O que é o EthicsPoint?
O EthicsPoint é uma ferramenta de denúncias abrangente e confidencial mantida pela NAVEX como a John Deere Compliance Hotline. Esse recurso auxilia a gerência e os funcionários a trabalharem juntos para resolver questões de fraude, abuso e outras condutas inadequadas no local de trabalho, ao mesmo tempo em que cultivam um ambiente de trabalho positivo.
Por que precisamos de um sistema como o EthicsPoint?
Posso fazer denúncias pela internet e pelo telefone?
Sim. Com o EthicsPoint, você tem a possibilidade de enviar uma denúncia confidencial por telefone ou pela internet. Onde for permitido por lei, sua denúncia também pode ser enviada anonimamente.
Que tipos de situações eu devo denunciar?
O sistema do EthicsPoint foi planejado para que os funcionários possam denunciar qualquer violação do nosso Código de Conduta de Negócios, das políticas da empresa ou das leis.
Se eu presenciar uma violação, não é melhor só reportar ao meu gerente, à segurança ou ao departamento de recursos humanos e deixar que eles resolvam?
Quando você presencia algum comportamento que acredita violar nosso Código de Conduta de Negócios, esperamos que você denuncie. Idealmente, você deve conversar sobre suas suspeitas com seu gerente direto ou com outro membro da nossa equipe de gerenciamento. Porém, reconhecemos que podem haver circunstâncias em que você não se sente confortável denunciando a questão dessa forma. Para esses casos, fizemos uma parceria com o EthicsPoint. Preferimos que você faça uma denúncia anônima em vez de não falar nada.
Por que devo denunciar o que eu sei? O que eu ganho com isso?
Todos temos o direito de trabalhar em um ambiente positivo e com esse direito vem a responsabilidade de agir de maneira ética e informar as pessoas certas caso alguém não esteja agindo de forma adequada. Ao trabalharmos juntos, podemos manter um ambiente saudável e produtivo. Más condutas corporativas podem ameaçar a reputação de toda uma empresa.
A gerência realmente quer que eu denuncie?
Com certeza. Na verdade, precisamos que você denuncie. Você sabe o que acontece em nossa empresa - as coisas boas e as ruins. Você pode estar ciente de uma atividade que pode nos preocupar. Sua denúncia pode minimizar o possível impacto negativo na empresa e em nossos funcionários. Além disso, oferecer informações positivas pode ajudar a identificar questões que podem melhorar a cultura e a performance corporativa.
Para onde vão essas denúncias? Quem pode acessá-las?
As denúncias são enviadas diretamente para o servidor seguro do EthicsPoint para evitar qualquer possível violação de segurança. O EthicsPoint disponibiliza essas denúncias apenas a indivíduos dentro da empresa que são responsáveis por avaliar a denúncia, com base no tipo de violação e no local do incidente. Cada um desses indivíduos recebeu um treinamento para manter essas denúncias com a maior confidencialidade possível.
Esse sistema não é só um exemplo de alguém que está de olho em mim?
A John Deere Compliance Hotline e o sistema do EthicsPoint nos permite garantir um local de trabalho seguro e ético. Queremos que você peça orientação sobre dilemas éticos, forneça sugestões positivas ou informe uma suspeita. A comunicação eficaz é fundamental no local de trabalho atual e esta é uma ótima ferramenta para melhorar essa comunicação.
Escolhemos cuidadosamente a melhor ferramenta de denúncias para cumprir nossas obrigações de conformidade ao mesmo tempo em que mantemos um ambiente de denúncias positivo.
Pelo que entendi, qualquer denúncia enviada a partir de um computador da empresa gera um registro no servidor que mostra todos os sites a que meu computador se conecta, e esse registro não vai me identificar como o autor da denúncia?
O EthicsPoint não gera nem mantém nenhum registro de conexões internas com endereços de IP, então, não existe nenhuma informação que vincule seu PC ao EthicsPoint. Na verdade, está garantido em contrato que o EthicsPoint não tentará identificar o autor de uma denúncia.
