Часто задаваемые вопросы

О системе Volvo Group Whistle
Информирование — общее
Безопасность и конфиденциальность при информировании
Информирование: советы и последующие действия

О системе Volvo Group Whistle

Что такое Volvo Group Whistle?

Volvo Group Whistle – это универсальный и конфиденциальный инструмент для информирования, который использует программное решение EthicsPoint, предоставляемое компанией NAVEX, чтобы сотрудники, подрядчики, консультанты, поставщики, дилеры, деловые партнеры или любые другие третьи стороны могли добровольно сообщать о предполагаемых нарушениях Кодекса поведения Volvo Group, поддерживая благоприятную рабочую среду.

Информирование — общее

У меня есть опасение. Как я могу его высказать?

Если вы знаете о чем-то, что кажется вам неправильным или может нарушать Кодекс поведения Volvo Group, мы просим вас сообщить об этом. Зачастую своевременное информирование может помочь быстро разрешить проблему и минимизировать ущерб.

Можно выразить опасение перечисленными ниже способами.

  • Обратитесь к своему руководителю или его начальнику.
  • Проконсультируйтесь с представителями соответствующей функциональной группы, например, HR, Finance, Legal & Compliance или Security.
  • Доступ в систему Volvo Group Whistle на сайте: www.volvogroup.com в разделе «О нас» или на портале Violin в разделе «О Volvo Group».
  • Направьте письмо на имя Chief Compliance Officer (руководителя департамента по контролю соблюдения законодательства) по адресу:

    • Chief Compliance Officer
    AB Volvo
    Department AA14100, VGHQ6C
    SE-405 08 Göteborg
    Sweden

Для получения дополнительной информации и рекомендаций сотрудники Volvo Group могут обратиться к политике Volvo Group в отношении незаконной деятельности и расследований.

О каких ситуациях мне следует сообщать?

Система Volvo Group Whistle предназначена для сотрудников, подрядчиков, консультантов или любых других третьих лиц и позволяет им сообщать о своих опасениях по поводу возможных необычных или сомнительных методов бухгалтерского учета, практики закупок, коррупции, нарушений прав человека и трудовых прав и других предполагаемых нарушений Кодекса поведения Volvo Group.

Если ваша жалоба касается вопроса, который не может быть принят через систему Volvo Group Whistle в соответствии с местным законодательством, и это будет выявлено на начальном этапе рассмотрения жалобы, вы будете надлежащим образом уведомлены об этом. . В таком случае вам следует обратиться к своему руководителю или его начальнику, в соответствующую функциональную группу (например, HR, Finance, Legal & Compliance или Security) или написать письмо на имя Chief Compliance Officer (руководителя департамента по контролю соблюдения законодательства; контактная информация приведена выше).

В частности, мы хотели бы, чтобы вы сообщали об опасениях, связанных со следующими вопросами:

  • коррупционные действия, включая предложение или получение взяток, откатов, чрезмерно дорогих подарков или знаков гостеприимства, а также платежи за упрощение формальностей — прямо или косвенно, например, через третью сторону;
  • недобросовестная конкуренция, нарушения антимонопольного законодательства, нарушения экспортного контроля и торговых санкций;
  • вопросы бухгалтерского учета или аудита, например, ошибки в финансовой документации, ложные/ненадлежащие требования на оплату расходов или предполагаемое мошенничество;
  • сокрытие конфликта интересов;
  • кражи или ненадлежащее использование складских запасов, денежных средств, оборудования, материалов или других активов компании;
  • несанкционированное разглашение конфиденциальной информации;
  • дискриминация по признаку возраста, расы, пола, религии, национальности, инвалидности, сексуальной ориентации или любого другого характера;
  • притеснения и угрозы, включая насилие и сексуальные домогательства;
  • признаки современного рабства, включая торговлю людьми, принудительный, подневольный труд или детский труд, связанные с деятельностью Volvo Group или любого делового партнера;
  • практики трудоустройства, не соответствующие применимому законодательству или политикам и директивам Volvo Group;
  • несанкционированное использование интеллектуальной собственности Volvo Group или третьей стороны в соответствии с директивами Volvo Group;
  • неправомерное использование служебной информации;
  • легализация незаконных доходов и финансирование терроризма;
  • угрозы для безопасности и охраны здоровья на рабочем месте;
  • разливы и сбросы опасных отходов или экологические проблемы;
  • безопасности продукции;
  • несоблюдение политик Volvo Group, а также местного или международного законодательства.

Отчеты, отправленные с помощью системы Volvo Group Whistle, являются добровольными и должны быть добросовестными. Лицо, заполняющее отчет, должно быть уверено в том, что сообщаемая информация является максимально точной и полной.

Какие компании входят в портфель Volvo Group? Для каких компаний применяется система Volvo Group Whistle?

Volvo Group состоит из множества подразделений по всему миру, которые объединены в три подразделения грузовых автомобилей (Group Trucks Operations, Group Trucks Technology и Group Trucks Purchasing), девять бизнес-подразделений (Volvo Trucks, Mack Trucks, Renault Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Volvo Penta, Arquus, Volvo Financial Services, Volvo Autonomous Solutions) и шесть групповых функций (Deputy CEO Office, Group Communications, Group Finance, Group Human Resources, Group Legal & Compliance и Group IT).

Если ваш отчет или вопрос относится к любому из вышеупомянутых подразделений грузовых автомобилей, бизнес-подразделений или групповых функций, смело используйте Volvo Group Whistle для их отправки.

Если у меня есть опасение, не следует ли мне просто сообщить о нем своему руководителю, службе безопасности или отделу кадров, чтобы они разобрались с ним?

Если вы знаете о поведении, которое, как вы подозреваете, нарушает наш Кодекс поведения, или наблюдаете такое поведение, сообщите об этом своему руководителю, его начальнику или в соответствующую функциональную группу (например, HR, Finance, Legal & Compliance или Security).

Однако мы понимаем, что в некоторых обстоятельствах вам может быть неудобно сообщить о своем опасении через эти каналы, а для третьих стороны эти каналы могут быть недоступны. Поэтому мы предоставляем вам альтернативные варианты, так что вы можете поделиться своими опасениями или отправить отчет либо с помощью системы Volvo Group Whistle, либо обратившись к Chief Compliance Officer (руководителю департамента по контролю соблюдения законодательства) в AB Volvo. Ваш отчет поможет нам заблаговременно выявлять, решать и устранять проблемы, связанные с Кодексом поведения.

Если ваша жалоба касается вопроса, который не может быть принят через систему Volvo Group Whistle в соответствии с местным законодательством, и это будет выявлено на начальном этапе рассмотрения жалобы, , вы будете надлежащим образом уведомлены об этом . В таком случае вам следует обратиться к своему руководителю или его начальнику, в соответствующую функциональную группу (например, HR, Finance, Legal & Compliance или Security) или написать письмо на имя Chief Compliance Officer (руководителя департамента по контролю соблюдения законодательства; контактная информация приведена выше).

Зачем мне сообщать об известных мне фактах?

Мы все должны стремиться к созданию благоприятной рабочей среды, в которой мы доверяем друг другу. Это означает, что мы все несем ответственность за этичное поведение и информирование соответствующих лиц в случае, когда чьи-то действия не соответствуют Кодексу поведения Volvo Group или законам. Работая вместе, мы можем поддерживать здоровую атмосферу, внушающую доверие и энтузиазм. Нарушения корпоративной этики могут угрожать будущему всей нашей компании и благополучию каждого из нас.

Руководство действительно хочет, чтобы я сообщал(а) о проблемах?

Безусловно. Более того, нам необходимо, чтобы вы сообщили о них. Вы знаете, что происходит в нашей компании – и хорошее, и плохое. Вы можете располагать первичной информацией о деятельности, которая может вызывать опасения. Ваш отчет может свести к минимуму потенциальное негативное влияние на компанию и наших сотрудников. Кроме того, предоставленная вами информация может помочь выявить проблемы, устранение которых позволит улучшить корпоративную культуру и повысить производительность. Чем раньше мы узнаем об этом, тем раньше мы сможем принять меры для минимизации потенциального негативного воздействия.

Куда направляются эти отчеты? Кто может получить к ним доступ?

Жалобы поступают непосредственно на защищенный сервер EthicsPoint, который поддерживается третьей стороной и размещен вне корпоративной сети Volvo Group. Наш поставщик услуг, компания NAVEX со своей системой EthicsPoint, предоставляет доступ к этим отчетам только ограниченному кругу уполномоченных сотрудников Volvo Group, работающих в отделе корпоративного контроля, которые несут ответственность за анализ отчетов и принятие соответствующих мер.

