EthicsPoint - AB Volvo

Om Volvo Group Whistle

Vad är Volvo Group Whistle?

Volvo Group Whistle är ett omfattande och konfidentiellt anmälningsverktyg som använder programvarulösningen EthicsPoint som tillhandahålls av NAVEX för att göra det enkelt och säkert för anställda, entreprenörer, konsulter, leverantörer, återförsäljare, affärspartner eller annan tredje part att frivilligt anmäla misstänkta överträdelser av Volvokoncernens uppförandekod, samtidigt som man främjar en positiv arbetsmiljö.

Anmälningar – Allmänt

Jag har en fråga eller betänkligheter. Hur kan jag framför det?

Om du känner till något som verkar fel, eller som bryter mot Volvokoncernens uppförandekod, vill vi att du säger ifrån. Tidig anmälan kan ofta hjälpa till att lösa ett problem snabbt och minimera skadorna.

För att uttrycka en betänklighet kan du:

Tala med din chef, eller din chefs chef.
Tala med relevant avdelning, till exempel HR, Finance, Legal & Compliance eller Security.
Gå in på Volvo Group Whistle via: www.volvogroup.com under “Om oss” eller på Violin under “Om Volvokoncernen”.
Skriv ett brev till Chief Compliance Officer på:

Chief Compliance Officer
AB Volvo
Department AA14100, VGHQ6C
SE-405 08 Göteborg
Sweden

För ytterligare information och vägledning kan Volvokoncernens anställda läsa Volvokoncernens policy för visselblåsning och utredningar.

Vilken typ av situationer ska jag anmäla?

Volvo Group Whistle är utformad för anställda, entreprenörer, konsulter eller annan tredje part att anmäla betänkligheter angående eventuella oregelbundna eller tvivelaktiga redovisningsmetoder, inköpspraxis, korruption, brott mot mänskliga rättigheter och arbetsrätt och andra misstänkta brott mot Volvokoncernens Uppförandekod .

Om ditt klagomål gäller en fråga som enligt lokal lagstiftning inte kan godkännas via Volvo Group Whistle och detta har verifierats under den inledande granskningen av klagomålet kommer du att få ett vederbörligt meddelande om detta . I sådana fall måste du kontakta din chef eller din chefs chef, en relevant avdelning (som HR, Finance, Legal & Compliance eller Security) eller skriva ett brev till Chief Compliance Officer (se kontaktuppgifterna ovan).

Vi vill särskilt att du ska anmäla ett problem som har att göra med:

korrupta handlingar, inklusive att erbjuda eller ta emot mutor, kickbacks, dyrbara gåvor eller representation eller bestickning som ska bana väg för en affär – direkt eller indirekt, exempelvis genom tredje part
otillbörlig konkurrens, antitrustlagstiftning, exportkontroll och handelssanktioner
bokförings- eller revisionsfrågor, t.ex. fel i en ekonomisk redovisning, falska/inkorrekta utgiftsrapporter eller misstänkt bedrägeri
icke uppgivna intressekonflikter
stölder eller missbruk av företagets egendom, kontanter, utrustning, förbrukningsmaterial eller andra tillgångar
obehörigt utlämnande av konfidentiell information
diskriminering med avseende på ålder, ras, kön, religion, nationalitet, funktionshinder, sexuell läggning eller någon annan form av diskriminering
trakasserier och hot, inklusive makttrakasserier och sexuella trakasserier
tecken på modernt slaveri, inklusive människohandel eller tvångsarbete, slavarbete, pliktarbete eller barnarbete med anknytning till Volvokoncernens verksamhet eller någon affärspartner
anställningsmetoder som inte är i linje med tillämpliga lagar eller Volvokoncernens policyer och direktiv
otillåten användning av Volvokoncernens eller tredje parts immateriella egendom i enlighet med Volvokoncernens direktiv
insiderhandel
penningtvätt och finansiering av terrorism
faror när det gäller hälsa, säkerhet och skydd på arbetsplatsen
utsläpp av farligt avfall eller miljöproblem
produktsäkerhet
bristande efterlevnad av Volvokoncernens policyer och lokal eller internationell lag

Anmälningar via Volvo Group Whistle görs helt frivilligt och måste framföras i god tro. De uppgifter som lämnas med klagomålet ska, såvitt uppgiftslämnaren vet, vara riktiga och så fullständiga som möjligt.

Vilka företag ingår i Volvokoncernens portfölj? Vilka företag omfattas av Volvo Group Whistle?

Volvokoncernen består av många enheter runt om i världen som är organiserade i tre lastbilsdivisioner (Group Trucks Operations, Group Trucks Technology och Group Trucks Purchasing), nio affärsområden (Volvo Trucks, Mack Trucks, Renault Trucks, Volvo Buses, Volvo Construction Equipment, Volvo Penta, Arquus, Volvo Financial Services, Volvo Autonomous Solutions) och sex koncernfunktioner (Deputy CEO Office, Group Communications, Group Finance, Group Human Resources, Group Legal & Compliance och Group IT).

Om din anmälan eller fråga gäller någon av ovannämnda lastbilsdivisioner, affärsområden eller gruppfunktioner får du gärna skicka in den via Volvo Group Whistle.

Om jag har en fråga eller betänklighet, ska jag inte bara anmäla det till min chef eller Security eller Human Resources och låta dem ta hand om det?

När du har kännedom om eller iakttar något beteende som du misstänker strider mot vår uppförandekod förväntar vi oss att du anmäler det till din chef, din chefs chef eller en relevant avdelning (t.ex. HR, Finance, Legal & Compliance eller Security).

Vi inser dock att det kan finnas omständigheter där du inte känner dig bekväm med att anmäla dina betänkligheter via dessa kanaler och tredje part kanske inte har tillgång till dessa alternativ. Därför har vi skapat alternativa möjligheter för dig att dela med dig av dina betänkligheter eller göra en anmälan antingen genom att använda Volvo Group Whistle eller genom att kontakta Chief Compliance Officer på AB Volvo. Din anmälan hjälper oss att proaktivt identifiera, ta itu med och lösa frågor som rör uppförandekoden.

Om ditt klagomål gäller en fråga som enligt lokal lagstiftning inte kan godkännas via Volvo Group Whistle och detta har verifierats under den inledande granskningen av klagomålet , kommer du att få ett vederbörligt meddelande om detta . I sådana fall måste du kontakta din chef eller din chefs chef, en relevant avdelning (som HR, Finance, Legal & Compliance eller Security) eller skriva ett brev till Chief Compliance Officer (se kontaktuppgifterna ovan).

Varför ska jag anmäla vad jag vet?

Vi bör alla sträva efter att skapa en positiv arbetsmiljö där vi litar på varandra. Det innebär att vi alla är ansvariga för att uppträda på ett etiskt sätt och informera rätt personer om någon inte agerar i enlighet med Volvokoncernens uppförandekod eller lagen. Genom att arbeta tillsammans kan vi upprätthålla en hälsosam, passionerad och pålitlig miljö. Företagsrelaterade felsteg kan hota hela företagets framtid och allas vårt välbefinnande.

Vill ledningen verkligen att jag ska göra en anmälan?

Ja, det vill vi verkligen. I själva verket är vi beroende av att du gör en anmälan. Du vet vad som händer på företaget – både bra och dåliga saker. Du kan ha begynnande kunskaper om en oroväckande aktivitet. Din anmälan kan minimera de potentiella negativa konsekvenserna för företaget och våra medarbetare. Den information du lämnar kan också bidra till att identifiera frågor som kan förbättra företagets kultur och resultat. Ju tidigare vi vet, desto tidigare kan vi agera för att minimera eventuella negativa konsekvenser.

Var hamnar dessa anmälningar? Vem har tillgång till dem?

Klagomålen läggs in direkt på en säker EthicsPoint-server som drivs av tredje part utanför Volvokoncernens företagsnätverk. Vår tjänsteleverantör NAVEX med sitt EthicsPoint-system gör endast dessa anmälningar tillgängliga för ett begränsat antal behöriga anställda inom Volvokoncernen som arbetar på Group Compliance och som ansvarar för att utvärdera anmälningarna och vidta lämpliga åtgärder.

Anmälningarna lagras på servrar i Europeiska unionen och förvaltas av GCS Compliance Services, ett systerföretag till NAVEX. Enligt avtal får dessa externa partner ingen tillgång till våra rapportdata utom när det behövs för översättningstjänster.

Kan jag ändå göra en anmälan om jag inte har tillgång till internet?

Användning av Volvo Group Whistle kräver en internetuppkoppling. Om du inte har tillgång till internet hemma eller om du vill göra en anmälan eller ställa en fråga utanför kontoret kan du göra det på offentliga platser. Många offentliga platser, t.ex. bibliotek och internetkaféer, har datorer med tillgång till internet. Volvo Group Whistle är tillgänglig dygnet runt, året runt. Du behöver inte logga in på ditt Volvo-konto (om du har ett sådant) för att skicka in en anmälan; du kan komma åt Volvo Group Whistle från den externa webbsidan för Volvokoncernen ( www.volvogroup.com under ”Om oss”).

Dessutom kan du kontakta din chef eller din chefs chef eller en relevant avdelning (som HR, Finance, Legal & Compliance eller Security) eller kontakta Volvokoncernens Chief Compliance Officer skriftligen.

Säkerhet och konfidentialitet kring anmälningar

Kan jag göra en anmälan anonymt?

Varje anmälan eller fråga som skickas in via Volvo Group Whistle kommer att skyddas och kan göras anonymt såvida det inte är förbjudet enligt lokal lagstiftning (i sådana fall kommer systemet automatiskt att informera dig om att det är förbjudet att göra en anonym anmälan i ditt land). Även om anonyma anmälningar är förbjudna i ditt land kommer din identitet att hållas strikt konfidentiell inom Volvokoncernen.

Volvokoncernen föredrar att du berättar vem du är för att öka kvaliteten på utredningen av din anmälan, eftersom vi då lättare kan kommunicera med dig, på ett konfidentiellt sätt, när utredningen fortskrider.

Om du känner dig obekväm med att göra en anmälan från din företagsdator, bärbara dator eller telefon har du möjlighet att använda en annan enhet utanför din arbetsmiljö genom att gå in på Volvokoncernens webbplats på www.volvogroup.com och sedan länken för Volvo Group Whistle under ”Om oss”.

Som jag förstår det genereras det en logg som visar varje webbplats som min dator besöker; skulle inte det göra att man kan identifiera mig som uppgiftslämnare?

EthicsPoint (det system som används för Volvo Group Whistle) tillhandahålls av NAVEX. Enligt avtalsvillkoren med NAVEX är det förbjudet för dem att skapa eller spara loggar över insamlad information som innehåller IP-adresser. NAVEX samlar därför inte in någon information som kopplar dig till den enhet du använder för att komma åt EthicsPoint.

Jag är orolig för att den information jag lämnar till EthicsPoint i slutändan kommer att avslöja min identitet. Hur kan ni försäkra mig om att detta inte kommer att ske?

Om du väljer att vara anonym är EthicsPoint-systemet utformat för att skydda din anonymitet. När det är tillåtet att vara anonym måste du – som uppgiftslämnare och om du så önskar – se till att innehållet i din anmälan inte av misstag röjer din identitet (ge till exempel inga uppgifter som lätt kan identifiera dig, exempelvis ”Från mitt arbetsbås bredvid Johan Andersson ...”).

Om du väljer att berätta vem du är eller om lokal lagstiftning kräver att du gör det kommer Volvokoncernen att göra alla skäliga ansträngningar för att hålla din identitet strikt konfidentiell. Läs noggrant igenom dataskydds- och integritetsmeddelandet för mer information.

Varför är det bättre att identifiera sig när man gör en anmälan?

Du uppmanas starkt att tala om vem du är när du anmäler ett problem. Genom att identifiera dig tillåter du att företaget inleder en konfidentiell dialog med dig och får alla viktiga uppgifter och fakta för att kunna genomföra en bättre utredning. Det är oftast lättare att uttrycka och diskutera betänkligheter än att skriva ner dem. För utredaren är det också ett mycket värdefullt tillfälle att ställa frågor och bättre förstå situationen. Att känna till ditt namn kan också hjälpa utredarna att hantera utredningen på rätt sätt, särskilt vid utredningar om diskriminering eller trakasserier.