Se você não se sentir à vontade para fazer uma denúncia no seu computador de trabalho, pode usar um computador fora do nosso ambiente de trabalho (como um em uma lan-house, na casa de um amigo, etc.) por meio do site seguro do EthicsPoint. Muitas pessoas escolhem esta opção, pois os dados do EthicsPoint mostram que menos de 12% das denúncias são geradas durante o horário comercial.
Posso fazer uma denúncia de casa e ainda permanecer anônimo?
Uma denúncia feita de casa, de um computador do vizinho ou de qualquer portal da internet permanecerá segura e anônima. Um portal da internet nunca identifica um visitante pelo nome e o sistema do EthicsPoint remove endereços da internet para que as denúncias sejam totalmente anônimas. Além disso, está garantido em contrato que o EthicsPoint não tentará identificar o autor de uma denúncia.
Tenho medo que as informações fornecidas no EthicsPoint acabem revelando minha identidade. Como podem garantir que isso não acontecerá?
O sistema do EthicsPoint foi planejado para proteger sua anonimidade. Porém, se você quiser se manter anônimo, você, como autor da denúncia, precisa garantir que o corpo da denúncia não revele sua identidade sem querer. Por exemplo: "Da minha mesa, ao lado de Jan Smith..." ou "Em meus 33 anos...".
A hotline telefônica gratuita também é confidencial e anônima?
Sim. Você terá que fornecer as mesmas informações que forneceria em uma denúncia on-line e um atendente digitará suas respostas no site do EthicsPoint. Essas denúncias passam pelas mesmas medidas de segurança e confidencialidade durante o envio.
E se eu quiser ser identificado em minha denúncia?
Há uma seção na denúncia para você se identificar, se quiser.
Sei que alguns indivíduos estão envolvidos em uma conduta antiética, mas ela não me afeta. Por que devo denunciar?
Nossa empresa escolheu estimular comportamentos éticos. Qualquer conduta antiética, em qualquer nível, acaba afetando a empresa e todos os funcionários, inclusive você. Você só precisa pensar no que aconteceu em escândalos corporativos recentes para ver os efeitos desastrosos que uma conduta antiética aparentemente inofensiva pode ter em uma empresa de sucesso. Então, se souber de qualquer incidente envolvendo más condutas ou violações éticas, considere que denunciá-lo é o seu dever para consigo mesmo ou com seus colegas.
Não sei se o que vi ou ouvi é uma violação das políticas da empresa ou se envolve uma conduta antiética, mas não parece certo. O que devo fazer?
Faça uma denúncia. O EthicsPoint pode ajudar você a preparar e enviar sua denúncia para que ela seja entendida adequadamente. Preferimos que você denuncie uma situação que acabe sendo inofensiva do que deixar um possível comportamento antiético passar batido porque você não tinha certeza.
E se meu chefe ou outros gerentes estiverem envolvidos em uma violação? Eles não receberão a denúncia e darão um jeito de encobrir o acontecido?
O sistema do EthicsPoint e de distribuição de denúncias são planejados para que as partes implicadas não sejam notificadas nem tenham acesso às denúncias em que foram citadas.
E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois de enviar a denúncia? Ou se a empresa tiver alguma pergunta para mim sobre a denúncia?
Quando você faz uma denúncia no site do EthicsPoint ou por meio do Call Center do EthicsPoint, você recebe um nome de usuário único e cria uma senha. Você pode retornar ao sistema do EthicsPoint, por telefone ou pela internet, e acessar a denúncia original para adicionar mais detalhes ou responder a perguntas feitas por um representante da empresa e adicionar mais informações que ajudem a resolver os casos em aberto. Nós recomendamos que você retorne ao site após o prazo especificado para responder às perguntas da empresa. Você e a empresa terão um "diálogo anônimo", onde as situações não só são identificadas, mas também podem ser resolvidas, independentemente de sua complexidade.
Esses acompanhamentos das denúncias são tão seguros quanto o primeiro contato?
Todas as correspondências por meio do EthicsPoint são mantidas com a mesma confidencialidade rigorosa da denúncia inicial, continuando sob a proteção da anonimidade.