Perguntas frequentes

Sobre o Volvo Group Whistle
Relatos - Geral
Segurança e confidencialidade de relatos
Dicas e acompanhamento de relatos

Sobre o Volvo Group Whistle

O que é o Volvo Group Whistle?

O Volvo Group Whistle é uma ferramenta de relatos abrangente e confidencial que utiliza a solução de software EthicsPoint fornecida pela NAVEX para tornar mais fácil e seguro para funcionários, contratados, consultores, fornecedores, revendedores, parceiros de negócios ou qualquer outro terceiro relatar voluntariamente violações suspeitas do Código de Conduta do Grupo Volvo, ao mesmo tempo em que desenvolve um ambiente de trabalho positivo.

Relatos - Geral

Eu tenho uma preocupação. Como posso relatá-la?

Se você souber de algo que não parece certo ou que possa violar o Código de Conduta do Grupo Volvo, queremos que você se manifeste. Muitas vezes, o relato antecipado pode ajudar a resolver um problema rapidamente e minimizar os danos.

Para expressar uma preocupação:

  • Fale com sua liderança imediata ou seus superiores.
  • Fale com a área responsável, como HR, Finance, Legal & Compliance ou Security.
  • Acesse o Volvo Group Whistle em: www.volvogroup.com em "Sobre nós" ou, no Violin, em "Sobre o Grupo Volvo".
  • Escreva uma carta para o Chief Compliance Officer em:

    • Chief Compliance Officer
    AB Volvo
    Department AA14100, VGHQ6C
    SE-405 08 Göteborg
    Sweden

Para obter informações e orientações adicionais, os funcionários do Grupo Volvo podem consultar a Política de denúncias e investigação do Grupo Volvo.

Que tipo de situação devo relatar?

O Volvo Group Whistle foi criado para que funcionários, contratantes, consultores ou quaisquer outros terceiros relatem preocupações sobre possíveis práticas contábeis irregulares ou questionáveis, práticas de compras, corrupção, violações dos direitos humanos e trabalhistas e outras violações suspeitas do Código de Conduta do Grupo Volvo.

Se sua reclamação se referir a um assunto que, de acordo com a legislação local, possa não ser aceito por meio do Volvo Group Whistle e isso foi verificado durante a análise inicial da reclamação, você será devidamente notificado disso . Nesse caso, você precisará entrar em contato com seu gerente, o gerente do seu gerente, um grupo funcional relevante (como HR, Finance, Legal & Compliance ou Security) ou escrever uma carta ao Chief Compliance Officer (informações de contato fornecidas acima).

Em particular, gostaríamos que você relatasse uma preocupação relacionada a:

  • práticas corruptas, incluindo oferecer ou aceitar propinas, comissões, presentes e hospitalidade excessivas, e pagamentos de facilitação, seja de forma direta ou indireta, como através de terceiros;
  • concorrência desleal, legislação antitruste, controle de exportação e violações de sanções comerciais;
  • questões contábeis ou de auditoria, como erro em um registro financeiro, declarações de despesas falsas/inadequadas ou suspeitas de fraude;
  • conflitos de interesse não divulgados;
  • roubo ou uso indevido de estoque, dinheiro, equipamentos, suprimentos ou outros ativos da empresa;
  • divulgação não autorizada de informações confidenciais;
  • discriminação em relação a idade, raça, sexo, religião, nacionalidade, deficiência, orientação sexual ou qualquer outra natureza;
  • assédio e ameaças, incluindo poder e assédio sexual;
  • sinais de escravidão moderna, incluindo tráfico de pessoas ou trabalho forçado ou obrigatório, ou trabalho infantil relacionado às operações do Grupo Volvo ou qualquer parceiro de negócios;
  • práticas de emprego que não estejam de acordo com as leis aplicáveis ou políticas e diretivas do Grupo Volvo;
  • uso não autorizado de propriedade intelectual do Grupo Volvo ou de terceiros de acordo com as diretivas do Grupo Volvo;
  • negociação com informações privilegiadas;
  • lavagem de dinheiro e financiamento do terrorismo;
  • perigos relativos a saúde, segurança e proteção no local de trabalho;
  • derramamentos de resíduos perigosos, descargas ou preocupações ambientais;
  • segurança do produto;
  • não conformidade com as políticas do Grupo Volvo e leis locais ou internacionais.

Os relatos feitos por meio do Volvo Group Whistle são voluntários e devem ser feitos de boa fé. As informações fornecidas devem ser as mais corretas e completas possíveis, salvo melhor juízo da pessoa que está enviando o relato.

Quais empresas estão no portfólio do Grupo Volvo? Quais empresas estão no escopo do Volvo Group Whistle?

O Grupo Volvo é composto por muitas entidades em todo o mundo, que estão organizadas em três divisões de caminhões (Group Trucks Operations, Group Trucks Technology e Group Trucks Purchasing), nove áreas de negócios (Volvo Trucks, Mack Trucks, Renault Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Volvo Penta, Arquus, Volvo Financial Services e Volvo Autonomous Solutions) e seis funções do Grupo (Deputy CEO Office, Group Communications, Group Finance, Group Human Resources, Group Legal & Compliance e Group IT).

Se o seu relato ou pergunta se relacionar a qualquer uma das divisões de caminhões, áreas de negócios ou funções do Grupo mencionadas acima, use o Volvo Group Whistle para enviá-lo.

Se eu tiver uma preocupação, não deveria apenas relatá-la ao meu gerente, Security ou Human Resources e deixar que eles lidem com ela?

Quando tiver conhecimento ou observar um comportamento suspeito de violação de nosso Código de Conduta, esperamos que você reporte ao seu gerente, ao gerente do seu gerente ou a um grupo funcional relevante (como HR, Finance, Legal & Compliance ou Security).

Reconhecemos, no entanto, que pode haver circunstâncias em que você não se sinta confortável em relatar sua preocupação por meio desses canais e que terceiros possam não ter acesso a essas opções. É por isso que disponibilizamos opções alternativas para você compartilhar suas preocupações ou registrar uma denúncia usando o Volvo Group Whistle ou entrando em contato com o Chief Compliance Officer da AB Volvo. Seu relato nos ajuda a identificar, abordar e resolver proativamente questões relacionadas ao Código de Conduta.

Se sua reclamação se referir a um assunto que, de acordo com a legislação local, possa não ser aceito por meio do Volvo Group Whistle e isso foi verificado durante a análise inicial da reclamação, , você será devidamente notificado disso . Nesse caso, você precisará entrar em contato com seu gerente, o gerente do seu gerente, um grupo funcional relevante (como HR, Finance, Legal & Compliance ou Security) ou escrever uma carta ao Chief Compliance Officer (informações de contato fornecidas acima).

Por que devo relatar o que sei?

Todos nós devemos nos esforçar para criar um ambiente de trabalho positivo, onde confiamos uns nos outros. Isso significa que todos somos responsáveis por nos comportar de maneira ética e informar as pessoas relevantes, caso alguém não esteja agindo de acordo com o Código de Conduta do Grupo Volvo ou com as leis. Trabalhando juntos, podemos manter um ambiente saudável, encorajador e confiável. A má conduta corporativa pode ameaçar o futuro de toda a nossa empresa e o bem-estar de todos nós.

A gerência realmente quer que eu relate?

Com certeza. Na verdade, precisamos que você relate. Você sabe o que está acontecendo em nossa empresa, coisas boas e ruins. Você pode ter conhecimento inicial de uma atividade que pode ser motivo de preocupação. Seu relato pode minimizar o possível impacto negativo sobre a empresa e nosso pessoal. Além disso, as informações fornecidas podem ajudar a identificar problemas que podem melhorar a cultura e o desempenho corporativos. Quanto mais cedo soubermos, mais cedo poderemos agir para minimizar um impacto negativo em potencial.

Esses relatos são enviados para onde? Quem pode acessá-los?

As reclamações são inseridas diretamente em um servidor EthicsPoint seguro, que é hospedado por um terceiro fora do ambiente da rede corporativa do Grupo Volvo. Nosso provedor de serviços, a NAVEX com o sistema EthicsPoint, disponibiliza esses relatos apenas para um número limitado de funcionários autorizados do Grupo Volvo que trabalham no Group Compliance, que são responsáveis por avaliar os relatos e tomar as medidas adequadas.

