よくある質問
- Oracleインテグリティ・ヘルプラインはどのようなときに利用したらよいですか？
- 懸念の報告は、Oracleインテグリティ・ヘルプラインを通じて行うべきですか、それとも上司に対して行うべきですか？
- 利用可能な時間を教えてください。
- 緊急の場合はどうしますか？
- Oracleインテグリティ・ヘルプラインの仕組みを教えてください。
- Oracleインテグリティ・ヘルプラインに電話すると、どうなりますか？
- 報告、質問、またはトレーニングを要請できる他の方法はありますか？
- Oracleはどのように懸念を調査するのですか？
- 私の懸念は、適切な人が見るのですか？
- 私の質問や報告はどこに伝えられますか？誰がそれらにアクセスできますか？
- Oracleインテグリティ・ヘルプラインを通じて懸念を報告すると、報復を受けることになりますか？
- 調査の進捗状況や結果について知ることはできますか？
- 懸念が適切に対処されたと感じられない場合はどうすればよいですか？私には何ができますか？
- Oracleインテグリティ・ヘルプラインは匿名ですか？会社は私の電話やオンラインでの報告を追跡できますか？
- 報告のためのキーやパスワードを紛失した場合、どうすればよいですか？
- 懸念を表明した場合、上司や同僚は、私がOracleインテグリティ・ヘルプラインに連絡したことがわかりますか？
- 上司や他のマネージャが、私が報告した違反に関与している場合、私が報告したことが上司や他のマネージャにわかりますか？
- 英語以外の言語を話したり書いたりするときに、翻訳に役立つリソースはありますか？
Oracleインテグリティ・ヘルプラインはどのようなときに利用したらよいですか？
以下のような場合に、インテグリティ・ヘルプラインを利用してください。
- コンプライアンスや倫理に関する問題について情報や支援が必要な場合
- Oracle従業員倫理およびビジネス行動規範やOracleのポリシーへの違反を疑う理由がある場合、または現地法、適用法もしくはOracleの倫理的義務に違反する可能性があると思われる行為を目にした場合
- 以前に別の報告チャネルを通じてガイダンスを求めたり懸念を報告したりしたことがある人は、未解決の問題について検討してください
- 匿名での報告を希望しており、匿名での報告が許可されている国で働いている場合
懸念の報告は、Oracleインテグリティ・ヘルプラインを通じて行うべきですか、それとも上司に対して行うべきですか？
Oracleでは、いくつかの方法で、倫理上問題があると思われる行為について懸念を提起することができます。
- マネージャに報告する
- Oracle人事部に報告する
- 法務チームのメンバーに報告する
- 地域担当のコンプライアンス・アンド・エシクス・オフィサーに報告する
- チーフ・コンプライアンス・アンド・エシクス・オフィサーに報告する
- 従業員代表者に報告する（該当する場合）
- Oracleインテグリティ・ヘルプラインを通じて報告する
皆さんが、上司、Oracleの人事部、法務チームのメンバー、Oracleのコンプライアンス・エシクス・チームのメンバーに懸念を報告するにあたって匿名を希望する場合、あるいは懸念の報告に不安に感じたりする場合、または皆さんの懸念が適切に対処されていないと感じたりする場合には、Oracleインテグリティ・ヘルプラインに電話をしてください。ヘルプラインは第三者のサービスプロバイダーにより運営されており、オンラインまたは電話での報告が可能です。ヘルプラインは秘密に扱われ、懸念を提起するすべてのOracleの従業員、または倫理およびビジネス行動規範に関する問題についてのガイダンスを求めるすべてのOracleの従業員が利用することができます。
利用可能な時間を教えてください。
Oracleインテグリティ・ヘルプラインは、1日24時間、年中利用可能な、懸念を提起できる安全なチャンネルです。
緊急の場合はどうしますか？
緊急事態を報告する際には、Oracleインテグリティ・ヘルプラインを使用しないでください。生命や財産への脅威となる事案の報告は、直ちに現地の当局に連絡してください。
Oracleインテグリティ・ヘルプラインの仕組みを教えてください。
