SOBRE O SISTEMA DA EthicsPoint®
O que é o sistema da EthicsPoint®?
EthicsPoint é uma ferramenta de denúncias confidencial, que possibilita
que os funcionários denunciem fraudes, abusos e outras condutas indevidas
no local de trabalho.
Por que precisamos de um sistema como o da EthicsPoint?
Na Flex, acreditamos que nossos funcionários são o nosso bem mais importante.
Ao criar canais de comunicação abertos, podemos promover um ambiente de
trabalho positivo e maximizar a produtividade. Além disso, empresas de
capital aberto devem, por lei, disponibilizar um veículo anônimo para denúncias
de fraude contábil e de auditoria, violações do nosso Código de conduta
nos negócios ou quaisquer outras preocupações.
Geração de denúncias – Geral
Como eu faço uma denúncia?
Você pode fazer uma denúncia de forma confidencial por telefone ou pelo
site da EthicsPoint. Você também pode fazer uma denúncia diretamente ao
seu gerente, à segurança local ou aos Recursos Humanos.
Que tipo de problemas devo informar?
Você deve informar quaisquer violações ao nosso Código de conduta nos
negócios e ética ou outras preocupações que possa ter. Você sabe o que
acontece na Flex — tanto as coisas boas quanto as ruins. Você pode ter
o conhecimento inicial de uma atividade que pode ser motivo de preocupação.
Sua denúncia pode minimizar o impacto negativo potencial sobre a empresa
e seus funcionários.
Se eu perceber uma violação, devo informá-la ao meu gerente ou ao RH e deixá-los lidar com ela?
Esperamos que você denuncie qualquer comportamento que acredita ser contrário
ao nosso Código. Você pode falar sobre a questão com o seu gerente direto,
com o RH, o departamento de Conformidade, o Jurídico ou com qualquer outro
membro da gerência. Nós reconhecemos que poderá haver circunstâncias em
que você não se sentirá à vontade para denunciar o problema à gerência.
Com a EthicsPoint, você pode denunciar de forma confidencial e anônima
(onde permitido pela legislação local).
Por que devo denunciar o que sei? O que eu ganho com isso?
Todos nós temos o direito de trabalhar em um ambiente positivo. Com esse
direito vem a responsabilidade de agir de modo ético, permitindo que as
pessoas certas saibam se alguém não está agindo adequadamente. Trabalhando
juntos, nós podemos manter um ambiente saudável e produtivo.
Para onde vão estas denúncias? Quem pode acessá-las?
As denúncias são inseridas diretamente em um servidor seguro de terceiros,
para prevenir qualquer falha possível na segurança. As denúncias só ficam
disponíveis a pessoas específicas da Flex responsáveis por avaliar a denúncia.
Tais pessoas passaram por treinamento para manter as denúncias no mais
absoluto sigilo.
E se o meu chefe ou outros gerentes se envolverem em uma violação? Eles não receberão a denúncia e começarão a acobertá-la?
O sistema e os protocolos de distribuição de denúncias foram criados de
modo que as partes envolvidas não sejam notificadas ou tenham acesso às
denúncias em que tenham sido citadas.
E se eu me lembrar de algo sobre o incidente depois que enviar a denúncia?
Após enviar uma denúncia, você receberá uma chave de denúncia exclusiva
e será solicitado a inserir uma senha. Com a chave de denúncia e senha,
você pode voltar ao sistema a qualquer momento, por telefone ou pela internet,
e acessar a sua denúncia original, para adicionar mais detalhes.
E se vocês tiverem perguntas para mim em relação à minha denúncia?
O sistema permite que o representante da empresa que analisou a sua denúncia
publique perguntas para você, mesmo que tenha feito a denúncia de forma
anônima. As perguntas de acompanhamento costumam ser publicadas após 4
a 6 dias úteis.
Esses acompanhamentos de denúncias são tão seguros quanto o primeiro contato?
Sim. Toda a correspondência é mantida no mesmo sigilo rigoroso da denúncia
inicial. Você pode permanecer anônimo, caso queira e seja permitido pela
legislação local.
O que devo fazer se o número de telefone não estiver funcionando?
Se o número de telefone indicado acima não estiver funcionando, faça sua
denúncia on-line por meio deste site. Informe na denúncia que o número
de telefone não está funcionando.
O que devo fazer se o país em que estou não estiver listado acima?
Se não houver serviço para o seu local, faça sua denúncia on-line por
meio deste site. Indique na denúncia que as instruções de discagem para
seu país não estão disponíveis.
SEGURANÇA E CONFIDENCIALIDADE DA DENÚNCIA
Posso fazer uma denúncia de casa e ainda assim permanecer anônimo?
Uma denúncia feita a partir de sua casa, do computador de um vizinho ou
de qualquer portal da Internet permanecerá segura e anônima, conforme permitido
pela legislação local. Um portal de internet nunca identifica o visitante
pelo nome de tela e o sistema da EthicsPoint apaga informações de identificação,
como o endereço de IP, para que o anonimato seja mantido. Além disso, os
administradores da EthicsPoint estão comprometidos contratualmente a não
seguir a identidade do denunciante.
A linha telefônica direta gratuita também é confidencial e anônima?
Sim, desde que a denúncia anônima seja permitida pela legislação local.
Você deverá fornecer as mesmas informações que daria em uma denúncia via
internet. Um atendente independente digitará suas respostas diretamente
no ambiente seguro da EthicsPoint. As denúncias feitas por telefone têm
as mesmas medidas de segurança e confidencialidade que as denúncias via
internet.
E se eu quiser ser identificado com minha denúncia?
Existe uma seção na denúncia onde é possível se identificar, se assim
o desejar.