Întrebări frecvente

În cadrul Timken, transpunerea eticii în practică înseamnă să luăm atitudine atunci când ceva nu este în regulă. Pentru a vă veni în ajutor, oferim o varietate de resurse de raportare a problemelor de etică. Vă încurajăm să discutaţi mai întâi cu un superior sau manager în prezenţa căruia vă simţiţi confortabil. Puteţi discuta, de asemenea, cu un reprezentant al departamentului dumneavoastră local de promovare organizaţională/resurse umane. În plus, departamentul de etică şi conformitate este o resursă valoroasă pentru instruirea în materie de etică şi conformitate, asistenţă în rezolvarea problemelor de etică şi raportarea incidentelor. Vă rugăm să trimiteţi un e-mail la adresa ethics@timken.com sau să sunaţi la 234-262-7215 pentru a contacta biroul de etică.

Recunoaştem că pot exista momente în care aţi putea fi reticenţi să vă discutaţi motivele de îngrijorare sau întrebările cu superiorul sau managerul dumneavoastră. Din acest motiv, dar şi din alte motive, Linia de asistenţă Timken este disponibilă on-line şi prin telefon. La Linia de asistenţă Timken răspunde o companie externă, NAVEX, care asigură şi administrarea acesteia.

Am angajat un terţ, NAVEX, care să preia apeluri şi rapoarte efectuate prin intermediul Liniei de asistenţă Timken. EthicsPoint este deţinut şi operat de NAVEX. Este un instrument de raportare cuprinzător şi confidenţial care ajută conducerea şi angajaţii să colaboreze în vederea combaterii fraudei, a abuzului şi a altor tipuri de conduită neprofesională la locul de muncă, cultivând totodată un mediu de lucru pozitiv.

Considerăm că angajaţii noştri sunt cel mai important bun al nostru. Creând canale de comunicare deschise, putem promova un mediu de lucru pozitiv şi maximiza productivitatea. În calitate de companie tranzacţionată public, suntem obligaţi prin lege să dispunem de un mijloc de raportare anonim care să aducă frauda contabilă şi de audit direct în atenţia comitetului de audit. Un sistem de raportare eficient va completa celelalte eforturi ale noastre de promovare a unei culturi de integritate şi a unui proces decizional etic.

Da. Cu Linia de asistenţă Timken, puteţi depune un raport confidenţial fie telefonic, fie prin internet. În majoritatea ţărilor, puteţi alege să vă păstraţi anonimatul.

Puteţi raporta orice încălcare a codului nostru de conduită, Standardele de etică în afaceri, sau altă întrebare sau alt motiv de îngrijorare pe care aţi putea să-l/o aveţi. În anumite ţări, există o limitare a tipului de rapoarte anonime care pot fi trimise prin Linia de asistenţă Timken. Aceste limitări sunt indicate pe formularul de raportare. Dacă nu puteţi trimite un raport prin intermediul Liniei de asistenţă Timken, puteţi contacta biroul de etică şi conformitate pentru a discuta motivul dumneavoastră de îngrijorare la adresa ethics@timken.com.

Când observaţi un comportament care, în opinia dumneavoastră, constituie o încălcare a codului nostru de conduită, ne aşteptăm să o raportaţi. În mod ideal, ar trebui să aduceţi orice motive de îngrijorare în atenţia superiorului dumneavoastră direct sau unui alt membru al echipei noastre de conducere. Recunoaştem însă că pot exista situaţii în care să nu vă simţiţi confortabil să raportaţi problema în acest mod. Pentru asemenea situaţii am încheiat un parteneriat cu NAVEX şi EthicsPoint pentru a oferi sistemul de raportare al Liniei de asistenţă Timken. Am prefera să raportaţi în condiţii de anonimitate decât să ţineţi informaţiile pentru dumneavoastră.

Cu toţii avem dreptul de a lucra într-un mediu pozitiv, iar cu acest drept vine responsabilitatea de a acţiona în mod etic şi de a informa persoanele competente dacă cineva nu acţionează în mod corespunzător. Prin colaborare, putem menţine un mediu sănătos şi productiv. Conduita neprofesională corporativă poate ameninţa existenţa unei întregi companii.

Cu siguranţă. De fapt, avem nevoie de raportările dumneavoastră. Dumneavoastră ştiţi ce se întâmplă în cadrul companiei noastre – atât lucruri bune, cât şi lucruri rele. Puteţi deţine cunoştinţe iniţiale despre o activitate care ar putea cauza motive de îngrijorare. Raportarea dumneavoastră poate reduce la minim potenţialul impact negativ asupra companiei şi a angajaţilor noştri. De asemenea, oferirea unei contribuţii pozitive poate ajuta la identificarea problemelor care pot îmbunătăţi cultura şi performanţele corporative.

Rapoartele sunt introduse direct pe serverul securizat EthicsPoint găzduit de NAVEX. Aceste rapoarte sunt puse la dispoziţia doar a anumitor persoane din cadrul companiei care sunt însărcinate cu evaluarea raportului, în funcţie de tipul de încălcare şi de locul producerii incidentului. Fiecare dintre aceşti destinatari ai rapoartelor a beneficiat de instruire privind menţinerea confidenţialităţii stricte a acestor rapoarte.

