よくある質問

Volvo Group Whistleについて
報告 - 一般事項
報告のセキュリティおよび秘密保持
報告のヒントおよびフォローアップ

Volvo Group Whistleについて

Volvo Group Whistleとは何ですか？

Volvo Group Whistleは、NAVEX が提供するEthicsPointソフトウェア・ソリューションを利用した包括的で機密性の高い報告ツールであり、従業員、請負業者、コンサルタント、サプライヤー、ディーラー、ビジネス・パートナー、またはその他の第三者などの全員が、前向きな労働環境を醸成しながら、容易かつ安全に、ボルボ・グループの行動規範の違反の疑いを自発的に報告できるようにするものです。

報告 - 一般事項

懸念事項があります。 どのように提起することができますか？

正しくないと思われる行動、またはボルボ・グループの行動規範の違反のおそれを認識した場合、遠慮せずに通報してください。 多くの場合、早期の報告は問題を迅速に解決し、被害を最小限に抑えるのに役立ちます。

次のようにして懸念を報告できます。

  • 直属の上司、または上司の管理者に相談する。
  • 関連するグループ部門（HR、Finance、Legal & Compliance、またはSecurityなど）に相談する。
  • Volvo Group Whistleにアクセスする （ www.volvogroup.com の「About Us」の下、またはViolinの「About Volvo Group」の下）。
  • Chief Compliance Officerに文書を送付する。

    • Chief Compliance Officer
    AB Volvo
    Department AA14100, VGHQ6C
    SE-405 08 Göteborg
    Sweden

詳細情報およびガイダンスについては、ボルボ・グループの従業員はボルボ・グループの「内部告発および調査ポリシー」を参照してください。

どのような状況を報告する必要がありますか？

Volvo Group Whistleは、従業員、請負業者、コンサルタント、またはその他の第三者が、不正または疑わしい会計慣行、購買慣行、贈収賄、人権および労働者の権利の侵害、ならびにボルボ・グループの 行動規範 のその他の違反の疑いに関する懸念事項を報告することを意図したものです。

現地法に基づき、あなたの苦情がVolvo Group Whistleを通じて受け付けることができない事項に関連し、 あなたの苦情が最初に精査された際に当該事実が確認された場合、あなたはその旨を正式に通知されるものとします。 . かかる場合、あなたは直属の上司、上司の管理者、または関連するグループ部門（HR、Finance、Legal & Compliance、またはSecurityなど）に連絡するか、Chief Compliance Officer（連絡先情報は上記のとおり）に文書を送付する必要があります。

特に、以下に関連する懸念事項の報告が期待されます。

  • 贈収賄（これには、賄賂、見返り、節度を越えた贈与もしくは接待、または利益供与金などを直接的に、または第三者を介すなどして間接的に授受する行為が含まれます）
  • 不当競争法、独占禁止法、輸出管理および貿易制裁の違反
  • 財務記録の誤り、虚偽／不適切な経費請求、または詐欺の疑いなどの会計または監査の問題
  • 非開示の利益相反
  • 会社の在庫、現金、機器、消耗品、またはその他の資産の窃盗または乱用
  • 秘密情報の不正開示
  • 年齢、人種、性別、宗教、国籍、障がい、性的指向、またはその他の性質に関する差別
  • パワー・ハラスメントおよびセクシャル・ハラスメントを含む嫌がらせおよび脅迫
  • ボルボ・グループの事業またはビジネス・パートナーに関連する人身売買、強制労働もしくは奴隷労働、または児童労働など、現代の奴隷制度の兆候
  • 適用法またはボルボ・グループの方針および通達に準拠していない雇用慣行
  • ボルボ・グループの通達に準拠した、ボルボ・グループまたは第三者の知的財産の無許可の使用
  • インサイダー取引
  • マネー・ロンダリングおよびテロ資金調達
  • 職場の健康、安全、およびセキュリティに関する危険
  • 有害廃棄物の流出、排出、または環境問題
  • 製品の安全性
  • ボルボ・グループの方針および現地法または国際法の不遵守