Os relatos são armazenados em servidores localizados na União Europeia e gerenciados pela GCS Compliance Services, uma empresa irmã da NAVEX. Esses parceiros terceirizados estão contratualmente proibidos de acessar os dados de nossos relatos, exceto quando necessário para serviços de tradução.

Ainda poderei registrar uma denúncia se não tiver acesso à Internet?

O uso do Volvo Group Whistle requer uma conexão com a Internet. Se você não tiver acesso à Internet em casa ou desejar registrar uma denúncia ou fazer uma pergunta fora do escritório, poderá fazer isso em locais públicos. Muitos locais públicos, incluindo bibliotecas públicas ou cibercafés, têm computadores com acesso à Internet. O Volvo Group Whistle está disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano. Você não precisa fazer login em sua conta da Volvo (se tiver) para enviar um relato. Você pode acessar o Volvo Group Whistle na página da Web externa do Grupo Volvo ( www.volvogroup.com em "Sobre nós").

Além disso, você pode entrar em contato com seu gerente, o gerente do seu gerente, um grupo funcional relevante (como HR, Finance, Legal & Compliance ou Security) ou entrar em contato com o Chief Compliance Officer do Grupo Volvo por escrito.

Segurança e confidencialidade de relatos

Posso elaborar o relato anonimamente?

Cada relato ou pergunta enviada por meio do Volvo Group Whistle permanecerá seguro e permitirá o anonimato, a menos que seja proibido pela legislação local (nesse caso, o sistema informará automaticamente que é proibido elaborar relatos anônimos em seu país). Se a elaboração de relatos anônimos for proibida em seu país, sua identidade ainda permanecerá estritamente confidencial dentro do Grupo Volvo.

A preferência padrão do Grupo Volvo é que você se identifique para aumentar a qualidade da investigação de seu relato porque podemos nos comunicar com você com mais facilidade, de maneira confidencial, à medida que a investigação avança.

Se não se sentir à vontade para fazer um relato em seu computador, laptop ou telefone corporativo, você tem a opção de usar qualquer outro dispositivo fora de seu ambiente de trabalho acessando o site do Grupo Volvo em www.volvogroup.com e, em seguida, o link do Volvo Group Whistle em "Sobre nós".

Entendo que qualquer informação que eu envio de um computador da empresa gera um log de servidor que mostra todos os sites aos quais meu dispositivo se conecta; assim sendo, esse log não me identificará como o originador do relato?

O EthicsPoint (o sistema usado para o Volvo Group Whistle) não gera ou mantém registros de coleta de Internet com endereços de protocolo de Internet (IP); portanto, nenhuma informação vinculando você ou o dispositivo que você usa para acessar o EthicsPoint está disponível. Se você optou por fazer um relato anônimo, não é tecnicamente possível identificá-lo.

Estou preocupado com o fato de que as informações que forneço ao EthicsPoint acabarão revelando minha identidade. Como garantir que isso não vai acontecer?

Se você decidir permanecer anônimo, o sistema EthicsPoint foi projetado para proteger seu anonimato. Quando o anonimato for permitido, você, como parte denunciante e se desejar, precisará garantir que o conteúdo do relato não revele sua identidade por acidente (por exemplo, não forneça detalhes que possam identificá-lo facilmente, como "Em minha estação de trabalho, ao lado de John Smith…").

Se você decidir se identificar ou for obrigado a fazer isso pelas leis locais, o Grupo Volvo fará todos os esforços razoáveis para manter sua identidade em total sigilo. Leia atentamente o Aviso de proteção de dados e privacidade para obter mais informações.

Por que é melhor eu me identificar quando elaboro um relato?

É altamente recomendável que você se identifique ao relatar uma preocupação. Ao se identificar, você permite que a empresa entre em um diálogo confidencial com você e obtenha todos os detalhes e fatos importantes para conduzir uma investigação melhor. Geralmente, é mais fácil expressar e discutir a preocupação que você tem do que expressá-la por escrito. Além disso, para o investigador, é uma oportunidade muito valiosa para fazer perguntas e entender melhor a situação. Saber seu nome também pode ajudar os investigadores a administrar adequadamente a investigação, principalmente em investigações relacionadas a discriminação ou assédio.

