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O que é o Canal de Ética do Grupo QuintoAndar e quando devo usá-lo?
O Canal de Ética é uma plataforma confidencial e segura, mantida por um prestador de serviços independente (NAVEX), e está disponível 24 horas por dia.
Caso saiba ou suspeite da ocorrência real ou iminente de qualquer violação as nossas políticas, procedimentos, regulamentos e leis aplicáveis ao nosso negócio, independentemente de quem o esteja cometendo (pessoas colaboradoras ou fornecedores), reporte. Seu relato pode minimizar o impacto negativo de condutas antiéticas em nosso ambiente.
Lembramos que este não é um canal para comunicar incidentes que representam uma ameaça imediata à vida, segurança ou bem-estar da vítima. Incidentes aqui relatados podem não receber feedback imediato. Em caso de preocupações desse tipo, entre imediatamente em contato com as equipes de People e Compliance e, se necessário, contate as autoridades locais.
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Estou protegido contra retaliação?
O Grupo QuintoAndar não tolera qualquer forma de retaliação contra a pessoa relatora que realiza seu relato de boa-fé. Qualquer ocorrência dessa natureza é considerada uma violação do nosso Código de Conduta e deverá ser reportada.
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Posso fazer um relato de forma anônima?
Sim. Depois de concluir o seu relato, você receberá um código único denominado "chave de acesso". Anote sua chave de acesso e senha e mantenha-as em um local seguro, essa é a única forma de entrarmos em contato com você, caso não se identifique. Em até 6 dias úteis você pode consultar o andamento da do seu relato (clicando no link “Acompanhe seu relato”), utilizando sua chave de acesso.
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Entendo que qualquer relato que eu envie de um computador da empresa gera um registro no servidor que mostra todos os sites que acessei, esse registro não poderia me identificar como uma pessoa relatora?
Nosso Canal de Ética não gera ou mantém qualquer registro de conexões com endereços de IP, portanto, nenhuma informação que vincule o seu PC ao Canal de Ética estará disponível. Na realidade, nosso fornecedor do Canal de Ética (NAVEX) está contratualmente comprometido a não buscar a identidade da pessoa relatora. Se ainda assim você se sentir desconfortável em fazer um relato em seu PC de trabalho, você pode acessar o Canal de Ética por celular ou PC pessoal. ou telefone e denunciar de forma anônima.
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O que acontece depois que eu registro um relato no Canal de Ética e quem tem acesso ao meu relato?
Todas os relatos serão inicialmente analisados e avaliadas pelo time de Compliance. Dependendo da natureza das situações relatadas, as tratativas poderão ser conduzidas pelo time de Compliance, que poderá contar com o suporte ou direcionar aos dos times de People, Privacidade, Segurança da Informação e/ou Jurídico ou, ainda, por uma empresa externa independente.
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E se pessoas gestoras estiverem envolvidas em uma violação, elas terão acesso ao meu relato?
Não. O Canal de Ética foi projetado para manter a confidencialidade, de modo que as partes envolvidas não sejam notificadas, nem tenham acesso aos relatos em que foram mencionadas.
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Como meus dados pessoais serão utilizados e o que acontece com eles após o relato?
Os dados pessoais que identifiquem ou que tornem você ou outras pessoas mencionadas no relato identificáveis - como números de telefone, IPs de máquinas, entre outros - e os dados pessoais sensíveis - como estado de saúde, origem racial ou étnica, afiliação sindical, opinião política, convicção religiosa, entre outros - serão utilizados unicamente para o tratamento e a apuração dos fatos relatados.
É importante que você informe somente os dados indispensáveis ao encaminhamento do relato.
Esses dados serão armazenados pelo tempo que for necessário para atender ao tratamento do relato e para fins de cumprimento de quaisquer obrigações legais, contratuais, de prestação de contas ou requisição de autoridades competentes.
O Grupo QuintoAndar poderá ser obrigado a compartilhar as informações contidas nos relatos, incluindo dados pessoais, em razão de cumprimento de obrigação legal ou regulatória ou exercício regular de direito. Nessas situações, sempre que possível, serão adotados mecanismos de anonimização e/ou pseudoanonimização desses dados, visando preservar ao máximo a privacidade das pessoas envolvidas no relato.
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Quanto tempo até a conclusão dos trabalhos?
A duração das tratativas depende de vários fatores, incluindo a complexidade dos problemas, o número de problemas apresentados e a disponibilidade das pessoas envolvidas nas investigações.
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Tenho receio de que as informações que eu fornecer em meu relato acabem revelando minha identidade. É possível garantir que isso não vai acontecer?
O Canal de Ética foi projetado para proteger o seu anonimato. No entanto, se deseja permanecer anônimo, você - como pessoa relatora - precisa garantir que seu relato não revele sua identidade por acidente.
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Tenho conhecimento de que algumas pessoas colaboradoras estão envolvidas em condutas antiéticas, mas isso não me afeta. Por que devo relatar?
Prezamos pela promoção de um ambiente ético, íntegro e transparente. Toda conduta antiética, em qualquer nível, prejudica a empresa e todas as pessoas colaboradoras, inclusive você. Por isso, se souber de algum incidente de má conduta ou violação ética, considere como dever, para consigo e para com os seus colegas de trabalho, reportá-lo.
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Não tenho certeza se o que ouvi ou observei é uma violação da política da empresa ou se envolve uma conduta antiética, mas simplesmente não me parece correto. O que devo fazer?
Relate. Preferimos que você relate uma situação que acabe sendo provada como inofensiva a deixar que comportamentos possivelmente antiéticos não sejam verificados por falta de certeza.
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E se eu me lembrar de alguma coisa importante sobre o incidente depois de registrar o relato?
Ao registrar um relato no site do Canal de Étic, você recebe um código único denominado "chave de acesso" e é solicitado a escolher uma senha. Com a chave de acesso e sua senha, você pode retornar ao Canal de Ética pelo site (clicando no link “Acompanhamento”) ou por telefone, e acessar o relato original para adicionar mais detalhes ou responder às perguntas da equipe de Compliance.