Informacje o EthicsPoint

Czym jest EthicsPoint?

EthicsPoint to kompleksowe i poufne narzędzie do zgłaszania problemów, hostowane przez niezależnego dostawcę, NAVEX, ułatwiające kierownictwu i pracownikom wspólne rozwiązywanie kwestii oszustw, nadużyć i innego niewłaściwego postępowania w miejscu pracy, przy jednoczesnym pielęgnowaniu pozytywnej atmosfery w pracy.

Do czego potrzebny jest nam system taki jak EthicsPoint?

• Wierzymy, że nasi pracownicy są naszym najważniejszym kapitałem. Tworząc otwarte kanały komunikacji, możemy promować rozwój przyjaznego środowiska pracy i maksymalizować wydajność.
• Skuteczny system zgłaszania nieprawidłowości będzie stanowił uzupełnienie naszych pozostałych działań na rzecz promowania kultury opartej na uczciwości i etycznym podejmowaniu decyzji.

Zgłaszanie nieprawidłowości – informacje ogólne

Czy mogę dokonać zgłoszenia za pomocą Internetu lub telefonu?

Tak. Dzięki EthicsPoint możesz złożyć poufne, anonimowe zgłoszenie przez telefon lub Internet.

Jakiego rodzaju sytuacje należy zgłaszać?

System EthicsPoint służy pracownikom do zgłaszania wszelkich naruszeń naszego Kodeksu postępowania lub innych problemów, jakie mogą się pojawić.

Jeśli zauważę naruszenie zasad, czy nie mogę po prostu zgłosić tego mojemu przełożonemu, ochronie lub w dziale kadr i poczekać, aż oni się tym zajmą?

Jeśli zauważysz jakieś zachowanie, które w Twoim odczuciu narusza nasz Kodeks postępowania, masz obowiązek to zgłosić. Najlepiej byłoby, gdyby pracownicy informowali o problemach swoich bezpośrednich przełożonych lub innych członków naszego zespołu zarządzającego. Zdajemy sobie jednak sprawę, że w pewnych okolicznościach osoba zgłaszająca może nie czuć się komfortowo, dokonując zgłoszenia w ten sposób. To właśnie z myślą o takich sytuacjach nawiązaliśmy współpracę z EthicsPoint. Wolimy otrzymać zgłoszenie złożone anonimowo, niż nie otrzymać go wcale.

Dlaczego mam zgłaszać to, o czym wiem? Co ja z tego będę mieć?

Wszyscy mamy prawo do pracy w przyjaznych warunkach. Jednak z tym prawem wiąże się odpowiedzialność za etyczne zachowanie oraz informowanie odpowiednich osób o potencjalnych niewłaściwych zachowaniach. Jedynie poprzez współpracę możemy utrzymać odpowiednie warunki środowiskowe, które umożliwiają wydajną pracę. Niewłaściwe postępowanie związane z miejscem pracy może zagrozić istnieniu całej firmy.

Czy kadra kierownicza naprawdę chce, aby pracownicy zgłaszali nieprawidłowości?

Oczywiście, że tak. Zgłaszanie takich spraw ma dla nas kluczowe znaczenie. Wiesz, co dzieje się w naszej firmie – zarówno dobrego, jak i złego. Możesz posiadać podstawową wiedzę na temat działań, które mogą być powodem do niepokoju. Zgłaszanie nieprawidłowości może zminimalizować potencjalny negatywny wpływ na firmę i naszych pracowników. Ponadto przekazywanie pozytywnych informacji może pomóc nam znaleźć sposoby na wzmocnienie kultury i wydajności w firmie.

Gdzie trafiają te zgłoszenia? Kto może mieć dostęp do zgłoszeń?

Zgłoszenia są zapisywane bezpośrednio na bezpiecznym serwerze EthicsPoint, co pozwala zapobiec ewentualnym naruszeniom zabezpieczeń. System EthicsPoint udostępnia te zgłoszenia tylko konkretnym osobom z firmy, do których należy ocena zgłoszenia na podstawie rodzaju naruszenia i miejsca wystąpienia zdarzenia. Każdy z tych odbiorców zgłoszeń przeszedł szkolenie w zakresie zapewnienia jak największej poufności zgłoszeń.

Czy ten system nie jest przykładem monitorowania użytkowników?

System EthicsPoint skoncentrowany jest na pozytywnym aspekcie naszej ogólnej filozofii i pozwala nam zagwarantować bezpieczne i etyczne warunki pracy. Zachęcamy do poszukiwania wskazówek dotyczących dylematów etycznych, przekazywania pozytywnych sugestii lub zgłaszania wątpliwości. Skuteczna komunikacja jest obecnie kluczowym elementem miejsca pracy, a to jest doskonałe narzędzie do jej usprawnienia.

Starannie wybraliśmy najlepsze narzędzie zgłaszania nieprawidłowości, aby wypełnić nasze obowiązki w zakresie zapewnienia zgodności z przepisami przy jednoczesnym zachowaniu przyjaznego środowiska umożliwiającego zgłaszanie nieprawidłowości.

Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń

Rozumiem, że zgłoszenie, które wyślę z firmowego komputera, generuje zapis w dzienniku serwera, który pokazuje wszystkie strony internetowe, z jakimi łączy się mój komputer. Czy ten zapis nie ujawni mojej tożsamości jako autora zgłoszenia?

EthicsPoint nie generuje ani nie prowadzi żadnych wewnętrznych dzienników połączeń z adresami IP, więc żadne informacje łączące komputer użytkownika z systemem EthicsPoint nie są dostępne. System EthicsPoint jest zobowiązany umową do powstrzymania się od ustalania tożsamości osoby zgłaszającej.

Jeśli użytkownik czuje się niekomfortowo, dokonując zgłoszenia za pomocą służbowego komputera, może skorzystać z komputera znajdującego się poza naszym środowiskiem pracy (np. w kafejce internetowej, u znajomego itd.) i przesłać zgłoszenie za pośrednictwem bezpiecznej witryny EthicsPoint. Wiele osób wybiera tę możliwość, ponieważ z danych EthicsPoint wynika, że mniej niż 12% zgłoszeń jest składanych w godzinach pracy.

Czy mogę przesłać zgłoszenie z domu i nadal zachować anonimowość?

Zgłoszenie wysłane z domu, z komputera sąsiada czy dowolnego miejsca z dostępem do Internetu pozostanie bezpieczne i anonimowe. Portal internetowy nigdy nie identyfikuje osoby odwiedzającej po nazwie użytkownika, a system EthicsPoint usuwa adresy internetowe, co pozwala zachować pełną anonimowość. Ponadto system EthicsPoint jest zobowiązany umową do powstrzymania się od ustalania tożsamości osoby zgłaszającej.

Obawiam się, że informacje, które udostępniam EthicsPoint, mogą ostatecznie prowadzić do ujawnienia mojej tożsamości. Jak firma może zagwarantować, że tak się nie stanie?

System EthicsPoint został zaprojektowany tak, aby chronić anonimowość użytkowników. Jednak jeśli chcesz zachować anonimowość, jako strona zgłaszająca musisz zadbać o to, aby treść zgłoszenia przypadkowo nie ujawniła Twojej tożsamości. Na przykład powstrzymaj się od używania opisów, takich jak „z mojego biurka obok Jana Nowaka…” lub „w ciągu moich 33 lat pracy…”.

Czy bezpłatna infolinia do zgłaszania problemów także jest poufna i anonimowa?

Tak. Osoba zgłaszająca zostanie poproszona o podanie tych samych informacji, które podaje się w zgłoszeniu internetowym, a osoba przyjmująca zgłoszenie wprowadzi podane odpowiedzi w witrynie internetowej EthicsPoint. Zgłoszenia te podlegają tym samym środkom bezpieczeństwa i poufności, jakie są stosowane podczas składania zgłoszeń za pośrednictwem Internetu.

Co zrobić, jeśli chcę ujawnić moją tożsamość w przesyłanym zgłoszeniu?

W zgłoszeniu znajduje się sekcja, w której użytkownik może zgodnie z własnym życzeniem ujawnić swoją tożsamość.

Wskazówki i najlepsze praktyki

Wiem o pewnych osobach zaangażowanych w nieetyczne postępowanie, ale mnie ono nie dotyczy. Dlaczego należy to zgłosić?

Nasza firma dąży do promowania etycznego zachowania. Wszelkie nieetyczne działania, na każdym szczeblu, ostatecznie przynoszą szkodę firmie i jej wszystkim pracownikom, w tym także Tobie. Wystarczy przez chwilę zastanowić się nad ostatnimi głośnymi skandalami firmowymi, aby dostrzec, że pozornie niegroźne naruszenie zasad etycznych może mieć katastrofalny wpływ na firmę, która pod każdym innym względem działa prawidłowo. Jeśli więc wiesz o zdarzeniach związanych z niewłaściwym postępowaniem lub naruszeniem zasad etycznych, potraktuj zgłoszenie ich jako obowiązek wobec siebie i swoich współpracowników.

Nie mam pewności, czy to, co widziałem lub słyszałem, stanowi naruszenie polityki firmowej lub wiąże się z nieetycznym postępowaniem, ale w mojej ocenie było to nie w porządku. Co należy zrobić?

Dokonaj zgłoszenia. System EthicsPoint pomoże Ci w przygotowaniu i złożeniu zgłoszenia tak, aby zostało ono właściwie zrozumiane. Wolimy, aby użytkownik zgłosił przypadek, który okaże się niegroźny, niż żeby nieetyczne zachowanie umknęło naszej uwadze, ponieważ użytkownik nie był pewien, czy należy je zgłosić.

Co zrobić, jeśli mój przełożony lub inni kierownicy są zamieszani w naruszenie? Czy nie dostaną oni kopii zgłoszenia?

System EthicsPoint i sposób dystrybucji zgłoszeń są skonstruowane tak, aby osoby obciążone zarzutami nie były informowane o zgłoszeniach, w których zostały wymienione, i nie miały do nich dostępu.

Co jeśli przypomnę sobie coś ważnego o zdarzeniu po dokonaniu zgłoszenia? A co jeśli firma będzie miała do mnie dalsze pytania dotyczące mojego zgłoszenia?

Składając zgłoszenie przez stronę internetową EthicsPoint lub przez call center EthicsPoint, otrzymasz unikatową nazwę użytkownika i wybierzesz własne hasło. Dzięki nim można wrócić do systemu EthicsPoint (przez Internet lub telefonicznie), przejść do swojego zgłoszenia i uzupełnić szczegóły lub udzielić odpowiedzi na pytania zadane przez przedstawiciela firmy, a także podać dodatkowe informacje, które ułatwią rozstrzygnięcie otwartych kwestii. Zdecydowanie zachęcamy do powrotu na stronę internetową w terminie na udzielenie odpowiedzi na pytania firmy. Od tej pory bowiem użytkownik prowadzi „anonimowy dialog” ze swoją firmą, w którym nie tylko wskazuje się na określone sytuacje, ale i je rozwiązuje, niezależnie od tego, jak są skomplikowane.

Czy udzielanie informacji dodatkowych dotyczących zgłoszenia jest tak samo bezpieczne jak jego przekazanie po raz pierwszy?

Wszelkie kontakty z EthicsPoint traktowane są tak samo poufnie i odbywają się z zapewnieniem takiego samego stopnia anonimowości jak w przypadku pierwotnego zgłoszenia.

Czy mogę dokonać zgłoszenia, jeśli nie mam dostępu do Internetu?

Zgłoszenie w systemie EthicsPoint można złożyć za pomocą dowolnego komputera z dostępem do Internetu. Możesz przesłać je z domu. Wiele miejsc publicznych, w tym biblioteki, oferuje dostęp do Internetu. Jeśli użytkownik nie ma dostępu do Internetu lub niechętnie korzysta z komputera, osoba ta może zadzwonić na bezpłatną infolinię EthicsPoint, która jest dostępna przez 24 godziny na dobę, 365 dni w roku.