Sobre a EthicsPoint
Geração de denúncias – Geral
Segurança e confidencialidade nas denúncias
Dicas e boas práticas
Sobre a EthicsPoint
O que é a EthicsPoint?
A EthicsPoint é uma ferramenta abrangente e confidencial de geração de denúncias, criada pela NAVEX, que possibilita o trabalho em conjunto da gerência e dos funcionários na denúncia de fraudes, abuso e outras condutas indevidas no ambiente de trabalho, tudo isso enquanto se cultiva um ambiente de trabalho positivo dentro da estrutura da Cultura Organizacional da Nemak.
Por que a Nemak precisa de um sistema como o da EthicsPoint?
- Nossos funcionários são o nosso bem mais importante. Ao criar canais de comunicação abertos, podemos promover um ambiente de trabalho positivo e maximizar a produtividade.
- Um sistema eficaz de denúncias intensifica nossos esforços para promover uma cultura de integridade e tomada de decisões éticas.
- Este sistema nos permite abordar comportamentos que vão contra nossos valores corporativos: Respeito e Responsabilidade, Confiança e Colaboração, Inovação, além de Foco no Cliente.
Geração de denúncias – Geral
Posso denunciar pela internet ou pelo telefone?
Sim. A EthicsPoint possibilita que você faça uma denúncia confidencial e anônima via telefone ou Internet.
Que tipo de situações devo denunciar?
O sistema da EthicsPoint permite que os funcionários denunciem qualquer violação ao nosso Código de Conduta ou informem qualquer outra preocupação que possam ter que atente contra a nossa cultura organizacional.
Se eu presenciar uma infração, não devo apenas informar ao meu gerente ou aos Recursos Humanos e deixá-los lidar com ela?
Quando você observar algum comportamento que, a seu ver, viola o nosso código de conduta ou entra em conflito com a nossa cultura organizacional, esperamos que o denuncie. Idealmente, você deve levar adiante qualquer preocupação a seu gerente direto ou a outro membro de sua equipe de gerência. Nós reconhecemos, no entanto, que poderá haver circunstâncias em que você não se sentirá à vontade para denunciar o problema dessa maneira. É para tais circunstâncias que fizemos uma parceria com a NAVEX. Nós preferimos que você denuncie anonimamente a guardar as informações para si mesmo.
Por que devo informar o que sei? O que eu ganho com isso?
Todos nós temos o direito de trabalhar em um ambiente positivo, e com esse direito vem a responsabilidade de agir de modo ético, permitindo que as pessoas certas saibam se alguém não está agindo adequadamente. Trabalhando juntos, vivenciando os nossos valores corporativos, podemos manter um ambiente saudável e produtivo. E uma conduta corporativa indevida pode ameaçar a sobrevivência de toda a empresa.
A gerência quer mesmo que eu faça uma denúncia?
Com certeza, queremos. Na verdade, precisamos que você denuncie. Você sabe o que acontece em nossa empresa, tanto de bom como de ruim. Você pode ter o conhecimento inicial de uma atividade que pode ser motivo de preocupação. Sua denúncia pode minimizar o impacto negativo potencial sobre a empresa e seus funcionários. Além disso, oferecer uma opinião positiva pode ajudar a identificar questões que podem melhorar a cultura e o desempenho da empresa.
Para onde vão essas denúncias? Quem pode acessá-las?
As denúncias são enviadas diretamente ao servidor seguro da EthicsPoint. A NAVEX disponibiliza essas denúncias apenas a pessoas específicas na empresa, que são responsáveis por sua avaliação, com base no tipo de infração e no local do incidente. Cada uma das pessoas que recebem as denúncias foi treinada para mantê-las na mais completa confidencialidade.
Esse sistema não é um exemplo de que alguém está me vigiando?
Não. A EthicsPoint é um aspecto positivo da nossa filosofia geral, que nos permite garantir um local de trabalho protegido, seguro e ético. Nós o incentivamos a procurar orientação sobre dilemas éticos, a fornecer sugestões positivas ou a comunicar uma preocupação. Uma comunicação eficaz é essencial no local de trabalho atualmente e essa é uma grande ferramenta para melhorar essa comunicação.
Nós escolhemos cuidadosamente a melhor ferramenta de geração de denúncias para atender às nossas obrigações de conformidade e ao mesmo tempo manter um ambiente de comunicação positivo.
Segurança e confidencialidade nas denúncias
Entendo que qualquer denúncia que eu enviar a partir de um computador da empresa gera um registro de servidor que mostra cada site ao qual o PC se conecta. Tal registro não vai me identificar como o criador da denúncia?
NAVEX não gera nem mantém nenhum registro interno de conexão com endereços IP; portanto, nenhuma informação vinculando o seu computador à EthicsPoint estará disponível.
