EthicsPoint Hakkında
Raporlama – Genel
Raporlama Güvenliği ve Gizlilik
İpuçları ve En İyi Uygulamalar
EthicsPoint Hakkında
EthicsPoint nedir?
EthicsPoint, NAVEX tarafından oluşturulan ve Nemak'ın Kurum Kültürü çerçevesinde olumlu bir çalışma ortamı geliştirirken, yönetim ve çalışanların iş yerindeki dolandırıcılık, suistimal ve diğer suistimalleri ele almak için birlikte çalışmasını sağlayan kapsamlı ve gizli bir raporlama aracıdır.
Nemak neden EthicsPoint gibi bir sisteme ihtiyaç duyuyor?
- Çalışanlarımız en önemli varlıklarımızdır. Açık iletişim kanalları oluşturarak, pozitif bir çalışma ortamını teşvik edebilir ve üretkenliği maksimuma çıkarabiliriz.
- Etkili bir raporlama sistemi, dürüstlük ve etik karar verme kültürünü güçlendirmeye yönelik diğer çabalarımızı destekler.
- Bu sistem, kurumsal değerlerimize aykırı davranışları ele almamızı sağlar: Saygı ve Sorumluluk, Güven ve İş Birliği, Yenilikçilik ve Müşteri Odaklılık.
Raporlama – Genel
İnternet veya telefon üzerinden raporlama yapabilir miyim?
Evet. EthicsPoint, telefon veya internet üzerinden gizli, anonim şekilde raporda bulunma olanağı sunar.
Hangi durumları rapor etmem gerekir?
EthicsPoint sistemi, çalışanların belirtilen Davranış Tüzüğümüzün herhangi bir ihlalini veya kurum kültürümüze aykırı olabilecek diğer endişelerinizi bildirmelerine olanak tanır.
Herhangi bir ihlal görürsem ilgilenmeleri için yöneticime, güvenliğe veya insan kaynaklarına raporlamam gerekmiyor mu?
Şirketimizin Davranış Tüzüğünü ihlal ettiğini veya kurum kültürümüze aykırı olduğunu düşündüğünüz bazı davranışları gözlemlemeniz halinde sizden beklentimiz, bu davranışları raporlamanızdır. İdeal olarak tüm endişeleri doğrudan yöneticinize veya yönetim ekibimizin diğer üyelerine iletmeniz gerekmektedir. Bununla birlikte, sorunu her zaman bu şekilde rahatça rapor edemeyebileceğinizin farkındayız. Tam da bu tür durumlar için NAVEX ile işbirliği yaptık. Bildiklerinizi kendinize saklamanız yerine anonim olarak raporlamanızı tercih ederiz.
Bildiklerimi neden raporlamalıyım? Bunun bana ne faydası var?
Hepimizin pozitif bir ortamda çalışma hakkı vardır. Bu hakla beraber, bir kişinin uygun şekilde davranmaması durumunda etik bir şekilde hareket etme ve bunu gerekli kişilere bildirme sorumluluğu da doğar. Birlikte çalışarak ve kurumsal değerlerimizi benimseyerek sağlıklı ve üretken bir çalışma ortamı yaratılmasını sağlayabiliriz. Ayrıca kurumsal görevin kötüye kullanılması tüm şirketin varlığını tehdit edebilir.
Yönetim gerçekten raporlama yapmamı istiyor mu?
Kesinlikle istiyoruz. Hatta, rapor etmenize ihtiyaç duyuyoruz. Şirketimizde olan biten olumlu ve olumsuz gelişmelerden siz haberdarsınız. Endişe uyandıracak bir duruma sebep olabilecek bir faaliyete ilişkin ilk bilgilere sahip olabilirsiniz. Yaptığınız raporlama, şirket ve çalışanlarımıza yönelik olası olumsuz etkileri en aza indirebilir. Ayrıca, pozitif bilgi sunulması kurumsal kültür ve performansı geliştirebilecek konuların belirlenmesine yardımcı olabilir.
Bu raporlar nereye gidiyor? Raporlara kimler erişebiliyor?
Raporlar doğrudan EthicsPoint güvenli sunucusuna girilir. NAVEX bu raporları, ihlalin türüne ve olayın yerine bağlı olarak yalnızca şirket içinde raporu değerlendirmekle görevli belirli kişilerin erişimine sunar. Raporların ulaştığı tüm kişiler, raporları azami ölçüde gizli tutma konusunda eğitim almıştır.
Bu sistem birisinin beni izlediğine yönelik bir örnek oluşturmuyor mu?
Hayır. EthicsPoint, güvenli, güvenilir ve etik bir iş yeri oluşturmamızı sağlayan genel felsefemizin olumlu bir parçasıdır. Etik ikilemlerde rehberlik aramanız, olumlu öneriler sunmanız veya endişelerinizi dile getirmeniz teşvik edilir. Etkili iletişim günümüz iş yerleri açısından kritik öneme sahiptir ve bu araç iletişimi geliştirmek için harika bir yol sunar.
Pozitif bir raporlama ortamı sağlarken uyumluluk yükümlülüklerimizi karşılamak için en iyi raporlama aracını özenle seçtik.
Raporlama Güvenliği ve Gizlilik
Anladığım kadarıyla, bir şirket bilgisayarından oluşturduğum raporlar, bilgisayarımın bağlandığı her web sitesini gösteren bir sunucu günlüğü oluşturuyor. Bu günlük, raporlama yapan kişi olarak kimliğimi tanımlamaz mı?
NAVEX IP adresleriyle herhangi bir şirketiçi bağlantı günlüğü oluşturmaz, dolayısıyla bilgisayarınızı EthicsPoint'e bağlayan hiçbir bilgi yoktur.
İş bilgisayarınızdan raporlama yapmaktan çekiniyorsanız EthicsPoint'in güvenli web sitesi aracılığıyla çalışma ortamınızın dışındaki (internet kafede veya arkadaşınızın evinde vb.) bir bilgisayardan da faydalanabilirsiniz. NAVEX verilerine göre çalışma saatleri içinde rapor oluşturan çalışanların oranının %12'den az olması birçok kişinin bu seçeneği tercih ettiğini gösteriyor.
Evden rapor oluşturduğumda yine de anonim kalabilir miyim?
Evden, bir komşunun bilgisayarından veya herhangi bir İnternet portalından oluşturulan rapor, güvenli kalacak ve anonim olacaktır. İnternet portalları, ziyaretçileri asla ekran adlarıyla tanımlamaz ve EthicsPoint sistemi internet adreslerini ortadan kaldırır. Böylece anonim olma hali tamamen korunur.
EthicsPoint'e sağladığım bilgilerin nihayetinde kimliğimi ortaya çıkaracağından endişe duyuyorum. Bunun olmayacağı konusunda nasıl garanti verebilirsiniz?
EthicsPoint sistemi anonimliğinizi korur. Bununla birlikte, raporlayan taraf olarak anonim kalmak istiyorsanız rapor metninin kimliğinizi yanlışlıkla açığa çıkarmamasını sağlamanız gerekir. Örneğin; “Jan Smith’in yanındaki masamdan...” veya “33 yıllık kariyerimde...”.
Ücretsiz telefon destek hattı da gizli ve anonim midir?
Evet. Size internet bazlı bir raporda verebileceğiniz bilgilerin aynıları sorulacak ve karşınızdaki görüşmeci cevaplarınızı EthicsPoint web sitesine girecektir. Bu raporlarda iletim sırasında aynı güvenlik ve gizlilik önlemleri uygulanır.
Raporumda kimliğimi açıklamak istersem ne yapmalıyım?
Dilerseniz raporda kimliğinizi açıklayabileceğiniz bir bölüm vardır.
İpuçları ve En İyi Uygulamalar
Bazı kişilerin etik olmayan davranışlarda bulunduklarının farkındayım ama bu beni etkilemiyor. Neden bu durumu raporlamakla uğraşayım?
Şirketimiz etik davranışları teşvik etmektedir. Etik olmayan her türlü davranış şirkete ve siz de dahil olmak üzere bütün çalışanlara zarar verir. Etik dışı bir davranışın sağlıklı şirketler üzerindeki yıkıcı etkilerini görmek için yakın geçmişte meydana gelen kurumsal skandallara göz atmanız yeterlidir. Herhangi bir hatalı davranış, etik ihlali veya kurum kültürümüze aykırı olaydan haberdar olursanız lütfen bunu raporlamayı kendinize ve iş arkadaşlarınıza karşı bir vazife olarak görün.
Gözlemlediğim veya duyduğum şeyin şirket ilkesinin ihlali olup olmadığından ya da etik olmayan davranışlar içerip içermediğinden emin değilim ama bana pek doğru gelmiyor. Ne yapmalıyım?
Rapor edin. NAVEX raporunuzun doğru bir şekilde anlaşılabilmesi için raporu hazırlamanıza ve doldurmanıza yardımcı olabilir. Etik olmayan bir davranışı göz ardı etmektense daha sonradan zararsız olduğunu öğreneceğimiz bir durumu rapor etmenizi tercih ederiz.
Patronum veya diğer yöneticiler bir ihlalde bulunduysa ne olur? Raporu ele geçirip örtbas etmeye çalışmazlar mı?
EthicsPoint sistemi ve rapor dağıtımı, ilgili tarafların, adlarının geçtiği raporlar konusunda bildirim almasını veya söz konusu raporlara erişmesini önler.
Raporlama yaptıktan sonra olayla ilgili önemli bir şey hatırlarsam ne yapmalıyım? Ayrıca, şirketin raporuma ilişkin başka soruları olursa ne yapmam gerekir?
EthicsPoint Web sitesinde veya EthicsPoint Çağrı Merkezi aracılığıyla bir raporlama yaptığınızda, “Rapor Anahtarı” adı verilen benzersiz, rastgele bir numara alırsınız ve bir parola seçmeniz istenir. EthicsPoint sistemine tekrar İnternet veya telefon yoluyla dönebilir ve daha fazla ayrıntı eklemek veya bir şirket temsilcisi tarafından sorulan soruları yanıtlamak için orijinal rapora erişebilirsiniz. Şirketin sorularını yanıtlamak için belirtilen süre içinde siteye geri dönmenizi önemle tavsiye ederiz. Siz ve şirket, durumların artık sadece tanımlandığı değil, aynı zamanda ne kadar karmaşık olursa olsun çözülebildiği “anonim bir diyaloğa” girmiş olursunuz.
Raporlara ilişkin bu takip işlemleri de ilk süreç kadar güvenli mi?
Tüm EthicsPoint yazışmaları, anonimlik çatısı altında ilk raporda olduğu gibi aynı şekilde katı mahremiyet kuralları ile ele alınır.
Rapor Anahtarımı Kaybedersem veya Oluşturduğum Parolayı Unutursam Ne Olur?
Güvenlik ve gizliliğin sağlandığından emin olmak amacıyla, rapor anahtarınızı veya parolanızı kaybetmeniz halinde yeni bir rapor oluşturup göndermeniz gerekir. Yeni raporda, bunun daha önce göndermiş olduğunuz bir rapor veya soruyla ilişkili olduğunu belirtin.
İnternete erişimim olmasa bile raporlama yapabilir miyim?
İnternet erişimi olan tüm bilgisayarlardan EthicsPoint raporu oluşturabilirsiniz. Evden rapor gönderebilirsiniz. Ayrıca, halk kütüphaneleri gibi kamuya açık birçok yerde internete erişimi olan bilgisayarlar bulunmaktadır. Bilgisayar erişiminiz yoksa veya bilgisayar kullanmaktan rahatsızlık duyuyorsanız yılın 365 günü, günün 24 saati ulaşılabilir olan EthicsPoint ücretsiz telefon hattını arayabilirsiniz.