Aviso de Proteção de Dados e Privacidade da Linha Direta

As normas de privacidade de dados de alguns países exigem que uma pessoa que faz uma denúncia com informações pessoais deva ser informada sobre determinadas práticas de coleta e armazenamento dos dados enviados por ela por meio deste serviço de linha direta.

Se você não quiser aceitar os termos abaixo, não poderemos aceitar nenhuma informação por meio desse sistema e pedimos que você informe o assunto diretamente a seu supervisor ou gerente, ou a um representante dos Recursos Humanos, do Jurídico ou dos departamentos de Conformidade global e Relações com os funcionários, dependendo da natureza da possível violação.

  • 1. Geral

    A Linha direta de ética e conformidade da MillerKnoll (“Linha direta”) é um sistema on-line e telefônico fornecido pelo MillerKnoll, localizado em 855 E. Main Avenue, Zeeland, MI 49464 (“MillerKnollr”), a seus funcionários, representantes, fornecedores e parceiros de negócios e aqueles de suas subsidiárias ("Autores de denúncias"), para a denúncia de suspeitas de violação das leis ou normas ou das políticas da empresa relacionadas a questões financeiras, contábeis, de auditoria e suborno.

    Você pode entrar em contato com a MillerKnoll em caso de dúvidas relacionadas a esta notificação ou a este serviço via:

    E-mail: ethicsandcompliancehotline@hermanmiller.com

    Em alguns países, como os Estados Unidos, a linha direta também pode ser usada para informar outras suspeitas de violação. Ele e sua base de dados, na qual as informações e dados pessoais informados são armazenados e operados nos Estados Unidos pela NAVEX. Esta Declaração de Privacidade explica como a NAVEX coleta, usa, protege e compartilha seus dados pessoais.

  • 2. Uso da linha direta

    O uso da linha direta é totalmente voluntário. Você é incentivado a denunciar possíveis violações diretamente ao seu supervisor, gerente ou a um representante dos departamentos de Recursos Humanos, Jurídico ou Conformidade global e Relações com os funcionários, dependendo da natureza da suposta violação. Se você se sentir incapaz de fazê-lo, poderá utilizar a linha direta para fazer a denúncia em sigilo.

    A linha direta é um sistema de denúncias on-line confidencial que permite que você faça denúncias de suspeitas de violações à MillerKnoll referentes às leis ou às políticas da empresa, bem como a outros problemas que você possa ter. Em certos países, a MillerKnoll só pode aceitar denúncias, por meio da linha direta, que sejam relacionadas a questões financeiras, contábeis, de auditoria, suborno, leis da concorrência, discriminação e assédio ou ambientais. Se seu problema pertence a um assunto que, de acordo com as leis locais, não pode ser aceito pela linha direta da MillerKnoll, será necessário que você entre em contato com seu supervisor ou gerente local, ou com um representante dos departamentos de Recursos Humanos, Jurídico ou de Conformidade global e Relações com os funcionários para relatar o problema.

    Esteja ciente de que as informações fornecidas sobre você, seus colegas ou qualquer aspecto das operações da empresa podem resultar em decisões que afetam outras pessoas. Portanto, solicitamos que você forneça apenas informações que, segundo seu critério, sejam verdadeiras. Você não será alvo de retaliação por parte da MillerKnoll em decorrência de nenhuma denúncia de suspeita de violações, quando feita de boa-fé, mesmo que, posteriormente, ela se revele incorreta. Esteja ciente, contudo, de que o fornecimento intencional de informações falsas ou equivocadas não será tolerado. As informações que você enviar serão tratadas de forma confidencial, exceto nos casos em que isso não for possível em decorrência de requisitos legais ou para que se conduza uma investigação adequada; nesses casos, as informações serão tratadas de forma responsável. Encorajamos você a se identificar, para que possamos fazer um acompanhamento com perguntas que possam surgir.

  • 3. Que tipos de informações e dados pessoais são coletados e processados?

    A linha direta captura os seguintes dados e informações pessoais fornecidos por você na denúncia: (i) seu nome e detalhes de contato (a menos que você faça uma denúncia anônima) e se você é funcionário da MillerKnoll; (ii) o nome e outros dados pessoais das pessoas citadas por você na denúncia, caso você forneça tal informação (ou seja: uma descrição das funções e detalhes de contato); e (iii) uma descrição da possível conduta indevida, além da descrição das circunstâncias do incidente. Observe que, dependendo das leis do país em que você reside, talvez a denúncia não possa ser feita de forma anônima; contudo, suas informações pessoais serão tratadas de forma confidencial e só serão divulgadas conforme definido abaixo.

