesto di scegliere una password. In seguito queste credenziali ti permetteranno di visitare nuovamente il sistema di EthicsPoint via Internet o telefonicamente per accedere alla segnalazione originale e aggiungere ulteriori dettagli, rispondere a eventuali domande poste da un rappresentante aziendale e aggiungere ulteriori informazioni in grado di aiutare a risolvere i problemi aperti. Ti suggeriamo vivamente di visitare di nuovo il sito entro il periodo il tempo specificato per rispondere alle domande dell’azienda. Tu e l’azienda avete così avviato un “dialogo anonimo”, in cui le situazioni non vengono solo identificate, ma possono anche essere risolte, indipendentemente dalla loro complessità.

I follow-up su una segnalazione sono sicuri quanto la segnalazione stessa?

Tutta la corrispondenza ricevuta da EthicsPoint viene conservata con la stessa rigorosa riservatezza della segnalazione iniziale e sempre nel massimo anonimato.

Posso inviare una segnalazione anche se non ho accesso a Internet?

È possibile inviare una segnalazione a EthicsPoint da qualsiasi computer in grado di accedere a Internet. Pertanto puoi farlo da casa. Molti luoghi pubblici, comprese le biblioteche comunali, dispongono di computer connessi a Internet. Se non hai accesso a computer o non ti senti a tuo agio nell’utilizzarlo, puoi chiamare la hotline gratuita di EthicsPoint, disponibile 24 ore al giorno, 365 giorni all’anno.