Zgłaszanie wątpliwości polega na zadawaniu pytań dotyczących prawa, zgodności z przepisami, polityki lub zasad etyki, a także na zgłaszaniu problemów, wykroczeń lub niewłaściwego postępowania. Firma MiniMed zachęca do otwartej i szczerej komunikacji w ramach zgłaszania wątpliwości, a Polityka Voice Your Concern pomaga nam wykrywać i rozwiązywać problemy związane z uczciwością i zasadami etycznymi na wczesnym etapie, aby móc się z nimi łatwiej uporać. Wybór odpowiedniej metody zgłaszania problemu zależy w pewnym stopniu od jego charakteru i osób, których dotyczy. W większości przypadków przełożony osoby zgłaszającej, lokalny przedstawiciel ds. relacji z pracownikami lub inny zaufany partner w jednostce operacyjnej lub regionalnej wie najwięcej na temat zgłaszanego problemu i może najszybciej udzielić odpowiedzi.

W zależności od problemu lub osób zamieszanych w daną sprawę zgłaszanie problemu lokalnie nie zawsze jest najlepszym pomysłem lub może powodować dyskomfort. Inne opcje obejmują:

• Dział ds. zgodności z przepisami w jednostce operacyjnej lub regionalnej
• Radcę prawnego firmy MiniMed
• Biuro ds. etyki i zgodności z przepisami w firmie MiniMed

Osoba zgłaszająca może również skorzystać z Infolinii Voice Your Concern – dostępnej 24 godziny na dobę bezpłatnej telefonicznej lub internetowej usługi obsługiwanej przez niezależną firmę. Dokonywanie zgłoszeń anonimowo podlega przepisom prawa obowiązującym w danej lokalizacji.

INFOLINIA VOICE YOUR CONCERN

• MiniMedinc.ethicspoint.com
• Stany Zjednoczone, Kanada, Portoryko: wybierz numer 1-833-831-0635
• Inne lokalizacje: odwiedź stronę MiniMedinc.ethicspoint.com w celu uzyskania konkretnych instrukcji dotyczących wybierania numerów. Wybierz kraj, w którym się znajdujesz, i postępuj zgodnie z instrukcjami, aby dokonać zgłoszenia telefonicznie lub przez Internet.

Pracownicy często nie zgłaszają problemów, ponieważ uważają, że „to nic nie da”. Firma MiniMed dokłada wszelkich starań, aby reagować na informacje od pracowników, którzy w dobrej wierze zgłaszają potencjalne problemy. Jednak aby chronić prywatność osób zaangażowanych w sprawę, nie zawsze możemy dzielić się z pracownikami szczegółami lub wynikami dochodzenia. Jeśli po zgłoszeniu problemu lokalnemu kierownictwu nie został on rozwiązany, należy przekazać sprawę kierownictwu wyższego szczebla, skontaktować się z biurem ds. etyki i zgodności z przepisami lub przesłać swoje zgłoszenie za pośrednictwem Infolinii Voice Your Concern.

Jeśli zaobserwujesz niestosowne postępowanie, usłyszysz lub dowiesz się o nim w inny sposób, musisz nas o tym poinformować. Ta podstawowa zasada ma zastosowanie do każdej osoby, która pracuje w firmie MiniMed lub działa w jej imieniu w dowolnym miejscu na świecie. Jeśli nie zgłosisz niewłaściwego postępowania, o którym wiesz, naruszasz najważniejszy wymóg naszego Kodeksu Postępowania i możemy wszcząć względem Ciebie postępowanie dyscyplinarne.

Rozmowy twarzą w twarz to często najlepsze sposoby informowania o nieprawidłowościach, ale mogą zdarzyć się sytuacje, w których dana osoba nie czuje się komfortowo podczas bezpośredniej rozmowy lub może chcieć zachować anonimowość.

Infolinia Voice Your Concern umożliwia zgłaszanie wątpliwości w dowolnym miejscu i czasie, a w większości lokalizacji zgłoszenia można dokonać anonimowo. Dzwoniąc lub zgłaszając swój problem za pośrednictwem formularza internetowego Infolinii Voice Your Concern, użytkownik nie musi podawać swojego imienia i nazwiska ani innych informacji, które mogą ułatwić jego identyfikację. Identyfikacja osoby dzwoniącej/użytkownika jest zablokowana w przypadku wszystkich połączeń telefonicznych i elektronicznych zgłoszeń internetowych, a w związku z tym, że witryna ta jest obsługiwana przez podmiot zewnętrzny, nie trzeba mieć dostępu do wewnętrznej sieci firmy MiniMed, aby przesłać zgłoszenie.