Se você se identificar ao elaborar um relato, todos os esforços serão feitos para manter sua identidade estritamente confidencial dentro da empresa. Por exemplo, em uma situação em que uma investigação mais aprofundada possa revelar seu nome a pessoas que estão envolvidas na transgressão, o investigador poderá entrar em contato para perguntar se você se sente confortável em continuar com a investigação.

Dicas e acompanhamento de relatos

Estou ciente de alguns indivíduos envolvidos em conduta antiética, mas isso não me afeta. Por que devo me preocupar em relatar isso?

Nossa empresa opta por promover um comportamento ético e sempre conduzir os negócios de acordo com nosso Código de Conduta. Toda conduta antiética, em qualquer nível, acaba prejudicando a empresa, todos os funcionários, clientes e parceiros de negócios, incluindo você. Basta considerar o que aconteceu em escândalos corporativos recentes em todo o mundo para ver os efeitos desastrosos que um lapso de ética aparentemente inofensivo pode ter em uma empresa saudável. Portanto, se você souber de quaisquer incidentes de conduta imprópria ou suspeitar de uma violação do Código de Conduta, considere que é seu dever relatar por você e seus colegas de trabalho.

Não tenho certeza se o que observei ou ouvi é uma violação do Código de Conduta ou envolve conduta antiética, mas simplesmente não parece certo para mim. O que devo fazer?

Você pode enviar uma pergunta por meio da função "Faça uma pergunta" no portal da Web do Volvo Group Whistle. Se você for um funcionário do Grupo Volvo, também poderá discutir sua preocupação diretamente com seu gerente, os gerentes de seu gerente ou um grupo funcional relevante (como HR, Finance, Legal & Compliance ou Security).

Em qualquer caso, você sempre pode acessar diretamente a função "Arquivar um relato" no portal da Web do Volvo Group Whistle. Preferimos que você faça um relato que, após a investigação, se revele infundado do que permitir que um possível comportamento antiético não seja verificado.

E se meu gerente ou outros gerentes estiverem envolvidos na minha preocupação? Eles não receberão o relato e iniciarão um acobertamento?

O software EthicsPoint e o processo de investigação do denunciante são projetados para que os indivíduos identificados na preocupação não sejam notificados nem tenham acesso aos relatos nos quais foram mencionados.

O acesso às informações enviadas por meio do Volvo Group Whistle é limitado a uma equipe dedicada dentro do Group Compliance e tratado de forma estritamente confidencial. Caso alguma dessas pessoas seja mencionada em seu relato, elas também serão impedidas de vê-lo.

E se eu me lembrar de algo importante sobre o incidente depois de fazer a denúncia? E se a equipe de investigação tiver mais perguntas para mim em relação ao meu relato?

Quando você faz uma pergunta ou registra uma denúncia por meio do Volvo Group Whistle, recebe um número de chave exclusivo do relato e é instruído a escolher uma senha. Isso permite que você retorne ao portal da Web do Volvo Group Whistle a qualquer momento e acesse seu relato original usando a opção "Acompanhar um relato".

OBSERVAÇÃO: guarde o número da chave do relato e a senha que você criou em um local seguro. O número de chave de relato e a senha não podem ser restaurados por ninguém (incluindo o administrador do sistema EthicsPoint).

Ao acompanhar seu relato, você pode adicionar mais informações, responder a perguntas feitas pela equipe de investigação ou até mesmo fazer perguntas. Você também pode fazer upload de arquivos adicionais.

A opção "Acompanhar um relato" também estará disponível caso você tenha elaborado um relato anonimamente e puder se comunicar com a equipe de investigação sem revelar sua identidade.

Recomendamos que você volte ao Volvo Group Whistle regularmente e verifique se há correspondência da empresa. Você e a empresa entraram agora em um “diálogo confidencial”, onde as situações não são apenas identificadas, mas também podem ser resolvidas.

Esses acompanhamentos de relatos são tão seguros quanto o primeiro relato?

Sim. Todas as comunicações por meio do Volvo Group Whistle são tecnicamente protegidas da mesma forma que o relato inicial e são tratadas com a mesma confidencialidade.