Veelgestelde vragen

Over Volvo Group Whistle

Wat is de Volvo Group Whistle?

De Volvo Group Whistle is een uitgebreide en vertrouwelijke rapportagetool die gebruikmaakt van de EthicsPoint-softwareoplossing van NAVEX. Hiermee wordt het voor werknemers, aannemers, consultants, leveranciers, dealers, zakenpartners of enige andere derden gemakkelijk en veilig gemaakt om vrijwillig vermoedelijke overtredingen van de Volvo Group-gedragscode te melden, terwijl tegelijkertijd een positieve werkomgeving wordt gecultiveerd.

Melden - Algemeen

Ik heb een probleem. Hoe kan ik dit melden?

Als u op de hoogte bent van iets dat niet juist lijkt of dat mogelijk in strijd is met de Gedragscode van de Volvo Group, willen we dat u dit meldt. Vaak kan vroege rapportage helpen om een probleem snel op te lossen en de schade te minimaliseren.

Om uw bezorgdheid te uiten, kun je:

• Praat met uw manager, of met de manager van uw manager.
• Praat met de relevante afdeling, zoals HR, Finance of Legal & Compliance of Security.
• Bekijk de Volvo Group Whistle op: www.volvogroup.com onder 'Over ons' of op Violin onder 'Over Volvo Group'.
• Schrijf een brief aan de Chief Compliance Officer op:

Chief Compliance Officer
AB Volvo
Department AA14100, VGHQ6C
SE-405 08 Göteborg
Sweden

Voor aanvullende informatie en begeleiding kunnen medewerkers van de Volvo Group het Volvo Group Whistleblowing and Investigation Policy raadplegen.

Wat voor soort situaties moet ik melden?

De Volvo Group Whistle is ontworpen voor werknemers, aannemers, consultants of andere derden om zorgen te melden over mogelijke onregelmatige of twijfelachtige boekhoudpraktijken, aankooppraktijken, corruptie, schendingen van mensenrechten en arbeidsrechten, en andere vermoedelijke schendingen van de Volvo Group Gedragscode .

Als uw klacht betrekking heeft op een kwestie die volgens de lokale wetgeving niet kan worden geaccepteerd door de Volvo Group Whistle en dit is geverifieerd tijdens de eerste beoordeling van de klacht, wordt u hiervan op de hoogte gebracht . In dat geval moet u contact opnemen met uw manager, of de manager van uw manager, een relevante functionele groep (zoals HR, Finance, Legal & Compliance of Security), of een brief schrijven naar de Chief Compliance Officer (contactgegevens hierboven).

In het bijzonder willen we dat u problemen meldt met betrekking tot:

• corruptiepraktijken, waaronder het aanbieden of accepteren van smeergeld, omkopingen, buitensporige geschenken of gastvrijheid, of facilitatie van betalingen, direct of indirect, zoals via derden;
• oneerlijke concurrentie, antitrustwetgeving, exportcontrole en schendingen van handelssancties;
• boekhoudkundige of auditkwesties, zoals fouten in een financiële administratie, valse/ongepaste onkostendeclaraties of vermoedelijke fraude;
• niet-openbaar gemaakte belangenconflicten;
• diefstal of misbruik van bedrijfsinventaris, kasgeld, apparatuur, voorraden of andere middelen;
• ongeoorloofde openbaarmaking van vertrouwelijke informatie;
• discriminatie op grond van leeftijd, ras, geslacht, religie, nationaliteit, handicap, seksuele geaardheid of enige andere aard;
• intimidatie en bedreiging, waaronder macht en seksuele intimidatie;
• tekenen van moderne slavernij, waaronder mensenhandel, dwangarbeid of verplichte arbeid, of kinderarbeid in verband met activiteiten van de Volvo Group of een zakenpartner;
• arbeidspraktijken die niet in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetten of het beleid en de richtlijnen van de Volvo Group;
• ongeoorloofd gebruik van intellectueel eigendom van de Volvo Group of van een derde in overeenstemming met de Volvo Group-richtlijnen;
• handel met voorkennis;
• witwassen van geld en financiering van terrorisme;
• gevaren met betrekking tot gezondheid, veiligheid en beveiliging op de werkplek;
• lekkage van gevaarlijke afvalstoffen, lozingen of milieuproblemen;
• productveiligheid;
• niet-naleving van het beleid van Volvo Group en lokale of internationale wetgeving.

Meldingen via de Volvo Group Whistle zijn vrijwillig en moeten te goeder trouw worden gedaan. De verstrekte informatie moet zo correct en volledig mogelijk zijn, naar beste weten van de persoon die de klacht indient.

Welke bedrijven zitten in de Volvo Group-portfolio? Welke bedrijven vallen onder de Volvo Group Whistle?

Volvo Group bestaat uit vele entiteiten over de hele wereld, die zijn georganiseerd in drie truckdivisies (Group Trucks Operations, Group Trucks Technology en Group Trucks Purchasing), negen Bedrijfsgebieden (Volvo Trucks, Mack Trucks, Renault Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Volvo Penta, Arquus, Volvo Financial Services, Volvo Autonomous Solutions) en zes Groepsfuncties (Deputy CEO Office, Group Communications, Group Finance, Group Human Resources, Group Legal & Compliance en Group IT).

Als uw melding of vraag betrekking heeft op een van de bovengenoemde truckdivisies, bedrijfsgebieden of groepsfuncties, aarzel dan niet om Volvo Group Whistle te gebruiken om ze te verzenden.

Als ik een probleem heb, moet ik het dan niet gewoon melden aan mijn manager, Security of Human Resources en hen het laten oplossen?

Wanneer u kennis heeft van of gedrag waarneemt waarvan u vermoedt dat het in strijd is met onze Gedragscode, verwachten we dat u dit meldt aan uw manager, of de manager van uw manager, of een relevante functionele groep (zoals HR, Finance, Legal & Compliance of Security).

We erkennen echter dat er omstandigheden kunnen zijn waarin u het niet prettig vindt om uw bezorgdheid via deze kanalen te melden en dat derden mogelijk geen toegang hebben tot deze opties. Daarom hebben we alternatieve opties voor u beschikbaar gesteld om uw zorgen te delen of een melding in te dienen, ofwel door gebruik te maken van de Volvo Group Whistle of door contact op te nemen met de Chief Compliance Officer van AB Volvo. Uw melding helpt ons om problemen met de Gedragscode proactief te identificeren, aan te pakken en op te lossen.

Als uw klacht betrekking heeft op een kwestie die volgens de lokale wetgeving niet kan worden geaccepteerd door de Volvo Group Whistle en dit is geverifieerd tijdens de eerste beoordeling van de klacht, , wordt u hiervan op de hoogte gebracht . In dat geval moet u contact opnemen met uw manager, of de manager van uw manager, een relevante functionele groep (zoals HR, Finance, Legal & Compliance of Security), of een brief schrijven naar de Chief Compliance Officer (contactgegevens hierboven).

Waarom moet ik melden wat ik weet?

We moeten er allemaal naar streven een positieve werkomgeving te creëren waarin we elkaar vertrouwen. Dit betekent dat we er allemaal verantwoordelijk voor zijn om ons ethisch te gedragen en de juiste mensen te informeren als iemand niet handelt in overeenstemming met de Gedragscode van de Volvo Group of de wet. Door samen te werken kunnen we een gezonde, gepassioneerde en betrouwbare omgeving in stand houden. Zakelijk wangedrag kan de toekomst van ons hele bedrijf en het welzijn van ons allemaal bedreigen.

Wil het management echt dat ik melding maak van problemen?

Dat doen we zeker. Eigenlijk hebben we dat ook nodig. U weet wat er speelt in ons bedrijf, zowel goede als slechte dingen. Mogelijk heeft u uit de eerste hand kennis van een activiteit die reden tot bezorgdheid kan geven. Uw melding kan de mogelijke negatieve impact op het bedrijf en onze mensen minimaliseren. De informatie die u verstrekt, kan ook helpen bij het identificeren van problemen die de bedrijfscultuur en -prestaties kunnen verbeteren. Hoe eerder we het weten, hoe eerder we kunnen handelen om mogelijke negatieve gevolgen te minimaliseren.

Wat gebeurt er met deze meldingen? Wie krijgt toegang?

Klachten worden rechtstreeks opgeslagen op een beveiligde EthicsPoint-server die wordt gehost door een derde buiten het bedrijfsnetwerk van de Volvo Group. Onze dienstverlener, NAVEX met hun EthicsPoint-systeem, stelt deze meldingen alleen beschikbaar aan een beperkt aantal geautoriseerde Volvo Group-medewerkers die bij Group Compliance werken en die verantwoordelijk zijn voor het beoordelen van de meldingen en het nemen van passende maatregelen.

De meldingen worden opgeslagen op servers in de Europese Unie die worden beheerd door GCS Compliance Services, een zusterbedrijf van NAVEX. Het is deze externe partners contractueel verboden toegang te krijgen tot onze rapportgegevens, behalve indien nodig voor vertaaldiensten.