Se você não se sentir confortável em fazer a denúncia no PC do seu trabalho, você tem a opção de usar um PC fora do seu ambiente de trabalho (como algum localizado em um cyber café ou na casa de um amigo) através do site seguro da EthicsPoint. Muitas pessoas escolhem esta opção, conforme mostram os dados da NAVEX de que menos de 12% das denúncias são geradas durante o horário comercial.
Posso enviar uma denúncia de casa e permanecer no anonimato?
Uma denúncia feita de casa, do computador de um vizinho ou de qualquer portal da internet permanecerá segura e anônima. Nenhum portal de internet identifica o visitante pelo nome de tela, e o sistema da EthicsPoint elimina os endereços de internet, para que o anonimato seja totalmente mantido.
Estou preocupado que as informações que eu fornecer à EthicsPoint acabarão revelando a minha identidade. Como vocês podem garantir que isso não acontecerá comigo?
O sistema da EthicsPoint protege o seu anonimato. Entretanto, se deseja permanecer no anonimato, você — enquanto autor da denúncia — precisa garantir que o texto da denúncia não revele acidentalmente a sua identidade. Por exemplo, “De minha mesa ao lado de Jan Smith…” ou “Em meus 33 anos…”.
O atendimento na central telefônica com discagem gratuita também é confidencial e anônimo?
Sim. Você será solicitado a fornecer as mesmas informações que forneceria em uma denúncia baseada na internet, e um atendente digitará suas respostas no site da EthicsPoint. Tais denúncias possuem as mesmas medidas de segurança e confidencialidade.
E se eu quiser ser identificado/a com minha denúncia?
Existe uma seção na denúncia para você se identificar, caso deseje.
Dicas e boas práticas
Sei que algumas pessoas estão agindo de forma antiética, mas isso não me afeta. Por que devo me dar ao trabalho de informar?
Nossa empresa promove um comportamento ético. Toda conduta antiética, em qualquer nível, termina por afetar a empresa e todos os funcionários, inclusive você. Basta considerar o que aconteceu em escândalos corporativos recentes para perceber os efeitos desastrosos que um lapso ético pode ter em uma empresa até então saudável. Portanto, se souber de qualquer conduta indevida, violações éticas ou ações que entram em conflito com a nossa cultura organizacional, é seu dever para consigo e para com seus colegas de trabalho denunciá-las.
Não tenho certeza se o que eu testemunhei ou ouvi é uma violação de política da empresa, ou se envolve conduta antiética, só não me parece correto. O que devo fazer?
Faça uma denúncia. A NAVEX pode ajudar você a preparar e fazer uma denúncia de modo que ela possa ser entendida corretamente. Preferimos que você denuncie uma situação que se revele inofensiva do que permitir que um possível comportamento antiético não seja impedido.
E se o meu chefe ou outros gerentes estiverem envolvidos na violação? Eles não tentarão ocultar a denúncia?
O sistema EthicsPoint e a distribuição de denúncias garantem que as partes implicadas não sejam notificadas ou tenham acesso a denúncias nas quais tenham sido citadas.
E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois de enviar a denúncia? Ou, e se a empresa tiver mais perguntas sobre a minha denúncia?
Ao fazer uma denúncia no site ou por meio do Call Center da EthicsPoint, você recebe um número exclusivo e aleatório, chamado "número de protocolo", e é solicitado a escolher uma senha. É possível retornar ao sistema da EthicsPoint novamente, pela internet ou por telefone, e acessar a denúncia original para adicionar mais detalhes ou responder a perguntas feitas por um representante da empresa. Recomendamos que você retorne ao site no horário especificado para responder às perguntas da empresa. Você e a empresa terão um “diálogo anônimo”, no qual as situações não só são identificadas como podem ser resolvidas, não importando seu nível de complexidade.
Esses acompanhamentos de denúncias são tão seguros quanto o primeiro contato?
Todas as correspondências da EthicsPoint são mantidas na mesma confidencialidade rígida da denúncia inicial, permanecendo sob a proteção do anonimato.
E se eu perder o meu número de protocolo ou esquecer a senha que criei?
Para garantir que a segurança e a confidencialidade sejam mantidas, se você perder seu número de protocolo ou senha, será necessário encaminhar uma nova denúncia. Mencione na nova denúncia a relação com a denúncia ou pergunta que você enviou anteriormente.
Posso fazer uma denúncia caso eu não tenha acesso à internet?
Você pode fazer uma denúncia para a EthicsPoint de qualquer computador que acesse a internet. Você pode enviar sua denúncia de casa. Muitos locais públicos, incluindo bibliotecas públicas, têm computadores com acesso à internet. Se você não tiver acesso ou se sentir desconfortável em usar um computador, é possível ligar para a linha direta gratuita da EthicsPoint, disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano.