Informacje o EthicsPoint
Zgłaszanie nieprawidłowości – informacje ogólne
Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń
Wskazówki i najlepsze praktyki
Informacje o EthicsPoint
Czym jest EthicsPoint?
EthicsPoint jest kompleksowym i poufnym narzędziem zgłaszania nieprawidłowości stworzonym przez firmę NAVEX, które umożliwia kierownictwu i pracownikom współpracę w zakresie zwalczania oszustw, nadużyć i innych wykroczeń w miejscu pracy przy jednoczesnym pielęgnowaniu przyjaznego środowiska pracy w ramach kultury organizacyjnej Nemak.
Do czego firmie Nemak potrzebny jest system taki jak EthicsPoint?
- Pracownicy to najcenniejsze zasoby naszej firmy. Tworząc otwarte kanały komunikacji, promujemy przyjazne środowisko pracy i zwiększamy produktywność.
- Skuteczny system zgłaszania nieprawidłowości stanowi uzupełnienie naszych innych wysiłków na rzecz promowania kultury uczciwości i etycznego podejmowania decyzji.
- Ten system pozwala nam reagować na działania, które są sprzeczne z naszymi wartościami korporacyjnymi: szacunkiem i odpowiedzialnością, zaufaniem i współpracą, innowacyjnością i koncentracją na kliencie.
Zgłaszanie nieprawidłowości – informacje ogólne
Czy mogę dokonać zgłoszenia przez internet lub telefonicznie?
Tak. EthicsPoint umożliwia złożenie poufnego, anonimowego zgłoszenia za pośrednictwem telefonu lub internetu.
Jakie rodzaje sytuacji należy zgłaszać?
System EthicsPoint umożliwia pracownikom zgłaszanie wszelkich naruszeń naszego Kodeksu postępowania lub innych problemów, które mogą się pojawić i które są sprzeczne z naszą kulturą organizacyjną.
Jeśli zauważę naruszenie zasad, czy nie mogę po prostu zgłosić tego mojemu przełożonemu, ochronie lub działowi kadr i poczekać, aż oni się tym zajmą?
Jeśli zauważysz jakieś zachowanie, które w Twoim odczuciu narusza nasz kodeks postępowania lub koliduje z naszą kulturą organizacyjną, masz obowiązek to zgłosić. Najlepiej zgłaszać wszelkie wątpliwości swojemu bezpośredniemu przełożonemu lub innemu członkowi naszego zespołu zarządzającego. Zdajemy sobie jednak sprawę, że w pewnych okolicznościach osoba zgłaszająca może nie czuć się komfortowo przy dokonywaniu zgłoszenia w ten sposób. Właśnie z tego powodu nawiązaliśmy współpracę z firmą NAVEX. Wolimy otrzymać zgłoszenie złożone anonimowo, niż nie otrzymać go wcale.
Dlaczego mam zgłaszać to, o czym wiem? Co ja z tego będę mieć?
Wszyscy mamy prawo do pracy w przyjaznych warunkach. Jednak z tym prawem wiąże się odpowiedzialność za etyczne postępowanie oraz informowanie odpowiednich osób o potencjalnych niewłaściwych zachowaniach. Jedynie poprzez współpracę i działanie w zgodzie z naszymi wartościami korporacyjnymi możemy zapewnić odpowiednią kondycję i wydajność naszego środowiska pracy. A niewłaściwe postępowanie w firmie może zagrozić całemu przedsiębiorstwu.
Czy kadra kierownicza naprawdę chce, aby nieprawidłowości były zgłaszane?
Oczywiście, że tak. Zgłaszanie takich spraw ma dla nas kluczowe znaczenie. Wiesz, co dzieje się w naszej firmie – zarówno dobrego, jak i złego. Możesz posiadać podstawową wiedzę na temat działań, które mogą być powodem do niepokoju. Zgłaszanie nieprawidłowości może zminimalizować potencjalny negatywny wpływ na firmę i naszych pracowników. Ponadto przekazywanie pozytywnych informacji może pomóc nam znaleźć sposoby na ulepszenie kultury organizacyjnej i wydajności w firmie.
Gdzie trafiają te zgłoszenia? Kto może mieć dostęp do zgłoszeń?
Zgłoszenia są wprowadzane bezpośrednio na bezpieczny serwer EthicsPoint. W zależności od rodzaju naruszenia i lokalizacji zdarzenia firma NAVEX udostępnia te zgłoszenia tylko określonym osobom w firmie odpowiedzialnym za ocenę zgłoszenia. Każdy z tych odbiorców zgłoszeń przeszedł szkolenie w zakresie zapewnienia jak największej poufności zgłoszeń.
Czy ten system nie jest przykładem monitorowania użytkowników?
Nie. System EthicsPoint odzwierciedla naszą ogólną filozofię i pozwala nam zapewnić bezpieczeństwo oraz przestrzeganie zasad etycznych w miejscu pracy. Zachęcamy do poszukiwania wskazówek dotyczących dylematów etycznych, przekazywania pozytywnych sugestii lub zgłaszania wątpliwości. Skuteczna komunikacja jest obecnie kluczowym elementem miejsca pracy, a to jest doskonałe narzędzie do jej usprawnienia.
Starannie wybraliśmy najlepsze narzędzie zgłaszania nieprawidłowości, aby wypełnić nasze obowiązki w zakresie zapewnienia zgodności z przepisami przy jednoczesnym zachowaniu przyjaznego środowiska umożliwiającego zgłaszanie nieprawidłowości.
Bezpieczeństwo i poufność zgłoszeń
Jak rozumiem, każde zgłoszenie, którego dokonuję z firmowego komputera, generuje dziennik serwera umożliwiający podgląd wszystkich przeglądanych przeze mnie stron internetowych. Czy taki dziennik nie ujawnia mojej tożsamości jako autora zgłoszenia?
NAVEX nie generuje ani nie przechowuje żadnych dzienników połączeń wewnętrznych z adresami IP; nie są więc dostępne żadne informacje łączące system EthicsPoint z komputerem osoby zgłaszającej.
Jeśli nie czujesz się wystarczająco pewnie, aby dokonać zgłoszenia ze służbowego komputera, możesz skorzystać z komputera poza naszym środowiskiem pracy (np. w kawiarence internetowej, w domu znajomych, itp.) i przekazać zgłoszenie za pośrednictwem bezpiecznej witryny internetowej EthicsPoint. Wiele osób korzysta z tej możliwości, a dane NAVEX wykazują, że mniej niż 12% zgłoszeń jest przesyłanych w godzinach pracy.
Czy mogę przesłać zgłoszenie z domu i nadal zachować anonimowość?
Zgłoszenie wysłane z domu, z komputera sąsiada czy dowolnego miejsca z dostępem do internetu pozostanie bezpieczne i anonimowe. Portal internetowy nigdy nie identyfikuje osoby odwiedzającej po nazwie użytkownika, a system EthicsPoint usuwa adresy internetowe, co pozwala zachować pełną anonimowość.
Obawiam się, że informacje, które udostępniam EthicsPoint, mogą ostatecznie prowadzić do ujawnienia mojej tożsamości. Jak możecie zagwarantować, że tak się nie stanie?
System EthicsPoint chroni anonimowość osób zgłaszających. Jednak jeśli chcesz zachować anonimowość, jako strona zgłaszająca musisz zadbać o to, aby treść zgłoszenia przypadkowo nie ujawniła Twojej tożsamości. Na przykład powstrzymaj się od używania opisów, takich jak „z mojego biurka obok Jana Nowaka…” lub „w ciągu moich 33 lat pracy…”.
Czy bezpłatna infolinia do zgłaszania problemów także jest poufna i anonimowa?
Tak. Osoba zgłaszająca zostanie poproszona o podanie tych samych informacji, które podaje się w zgłoszeniu internetowym, a osoba przyjmująca zgłoszenie wprowadzi podane odpowiedzi w witrynie internetowej EthicsPoint. Zgłoszenia te podlegają tym samym środkom bezpieczeństwa i poufności, jakie są stosowane podczas składania zgłoszeń za pośrednictwem internetu.
Co zrobić, jeśli chcę ujawnić moją tożsamość w przesyłanym zgłoszeniu?
W zgłoszeniu znajduje się sekcja, w której użytkownik może zgodnie z własnym życzeniem ujawnić swoją tożsamość.
Wskazówki i najlepsze praktyki
Wiem o nieetycznych zachowaniach pewnych osób, jednak działania te nie mają na mnie żadnego wpływu. Dlaczego należy to zgłosić?
Nasza firma wspiera etyczne postępowanie. Wszelkie nieetyczne działania, na każdym szczeblu, ostatecznie przynoszą szkodę firmie i jej wszystkim pracownikom, w tym także Tobie. Wystarczy rozważyć niedawne skandale korporacyjne, aby przekonać się, jak katastrofalne w skutkach może być nieetyczne zachowanie w firmie, która funkcjonuje prawidłowo pod każdym innym względem. Jeśli wiesz o jakimkolwiek przypadku niewłaściwego postępowania lub naruszenia zasad etycznych albo o działaniach, które kolidują z naszą kulturą organizacyjną, Twoim obowiązkiem wobec siebie i wobec Twoich współpracowników jest zgłoszenie tego przypadku.
Nie mam pewności, czy to, co udało mi się zauważyć lub usłyszeć, stanowi naruszenie polityki firmowej lub wiąże się z nieetycznym postępowaniem, ale w mojej ocenie było to nie w porządku. Co należy zrobić?
Dokonaj zgłoszenia. Firma NAVEX może pomóc w przygotowaniu i przesłaniu zgłoszenia w taki sposób, aby zostało ono odpowiednio zrozumiane. Wolimy, żeby użytkownik zgłosił sytuację, która okaże się nieszkodliwa, niż gdyby potencjalne nieetyczne zachowanie zostało zlekceważone.
Co zrobić, jeśli mój przełożony lub inni kierownicy są zamieszani w naruszenie? Czy moje zgłoszenie nie zostanie im przekazane i nie zaczną tuszować sprawy?
System EthicsPoint i metoda dystrybucji zgłoszeń gwarantują, że osoby biorące udział w naruszeniu nie są powiadamiane o zgłoszeniach, w których zostały wymienione, ani nie mają do nich dostępu.
A co jeśli przypomnę sobie coś ważnego o zdarzeniu po dokonaniu zgłoszenia? Lub co mam zrobić, jeśli firma będzie miała do mnie dalsze pytania dotyczące mojego zgłoszenia?
Po złożeniu zgłoszenia za pośrednictwem witryny EthicsPoint lub call center EthicsPoint użytkownik otrzyma unikalny, losowo wybrany numer zwany „kluczem zgłoszenia” i zostanie poproszony o ustawienie hasła. Użytkownik może ponownie skorzystać z systemu EthicsPoint przez internet lub telefonicznie i uzyskać dostęp do pierwotnego zgłoszenia, aby dodać więcej szczegółów lub odpowiedzieć na pytania zadane przez przedstawiciela firmy. Zdecydowanie zachęcamy do powrotu na stronę internetową w określonym czasie na udzielenie odpowiedzi na pytania firmy. Od tej pory bowiem użytkownik prowadzi „anonimowy dialog” ze swoją firmą, w którym nie tylko wskazuje się na określone sytuacje, ale i je rozwiązuje, niezależnie od tego, jak są skomplikowane.
Czy udzielanie informacji dodatkowych dotyczących zgłoszenia jest tak samo bezpieczne jak ich przekazanie po raz pierwszy?
Wszelkie kontakty z EthicsPoint traktowane są tak samo poufnie i odbywają się z zapewnieniem takiego samego stopnia anonimowości jak w przypadku pierwotnego zgłoszenia.
Co zrobić w przypadku zgubienia klucza zgłoszenia lub zapomnienia utworzonego hasła?
W przypadku zgubienia klucza zgłoszenia lub hasła należy złożyć nowe zgłoszenie ze względu na wysoki stopień bezpieczeństwa i poufności obowiązujący przy zgłoszeniach. W nowym zgłoszeniu należy zaznaczyć, że dotyczy ono uprzednio złożonego zgłoszenia lub zadanego pytania.
Czy mogę dokonać zgłoszenia, jeśli nie mam dostępu do internetu?
Zgłoszenie w systemie EthicsPoint można złożyć za pomocą dowolnego komputera z dostępem do internetu. Możesz przesłać je z domu. Wiele miejsc publicznych, w tym biblioteki, oferuje dostęp do internetu. Jeśli użytkownik nie ma dostępu do internetu lub niechętnie korzysta z komputera, osoba ta może zadzwonić na bezpłatną infolinię EthicsPoint, która jest dostępna przez 24 godziny na dobę, 365 dni w roku.