Volvo Group Whistleを通じて行われる報告は任意であり、誠実に行われる必要があります。 提供される情報は、報告の提出者が知りうる限り正確かつ完全である必要があります。

ボルボ・グループはどのような企業で構成されていますか？ Volvo Group Whistleの対象となるのはどの企業ですか？

ボルボ・グループは、3つのトラック部門（Group Trucks Operations、Group Trucks Technology、Group Trucks Purchasing）、9つのビジネス・エリア（Volvo Trucks、Mack Trucks、Renault Trucks、Volvo Buses、Volvo Construction Equipment、Volvo Penta、Arquus、Volvo Financial Services、Volvo Autonomous Solutions）および6つのグループ部門（Deputy CEO Office、Group Communications、Group Finance、Group Human Resources、Group Legal & Compliance、Group IT）に編成された、全世界に展開するさまざまな事業体から構成されています。

あなたの報告または質問が上記のトラック部門、ビジネス・エリア、またはグループ部門のいずれかに関連する場合、遠慮することなくVolvo Group Whistleを使用して送信してください。

懸念事項がある場合、上司、Security、またはHRに報告して対処してもらうべきではありませんか？

あなたが当社の行動規範に違反していると思われる行動について認識または目撃した場合、当該行動を直属の上司、上司の管理者、または関連するグループ部門（HR、Finance、Legal & Compliance、またはSecurityなど）に報告することが期待されます。

しかし、当社は、あなたがこれらのチャネルを通じて懸念事項を報告することに抵抗がある状況、および第三者がこれらのオプションにアクセスできない状況があることを認識しています。 そのため、Volvo Group Whistleの利用またはAB VolvoのChief Compliance Officerへの連絡を通じて、あなたが懸念事項を共有したり、報告を提出したりできる代替オプションを用意しました。 あなたの報告は、当社が行動規範に関連する問題を積極的に特定し、対処し、解決するのに役立ちます。

現地法に基づき、あなたの苦情がVolvo Group Whistleを通じて受け付けることができない事項に関連し、 あなたの苦情が最初に精査された際に当該事実が確認された場合、 , あなたはその旨を正式に通知されるものとします。 . かかる場合、あなたは直属の上司、上司の管理者、または関連するグループ部門（HR、Finance、Legal & Compliance、またはSecurityなど）に連絡するか、Chief Compliance Officer（連絡先情報は上記のとおり）に文書を送付する必要があります。

私が認識したことを報告する必要がある理由は何ですか？

当社は一丸となって、お互いを信頼できる前向きな職場環境を醸成するよう努める必要があります。 つまり、全員が倫理的に行動し、ボルボ・グループの行動規範または法律に従って行動していない人物がいる場合は、適切な人物に通知する責任があります。 共に協力することで、全員が情熱を持ち、健全で信頼できる環境を維持することができます。 企業の不正行為により、企業全体の未来だけでなく、私たち全員の幸福が脅かされる可能性があります。

実際、経営層は私が報告することを望んでいるのですか？

あなたの報告を期待しています。 実際、あなたに報告していただくことを望んでいます。 あなたは、良きにつけ悪しきにつけ、当社で現在起こっていることを把握しています。 あなたは懸念の原因となりうる行為を最初に把握するかもしれません。 あなたの報告により、当社と当社の関係者に起こり得る悪影響を最小限に抑えることができるかもしれません。 また、あなたが提供する情報は、企業文化および業績を向上する可能性のある問題の特定に役立つ場合があります。 当社が把握するのが早いほど、考えられる悪影響を最小限に抑えるために行動することができます。

報告はどこに送信されますか？ 報告を閲覧できるのは誰ですか？

苦情は、ボルボ・グループの社内ネットワーク環境の範囲外の、第三者によって運営されている安全なEthicsPointサーバーに直接送信されます。 当社のサービス・プロバイダーであるNAVEXおよびそのEthicsPointシステムにより、報告の評価および適切な措置を講じる責任を負い、Group Complianceに在籍する、限られた人数のボルボ・グループの権限を持つ従業員のみが送信された報告を閲覧できるようになります。

報告は、欧州連合にあるサーバーに保存され、NAVEXの関連会社であるGCS Compliance Servicesによって管理されます。 当該第三者パートナーは、翻訳サービスに必要な場合を除き、契約上、報告データを閲覧することを禁じられています。

インターネットにアクセスできない場合でも、報告を提出できますか？

Volvo Group Whistleを利用するには、インターネット接続が必要です。 自宅でインターネットにアクセスできない場合、またはオフィスから離れた場所で報告を提出したり質問したりする場合、公共の場所から行うことができます。 公共図書館またはインターネット・カフェなどのさまざまな公共の場には、インターネットにアクセスできるコンピューターがあります。 Volvo Group Whistleは、24時間年中無休でご利用いただけます。 報告を送信するためにあなたのボルボ・アカウント（お持ちの場合）にログインする必要はありません。社外向けのボルボ・グループWebページ（ www.volvogroup.com の「About us」の下）からVolvo Group Whistleにアクセスできます。

さらに、直属の上司、上司の管理者、または関連するグループ部門（HR、Finance、Legal & Compliance、またはSecurityなど）に連絡するか、ボルボ・グループのChief Compliance Officerに書面で連絡することができます。

報告のセキュリティおよび秘密保持

匿名で報告することはできますか？

Volvo Group Whistleを通じて提出されたすべての報告または質問は、現地法で禁止されていない限り、安全が確保され、匿名が許可されます（あなたの国で匿名での報告が禁止されている場合、システムによりその旨が自動的に通知されます）。 あなたの国で匿名での報告が禁止されている場合でも、あなたの身元はボルボ・グループ内で厳重に秘密として維持されます。

ボルボ・グループでは通常、報告に関する調査の質を向上するためにご自身の身元を明らかにすることをお勧めします。身元が明らかになることで、調査を進める際にあなたと連絡すること（ただし内密に）が容易になるためです。

会社のコンピューター、ラップトップ、または電話で報告することに不安を感じる場合は、職場環境外のその他のデバイスを使用して、ボルボ・グループのWebサイト（ www.volvogroup.com の「About us」の下のVolvo Group Whistleのリンク）にアクセスすることができます。

会社のコンピューターから送信する情報は、デバイスが接続されたすべてのWebサイトを表示するサーバー・ログを生成すると理解しています。このログにより、私が報告の発信者として特定されることはありませんか？

EthicsPoint（Volvo Group Whistleに使用されるシステム）では、インターネット・プロトコル（IP）・アドレスを含むインターネット収集ログは生成または維持されません。そのため、あなたまたはEthicsPointにアクセスするためにあなたが使用したデバイスにつながる情報は提供されません。 あなたが匿名で報告することを選択した場合、あなたを特定することは技術的に不可能です。

私がEthicsPointに提供する情報により、最終的に私の身元が明らかになるのではないかと心配しています。 身元が明らかにならないことを、どのように保証できますか？

あなたが匿名のままにすることにした場合、EthicsPointシステムは匿名性を保護するように設計されています。 匿名のままでいることが許可されており、報告者としてあなたがそれを望む場合、あなたは報告の内容により誤ってあなたの身元が明らかにされないようにする必要があります（あなたを簡単に識別できる詳細を提供しないでください。たとえば、「John Smithさんの隣の同僚から…」）。

あなたが身元を明らかにすることを選択した場合、または現地法により身元を明らかにすることが求められる場合、ボルボ・グループはあなたの身元を厳重に秘密に保つために合理的なあらゆる努力を払います。 詳細については、データ保護およびプライバシーに関する告知をよくお読みください。

報告を提出する際に、身元を明らかにするのが好ましい理由は何ですか？

懸念事項を報告するときは、身元を明らかにすることを強くお勧めします。 身元を明らかにすることにより、当社はあなたと秘密裏に対話を開始し、より適切な調査を行うために重要な情報および事実をすべて入手することが可能になります。 通常、懸念事項を書面にするより、言葉で表したり、対話をしたりする方が簡単です。 また、調査員にとっては、質問をしたり、状況をより深く理解したりするための非常に貴重な機会となります。 あなたの氏名を把握することは、特に差別や嫌がらせに関する調査において、調査員が適切に調査を管理するのにも役立ちます。