インテグリティ・ヘルプラインは、このウェブサイトまたは電話を通じて、法律への違反、Oracleの従業員倫理およびビジネス行動規範または関連するポリシーへの違反の疑いを報告し、問い合わせや報告のフォローアップを行うために、いつでも利用できます。
Oracleは、第三者ベンダーであるNAVEX Company（EthicsPoint）と契約して、インテグリティ・ヘルプラインを管理しています。これにより、従業員は安全なツールに24時間アクセスできます。現地法で許可されている場合は、要望があれば、匿名で報告を行うことができます。インテグリティ・ヘルプライン・ウェブサイトはEthicsPointのサーバーでホストされ、電話番号はEthicsPointが運用しています。
Oracleインテグリティ・ヘルプラインに電話すると、どうなりますか？
インテグリティ・ヘルプラインに電話をすると、EthicsPointコールセンター・インテイク・スペシャリスト（CCIS）が問い合わせや報告を記録するとともに、詳細な情報を提供するよう求めます。匿名での報告を禁じているポルトガルなどの国から提出する場合を除き、CCISと話すときは匿名のままで行うことを選択できます。ただし、そうすることで、問い合わせへの適切な対応や問題の調査が難しくなる可能性があります。申し立てをより適切に調査できるように、できれば主張されている非倫理的な行為の証人および被害を受けていると考えられる人の名前を提供できるようにしておいてください。ほとんどの場合、問い合わせや報告は匿名で行うことができますが、問題の性質や関連する事例の詳細から関係者の身元が明らかになる可能性があるため、機密性や匿名性を保証することはできません。ただし、Oracleインテグリティ・ヘルプラインを通じて提出された問い合わせや報告には、あらゆる努力を払って極めて慎重に対応します。
CCISは、EthicsPointのサーバー上で問い合わせや報告を記録して、Oracleグローバル・コンプライアンス・アンド・エシクス・オフィサーが率いるOracleのコンプライアンス・エシクス・オフィスに提供します。CCISは、電話でアドバイスを提供したり、問題を解決したりすることはできません。緊急事態の際は、CCISは、コンプライアンス・エシクス・オフィスに直接連絡するための情報を提供します。
CCISは、質問や報告をオンラインまたは電話でフォローアップできるように、報告のためのキーとパスワードを提供します。Oracleインテグリティ・ヘルプラインに定期的に問い合わせて、以下を確認してください。
- 報告の正確性
- 報告が確認されたこと
- 問い合わせや懸念を処理するために追加情報が必要かどうか
- 調査状況
匿名で提出された報告については、連絡手段が他にないため、継続的に問題をフォローアップすることが特に重要になります。氏名により身元を明らかにした場合は、コンプライアンス・エシクス・オフィスまたは指定された対象分野の専門家が直接本人に連絡し、懸念について話し合い、懸念を解決するために重要な追加の質問をします。Oracleインテグリティ・ヘルプラインのコミュニケーションはすべて、当初の報告と同程度に慎重に取り扱われます。
報告、質問、またはトレーニングを要請できる他の方法はありますか？
以下のさまざまなチャネルを通じて、報告したり、コンプライアンスや倫理に関する質問をしたり、トレーニングを依頼したりできます。
- マネージャに報告する
- Oracle人事部に報告する
- 法務チームのメンバーに報告する
- 地域担当のコンプライアンス・アンド・エシクス・オフィサーに報告する
- チーフ・コンプライアンス・アンド・エシクス・オフィサーに報告する
- 従業員代表者に報告する（該当する場合）
- Oracleインテグリティ・ヘルプラインを通じて報告する
- Oracle America, Inc.（住所：500 Oracle Parkway, 7th Floor, Redwood City, CA, 94065）エグゼクティブ・バイスプレジデント兼法務顧問宛てに郵送
EU諸国、スイス、ノルウェーに居住する個人の場合、Oracleインテグリティ・ヘルプラインで報告できるのは、銀行、財務、会計、監査に関する不正行為、贈収賄、キックバック、その他の汚職の申し立てのみです。懸念が別の倫理またはコンプライアンスの問題に関連する場合は、EMEA地域のコンプライアンス・アンド・エシクス・オフィサーに直接報告するか、または上記のその他の確立された報告チャネルを通じて報告することをお勧めします。
Oracleはどのように懸念を調査するのですか？
Oracleは、正確性、適格性、公平性、および関与するすべての当事者を尊重することを重視した内部調査プロセスを維持するよう取り組んでいます。皆さんの地域のコンプライアンス・アンド・エシクス・オフィサーは、不正行為の申し立てに対する調査の指導を含め、ビジネス行動および倫理に対する懸念への対応を統括しています。調査は、適用される法律およびOracleのポリシーに従って行われます。
調査方法には、適用される法律で許容されまた妥当な範囲で、関係者および立会人との面談、関連する財務記録、電子的記録、およびその他記録の確認、公開された情報の確認、ならびにコンピュータ、システム、オフィス、およびその他のリソースの監視および/またはその分析が含まれます。
Oracleは、不正行為の申し立てに関する報告を秘密として取り扱い、知る必要がある人のみに調査状況を知らせ、その調査に関与させます。コンプライアンス・アンド・エシクス管理チームなどの権限を与えられた人員のみが、規範違反に関する内部調査を開始できます。不正行為の報告と関連する調査記録はすべて、 Oracleの内部プライバシー・ポリシー および Oracleの情報保護ポリシー に従って処理されます。
申し立てが立証できなくても、不正行為を主張した従業員には何の影響もありません。また、誠意をもって懸念を報告した従業員や、コンプライアンス調査に協力した従業員に対する報復は容認されません。不正行為の発生が明らかになった調査については、調査プロセスで立証された行為に基づいて懲戒処分および是正措置の適用を検討します。さらに、Oracleは、民事または刑事上の違反を関連当局に報告する場合があります。
私の懸念は、適切な人が見るのですか？
問い合わせと報告はすべて、まずコンプライアンス・アンド・エシクスチームのメンバーが確認し、必要に応じて他の対象分野の専門家や調査担当者に照会されます。問い合わせや報告を目にする人には、Oracleの法務、人事、ビジネス評価および監査、財務、グローバル情報セキュリティ、および／または経営陣のメンバー、ならびにコンプライアンス・アンド・エシクス組織のメンバー、EthicsPointの外部弁護士、監査人、フォレンジックプロバイダー、および／または技術スタッフなどの外部リソースが含まれる場合があります。これらの個人は、米国または別の国に所在する場合があります。また、ご提供いただいた情報はすべて、上記の個人が別途保存する場合があります。
私の質問や報告はどこに伝えられますか？誰がそれらにアクセスできますか？
Oracleインテグリティ・ヘルプラインの報告は、データのセキュリティを維持するために、EthicsPointの安全なサーバーに直接保存されます。EthicsPointは、これらの報告をOracleのコンプライアンス・エシクス・オフィスに提供します。コンプライアンス・エシクス・オフィスは、説明された状況の評価、質問への対応、調査の監督を担当します。
Oracleインテグリティ・ヘルプラインを通じて懸念を報告すると、報復を受けることになりますか？
Oracleは報復を一切容認しません。事実、報復はOracleの倫理およびビジネス行動規範に違反しています。報復は、報復者に対する、解雇を含む懲戒処分につながることがあります。誠意をもって懸念を表明したために不利な扱いを受けたと感じた場合は、人事部またはコンプライアンス・エシクス・チームに状況を報告して、適切な調査と対応が実施されるようにしてください。
調査の進捗状況や結果について知ることはできますか？
関係者全員のプライバシーを保護するため、Oracleは通常、調査の詳細についてお伝えすることはできません。ただし、影響を受ける事業を担当する管理職、人事部、および懲戒処分や是正措置により直接影響を受ける従業員を除きます。ただし、匿名であってもOracleインテグリティ・ヘルプラインに報告した人には、固有の報告のためのキーとパスワードが提供されます。ヘルプラインに電話またはオンラインで連絡して、最新情報を受け取るか、懸念の適切な調査のために必要な追加情報を提供するようお願いします。
懸念が適切に対処されたと感じられない場合はどうすればよいですか？私には何ができますか？
