Tak. Dzięki NAVEX, zewnętrznemu dostawcy naszej infolinii, można przesłać zgłoszenie przez telefon lub Internet.
Gdy zaobserwujesz zachowania, które naruszają Kodeks postępowania, oczekujemy, że je zgłosisz. Najlepiej poinformować o wszelkich wątpliwościach bezpośredniego przełożonego lub innego członka kierownictwa. Zdajemy sobie jednak sprawę, że mogą zaistnieć okoliczności, gdy zgłaszanie sprawy w taki sposób będzie dla Ciebie niekomfortowe. Dlatego nawiązaliśmy współpracę z firmą NAVEX. Wolimy, aby zgłosić sprawę anonimowo (jeśli zezwalają na to lokalne przepisy), niż by zachowywać takie informacje dla siebie.
Wszyscy mamy prawo do pracy w dobrej atmosferze. Wiąże się z tym obowiązek działania w sposób etyczny oraz informowania odpowiednich osób, gdy wiemy, że ktoś postępuje inaczej. Wspólnie możemy utrzymać zdrowe i produktywne środowisko. Niewłaściwe postępowanie może narazić na szwank całą firmę.
Oczywiście. Tak naprawdę jest to niezbędne. Wiesz, co dzieje się w naszej firmie — zarówno dobrego, jak i złego. Możesz być pierwszą osobą, która dowiaduje się o niepokojących działaniach. Twoje zgłoszenie może zminimalizować ich potencjalny negatywny wpływ na firmę i pracowników. Ponadto, przekazując pozytywne informacje, pomagasz w rozpoznaniu działań przyczyniających się do poprawy kultury korporacyjnej i wydajności.
Wątpliwość zgłoś, gdy Twoim zdaniem coś jest nie tak. Na przykład:
Ustawodawstwo w krajach Unii Europejskiej ogranicza typy zgłoszeń przesyłanych na infolinię do spraw związanych z rachunkowością, audytem finansowym i zwalczaniem korupcji oraz spraw dotyczących żywotnych interesów firmy lub integralności fizycznej bądź psychicznej jej pracowników.
Telefony są odbierane w centrum obsługi telefonicznej przez pracowników dostawcy zewnętrznego, z którym firma Chubb podjęła współpracę. Operatorzy otrzymali specjalistyczne przeszkolenie w zakresie obsługi tego typu zgłoszeń i wątpliwości.
Celem infolinii nie jest udzielanie natychmiastowych porad. W przypadku zgłoszenia problemu przedstawiciel działu zgodności lub działu zasobów ludzkich odpowie na przedstawione wątpliwości tak szybko jak to możliwe. Jeśli potrzebujesz natychmiastowej porady, skontaktuj się z przełożonym, przedstawicielem działu zasobów ludzkich lub wyznaczonym w danej jednostce organizacyjnej pracownikiem ds. zgodności z przepisami.
Szczegóły zgłoszenia są przesyłane do globalnego działu zgodności i pełnego zespołu odpowiedzialnego za analizę. W jego skład mogą wchodzić przedstawiciele działu zasobów ludzkich, działu audytu wewnętrznego i innych w zależności od charakteru zgłoszenia.
Firma Chubb zobowiązuje się chronić każdego, kto zgłasza problem lub uczestniczy w dochodzeniu w dobrej wierze. Odwet, szykany i represje jakiegokolwiek rodzaju nie będą tolerowane.
Udostępnienie wyników zgłoszenia nie zawsze jest możliwe ze względu na wymogi poufności, ale globalny dział zgodności dołoży wszelkich starań, aby poinformować Cię, że problem został rozwiązany.
Nie. Nie są gromadzone żadne informacje identyfikujące na temat telefonów lub zgłoszeń otrzymanych przez centrum obsługi telefonicznej. Nie można śledzić lub monitorować telefonów ani zgłoszeń internetowych.
Tak, chyba że jest to zakazane na mocy przepisów prawa.
Tożsamość osoby zgłaszającej będzie traktowana ściśle poufnie i zostanie wykorzystana przez firmę Chubb wyłącznie do szybkiego i skutecznego rozwiązania problemu.
Zgłoszenie zawiera miejsce do wpisania swoich danych, jeśli masz takie życzenie.
Nasza firma pragnie promować etyczne zachowanie. Postępowanie w sposób nieetyczny, niezależnie od szczebla, ostatecznie przynosi szkodę organizacji, również Tobie. Wystarczy przeanalizować niedawne skandale korporacyjne, aby zdać sobie sprawę z katastrofalnych skutków pozornie niegroźnego potknięcia etycznego dla firmy dobrze radzącej sobie w innych obszarach. Jeśli posiadasz wiedzę o niewłaściwym postępowaniu lub naruszeniach etyki, uznaj ich zgłoszenie za obowiązek wobec siebie i swoich współpracowników.
Prześlij zgłoszenie. NAVEX może pomóc Ci w przygotowaniu i przesłaniu zgłoszenia, aby zostało właściwie zrozumiane. Wolelibyśmy, aby pracownik zgłosił sytuację, która okaże się nieszkodliwa, niż pozwolił na przeoczenie nieetycznego zachowania z powodu braku pewności.
Po przesłaniu zgłoszenia (przez Internet lub za pośrednictwem centrum obsługi telefonicznej NAVEX) otrzymasz unikatowy klucz zgłoszenia i prośbę o nadanie hasła. Przy użyciu klucza zgłoszenia i hasła można powrócić do systemu NAVEX, przez Internet lub telefonicznie, i uzyskać dostęp do pierwotnego zgłoszenia. Można wówczas dodać więcej szczegółów.