Отчеты хранятся на серверах, расположенных в Европейском Союзе, и управляются компанией GCS Compliance Services, филиалом компании NAVEX. В соответствии с договором, этим сторонним партнерам запрещен доступ к данным нашего отчета, за исключением случаев, когда это необходимо для услуг перевода.

Могу ли я подать отчет, если у меня нет доступа к Интернету?

Для использования системы Volvo Group Whistle требуется подключение к Интернету. Если у вас дома нет доступа к Интернету или вы хотите отправить отчет или задать вопрос не из офиса, вы можете сделать это в общественных местах. Во многих общественных местах, в частности, в публичных библиотеках или интернет-кафе, есть компьютеры с доступом в Интернет. Система Volvo Group Whistle доступна 24 часа в сутки, 365 дней в году. Вам не требуется входить в свою учетную запись Volvo (если она у вас есть), чтобы отправить отчет. Вы можете перейти в Volvo Group Whistle с внешней веб-страницы Volvo Group ( www.volvogroup.com в разделе «О нас»).

Кроме того, вы можете обратиться к своему руководителю, его начальнику, или в соответствующую функциональную группу (например, HR, Finance, Legal & Compliance или Security), а также к Chief Compliance Officer (руководителю департамента по контролю соблюдения законодательства) Volvo Group в письменной форме.

Безопасность и конфиденциальность при информировании

Могу ли я подать отчет анонимно?

Все отчеты или вопросы, отправленные через Volvo Group Whistle, защищены и могут быть анонимными, если это не запрещено местным законодательством (в таком случае система автоматически сообщит вам, что анонимное информирование в вашей стране запрещено). Даже если анонимное информирование в вашей стране запрещено, в Volvo Group будет соблюдаться строгая конфиденциальность вашей личности.

По умолчанию Volvo Group предпочитает, чтобы вы представились: это повысит качество расследования в связи с вашим отчетом, потому что нам будет проще общаться с вами на конфиденциальной основе по мере продвижения расследования.

Если вам неудобно направить отчет со своего корпоративного компьютера, ноутбука или телефона, вы можете использовать любое другое устройство вне вашей рабочей среды, зайдя на веб-сайт Volvo Group по адресу www.volvogroup.com , а затем воспользовавшись ссылкой Volvo Group Whistle в разделе «О нас».

Насколько я понимаю, любая информация, которую я отправляю с компьютера компании, отражается в журнале на сервере, в котором показаны все веб-сайты, к которым подключается мое устройство. Не будет ли этот журнал идентифицировать меня как автора отчета?

Система EthicsPoint (используемая для Volvo Group Whistle) не создает и не поддерживает журналы сбора данных в Интернете, содержащие адреса Интернет-протокола (IP); поэтому информация, идентифицирующая вас или устройство, которое вы используете для доступа к EthicsPoint, отсутствует. Если вы решили отправить анонимный отчет, идентифицировать вас будет технически невозможно.

Меня беспокоит, что информация, которую я предоставляю EthicsPoint, в конечном итоге раскроет мою личность. Какие вы можете предоставить мне гарантии того, что этого не произойдет?

Если вы решите сохранить анонимность, система EthicsPoint предназначена для защиты вашей анонимности. Если анонимность разрешена, вы, как сторона, сообщающая информацию и желающая сохранить анонимность, должны убедиться, что содержание вашего отчета не раскрывает вашу личность случайно (например, не предоставляйте сведения, по которым вас можно легко идентифицировать, например, «Из моего куба рядом с Джоном Смитом…»).

Если вы решили представиться или обязаны это сделать в соответствии с местным законодательством, Volvo Group приложит все разумные усилия для обеспечения вашей полной конфиденциальности. Внимательно прочтите Уведомление о защите данных и конфиденциальности, чтобы получить дополнительную информацию.

Почему при представлении отчета лучше представиться?

Мы настоятельно рекомендуем представиться, сообщая об опасении. Представившись, вы позволите компании вступить с вами в конфиденциальный диалог и получить все важные детали и факты для более эффективного расследования. Как правило, проще высказать и обсудить ваши опасения, чем изложить их в письменной форме. Для следователей очень важна возможность задать вопросы и лучше понять ситуацию. Знание вашего имени также может помочь следователям надлежащим образом вести расследование, в частности, при расследовании случаев дискриминации или притеснений.

