Perguntas frequentes

Sobre a EthicsPoint

• O que é a EthicsPoint?

A EthicsPoint é uma ferramenta de geração de denúncias abrangente e confidencial criada pela NAVEX para auxiliar no trabalho conjunto da direção e funcionários na denúncia de fraude, abuso e outras condutas indevidas no local de trabalho, tudo isso enquanto se cultiva um ambiente de trabalho positivo.

• Por que precisamos de um sistema como o da EthicsPoint?

• Nós acreditamos que nossos funcionários são o nosso bem mais importante. Ao criar canais de comunicação abertos, podemos promover um ambiente de trabalho positivo e maximizar a produtividade.
• A lei exige que as empresas de capital aberto disponham de um instrumento de comunicação anônimo que encaminhe denúncias de fraude de contabilidade e de auditoria diretamente ao comitê de auditoria.
• Um sistema eficaz de denúncias intensificará nossos esforços para promover uma cultura de integridade e tomada de decisões éticas.

Geração de denúncias – Geral

• Posso informar usando a internet ou o telefone?

Sim. Com a EthicsPoint, você pode fazer uma denúncia confidencial e anônima via telefone ou Internet.

• Que tipo de situações devo denunciar?

O sistema da EthicsPoint foi projetado para que os funcionários denunciem qualquer violação ao nosso Código de Conduta ou informem qualquer outra preocupação que possam ter.

• Se eu presenciar uma infração, não devo apenas informar ao meu gerente ou aos Recursos Humanos e deixá-los lidar com ela?

Quando você observar algum comportamento que, a seu ver, viola o nosso código de conduta, esperamos que o denuncie. Em condições ideais, você deve expor suas preocupações diretamente ao seu gerente ou outro membro da equipe administrativa. Nós reconhecemos, no entanto, que poderá haver circunstâncias em que você não se sentirá à vontade para denunciar o problema dessa maneira. Foi para essas circunstâncias que nós criamos a parceria com a EthicsPoint. Nós preferimos que você denuncie anonimamente a guardar as informações para si mesmo.

• A direção quer mesmo que eu faça uma denúncia?

Com certeza. Na verdade, precisamos que você denuncie. Você sabe o que acontece em nossa empresa, tanto de bom como de ruim. Você pode ter o conhecimento inicial de uma atividade que pode ser motivo de preocupação. Sua denúncia pode minimizar o impacto negativo potencial sobre a empresa e seus funcionários. Além disso, oferecer uma opinião positiva pode ajudar a identificar questões que podem melhorar a cultura e o desempenho da empresa.

• Para onde vão estas denúncias? Quem pode acessá-las?

As denúncias seguem diretamente para o servidor seguro da EthicsPoint, para impedir qualquer violação de segurança. A EthicsPoint disponibiliza essas denúncias apenas a pessoas específicas na empresa, que são responsáveis por sua avaliação, com base no tipo de infração e no local do incidente. Cada uma das pessoas que recebem as denúncias foi treinada para mantê-las na mais completa confidencialidade.

Segurança e confidencialidade nas denúncias

• Se entendi bem, qualquer denúncia que eu envie de um computador da empresa gera um registro no servidor mostrando todos os sites a que meu PC se conecta; esse registro não me identificará como o originador da denúncia?

A EthicsPoint não gera nem mantém nenhum registro interno de conexão com endereços IP; portanto, nenhuma informação vinculando o seu computador à EthicsPoint estará disponível. Na verdade, a EthicsPoint tem o compromisso contratual de não rastrear a identidade do autor da denúncia.

Se você não se sentir confortável em fazer a denúncia no PC do seu trabalho, você tem a opção de usar um PC fora do seu ambiente de trabalho (como algum localizado em um cyber café, na casa de um amigo, etc.) através do site seguro da EthicsPoint. Muitas pessoas selecionam essa opção, o que é possível afirmar com base nos dados da EthicsPoint, que mostram que menos de 12% das denúncias são geradas em horário de trabalho.

• Posso enviar uma denúncia de casa e permanecer anônimo?