報告の際にあなたが身元を明らかにする場合、社内であなたの身元の秘密を厳重に維持するためにあらゆる努力を払います。 たとえば、さらに調査を行うことで、不正行為に関与している人物にあなたの氏名が明らかになるおそれがある場合、調査員はあなたに連絡して、調査を継続しても問題がないかどうかを尋ねることができます。

報告のヒントおよびフォローアップ

非倫理的な行為に関与している人物を知っていますが、私には影響しません。 わざわざ報告する必要がある理由は何ですか？

当社は、倫理的行動を促進し、常に当社の行動規範に従って事業を行うこととしています。 いかなるレベルにおいても非倫理的な行為は最終的に、あなたを含み、会社、すべての従業員、顧客、およびビジネス・パートナーを傷つけます。 世界中の最近の企業スキャンダルで起こったことを考えてみると、一見して問題がないと思われる倫理観の欠如が、健全な企業に与えうる壊滅的な影響がわかります。 したがって、不正行為を認識した場合、または行動規範の違反が疑われる場合、それを報告することはあなた自身およびあなたの同僚に対するあなたの義務であると考えてください。

私が目撃したこと、または聞いたことが行動規範の違反であるのか、それとも非倫理的な行為に関連するのか不明ですが、私には正しい行為とは思えません。 どうすればよいですか？

Volvo Group WhistleのWebポータルにある「質問する」機能を使用して質問を送信できます。 あなたがボルボ・グループの従業員の場合は、直属の上司、上司の管理者、または関連するグループ部門（HR、Finance、Legal & Compliance、またはSecurityなど）と直接、懸念事項について話し合うこともできます。

いずれの場合も、Volvo Group WhistleのWebポータルにある「報告する」機能にいつでも直接アクセスできます。 調査の結果、立証できなかったとしても、非倫理的な行動の可能性を確認しないよりも、報告を提出することをお勧めします。

私の上司または他の管理者が私の懸念事項に関与している場合、どうすればよいですか？ 彼らは報告を受けて隠蔽しようとしませんか？

EthicsPointソフトウェアおよび内部告発者の調査プロセスは、懸念事項において特定された個人に通知されたり、当該個人の氏名が挙げられた報告の閲覧が許可されたりしないように設計されています。

Volvo Group Whistleを通じて提出された情報の閲覧は、Group Compliance内の専任チームに制限され、秘密情報として厳重に取り扱われます。 あなたの報告で、当該チーム内のいずれかの氏名が挙げられている場合、当該人物もあなたの報告を閲覧することができなくなります。

報告を提出した後、当該事案について重要な事項を思い出した場合はどうすればよいですか？ または、調査チームが私の報告に関してさらに質問がある場合はどうなりますか？

Volvo Group Whistleを通じて質問したり、報告を提出したりすると、一意のキー・レポート番号が届き、パスワードを選択するように指示されます。 これにより、あなたは随時、Volvo Group WhistleのWebポータルに戻り、「報告のフォローアップ」オプションを使用して元の報告にアクセスできます。

注意： レポート・キー番号と作成したパスワードは安全な場所に保管してください。 あなたのレポート・キー番号およびパスワードは 誰も復元できません （EthicsPointシステム管理者を含む）。

報告をフォローアップすることで、情報を追加したり、調査チームからの質問に回答したり、質問したりすることができます。 追加のファイルをアップロードすることもできます。

匿名で報告した場合でも「報告のフォローアップ」オプションを利用できるため、あなたは身元を明らかにすることなく調査チームと連絡を取ることができます。

定期的にVolvo Group Whistleを確認し、会社からの連絡を確認することを強くお勧めします。 あなたと当社は「内密の対話」を開始し、それによって状況を特定するだけでなく、解決に導くこともできます。

報告に関するフォローアップの安全性は、最初の報告と同程度ですか？

はい。 Volvo Group Whistleを通じたすべてのやり取りは、最初の報告と同様に技術的に保護され、秘密情報として厳重に取り扱われます。