Nu. Linia de asistenţă Timken este un exemplu al valorii noastre fundamentale de etică şi integritate în acţiune. Posibilitatea de a efectua rapoarte într-un mod confidenţial şi securizat ne permite să garantăm un loc de muncă sigur, ferit de pericole şi etic. Vă încurajăm să solicitaţi îndrumări cu privire la dileme etice, să oferiţi sugestii pozitive sau să comunicaţi un motiv de îngrijorare. Comunicarea eficientă este esenţială la locul de muncă de astăzi, iar acesta este un instrument excelent de a optimiza această comunicare.

Am ales cu atenţie cel mai bun instrument de raportare care să îndeplinească obligaţiile noastre de conformitate, menţinând totodată un mediu de raportare pozitiv.

Sistemul EthicsPoint nu generează sau menţine jurnale de conexiune interne cu adrese IP, aşadar nu este disponibilă nicio conexiune informatică între computerul companiei şi serverul EthicsPoint. De fapt, NAVEX s-a angajat prin contract să nu urmărească identitatea unui raportor.

Dacă nu vă simţiţi confortabil să efectuaţi un raport de pe computerul dumneavoastră de la locul de muncă, aveţi opţiunea de a utiliza un computer din afara mediului nostru de lucru (cum ar fi unul situat într-un internet café, la locuinţa unui prieten etc.). Mulţi oameni aleg această opţiune, întrucât datele NAVEX arară că mai puţin de 12% din rapoarte au fost generate în timpul programului de lucru.

Un raport trimis de acasă, de pe computerul unui vecin sau de pe orice portal de internet va rămâne securizat şi anonim. Un portal de internet nu identifică niciodată un vizitator după denumirea ecranului, iar sistemul EthicsPoint elimină adresele de internet astfel încât să se păstreze anonimatul. În plus, NAVEX s-a angajat prin contract să nu urmărească identitatea unui raportor.

Linia de asistenţă Timken şi sistemul EthicsPoint sunt concepute să vă protejeze confidenţialitatea şi anonimitatea şi toate rapoartele vor rămâne confidenţiale în măsura maximă posibilă şi în conformitate cu legislaţia locală. Dacă doriţi să vă păstraţi anonimatul, dumneavoastră – ca parte raportoare – trebuie să vă asiguraţi că în cuprinsul raportului nu sunt date care să dezvăluie identitatea dumneavoastră din greşeală. De exemplu, „Din biroul meu de lângă Jan Smith…” sau „În toţi cei 33 de ani ai mei…”

Da. Când sunaţi la Linia de asistenţă telefonică gratuită, vi se va cere să furnizaţi aceleaşi informaţii pe care le-aţi furniza într-un raport on-line. Acestor rapoarte li se aplică aceleaşi măsuri de securitate şi confidenţialitate în timpul livrării.

Există o secţiune în raport care vă permite să vă identificaţi.

Compania noastră alege să promoveze comportamentul etic. Orice conduită lipsită de etică, la orice nivel, afectează în ultimă instanţă compania şi pe toţi angajaţii, inclusiv pe dumneavoastră. Trebuie doar să vă gândiţi la ce s-a întâmplat în recentele scandaluri corporative pentru a vedea efectele dezastruoase pe care o neglijare aparent inofensivă a eticii le poate avea asupra unei companii altminteri prospere. Aşadar, dacă aveţi cunoştinţă de orice incidente de conduită neprofesională sau încălcări ale eticii, consideraţi raportarea acestora drept o datorie faţă de dumneavoastră înşivă şi colegii dumneavoastră.

Depuneţi un raport. Operatorii care susţin Linia de asistenţă Timken în cadrul NAVEX vă pot ajuta să întocmiţi şi să depuneţi un raport astfel încât să fie înţeles corect. Preferăm să raportaţi o situaţie care se dovedeşte inofensivă decât să lăsaţi neverificat un comportament lipsit de etică doar pentru că nu eraţi sigur(ă).

Sistemul EthicsPoint şi distribuţia rapoartelor sunt concepute astfel încât părţile implicate să nu fie notificate sau să nu primească accesul la rapoartele în care au fost numite.

Când depuneţi un raport on-line sau telefonic, primiţi o cheie de raport unică şi vi se cere să creaţi o parolă. Puteţi reveni din nou la sistem fie prin internet, fie telefonic şi accesa raportul iniţial pentru a adăuga mai multe detalii sau răspunde la întrebări adresate de un reprezentant al companiei şi pentru a adăuga informaţii suplimentare care vor ajuta la soluţionarea problemelor nerezolvate. Sugerăm insistent să reveniţi pe site în perioada de timp specificată pentru a răspunde la întrebările companiei. Dumneavoastră şi compania aţi iniţiat acum un „dialog anonim”, în care situaţiile nu sunt doar identificate, ci pot fi şi rezolvate, indiferent de cât de complexe sunt.

Datorită naturii sistemului EthicsPoint şi pentru a ajuta la protejarea confidenţialităţii, cheia de raport şi parola dumneavoastră nu pot fi recuperate sau regenerate. Prin urmare, este important să le notaţi într-un loc sigur şi să nu le pierdeţi.

Întreaga corespondenţă cu Linia de asistenţă Timken şi prin intermediul sistemului EthicsPoint face obiectul aceluiaşi regim strict de confidenţialitate ca şi raportul iniţial.

Puteţi depune un raport de pe orice computer care poate accesa internetul. Puteţi depune de acasă. Numeroase locuri publice, inclusiv biblioteca publică, au computere conectate la internet. Dacă nu aveţi acces sau nu puteţi utiliza cu uşurinţă un computer, puteţi suna la numărul de telefon gratuit al Liniei de asistenţă Timken 800-846-5363, care este disponibil 24 de ore din 24, 365 de zile pe an.