NAVEX oferuje funkcje, która umożliwia przedstawicielom firmy zadanie Ci pytań, nawet jeśli zgłoszenie zostało przesłane anonimowo. Po otrzymaniu klucza zgłoszenia otrzymasz informację na temat przewidywanego czasu rozpatrywania sprawy. Po jego upływie zdecydowanie zalecamy sprawdzić, czy zadane zostały jakieś pytania. Dialog zapewnia możliwość nie tylko zauważenia, ale i rozwiązania nawet najbardziej skomplikowanych problemów.
Oferowana przez firmę Chubb infolinia ds. etyki dla Unii Europejskiej może służyć do zgłaszania podejrzewanych naruszeń kodeksu postępowania Grupy Hubb i innych kwestii, takich jak:
Infolinia jest otwarta dla pracowników, którzy chcą poinformować firmę o sprawach należących do kategorii określonych powyżej. Jest to sposób na zgłaszanie rzeczywistych obaw, które nie zostałyby odpowiednio rozpatrzone w innych istniejących kanałach zgłaszania, takich jak bezpośredni przełożony lub przedstawiciele personelu. Przy użyciu infolinii nie można przesyłać żadnych innych zgłoszeń.
Nie zachęcamy pracowników do anonimowego zgłaszania spraw na infolinię dla Unii Europejskiej, ponieważ:
Jeżeli zgłoszenie nie jest objęte zakresem infolinii ds. etyki dla Unii Europejskiej, zostanie niezwłocznie usunięte lub zarchiwizowane. Osoba zgłaszająca będzie o tym poinformowana przez radcę prawnego. W razie potrzeby zaleca się zgłoszenie problemu za pośrednictwem innego odpowiedniego kanału.
Jeżeli zgłoszenie mieści się w zakresie infolinii ds. etyki dla Unii Europejskiej, poruszone w nim kwestie zostaną zbadane i w terminie dwóch miesięcy od zakończenia dochodzenia odpowiednim osobom w firmie Chubb przekazane zostaną ustalenia oraz wszelkie niezbędne informacje dodatkowe. Pod koniec tego okresu dwóch miesięcy:
Jeśli zgłoszenie i informacje powiązane zostaną zarchiwizowane, oznacza to przechowywanie ich w oddzielnym systemie informacji z ograniczonym dostępem
Zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych zgłoszenia i informacje powiązane nie są obecnie wysyłane poza Unię Europejską. Może się to zmienić w przyszłości, jeśli firma Chubb podejmie odpowiednie kroki w celu zabezpieczenia przesyłanych informacji.
Jeżeli zgłoszenie nie jest objęte zakresem infolinii ds. etyki dla Unii Europejskiej i zostanie niezwłocznie usunięte (zob. wyżej), nie ma potrzeby informowania osoby wskazanej w zgłoszeniu.
Jeśli zgłoszenie zostanie zarchiwizowane, osoby w nim wskazane otrzymają informację, że mogą skorzystać z prawa do uzyskania dostępu i sprostowania swoich danych w zgłoszeniu i informacjach powiązanych.
W przypadku podjęcia decyzji o wszczęciu działań dyscyplinarnych lub postępowania sądowego w związku ze zgłoszeniem dokumenty, na podstawie których zapadnie ta decyzja, staną się dostępne dla osoby, wobec której wszczęto takie działanie lub postępowanie. Firma może jednak opóźnić udzielenie odpowiedzi na wniosek o dostęp do tych dokumentów w zakresie niezbędnym do ochrony dowodów zgromadzonych na potrzeby działań lub postępowania.
Osoba wskazana w zgłoszeniu na infolinię ds. etyki dla Unii Europejskiej nie może żądać ujawnienia tożsamości osoby, która przesłała zgłoszenie, ani informacji dotyczących tej osoby zebranych podczas badania zgłoszenia, powołując się na prawo do dostępu do swoich danych osobowych zgodnie z przepisami dotyczącymi ochrony danych. Tożsamość osoby przesyłającej zgłoszenie pozostanie niedostępna mimo skorzystania z prawa do dostępu, choć może zostać ujawniona w ramach postępowania sądowego.
Osoba wskazana w zgłoszeniu na infolinię ds. etyki dla Unii Europejskiej ma prawo do zażądania sprostowania swoich danych, ale prawo to nie jest absolutne. Można z niego skorzystać jedynie w przypadku, gdy informacje, których sprostowania się żąda, są niedokładne, niekompletne, dwuznaczne lub nieaktualne. Osoba omyłkowo wskazana w zgłoszeniu może zażądać usunięcia swoich danych. Dotyczy to również sytuacji, gdy istnieją dowody, że dana osoba została prawidłowo wskazana w zgłoszeniu, ale informacje na jej temat zawarte w zgłoszeniu są błędne. W takich okolicznościach osoba ta będzie miała prawo do zażądania usunięcia odnoszących się do niej informacji.
Osoba wskazana w zgłoszeniu na infolinię ds. etyki dla Unii Europejskiej ma prawo do zażądania zaprzestania przetwarzania swoich danych, ale to prawo również nie jest absolutne. Dotyczy ono szczególnych okoliczności, gdy dana osoba nie została odpowiednio poinformowana o systemie lub gdy dochodzi do rażących braków poufności. W takich przypadkach firma Chubb nie będzie mogła kontynuować przetwarzania tych informacji.