Kan ik wel een melding doen als ik geen toegang tot internet heb?

Voor het gebruik van de Volvo Group Whistle is een internetverbinding vereist. Als u thuis geen internet heeft of buiten kantoor een melding wilt doen of een vraag wilt stellen, kunt u dit vanaf openbare locaties doen. Veel openbare locaties, waaronder openbare bibliotheken of internetcafés, hebben computers met internettoegang. De Volvo Group Whistle is 24 uur per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar. U hoeft niet in te loggen op uw Volvo-account (als u er een heeft) om een rapport te verzenden. U kunt de Volvo Group Whistle openen vanaf de externe Volvo Group-webpagina ( www.volvogroup.com onder 'Over ons').

Daarnaast kunt u contact opnemen met uw manager, of de manager van uw manager, of een relevante functionele groep (zoals HR, Finance, Legal & Compliance of Security), of schriftelijk contact opnemen met de Volvo Group Chief Compliance Officer.

Beveiliging en vertrouwelijkheid van meldingen

Kan ik de melding anoniem doen?

Elke melding of vraag die via de Volvo Group Whistle wordt ingediend, is beveiligd en kan anoniem worden gedaan, tenzij dat is verboden door de lokale wetgeving (in dat geval zal het systeem u automatisch laten weten dat anonieme rapportage voor uw land verboden is). Als anoniem melden in uw land verboden is, blijft uw identiteit strikt vertrouwelijk binnen de Volvo Group.

De standaardvoorkeur van Volvo Group is dat u zichzelf bekend maakt om de kwaliteit van het onderzoek naar uw melding te verhogen, omdat we gemakkelijker op vertrouwelijke basis met u kunnen communiceren naarmate het onderzoek vordert.

Als u zich niet op uw gemak voelt om een melding te doen vanaf uw bedrijfscomputer, laptop of telefoon, kunt u op een ander apparaat buiten uw werkomgeving naar de Volvo Group-website te gaan, op www.volvogroup.com , en vervolgens naar de Volvo Group Whistle-link onder 'Over ons'.

Ik heb begrepen dat voor alle informatie die ik verzend vanaf een bedrijfscomputer, een serverlogboek wordt gegenereerd dat elke website toont waarmee mijn apparaat verbinding maakt, dus zal dit logboek mij niet identificeren als de opsteller van het rapport?

EthicsPoint (het systeem dat wordt gebruikt voor de Volvo Group Whistle) wordt geleverd door NAVEX. Op basis van de contractuele voorwaarden met NAVEX is het hen verboden om internetverzamelingslogboeken met internetprotocoladressen (IP-adressen) te genereren of bij te houden. NAVEX verzamelt dus geen informatie die u in verband brengt met het apparaat dat u gebruikt om toegang te krijgen tot EthicsPoint.

Ik ben bang dat de informatie die ik aan EthicsPoint geef, uiteindelijk mijn identiteit zal onthullen. Hoe kunt u mij verzekeren dat dat niet zal gebeuren?

Als u besluit anoniem te blijven, is het EthicsPoint-systeem ontworpen om uw anonimiteit te beschermen. Waar anoniem blijven is toegestaan, dient u - als melder en indien u dat wenst - ervoor te zorgen dat de inhoud van uw melding niet per ongeluk uw identiteit onthult (verstrek bijvoorbeeld geen gegevens waarmee u gemakkelijk kunt worden geïdentificeerd, zoals 'Van mijn bureau naast John Smith...').

Als u ervoor kiest om uzelf bekend te maken of hiertoe verplicht wordt door de lokale wetgeving, zal Volvo Group alles in het werk stellen om uw identiteit strikt vertrouwelijk te houden. Lees de Gegevensbeschermings- en privacyverklaring zorgvuldig door voor meer informatie.

Waarom is het beter dat ik mezelf bekend maak als ik een melding doe?

Het wordt sterk aanbevolen om uzelf te identificeren wanneer u een probleem meldt. Als u zichzelf identificeert, stelt u het bedrijf in staat een vertrouwelijke dialoog met u aan te gaan en alle belangrijke details en feiten te verkrijgen om een beter onderzoek te doen. Het is meestal gemakkelijker om uw bezorgdheid te uiten en te bespreken dan deze op schrift te stellen. Ook is het voor de onderzoeker een zeer waardevolle gelegenheid om vragen te stellen en de situatie beter te begrijpen. Als onderzoekers uw naam weten, helpt dat ook om het onderzoek goed uit te voeren, met name bij onderzoeken naar discriminatie of intimidatie.