問い合わせや報告が適切に対処されていないと考える場合は、電子メールをシニア・バイスプレジデント兼コンプライアンス・アンド・エシクス・オフィサーのGreg Vamos greg.vamos@oracle.com に送付して、懸念を直接伝えることができます。
Oracleインテグリティ・ヘルプラインは匿名ですか？会社は私の電話やオンラインでの報告を追跡できますか？
一般的に、身元を明らかにすればより容易に効果的な調査を行うことが可能になりますが、ポルトガルを除くすべての国では匿名で報告することができます。懸念を匿名で報告しても、Oracleがあなたの電話を追跡することはできませんので、ご安心ください。システムを管理する外部ベンダーのEthicsPointは、発信者IDを使用したり、通話を記録したりすることはありません。ウェブサイトで行われた報告は、安全なインターネットポータルを通じて届き、インターネットポータルは、ユーザースクリーン名を追跡したり、表示したりしません。また、EthicsPointも、EthicsPointシステム内で匿名性が維持されるように、インターネットのアドレスを削除します。
EthicsPointのシステムは、あなたの匿名性を保護するように設計されています。ただし、報告者として匿名性を維持したい人は、報告自体がご自分の身元を明かさないように確認する必要があります。
報告のためのキーやパスワードを紛失した場合、どうすればよいですか？
本人のデータセキュリティを守るため、報告へのアクセスおよびその後の通信は慎重に管理されます。したがって、報告のためのキーまたはパスワードを紛失した場合は、新しい報告を提出して更新情報を入手するか、当初の報告に関連して追加情報を提供する必要があります。新しい報告では、その問題が以前の報告に関連することを言及する必要があります。
懸念を表明した場合、上司や同僚は、私がOracleインテグリティ・ヘルプラインに連絡したことがわかりますか？
報告が匿名であるかどうかにかかわらず、問題の性質や関連する状況の詳細から関係者の身元が明らかになる可能性があるため、機密性または匿名性を保証することはできません。ただし、Oracleインテグリティ・ヘルプラインのシステムと報告配信は、関係者が自分の氏名が記載された報告について通知を受けたり、アクセスを許可されたりしないように設計されています。さらに、Oracleインテグリティ・ヘルプラインを通じて提出された問い合わせへの対応や報告の調査には、あらゆる努力を払って極めて慎重に対応します。また、懸念が誠意をもって提起された場合、Oracleは報復を一切容認しないことにもご留意ください。報復は、報復者に対する、解雇を含む懲戒処分につながる場合があります。
上司や他のマネージャが、私が報告した違反に関与している場合、私が報告したことが上司や他のマネージャにわかりますか？
報告が匿名であるかどうかにかかわらず、問題の性質や関連する状況の詳細から関係者の身元が明らかになる可能性があるため、機密性または匿名性を保証することはできません。ただし、Oracleインテグリティ・ヘルプラインのシステムと報告配信は、関係者が自分の氏名が記載された報告について通知を受けたり、アクセスを許可されたりしないように設計されています。さらに、Oracleインテグリティ・ヘルプラインを通じて提出された問い合わせへの対応や報告の調査には、あらゆる努力を払って極めて慎重に対応します。また、懸念が誠意をもって提起された場合、Oracleは報復を一切容認しないことにもご留意ください。報復は、報復者に対する、解雇を含む懲戒処分につながる場合があります。
英語以外の言語を話したり書いたりするときに、翻訳に役立つリソースはありますか？
Oracleインテグリティ・ヘルプラインに問い合わせや報告を提出する際、電話を使用する場合でもオンラインを使用する場合でも、英語以外の言語で問い合わせや報告をするための翻訳リソースを使用することができます。電話で連絡する場合、報告者はどの言語を使用したいかをOracleインテグリティ・ヘルプラインのオペレーターに英語で伝える必要があります。オペレーターは翻訳者を招集して打ち合わせを行い、翻訳者がその後、問い合わせや報告への対応を支援します。
英語以外の言語によりオンラインで問い合わせや報告を行った場合は、コンプライアンス・エシクス・オフィスが、それらに対応できるように英語に翻訳します。あなたとコンプライアンス・エシクス・オフィスとの間でその後行われる通信は、必要に応じて翻訳されます。