Jeśli użytkownik zdecyduje się na zachowanie anonimowości, firma MiniMed może mieć ograniczone możliwości prowadzenia dochodzenia i reagowania na zgłoszenie. Prowadzący dochodzenie muszą dysponować odpowiednimi informacjami na temat zgłoszenia, aby móc je zbadać. Jeśli użytkownik zdecyduje się później na ujawnienie swojej tożsamości, firma MiniMed będzie przetwarzać wszystkie zgłoszenia z zachowaniem dyskrecji i będzie dążyć do zachowania poufności.

Niezależnie od tego, czy użytkownik zdecyduje się zachować anonimowość, czy też ujawnić swoją tożsamość, firma MiniMed będzie przetwarzać zgłoszenie z zachowaniem dyskrecji i dołoży wszelkich starań, aby zapewnić poufność.

W niektórych sytuacjach tożsamość użytkownika może zostać ujawniona w trakcie dochodzenia. Ponadto mogą zaistnieć sytuacje, w których firma MiniMed będzie prawnie zobowiązana do udostępnienia osobom trzecim informacji o zgłoszonych problemach ze zgodnością z przepisami. W takim przypadku firma MiniMed dołoży wszelkich starań, aby chronić tożsamość osoby zgłaszającej. Zapewniamy, że firma MiniMed nie toleruje działań odwetowych wobec osób, które w dobrej wierze zgłaszają problem lub podejrzenia dotyczące niewłaściwego postępowania.

Każdy pracownik, który w dobrej wierze zasięga porady, zgłasza problem lub podejrzenia dotyczące wykroczenia, postępuje właściwie. Firma MiniMed nie będzie tolerować działań odwetowych podejmowanych względem takiej osoby. Każdy, kto zaangażuje się w działania odwetowe, zostanie ukarany dyscyplinarnie, co może skutkować wszelkimi formami sankcji łącznie ze rozwiązaniem stosunku pracy, niezależnie od stanowiska zajmowanego przez tę osobę w firmie.

Jeśli uważasz, że wobec Ciebie lub innej osoby podjęto działania odwetowe za zgłoszenie problemów etycznych lub związanych z przestrzeganiem przepisów, niezwłocznie skontaktuj się z jedną z naszych jednostek ds. etyki i zgodności z przepisami.

W każdym przypadku, gdy zauważysz potencjalne niewłaściwe postępowanie, usłyszysz lub dowiesz się o nim lub o innym naruszeniu Kodeksu postępowania firmy MiniMed, zasad, procedur lub przepisów prawa, musisz jak najszybciej to zgłosić. Pracownikom udostępniono wiele zasobów umożliwiających zgłaszanie problemów, w tym te wymienione na tej stronie. Ważne jest również, aby pracownicy informowali nas o swoich wątpliwościach związanych z etyką lub zgodnością z przepisami. Terminowe zgłoszenia pozwalają na wczesną interwencję i mogą powstrzymać drobne problemy przed rozwinięciem się w poważniejsze sprawy.

Poważne uchybienia muszą być natychmiast zgłaszane. Poważne uchybienie to każda sytuacja, która może:

• być potencjalnie niezgodna z prawem – na przykład może stanowić potencjalne naruszenie przepisów prawa zakazujących oszustw lub wręczania nielegalnych prowizji;
• naruszać nasz Kodeks postępowania lub zasady firmy MiniMed – na przykład, nasze Standardy postępowania biznesowego lub Politykę dotyczącą jakości;
• narażać firmę MiniMed, jej pracowników, członków zarządu lub dyrektorów na odpowiedzialność prawną; lub
• naruszać reputację firmy MiniMed.

Jeśli uważasz, że podczas działań podejmowanych przez Ciebie w imieniu firmy MiniMed doszło do potencjalnego niewłaściwego postępowania, Twoim obowiązkiem jest zgłoszenie tego. Od wszystkich pracowników i przedstawicieli firmy MiniMed oczekuje się znajomości i przestrzegania przepisów prawa i zasad firmy, które mają zastosowanie do ich stanowisk pracy.

Jeśli otrzymasz informacje o potencjalnym niewłaściwym postępowaniu od innej osoby, Twoim obowiązkiem jest zgłoszenie tego. Czasami kierownicy dowiadują się o potencjalnym niewłaściwym postępowaniu od swoich bezpośrednich podwładnych lub pracownicy uzyskują informacje o podejrzeniach dotyczących niewłaściwego postępowania z innych źródeł. Jeśli otrzymasz informację o potencjalnym niewłaściwym postępowaniu, Twoim obowiązkiem jest zgłoszenie tego.

Poniżej podano kilka przykładów rodzajów spraw, które należy zgłosić niezależnie od wybranej metody zgłaszania:

• korzyści oferowane lub przekazywane klientowi w celu zachęcenia go do zakupu produktów lub nagrodzenia go za taki zakup;
• przekupstwo lub próba przekupienia urzędników państwowych, klientów lub innych osób;
• przyjmowanie lub wręczanie nielegalnych prowizji lub niedozwolonych prezentów;
• promowanie przez firmę MiniMed produktów do zastosowań niezatwierdzonych (niezgodnych z dokumentacją);
• wszelkie fałszywe oświadczenia składane organom administracji rządowej, szczególnie przy ubieganiu się o świadczenia z jakiegokolwiek rządowego programu opieki zdrowotnej;
• brak uprawnień pracownika firmy MiniMed lub osoby działającej w jej imieniu do pracy w ramach programów rządu federalnego Stanów Zjednoczonych z powodu niewłaściwego postępowania;
• nadużycie funduszy lub własności firmy MiniMed, w tym kradzież, oszustwo, sprzeniewierzenie lub ujawnienie informacji poufnych;
• nieprzestrzeganie obowiązujących standardów rachunkowości, zasad lub wymogów sprawozdawczości finansowej;
• naruszenia bezpieczeństwa informacji umożliwiających identyfikację osób;
• wymiana informacji cenowych lub innych informacji zastrzeżonych z konkurentami albo inne zachowania naruszające zasady konkurencji;
• fałszowanie danych dotyczących badań, rozwoju, produkcji lub jakości produktów;
• odwet na pracowniku za zgłoszenie problemu;
• dyskryminacja, molestowanie lub przemoc w miejscu pracy;
• inne naruszenia prawa, przepisów lub naszych zasad i procedur.

Choć firma MiniMed wymaga od pracowników zgłaszania problemów, należy pamiętać, że w niektórych krajach Unii Europejskiej i innych państwach obowiązują ograniczenia prawne lub regulacyjne dotyczące zgłaszania problemów za pośrednictwem mechanizmów takich jak Infolinia Voice Your Concern. Przykłady tych ograniczeń obejmują:

• Zgłoszenia, które ograniczają się do kwestii związanych z księgowością, wewnętrznymi kontrolami księgowymi, sprawami związanymi z audytem, łapówkarstwem, bankowością lub przestępstwami finansowymi.
• Ograniczenia dotyczące stanowiska zajmowanego przez pracownika, który jest podmiotem zgłoszenia.
• Zakaz anonimowego zgłaszania problemów.

Oprócz zgłaszania potencjalnego niewłaściwego postępowania firma MiniMed oczekuje, że jej pracownicy będą:

• zawsze zachęcać (i nigdy nie zniechęcać) innych do zgłaszania swoich wątpliwości;
• pamiętać o ochronie praw i interesów wszystkich osób oskarżonych o niewłaściwe postępowanie;
• prawdomówni, szczerzy, otwarci i będą w pełni współpracować podczas wszelkich wewnętrznych dochodzeń; oraz
• powstrzymywać się od działań odwetowych względem osób, które dokonały zgłoszeń.

Wszyscy mamy obowiązek zgłaszania działań, które mogły naruszyć przepisy prawa lub politykę firmy, nawet jeśli byliśmy zaangażowani w to postępowanie. Jeśli uważasz, że Twoje działania mogły naruszyć przepisy prawa lub politykę, najlepszym postępowaniem jest zgłoszenie tego problemu i oferowanie pomocy w jego rozwiązaniu.

Infolinia Voice Your Concern jest obsługiwana przez niezależną firmę i jej operatorzy nie są zatrudniani przez firmę MiniMed. W przypadku konieczności zgłoszenia problemu w języku innym niż angielski użytkownicy infolinii mogą skorzystać z pomocy tłumaczy. Znalezienie odpowiedniego tłumacza może potrwać kilka minut, dlatego prosimy o nierozłączanie się. W większości lokalizacji osoba zgłaszająca może ujawnić swoją tożsamość lub zachować anonimowość. Nie stosujemy żadnych metod śledzenia ani nagrywania rozmów. Jeśli użytkownik zdecyduje się podać swoje imię i nazwisko, jego zgłoszenie będzie traktowane jako poufne i tylko osoby, które muszą wiedzieć o zgłoszeniu, zostaną o nim poinformowane.

