Informazioni su EthicsPoint
Segnalazione - Informazioni generali
Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni
Suggerimenti e procedure consigliate
Informazioni su EthicsPoint
Che cos'è EthicsPoint?
EthicsPoint è uno strumento di segnalazione completo e riservato creato da NAVEX, con lo scopo di favorire la collaborazione tra direzione e dipendenti al fine di impedire frodi, abusi e altri comportamenti scorretti sul posto di lavoro, creando al contempo un ambiente di lavoro positivo.
Perché abbiamo bisogno di un sistema come EthicsPoint?
- Per noi, i dipendenti sono la risorsa più preziosa. Creando canali di comunicazione aperti, possiamo promuovere un ambiente di lavoro positivo e massimizzare la produttività.
- Un sistema di segnalazione efficace può contribuire al nostro impegno complessivo per la promozione di una cultura dell'integrità e di un processo decisionale etico.
Segnalazione - Informazioni generali
Posso effettuare una segnalazione sia tramite Internet che per telefono?
Sì. Tramite EthicsPoint è possibile effettuare una segnalazione riservata sia per telefono che via Internet.
Quali sono le situazioni da segnalare?
Il sistema EthicsPoint è progettato per consentire ai dipendenti di segnalare qualsiasi violazione del nostro Codice di condotta o qualsiasi altro dubbio personale.
Se rilevo una violazione, non dovrei semplicemente segnalarla al mio superiore, alla sicurezza o al reparto Risorse Umane in modo che siano loro a occuparsene?
Chiunque noti un comportamento che potrebbe costituire una violazione del nostro Codice di condotta, è tenuto a segnalarlo. In teoria, tutti i sospetti dovrebbero essere comunicati al proprio responsabile diretto o a un altro membro della direzione. Comprendiamo tuttavia che, in determinate circostanze, questa modalità di segnalazione potrebbe mettere a disagio i dipendenti. È per queste circostanze che abbiamo stretto una partnership con EthicsPoint. Preferiamo ricevere una segnalazione anonima piuttosto che rimanere all'oscuro.
Perché dovrei segnalare ciò di cui sono a conoscenza? Quali vantaggi ne ricavo?
Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente positivo, ma insieme a tale diritto abbiamo anche la responsabilità di comportarci in modo etico e di comunicare a chi di dovere gli eventuali comportamenti inappropriati. Con la collaborazione di tutti, potremo continuare a lavorare in un ambiente sano e produttivo. Un comportamento aziendale scorretto può costituire una minaccia per la sopravvivenza dell'intera azienda.
La direzione è davvero favorevole alle segnalazioni?
Certamente. Anzi, ne ha bisogno. I dipendenti sanno sempre cosa avviene all'interno dell'azienda, nel bene e nel male. I dipendenti possono essere i primi a venire a conoscenza di attività che potrebbero creare problemi. Segnalandole, possono contribuire a ridurre al minimo i potenziali effetti negativi sull'azienda e sui suoi dipendenti e collaboratori. Inoltre si possono fornire indicazioni utili per l'identificazione di problemi, nell'intento di migliorare la cultura e le prestazioni dell'azienda.
Dove finiscono le segnalazioni? Chi può accedervi?
Le segnalazioni vengono inserite direttamente nel server protetto di EthicsPoint, per impedire qualunque potenziale violazione della sicurezza. EthicsPoint rende disponibili queste segnalazioni solo a persone specifiche all'interno dell'azienda, incaricate di valutarle, in base al tipo di violazione e al luogo in cui si è verificato l'incidente. Tutti i destinatari delle segnalazioni hanno seguito uno specifico programma di formazione sulla gestione delle stesse secondo criteri di massima riservatezza.
Questo sistema non è semplicemente un modo per controllare i dipendenti?
Il sistema EthicsPoint si concentra su un aspetto positivo della nostra filosofia generale e ci permette di garantire un posto di lavoro sicuro, protetto ed etico. Tutti i dipendenti sono invitati a chiedere indicazioni su come risolvere un dilemma etico, fornire suggerimenti costruttivi o comunicare le proprie preoccupazioni. Una comunicazione efficace è vitale per la buona gestione dei moderni ambienti di lavoro e questo sistema è lo strumento ideale per migliorare tale comunicazione.
Abbiamo scelto con cura uno strumento di segnalazione ottimale che ci consenta di rispettare gli obblighi di conformità e al tempo stesso di proporre un approccio costruttivo alla denuncia delle irregolarità.
Sicurezza e riservatezza delle segnalazioni
So che quando si invia una segnalazione da un computer dell'azienda viene generata una registrazione su un server, che mostra tutti i siti Web a cui si è connesso il PC. Tale registrazione può essere utilizzata per identificare l'autore della segnalazione?
EthicsPoint non genera né conserva alcuna registrazione interna delle connessioni con gli indirizzi IP, pertanto non sono disponibili informazioni che colleghino i PC degli utenti a EthicsPoint. Infatti, per contratto, EthicsPoint non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.
In caso di timori all'idea di effettuare la segnalazione dal PC dell'ufficio, è possibile usare un computer esterno all'azienda (situato ad esempio in un Internet café, a casa di un amico e così via) attraverso il sito web sicuro di EthicsPoint. Questa soluzione viene adottata dalla maggior parte degli utenti, come dimostrano i dati di EthicsPoint secondo i quali le segnalazioni generate durante l'orario d'ufficio sarebbero meno del 12%.
Posso mantenere l'anonimato anche effettuando una segnalazione da casa?
Le segnalazioni effettuate da casa, dal computer di un vicino o da qualsiasi portale Internet rimangono anonime e protette. I portali Internet non visualizzano mai il nome utente nelle schermate e il sistema EthicsPoint rimuove automaticamente gli indirizzi Internet per garantire l'anonimato più completo. Inoltre, per contratto, EthicsPoint non può utilizzare alcuno strumento per identificare gli autori delle segnalazioni.
Temo che le informazioni inviate a EthicsPoint finiranno per rivelare la mia identità. Come potete garantirmi che ciò non avvenga?
Il sistema EthicsPoint è progettato per tutelare l'anonimato. In ogni caso, se l'autore della segnalazione preferisce rimanere anonimo, deve assicurarsi che il testo immesso non riveli accidentalmente la sua identità. Ad esempio, è consigliabile evitare frasi come "Dalla mia postazione accanto a Mario Rossi…" oppure "Durante i miei 33 anni…".
Anche il numero verde per le segnalazioni telefoniche garantisce riservatezza e anonimato?
Sì. Chiederemo di fornire gli stessi dati che verrebbero forniti in una segnalazione via Internet e l'incaricato immetterà le risposte nel sito Web di EthicsPoint. Per l'invio di tali segnalazioni vengono adottate le stesse misure di protezione e riservatezza.
Cosa devo fare se desidero identificarmi quando effettuo una segnalazione?
La segnalazione include una sezione in cui è possibile indicare la propria identità, se lo si desidera.
Suggerimenti e procedure consigliate
So che alcune persone sono coinvolte in attività eticamente discutibili, ma la cosa non mi tocca direttamente. Perché dovrei preoccuparmi di segnalarlo?
La nostra azienda ha scelto di promuovere il comportamento etico. Tutti i comportamenti contrari all'etica, a qualsiasi livello, finiscono per danneggiare l'azienda e tutti i dipendenti, nessuno escluso. Basta ricordare gli scandali aziendali più recenti per comprendere come una lieve infrazione dell'etica, apparentemente innocua, possa avere effetti disastrosi su un'azienda altrimenti florida e prosperosa. Pertanto, chiunque sia a conoscenza di scorrettezze o violazioni dell'etica, deve considerarne la segnalazione come un dovere verso se stesso e verso i propri colleghi.
Non so se quello che ho visto o sentito costituisca una violazione delle politiche aziendali o un comportamento contrario all'etica, ma comunque non mi sembra corretto. Che cosa devo fare?
Effettuare una segnalazione. EthicsPoint consente di preparare e presentare la segnalazione in modo che possa essere compresa correttamente. Preferiamo ricevere una segnalazione per una situazione di fatto regolare, piuttosto che ignorare un comportamento potenzialmente contrario all'etica a causa dell'incertezza di chi vi ha assistito.
Cosa devo fare se il mio superiore o altri dirigenti sono coinvolti in una violazione? È possibile che intercettino la segnalazione e mettano tutto a tacere?
Il sistema EthicsPoint e la procedura di distribuzione delle segnalazioni sono progettati in modo che le parti implicate non vengano informate e non abbiano accesso alle segnalazioni in cui vengono citate.
Cosa devo fare se ricordo un particolare importante sul caso dopo aver effettuato la segnalazione? Oppure cosa succede se l'azienda deve farmi ulteriori domande sulla segnalazione?
Quando si presenta una segnalazione tramite il sito Web o il call center di EthicsPoint, viene fornito un nome utente univoco e viene chiesto di scegliere una password. È possibile tornare nuovamente al sistema EthicsPoint, via Internet o per telefono, e accedere alla segnalazione originale per aggiungere ulteriori dettagli o rispondere alle domande poste dai rappresentanti aziendali e aggiungere altre informazioni utili per risolvere le questioni ancora aperte. Consigliamo vivamente di tornare al sito entro il periodo di tempo specificato, per rispondere alle domande dell'azienda. In questo modo fra l'autore della segnalazione e l'azienda viene a crearsi un "dialogo anonimo", che consente di identificare e risolvere i potenziali problemi, a prescindere dalla complessità.
Le informazioni aggiunte successivamente sono protette come la segnalazione iniziale?
Tutte le comunicazioni con EthicsPoint sono gestite con lo stesso livello di massima riservatezza della segnalazione iniziale, per continuare a garantire l'anonimato.
Posso effettuare una segnalazione anche se non dispongo di accesso a Internet?
È possibile inviare una segnalazione a EthicsPoint da qualsiasi computer dotato di accesso a Internet. È possibile effettuare la segnalazione da casa. Molti luoghi pubblici, come la biblioteca pubblica, dispongono di computer connessi a Internet. Se non si possiede un computer, o si ha difficoltà a utilizzarne uno, è possibile mettersi direttamente in contatto con EthicsPoint chiamando il numero verde, disponibile 24 ore al giorno, 365 giorni all'anno.