Если вы представитесь при подаче отчета, мы приложим все усилия, чтобы сохранить конфиденциальность вашей личности в компании. Например, в ситуации, когда дальнейшее расследование может раскрыть ваше имя лицам, причастным к правонарушению, следователь может связаться с вами, чтобы спросить, согласны ли вы с продолжением расследования.

Информирование: советы и последующие действия

Мне известно о некоторых лицах, причастных к неэтичному поведению, но меня это не затрагивает. Почему я должен сообщать об этом?

Наша компания стремится продвигать этичное поведение и всегда вести бизнес в соответствии с нашим Кодексом поведения. Любое неэтичное поведение на любом уровне в конечном итоге вредит компании, всем сотрудникам, клиентам и деловым партнерам, включая вас. Просто подумайте о том, что случилось во время недавних корпоративных скандалов по всему миру, чтобы увидеть катастрофические последствия, к которым может привести кажущееся безобидным нарушение этики для в целом здоровой компании. Поэтому, если вы знаете о каких-либо случаях ненадлежащего поведения или подозреваете нарушение Кодекса поведения, считайте своим долгом перед собой и своими коллегами сообщить об этом.

Я не уверен(а), что то, что я наблюдал(а) или слышал(а), является нарушением Кодекса поведения или связано с неэтичным поведением, но мне это не кажется правильным. Что мне следует предпринять?

Вы можете задать вопрос через функцию «Задать вопрос» на веб-портале Volvo Group Whistle. Если вы являетесь сотрудником Volvo Group, вы также можете обсудить свою проблему напрямую со своим руководителем, его начальниками или с соответствующей функциональной группой (например, HR, Finance, Legal & Compliance или Security).

В любом случае, вы всегда можете получить прямой доступ к функции «Отправить отчет» на веб-портале Volvo Group Whistle. Мы предпочли бы, чтобы вы отправили отчет, который после расследования окажется необоснованным, чем чтобы возможное неэтичное поведение осталось без внимания.

Что, если мое опасение связано с моим руководителем или другими руководителями? Не получат ли они отчет и не начнут ли заметать следы?

Программное обеспечение EthicsPoint и процесс расследования сообщений разоблачителей устроены таким образом, что лица, указанные в связи с опасением, не получают уведомления и не получают доступа к отчетам, в которых они фигурируют.

Доступ к информации, предоставленной через систему Volvo Group Whistle, ограничен специальной командой в рамках отдела корпоративного контроля, и работа с этой информацией ведется строго конфиденциально. Если кто-то из этих людей назван в вашем отчете, они тоже не смогут его увидеть.

Что делать, если я вспомню что-то важное об инциденте после того, как отправлю отчет? Или что делать, если у следственной группы возникнут дополнительные вопросы ко мне по поводу моего отчета?

Когда вы задаете вопрос или отправляете отчет через Volvo Group Whistle, вы получаете уникальный ключ отчета, и вам предлагается выбрать пароль. Это позволяет вам в любой момент вернуться на веб-портал Volvo Group Whistle и получить доступ к исходному отчету с помощью опции «Последующие действия в связи с отчетом».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Храните ключ отчета и созданный вами пароль в надежном месте. Ваш ключ отчета и пароль никто не сможет восстановить (включая системного администратора EthicsPoint).

В рамках последующих действий в связи с отчетом вы можете добавить дополнительную информацию, ответить на вопросы, заданные следственной группой или даже задать вопросы. Вы можете также загрузить дополнительные файлы.

Опция «Последующие действия в связи с отчетом» доступна и в случае, если сообщение было направлено анонимно, так что вы можете общаться со следственной группой, не раскрывая свою личность.

Мы настоятельно рекомендуем вам регулярно возвращаться в систему Volvo Group Whistle и проверять корреспонденцию от компании. Теперь вы и компания вступили в «конфиденциальный диалог», в котором ситуации не только выявляются, но и могут быть разрешены.

Являются ли эти последующие действия в связи с отчетами такими же безопасными, как и подача отчета?

Да. Все сообщения в рамках системы Volvo Group Whistle технически защищены так же, как и первоначальный отчет, и при их обработке соблюдается такая же строгая конфиденциальность.