Als u zich bij een melding identificeert, wordt er alles aan gedaan om uw identiteit binnen het bedrijf strikt vertrouwelijk te houden. In een situatie waarin bij nader onderzoek bijvoorbeeld uw naam kan worden onthuld aan personen die betrokken zijn bij de misstand, kan de onderzoeker contact met u opnemen om te vragen of u het onderzoek wilt voortzetten.

Tips en follow-up voor meldingen

Ik ben me bewust van enkele personen die betrokken zijn bij onethisch gedrag, maar het raakt mij niet. Waarom zou ik de moeite nemen om het te melden?

Ons bedrijf kiest ervoor om ethisch gedrag te promoten en om altijd zaken te doen in overeenstemming met onze Gedragscode. Elk onethisch gedrag, op welk niveau dan ook, schaadt uiteindelijk het bedrijf, alle werknemers, klanten en zakenpartners, inclusief u. Kijk eens naar wat er is gebeurd in recente bedrijfsschandalen over de hele wereld met rampzalige effecten ten gevolge van een schijnbaar onschuldige ethische fout op een verder gezond bedrijf. Dus, als u op de hoogte bent van incidenten van wangedrag of een schending van de Gedragscode vermoedt, beschouw het dan als uw plicht jegens uzelf en uw collega's om dit te melden.

Ik weet niet zeker of wat ik heb waargenomen of gehoord een schending van de Gedragscode is, of onethisch gedrag inhoudt, maar het lijkt me gewoon niet goed. Wat moet ik doen?

U kunt een vraag stellen via de functie 'Stel een vraag' in de Volvo Group Whistle-webportal. Als u een werknemer van de Volvo Group bent, kunt u uw bezorgdheid ook rechtstreeks bespreken met uw manager, managers van uw manager of een relevante functionele groep (zoals HR, Finance, Legal & Compliance of Security).

In ieder geval heeft u altijd direct toegang tot de functie 'Een melding indienen' in de Volvo Group Whistle-webportal. We hebben liever dat u een melding doet die na onderzoek niet onderbouwd blijkt te zijn, dan mogelijk onethisch gedrag ongecontroleerd te laten.

Wat als mijn manager of andere managers betrokken zijn bij mijn probleem? Krijgen ze de melding niet of stoppen ze het in de doofpot?

De EthicsPoint-software en het onderzoeksproces voor klokkenluiders zijn zo ontworpen dat personen die bij het probleem worden geïdentificeerd, niet op de hoogte worden gesteld en geen toegang krijgen tot rapporten waarin ze zijn genoemd.

Informatie die via de Volvo Group Whistle wordt ingediend, is alleen bestemd voor een speciaal team binnen Group Compliance en wordt strikt vertrouwelijk behandeld. In het geval dat een van deze personen in uw rapport wordt genoemd, zullen ook zij dat niet kunnen zien.

Wat als ik me iets belangrijks over het incident herinner nadat ik de melding heb gedaan? Of wat als het onderzoeksteam nog vragen voor mij heeft over mijn melding?

Wanneer u een vraag stelt of een melding doet via de Volvo Group Whistle, ontvangt u een unieke rapportsleutel en wordt u gevraagd een wachtwoord te kiezen. Daarmee kunt u op elk moment terugkeren naar de Volvo Group Whistle-webportal en toegang krijgen tot uw oorspronkelijke rapport met behulp van de optie 'Opvolging van een melding'.

LET OP: Bewaar de rapportsleutel en het wachtwoord dat u heeft aangemaakt op een veilige plaats. Uw rapportsleutel en wachtwoord kunnen door niemand worden hersteld (ook niet door de EthicsPoint-systeembeheerder).

Door uw melding op te volgen kunt u meer informatie toevoegen, reageren op vragen van het onderzoeksteam of zelfs vragen stellen. U kunt ook extra bestanden uploaden.

De optie 'Opvolging van een melding' is ook beschikbaar als u anoniem een melding heeft gedaan en u wilt communiceren met het onderzoeksteam zonder uw identiteit bekend te maken.

We raden u aan regelmatig terug te keren naar de Volvo Group Whistle en te controleren of er correspondentie is van het bedrijf. U en het bedrijf zijn nu een 'vertrouwelijke dialoog' aangegaan, waarbij situaties niet alleen worden gesignaleerd, maar ook kunnen worden opgelost.

Is dit vervolg op de melding net zo veilig als de eerste?

Ja. Alle communicatie via de Volvo Group Whistle is technisch op dezelfde manier beschermd als de eerste melding en wordt met dezelfde strikte vertrouwelijkheid behandeld.