Operator Infolinii Voice Your Concern zada użytkownikowi szereg pytań w celu zrozumienia charakteru problemu lub, jeśli użytkownik zgłasza swoje wątpliwości za pośrednictwem strony internetowej, zostanie on poproszony o wpisanie odpowiedzi na wyświetlone pytania. Należy podać szczegółowe informacje, aby osoby prowadzące dochodzenie mogły przeprowadzić szczegółową i terminową analizę poruszonych kwestii.

Po sporządzaniu zgłoszenia użytkownik otrzyma klucz zgłoszenia oraz hasło. Należy zapisać te dane, aby w razie potrzeby móc uzyskać dostęp do zgłoszenia w celu przekazania dodatkowych informacji i udzielenia odpowiedzi na pytania.

Podmiot zewnętrzny obsługujący Infolinię Voice Your Concern prześle zgłoszenie do dyrektora naszego programu Voice Your Concern, który dokona analizy przekazanych informacji. Jeśli zgłoszenie zawiera pytanie lub komentarz, odpowiednia osoba na nie zareaguje. Jeżeli OEC stwierdzi, że zgłoszenie zawiera wątpliwości lub zarzuty wymagające zbadania, wyznaczona zostanie osoba do przeprowadzenia dochodzenia. Prowadzący dochodzenie będą badać każdą sprawę z zachowaniem bezstronności, uczciwości, sprawiedliwości, terminowości, dokładności i poufności. Firma MiniMed szanuje prawa wszystkich stron zaangażowanych w zgłoszenia i będzie badać wszystkie zgłoszenia z zachowaniem dyskrecji. Żadna oskarżona osoba nie jest uznawana z góry za winną.

Możliwe, że będziemy musieli zwrócić się do osoby zgłaszającej z prośbą o dodatkowe informacje pomocne w przeprowadzaniu dochodzenia. Jeśli osoba zgłaszająca ujawniła swoją tożsamość w zgłoszeniu, prowadzący dochodzenie będzie próbował skontaktować się z nią bezpośrednio, gdy będzie to konieczne.

Tak. Należy pamiętać o korzystaniu z funkcji sprawdzania statusu zgłoszenia w ramach Infolinii Voice Your Concern, do której można uzyskać dostęp telefonicznie lub za pośrednictwem strony internetowej. Funkcja ta pozwala osobie zgłaszającej i prowadzącemu dochodzenie na komunikowanie się ze sobą, co może odbywać się z zachowaniem anonimowości osoby zgłaszającej, jeśli skorzysta ona z tej opcji. Prowadzący dochodzenie może zwrócić się do osoby zgłaszającej z prośbą o dodatkowe informacje, które mogą być niezbędne do dokładnego i terminowego zbadania sprawy. Można też skorzystać z tej funkcji, aby przekazać prowadzącemu dochodzenie dodatkowe informacje lub nowe fakty. Aby uzyskać dostęp do funkcji sprawdzania statusu zgłoszenia, należy skorzystać z klucza zgłoszenia oraz hasła przekazanych po przesłaniu zgłoszenia.

Dokumentację potwierdzającą zgłaszany problem można przekazać na różne sposoby w zależności od wybranej metody zgłoszenia problemu. Jeśli osoba zgłaszająca zdecydowała się na rozmowę o problemie ze swoim przełożonym, pracownikiem działu kadr, działu prawnego lub działu ds. zgodności, należy omówić z daną osobą najlepszy sposób zabezpieczenia dokumentacji. Jeśli osoba zgłaszająca wysyła wiadomość e-mail do biura ds. etyki i zgodności, dokumentację można dołączyć do tej wiadomości. Jeśli osoba zgłaszająca korzysta z Infolinii Voice Your Concern, może przesłać dokumentację za pośrednictwem strony internetowej. Jeśli osoba zgłaszająca nie może skorzystać z witryny internetowej Infolinii Voice Your Concern lub posiada dokumentację, której nie można przesłać elektronicznie, należy zaznaczyć w zgłoszeniu, że dysponuje się dokumentacją, która nie została dołączona. Pracownik firmy MiniMed zajmujący się zgłoszeniem skontaktuje się z osobą zgłaszającą w sprawie sposobu przekazania tych informacji.