  • 4. Como os dados e informações pessoais serão processados após sua denúncia e quem pode acessá-los?

    As informações e dados pessoais fornecidos por você serão armazenados em uma base de dados que está localizada nos servidores hospedados e operados pela NAVEX nos Estados Unidos. A NAVEX firmou compromissos contratuais com a MillerKnoll para proteger as informações que você fornecer, de acordo com as leis aplicáveis. A NAVEX tem o compromisso de manter rigorosas práticas de privacidade e segurança, incluindo aquelas relacionadas a aviso, escolha, transferência posterior, segurança, integridade de dados, acesso e execução.

    Você pode entrar em contato com a MillerKnoll com quaisquer solicitações referentes ao uso, transferência, correção ou exclusão de quaisquer de seus dados pessoais armazenados por este serviço, via:

    Portal de Direitos de Privacidade: https://www.millerknoll.com/legal/privacy/privacy-rights

    Email: privacy@millerknoll.com

    Para fins de processamento e investigação de sua denúncia e, de acordo com as provisões das leis locais, os dados e informações pessoais fornecidos por você podem ser acessados e utilizados pela equipe responsável da MillerKnoll, incluindo os departamentos de Recursos Humanos, Financeiro, Risco corporativo/Auditoria interna, Jurídico, Conformidade global e Relações com os funcionários, gerência, consultores externos (por exemplo, consultores jurídicos) ou, em circunstâncias limitadas, pela equipe técnica da NAVEX. Tais indivíduos podem estar localizados nos Estados Unidos, no Reino Unido ou em outros países. Para obter mais detalhes e informações sobre como usamos e protegemos suas informações pessoais, visite nosso Aviso de privacidade para funcionários.

    Dados e informações pessoais fornecidos por você também podem ser revelados à polícia e/ou a outras autoridades reguladoras ou fiscalizadoras. Aqueles que recebem e processam os dados pessoais podem estar localizados nos EUA ou em outro país que possa não fornecer um nível de proteção de dados equivalente ao da UE.

    Os dados pessoais que você fornecer serão mantidos pelo tempo necessário para o processamento de sua denúncia ou, se aplicável, pelo tempo necessário para dar início a sanções ou satisfazer nossas necessidades legais e financeiras.

  • 5. Acessando informações sobre a denúncia

    A MillerKnoll notificará imediatamente qualquer pessoa que esteja envolvida em uma denúncia na linha direta, exceto nos casos em que a notificação deva ser protelada para garantir a integridade da investigação e preservação de informações relevantes.

    Com algumas exceções, a pessoa citada na denúncia pode acessar as informações relacionadas a ela (com exceção da identidade do autor da denúncia) e solicitar a correção de dados pessoais que não sejam precisos ou estejam incompletos, de acordo com as leis aplicáveis. De maneira similar, com algumas exceções, o autor da denúncia também pode acessar as informações sobre a denúncia e solicitar correções de seus dados pessoais, de acordo com as leis aplicáveis. Para fazer tais correções, entre em contato com o diretor jurídico ou com o diretor de Conformidade global.

  • 6. Regulamentos especiais por país

    Na maior parte da União Europeia e regiões vizinhas, as denúncias podem se ater a determinados tópicos, geralmente a preocupações sobre questões contábeis, de auditoria, suborno, legislação da concorrência, discriminação, assédio, meio ambiente, saúde, higiene e segurança. Além disso, alguns países restringem as denúncias de modo que somente funcionários em cargos importantes ou de gerência possam efetuar a denúncia.

    Qualquer problema ou preocupação relacionados aos tópicos não permitidos por lei a serem informados por meio da linha direta devem ser informados diretamente ao seu gerente ou supervisor, ou a um representante dos departamentos de Recursos Humanos, Jurídico, de Conformidade global e Relações com os funcionários ou de Risco corporativo/Auditoria interna, ou por e-mail a ethicsandcompliancehotline@hermanmiller.com, conforme o assunto da possível violação. Em alguns países, denúncias anônimas podem não ser permitidas por lei, exceto em circunstâncias extremamente restritas.