Om du identifierar dig när du gör en anmälan kommer alla ansträngningar att göras för att hålla din identitet strikt konfidentiell inom företaget. I en situation där en fortsatt utredning kan röja ditt namn för personer som är inblandade i missförhållandet kan utredaren exempelvis kontakta dig för att fråga om du känner dig bekväm med att fortsätta utredningen.

Tips och uppföljning angående anmälningar

Jag har kännedom om vissa personer som uppför sig på ett oetiskt sätt, men det påverkar inte mig. Varför ska jag bry mig om att anmäla det?

Vårt företag väljer att främja etiskt beteende och att alltid bedriva affärsverksamhet i enlighet med vår uppförandekod. Allt oetiskt beteende, oavsett nivå, skadar i slutändan företaget, alla anställda, kunder och affärspartner, inklusive dig. Det räcker med att tänka på vad som har hänt i de senaste företagsskandalerna runt om i världen för att se vilka katastrofala konsekvenser en till synes harmlös brist på etik kan få på ett i övrigt välmående företag. Så om du känner till några incidenter av oegentligheter eller misstänker en överträdelse mot uppförandekoden, se det som din plikt gentemot dig själv och dina medarbetare att anmäla det.

Jag är inte säker på om det jag har iakttagit eller hört är en överträdelse av uppförandekoden eller om det rör sig om oetiskt beteende, men jag tycker helt enkelt inte att det ser rätt ut. Vad ska jag göra?

Du kan skicka in en fråga via funktionen ”Ställ en fråga” i webbportalen för Volvo Group Whistle. Om du är anställd i Volvokoncernen kan du även diskutera problemet direkt med din chef, din chefs chef eller en relevant avdelning (t.ex. HR, Finance, Legal & Compliance eller Security).

I vilket fall som helst kan du alltid gå direkt till funktionen ”Gör en anmälan” i webbportalen för Volvo Group Whistle. Vi ser hellre att du gör en anmälan som efter en utredning visar sig vara obefogad än att eventuellt oetiskt beteende fortsätter okontrollerat.

Vad händer om min chef eller andra chefer är inblandade i problemet? Kommer de inte att få anmälan och försöka mörklägga den?

EthicsPoint-programmet och processen för visselblåsarutredningar är utformade så att personer som identifieras i ärendet varken underrättas eller får tillgång till anmälningar där de har namngivits.

Information som lämnas in via Volvo Group Whistle är endast tillgänglig för ett särskilt team inom Group Compliance och hanteras strikt konfidentiellt. Om någon av dessa personer nämns i din anmälan har de heller inte möjlighet att se den.

Vad händer om jag kommer ihåg något viktigt angående händelsen efter det att jag lämnat in anmälan? Eller vad händer om utredningsgruppen vill ställa ytterligare frågor till mig om min anmälan?

När du ställer en fråga eller gör en anmälan via Volvo Group Whistle får du ett unikt anmälningsnummer och du uppmanas att välja ett lösenord. På så sätt kan du när som helst återvända till webbportalen för Volvo Group Whistle och få tillgång till din ursprungliga anmälan via alternativet ”Uppföljning av en anmälan”.

OBS! Förvara anmälningsnumret och lösenordet som du har skapat på ett säkert ställe. Ditt anmälningsnummer och lösenord kan inte återställas av någon (inklusive systemadministratören för EthicsPoint).

Genom att följa upp din anmälan kan du lägga till mer information, svara på frågor från utredningsgruppen eller till och med ställa frågor. Du kan också ladda upp ytterligare filer.

Alternativet ”Uppföljning av en anmälan” är också tillgängligt om du har gjort en anonym anmälan, och du kan kommunicera med utredningsgruppen utan att röja din identitet.

Vi rekommenderar starkt att du återvänder till Volvo Group Whistle regelbundet och kontrollerar om du får korrespondens från företaget. Du och företaget har nu inlett en ”konfidentiell dialog” där situationer inte bara identifieras utan också kan lösas.

Är dessa uppföljningar av en anmälan lika säkra som den första?

Ja. All kommunikation via Volvo Group Whistle är tekniskt skyddad på samma sätt som den ursprungliga rapporten och hanteras med samma stränga sekretess.

Frågor och svar