Uma denúncia feita de casa, do computador de um vizinho ou de qualquer portal da internet permanecerá segura e anônima. Nenhum portal de internet identifica o visitante pelo nome de tela, e o sistema da EthicsPoint elimina os endereços de internet, para que o anonimato seja totalmente mantido. Além disso, a EthicsPoint tem o compromisso contratual de não rastrear a identidade do autor da denúncia.

• Estou preocupado que as informações que eu fornecer à EthicsPoint acabarão revelando a minha identidade. Como vocês podem garantir que isso não acontecerá comigo?

O sistema da EthicsPoint foi projetado para proteger seu anonimato. Entretanto, se deseja permanecer anônimo, você — enquanto autor da denúncia — precisa garantir que o texto da denúncia não revele acidentalmente a sua identidade. Por exemplo, “De minha mesa ao lado de Jan Smith…” ou “Em meus 33 anos…”.

• O atendimento na central telefônica com discagem gratuita também é confidencial e anônimo?

Sim. Você será solicitado a fornecer as mesmas informações que forneceria em uma denúncia baseada na internet, e um atendente digitará suas respostas no site da EthicsPoint. Tais denúncias possuem as mesmas medidas de segurança e confidencialidade.

• E se eu quiser ser identificado com minha denúncia?

Existe uma seção na denúncia para você se identificar, caso deseje.

Dicas e boas práticas

• Estou ciente de que algumas pessoas estão envolvidas em conduta antiética, mas isso não me afeta. Por que devo me dar ao trabalho de informar?

Nossa empresa opta pela promoção de um comportamento ético. Toda conduta antiética, em qualquer nível, termina por afetar a empresa e os funcionários. É seu dever informar qualquer situação de conduta indevida ou violação ética.

• Não tenho certeza se o que eu testemunhei ou ouvi é uma violação de política da empresa, ou se envolve conduta antiética, só não me parece correto. O que devo fazer?

Faça uma denúncia. A EthicsPoint pode ajudá-lo a preparar e fazer uma denúncia de modo que ela possa ser entendida corretamente. Preferimos que você informe uma situação que, posteriormente, se revele inofensiva do que permitir que possíveis comportamentos antiéticos passem despercebidos, só porque você não tinha certeza.

• E se o meu chefe ou outros gerentes estiverem envolvidos na violação? Eles não tentarão ocultar a denúncia?

O sistema e a distribuição de denúncias da EthicsPoint são projetados de modo que as partes envolvidas não sejam notificadas nem tenham acesso às denúncias em que elas foram mencionadas.

• E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois que enviar a denúncia? Ou, e se a empresa tiver mais perguntas sobre a minha denúncia?

Ao fazer uma denúncia no site ou por meio do Call Center da EthicsPoint, você recebe um nome de usuário exclusivo e é solicitado a escolher uma senha. É possível retornar ao sistema da EthicsPoint novamente, pela internet ou por telefone, e acessar a denúncia original para adicionar mais detalhes ou responder a perguntas feitas por um representante da empresa e adicionar mais informações que ajudarão a resolver problemas em aberto. Recomendamos que você retorne ao site no horário especificado para responder às perguntas da empresa. Você e a empresa terão um "diálogo anônimo", no qual as situações não só são identificadas como podem ser resolvidas, não importando seu nível de complexidade.

• Esses acompanhamentos de denúncias são tão seguros quanto o primeiro contato?

Todas as correspondências da EthicsPoint são mantidas na mesma confidencialidade rígida da denúncia inicial, permanecendo sob a proteção do anonimato.

• Posso fazer uma denúncia caso eu não tenha acesso à internet?

Você pode fazer uma denúncia para a EthicsPoint de qualquer computador que acesse a internet. Você pode enviar sua denúncia de casa. Muitos locais públicos, incluindo bibliotecas públicas, têm computadores com acesso à internet. Se você não tiver acesso ou se sentir desconfortável em usar um computador, é possível ligar para a linha direta gratuita da EthicsPoint, disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano.