Сообщать о проблемах — значит задавать вопросы о соблюдении законов, нормативных актов, политики или этических принципов; делиться своими опасениями по различным поводам; сообщать о правонарушениях или неправомерных действиях. Medtronic поощряет открытое и честное информирование о проблемах, а политика «Расскажи о проблемах» (Voice Your Concern) помогает нам выявлять и решать проблемы недобросовестности или нарушения принципов этики на ранних стадиях, пока еще не слишком поздно. Вопрос о том, кому сообщить о проблеме, в той или иной степени зависит от характера проблемы и вовлеченных в ситуацию людей. В большинстве случаев ваш руководитель, местный представитель отдела по работе с кадрами или другой доверенный партнер в вашем операционном или региональном подразделении будет ближе всего к ситуации и сможет отреагировать на нее быстрее, чем кто-либо другой.

В зависимости от проблемы или вовлеченных в ситуацию лиц, не всегда бывает уместно или удобно сообщать о проблеме. В таком случае можно воспользоваться другими вариантами:

• Отдел по вопросам соблюдения норм в операционном или региональном подразделении
• Юрисконсульт Medtronic
• Отдел по вопросам соблюдения норм законодательства и этики Medtronic

Вы также можете воспользоваться горячей линией “Voice Your Concern” — круглосуточной бесплатной службой приема сообщений по телефону или через Интернет, работу которой обеспечивает независимая компания. Законодательство вашего региона определяет возможность отправки анонимных сообщений.

ГОРЯЧАЯ ЛИНИЯ “VOICE YOUR CONCERN”

• http://www.voiceyourconcernline.com
• Номер телефона в США, Канаде и Пуэрто-Рико: 1-800-488-3125
• Подробные инструкции по набору номера для всех прочих географических регионов размещены на веб-сайте http://www.voiceyourconcernline.com . Выберите страну, в которой вы находитесь, и следуйте инструкциям, чтобы сообщить о проблеме по телефону или через Интернет.

Люди могут не сообщать о проблемах, потому что считают, что «это ничего не изменит». Medtronic взяла на себя обязательство реагировать на обращения сотрудников, добросовестно сообщающих о потенциальных проблемах. Однако для защиты конфиденциальности участников ситуации мы не всегда можем поделиться с сотрудниками подробной информацией о расследовании или о его результатах. Если вы сообщили местному руководству о проблеме и вам кажется, что ситуация не была урегулирована, следует проинформировать вышестоящее руководство, связаться с отделом по вопросам соблюдения норм законодательства и этики или отправить сообщение на горячую линию “Voice Your Concern”.

Если вы стали свидетелем ненадлежащего поведения или каким-либо иным образом узнали о нем, не молчите. Это простое правило распространяется на всех, кто работает в компании Medtronic или от ее имени в любой точке мира. Если вы не сообщаете о неправомерных действиях, о которых знаете, вы нарушаете главное требование нашего Кодекса поведения, за что можете подвергнуться дисциплинарному взысканию.

Как правило, о проблемах лучше всего сообщать лично, но могут сложиться обстоятельства, в которых вам будет некомфортно разговаривать с кем-то лично или вы захотите сохранить анонимность.

Горячая линия “Voice Your Concern” позволяет вам сообщать о проблемах из любого места, в любое время и анонимно (в большинстве географических регионов). Когда вы сообщаете о своей проблеме по телефону или через веб-форму горячей линии “Voice Your Concern”, вы не обязаны сообщать свое имя или иные сведения, по которым вас можно идентифицировать. Идентификация абонента или пользователя, сообщающего о проблеме по телефону или через веб-сайт, заблокирована, и поскольку хостинг веб-сайта осуществляет третье лицо, вам не нужно иметь доступ к интрасети Medtronic для отправки сообщения.

Если вы предпочтете сохранить анонимность, возможности Medtronic могут быть ограничены при проведении расследования и предоставлении вам ответа. Сотрудникам, проводящим расследования, необходимо получить достаточно информации о сообщении, чтобы начать расследование. Если позже вы решите раскрыть свою личность, Medtronic будет обрабатывать все сообщения, соблюдая меры предосторожности и сохраняя вашу конфиденциальность.

Независимо от того, решите ли вы сохранить анонимность или раскрыть свою личность, Medtronic будет обрабатывать сообщения, соблюдая меры предосторожности и обеспечивая максимально возможную конфиденциальность.

Иногда ваша личность может быть раскрыта в ходе расследования. Кроме того, могут быть случаи, когда Medtronic обязана по закону предоставить информацию о выявленных нарушениях норм третьим лицам. Если это произойдет, Medtronic приложит все усилия для защиты ваших персональных данных. В Medtronic преследование лиц, добросовестно сообщающих о предполагаемых неправомерных действиях, категорически недопустимо.

Добросовестное обращение за справочной информацией, сообщение о проблеме или предполагаемом ненадлежащем поведении — это правильный поступок. И Medtronic не потерпит преследования тех, кто так поступает. К любому, кто будет участвовать в преследовании, будут применены дисциплинарные взыскания, вплоть до увольнения, вне зависимости от положения этого человека в компании.

Если вы считаете, что вы или кто-то, насколько вам известно, подвергаетесь преследованию за сообщение о проблемах этического характера или несоблюдении норм, немедленно свяжитесь с одним из сотрудников отдела по вопросам соблюдения норм законодательства и этики.

Каждый раз, когда вы видите, слышите или узнаете о потенциально неправомерных действиях или других нарушениях Кодекса поведения, правил, процедур Medtronic или закона, вы обязаны как можно скорее сообщить об этом. Мы предоставляем сотрудникам различные способы информирования о проблемах, включая те, которые указаны здесь. Также важно не молчать, если вам нужен совет о соблюдении норм этики или законодательства. Своевременное информирование позволяет вовремя вмешаться в ситуацию и не дать маленькой проблеме перерасти в более серьезную.

О тяжелых проступках следует сообщать незамедлительно. Тяжелым проступком считается любая ситуация, которая может:

• потенциально нарушать закон, например, законодательные запреты о мошенничестве или откатах;
• нарушать наш Кодекс поведения или правила Medtronic, например, Стандарты делового поведения или Политику в отношении качества;
• стать причиной юридической ответственности для Medtronic, ее сотрудников, должностных лиц или руководителей; или
• нанести ущерб репутации Medtronic.

Вы должны сообщить о проблеме, если считаете, что стали невольным участником потенциального нарушения, когда действовали от имени Medtronic. Все сотрудники и агенты Medtronic должны знать и соблюдать законы и политики компании, применимые к их работе.

Вы должны сообщить о проблеме, если получили информацию о потенциально неправомерных действиях от другого лица. Иногда руководители узнают о потенциально неправомерном поведении от своих непосредственных подчиненных или сотрудники узнают о предполагаемых проступках из других источников. Если вы получили информацию о потенциальном нарушении, то обязаны сообщить о этом.

Независимо от способа информирования, необходимо в обязательном порядке сообщать о следующих типах проблем, например:

• Выплаты, предлагаемые или предоставляемые клиенту с целью поощрения или вознаграждения за приобретение продукции;
• Взяточничество или попытка подкупа государственных должностных лиц, клиентов или иных лиц;
• Получение или предоставление откатов или недопустимых подарков;
• Продвижение продукции Medtronic для неутвержденного применения (использование лекарственных средств вне зарегистрированных показаний);
• Предоставление ложных сведений государственному органу, особенно при подаче заявки на получение пособий по какой-либо государственной программе здравоохранения;
• Любое лишение права сотрудника компании Medtronic или лица, действующего от ее имени, работать с федеральными программами США по причине ненадлежащего поведения;
• Ненадлежащее использование фондов или имущества Medtronic, включая кражу, мошенничество, хищение или разглашение конфиденциальной информации;
• Несоблюдение применимых стандартов бухгалтерского учета, политик или требований о ведении финансовой отчетности;
• Нарушение правил защиты персональной информации;
• Обмен сведениями о ценообразовании или служебной информацией с конкурентами или иное антиконкурентное поведение;
• Фальсификация данных исследований, разработок, производства или сведений о качестве продукции;
• Преследование какого-либо сотрудника, сообщившего о проблеме;
• Дискриминация, домогательства или насилие на рабочем месте;
• Прочие нарушения законодательства, нормативно-правовых актов или наших политик и процедур.

Несмотря на то, что Medtronic требует, чтобы сотрудники сообщали о проблемах, в некоторых странах Европейского Союза и мира действуют законодательные или нормативные ограничения на отправку сообщений с помощью таких служб, как горячая линия “Voice Your Concern”. Примеры таких ограничений:

• Возможность сообщать только о проблемах, связанных с бухгалтерским учетом, внутренним бухгалтерским контролем, вопросами аудита и борьбой со взяточничеством, а также о банковских и финансовых преступлениях.
• Возможность отправлять сообщения о сотрудниках только определенных должностей.
• Запрет анонимного информирования.

В дополнение к информированию о потенциальных нарушениях, Medtronic ожидает, что вы:

• всегда будете поощрять (и ни в коем случае не отговаривать) других сообщать о проблемах;
• помнить о защите прав и интересов любого лица, обвиняемого в ненадлежащем поведении;
• будете честны, откровенны, открыты и будете всецело сотрудничать при проведении любых внутренних расследований; и
• никогда не будете преследовать тех, кто информирует о проблемах.

Мы все несем обязательства по информированию о возможных нарушениях закона или политики компании, даже если мы были участниками такой ситуации. Если вы считаете, что могли нарушить закон или политику, лучше всего сообщить о проблеме и решить ее.

Управление горячей линией “Voice Your Concern” осуществляет независимая компания, операторы которой не являются сотрудниками Medtronic. Если вам нужно сообщить о проблеме на языке, отличном от английского, вам предоставят услуги переводчиков. Поиск переводчика может занять несколько минут. Не вешайте трубку. Вы можете сообщить свое имя и контактные данные или сохранить анонимность (в большинстве стран). Служба не отслеживает и не записывает звонки. Если вы решите назвать свое имя, ваше сообщение будет обработано с сохранением конфиденциальности, и служба передаст информацию только тем, кому она необходима.

Оператор горячей линии “Voice Your Concern” задаст вам ряд вопросов, чтобы понять характер вашей проблемы, или, если вы сообщаете о своей проблеме через веб-сайт, то сможете ответить на вопросы письменно. Просим вас представлять точные сведения, с тем чтобы следователи могли провести тщательную и своевременную проверку в отношении проблем.

После составления сообщения вы получите код сообщения и пароль. Обязательно запишите их, чтобы в дальнейшем иметь возможность получить доступ к сообщению, если нужно будет предоставить дополнительную информацию и ответить на вопросы.

Сторонний поставщик услуг горячей линии “Voice Your Concern” перенаправит сообщение директору нашей программы “Voice Your Concern”, который проверит полученные сведения. Если в сообщении есть вопрос или комментарий, то вы получите ответ. Если отдел по вопросам соблюдения норм законодательства и этики (OEC) определит, что в сообщении изложены опасения или обвинения в чей-то адрес, которые требуют провести расследование, то будет назначен следователь. Следователи ведут дела беспристрастно, честно, справедливо, в установленные сроки, тщательно и с сохранением конфиденциальности. Medtronic уважает права всех лиц, фигурирующих в сообщении, и осуществляет обработку всех сообщений на свое усмотрение. Обвинения не будут выдвигаться против кого бы то ни было без доказательств.

Мы можем ответить с запросом на предоставление дополнительных сведений, необходимых для проведения расследования. Если вы указали свое имя и контактные данные в сообщении, следователь попытается связаться с вами напрямую по мере необходимости.

Да. Обязательно используйте функцию «Контроль реакции на сообщение» горячей линии “Voice Your Concern”, которой можно воспользоваться как по телефону, так и на веб-сайте. Эта функция позволяет вам и сотруднику, проводящему расследование по вашей проблеме, общаться друг с другом — анонимно, если вы того пожелаете. Следователь может запросить у вас дополнительную информацию, которая может быть необходима для тщательного и своевременного проведения расследования. Вы также можете использовать эту функцию для предоставления информации или новых сведений следователю. Чтобы получить доступ к функции «Контроль реакции на сообщение», необходимо использовать код сообщения и пароль, выданные вам в ходе отправки первого сообщения.

Документацию в доказательство ваших слов можно представить различными способами, в зависимости от того, как вы сообщали о проблеме. Если вы сообщаете о проблеме своему руководителю, сотруднику отдела кадров, юридического отдела или отдела по вопросам соблюдения норм, обсудите с ними лучший способ обеспечить сохранность таких документов. Если вы отправляете электронное письмо в отдел по вопросам соблюдения норм законодательства и этики, прикрепите документацию к письму. Если вы используете горячую линию “Voice Your Concern”, чтобы сообщить о своей проблеме, то вы можете выгрузить документы с помощью веб-сайта. Если вы не можете воспользоваться веб-сайтом горячей линии “Voice Your Concern” или у вас есть документы, которые невозможно выгрузить, укажите в своем сообщении, что у вас есть документация, которую вы не приложили к сообщению. Сотрудник Medtronic, обрабатывающий сообщение, свяжется с вами, чтобы обсудить, как предоставить такие сведения.

Medtronic серьезно относится ко всем сообщениям. Все сообщения проверяются на предмет того, как наилучшим образом решить изложенную проблему, исходя из характера сообщения. Не все проблемы требуют проведения официального расследования. Никого не признают «виновным» на основании лишь сообщения, без дальнейшего расследования для установления фактов.

Мы рассматриваем все обвинения и принимаем соответствующие меры, а также изучаем факты каждого инцидента, чтобы обеспечить справедливое отношение. В частности, мы рассматриваем причины нарушения, добросовестность вовлеченных лиц и своевременность принятия мер по исправлению ситуации. Во многих случаях нарушение стандартов происходит из-за простых ошибок, а не по причине преднамеренных или умышленных действий.

Расследования могут проводиться по-разному в зависимости от значимости обвинений, масштаба затронутых деловых операций, количества вовлеченных лиц и объема необходимых доказательств. Некоторые расследования завершаются быстро, другие могут длиться недели, месяцы или даже больше времени. Каждый случай уникален, но мы придерживаемся последовательной процедуры. Независимо от того, как долго длится расследование, компания Medtronic серьезно относится к каждому сообщению.

Независимо от того, позвоните ли вы на горячую линию “Voice Your Concern” или отправите сообщение через веб-форму, вы получите код сообщения и пароль. Это позволит вам контролировать реакцию на ваше сообщение как по телефону, так и через веб-сайт, отслеживать ход расследования по вашему сообщению и общаться с назначенным следователем. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, комментарии или появятся документы, или если следователи запросят у вас дополнительные сведения или документы, эта функция позволит наладить двустороннюю связь.

В большинстве случаев вам сообщат, было ли проведено расследование по заявленной вами проблеме и была ли она решена. Если вы сообщали о проблеме анонимно, воспользовавшись горячей линией “Voice Your Concern”, вы сможете проверить статус рассмотрения по телефону или через Интернет с помощью кода сообщения и пароля. Вам следует учитывать, что существуют юридические и прочие ограничения на то, какую информацию может предоставлять компания Medtronic.

Каждый случай уникален, но мы придерживаемся последовательной процедуры. Если мы не сможем подтвердить обвинения или существование проблемы, мы, возможно, решим не предпринимать никаких действий. В прочих случаях мы можем обнаружить, что были допущены случайные ошибки или незначительные просчеты в суждениях. Наша первоочередная задача — исправить ситуацию, обеспечить необходимое обучение и принять меры последующей поддержки, чтобы это не повторилось. В крайнем случае нам придется самим сообщить о совершенном нами нарушении государственным органам. Если того требуют обстоятельства, руководство примет корректирующие меры по улучшению бизнес-систем или наложит дисциплинарные взыскания на сотрудников, нарушивших закон или политику компании. Дисциплинарное взыскание может принимать различные формы, вплоть до увольнения. В некоторых случаях мы можем сообщить о проблеме в органы по обеспечению соблюдения законов для возможного проведения судебного разбирательства. В других случаях первоначальный проступок сам по себе может быть несерьезным, но попытки скрыть его или солгать о нем во время расследования превращают ситуацию в серьезное нарушение, влекущее за собой более серьезные дисциплинарные взыскания.

Полная версия политики “Voice Your Concern” доступна на соответствующем портале. Ссылки на Кодекс поведения и Стандарты делового поведения Medtronic доступны на странице отдела по вопросам соблюдения норм этики и законодательства в интрасети Medtronic по адресу ethics.medtronic.com . Брошюра “Voice Your Concern” («Расскажи о проблемах») и другие ресурсы для сотрудников доступны на странице горячей линии “Voice Your Concern” отдел по вопросам соблюдения норм этики и законодательства в интрасети компании.