Firma MiniMed traktuje wszystkie zgłoszenia poważnie. Wszystkie zgłoszenia są analizowane w celu ustalenia najlepszego sposobu postępowania i rozwiązania problemu w zależności od charakteru zgłoszenia. Nie wszystkie zgłoszenia wymagają przeprowadzenia oficjalnego dochodzenia. Osoba oskarżana nigdy nie jest uważana za „winną” wyłącznie na podstawie zgłoszenia, bez dalszego dochodzenia w celu ustalenia faktów w tej sprawie.

Wszystkie zarzuty zostaną rozpatrzone i zostaną podjęte odpowiednie działania naprawcze, a my przeanalizujemy fakty dotyczące każdego zdarzenia, aby zapewnić sprawiedliwe traktowanie wszystkich osób zaangażowanych. Obejmuje to przeanalizowanie przyczyn naruszenia, dobrych intencji zaangażowanych osób oraz terminowości działań naprawczych. W wielu przypadkach naruszenie standardów wynika z prostych błędów, a nie z umyślnego lub zamierzonego wykroczenia.

Dochodzenia mogą się różnić w zależności od wagi zarzutów, zakresu operacji biznesowych, których dotyczą, liczby zaangażowanych osób oraz ilości potrzebnych dowodów. Niektóre dochodzenia są przeprowadzane szybko, inne mogą trwać kilka tygodni, miesięcy, a nawet dłużej. Każdy przypadek jest wyjątkowy, ale działamy w oparciu o spójne procedury. Niezależnie od tego, jak długo trwa dochodzenie, firma MiniMed traktuje każdy zarzut poważnie.

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się zadzwonić pod numer Infolinii Voice Your Concern, czy przesłać zgłoszenie za pośrednictwem formularza internetowego, otrzymasz klucz zgłoszenia i hasło. Za ich pomocą można sprawdzić status zgłoszenia telefonicznie lub online w celu monitorowania postępów przetwarzania zgłoszenia i komunikowania się z wyznaczoną osobą prowadzącą dochodzenie. Jeśli osoba zgłaszająca ma dodatkowe pytania, uwagi lub dokumentację albo jeśli osoby prowadzące dochodzenie będą potrzebować dodatkowych informacji lub dokumentacji, funkcja ta umożliwia nawiązanie dwukierunkowej komunikacji.

W większości przypadków osoba zgłaszająca zostanie poinformowana o tym, czy zgłoszony problem został zbadany i czy został rozwiązany. W przypadku zgłoszenia problemu anonimowo za pośrednictwem Infolinii Voice Your Concern osoba zgłaszająca będzie mogła sprawdzić status sprawy telefonicznie lub online przy użyciu klucza zgłoszenia i hasła. Należy pamiętać, że istnieją ograniczenia prawne i inne restrykcje dotyczące rodzaju informacji, jakie firma MiniMed może udostępnić.

Każdy przypadek jest wyjątkowy, ale działamy w oparciu o spójne procedury. Jeśli nie jesteśmy w stanie potwierdzić zarzutów lub wątpliwości, możemy uznać, że nie ma potrzeby podejmowania działań w tej sprawie. W innych przypadkach możemy stwierdzić, że popełnione błędy wynikały z dobrych intencji lub doszło do drobnych uchybień w ocenie sytuacji. Naszym priorytetem jest naprawienie sytuacji i zapewnienie szkoleń oraz dalszego wsparcia, aby taka sytuacja nie powtórzyła się w przyszłości. Może się również zdarzyć, że będziemy musieli złożyć doniesienie na naszą firmę do administracji rządowej. Jeśli fakty to uzasadniają, kierownictwo zastosuje działania naprawcze w celu poprawy systemów biznesowych lub podejmie działania dyscyplinarne wobec pracowników, którzy złamali prawo lub naruszyli politykę firmy. Możemy zastosować różnego rodzaju środki dyscyplinarne włącznie z rozwiązaniem stosunku pracy. W niektórych przypadkach możemy zgłosić sprawy organom ścigania w celu ewentualnego wniesienia oskarżenia. W innych przypadkach niewłaściwe postępowanie może nie być samo w sobie istotnym problemem, ale próby zatuszowania go lub kłamstwa stosowane podczas dochodzenia mogą sprawić, że sytuacja ta urośnie do rangi poważnego naruszenia wymagającego zastosowania kary wyższego poziomu.