Vyjádření svých obav je položení právní otázky, otázky týkající se dodržování předpisů, zásad nebo etiky, vyjádření starosti nebo nahlášení nepatřičného jednání nebo pochybení. Společnost Medtronic podporuje otevřené a upřímné vyjadřování obav. Zásady programu Voice Your Concern nám pomáhají odhalit a reagovat na problémy integrity a etiky včas a zároveň je snáze vyřešit. To, kde vznést obavu, závisí do určité míry na povaze problému a na zúčastněných osobách. Ve většině případů je váš nadřízený, váš místní zástupce pro vztahy se zaměstnanci nebo jiný důvěryhodný partner v rámci vaší provozní jednotky nebo vedení nejblíže k problému a může být nejlepším prostředníkem pro rychlou reakci.

V závislosti na problému nebo zúčastněných osobách nemusí mít místní hlášení vždy smysl nebo může být nepříjemné. Mezi další možnosti patří:

• Provozní jednotka nebo geografická shoda
• Právní poradce společnosti Medtronic
• Oddělení etiky a dodržování předpisů společnosti Medtronic

Můžete také využít bezplatnou 24hodinovou linku Voice Your Concern nebo online službu provozovanou nezávislou společností. Používání anonymních hlášení podléhá místním zákonům.

LINKA VOICE YOUR CONCERN

• http://www.voiceyourconcernline.com
• USA, Kanada a Portoriko: Vytočte číslo 1 800 488 3125
• Všechny ostatní geografické oblasti: navštivte http://www.voiceyourconcernline.com pro konkrétní pokyny k vytáčení. Vyberte zemi, ve které se nacházíte, a postupujte podle pokynů pro telefonické nebo online nahlášení.

Může se stát, že lidé nebudou vyjadřovat své obavy, protože očekávají, že „se nic nestane“. Společnost Medtronic je odhodlána reagovat na zaměstnance, kteří v dobré víře vyjádří obavy ohledně potenciálního problému. Abychom však ochránili soukromí zúčastněných stran, nemusíme být vždy schopni sdílet podrobnosti nebo výsledek vyšetřování se zaměstnanci. Pokud jste nahlásili problém na místní úrovni vedení a máte pocit, že situace nebyla vyřešena, měli byste problém nahlásit na vyšší vedení, kontaktovat Oddělení etiky a dodržování předpisů nebo odeslat svou zprávu a obavy na linku Voice Your Concern.

Pokud vidíte, slyšíte nebo se jinak dozvíte o nevhodném jednání, musíte se ozvat. Toto základní pravidlo platí pro každého, kdo pracuje pro společnost Medtronic nebo vystupuje jejím jménem kdekoli na světě. Pokud nenahlásíte pochybení, o kterém víte, porušujete klíčový požadavek našeho etického kodexu a můžete se stát předmětem disciplinárního řízení.

Hovor tváří v tvář jsou často nejlepší, ale mohou nastat chvíle, kdy pro vás nemusí být příjemné mluvit s někým osobně nebo můžete chtít raději zůstat v anonymitě.

Linka Voice Your Concern vám umožňuje nahlásit své obavy kdekoli a kdykoli a ve většině geografických oblastí můžete podat zprávu anonymně. Když voláte nebo oznamujete svůj problém prostřednictvím webového formuláře na linku Voice Your Concern, nemusíte poskytovat své jméno ani jiné informace, pomocí nichž byste mohli být identifikováni. Všechny hovory a elektronické webové zprávy mají blokovanou identifikaci volajícího/uživatele. Protože jsou webové stránky hostovány třetí stranou, můžete své hlášení odeslat i bez přístupu k interní síti Medtronic.

Pokud se rozhodnete zůstat v anonymitě, může být společnost Medtronic ve svém prošetřování a reakci omezena. Vyšetřovatelé potřebují mít dostatek informací o zprávě, aby mohli provést vyšetřování. Pokud se později rozhodnete uvést svou totožnost, společnost Medtronic bude se všemi hlášeními zacházet uvážlivě a bude usilovat o zachování vaší důvěrnosti.

Ať už rozhodnete zveřejnit svou totožnost, nebo zůstanete v anonymitě, společnost Medtronic bude se všemi hlášeními zacházet uvážlivě a vynaloží veškeré úsilí o zachování vaší důvěrnosti.

V některých situacích může být v průběhu vyšetřování vaše totožnost známa. Mohou také nastat případy, kdy má společnost Medtronic zákonnou povinnost zpřístupnit třetím stranám informace o nahlášených problémech s dodržováním předpisů. Pokud k tomu dojde, společnost Medtronic vynaloží veškeré úsilí na ochranu vaší identity. Ujišťujeme vás, že Medtronic netoleruje odvetná opatření vůči komukoli, kdo v dobré víře oznámí jakoukoli obavu nebo nahlásí podezření z nesprávného jednání.

Každý zaměstnanec, který v dobré víře vznese dotaz nebo podá oznámení, jedná správně. Společnost Medtronic nebude tolerovat odvetná opatření proti takovéto osobě. Každý, kdo se zapojí do odvetných opatření, bude čelit disciplinárnímu řízení, které může zahrnovat jakoukoli formu trestu až po ukončení pracovního poměru – bez ohledu na postavení této osoby ve společnosti.

Pokud se domníváte, že jste vy nebo někdo, koho znáte, byli potrestáni za to, že jste vznesli oznámení související s etikou nebo dodržováním předpisů, okamžitě se obraťte na jeden ze svých zdrojů pro etiku a dodržování předpisů.

Kdykoli uvidíte, uslyšíte nebo se dozvíte o potenciálním pochybení nebo jiném porušení etického kodexu společnosti Medtronic, zásad, postupů nebo zákona, musíte své obavy vyjádřit co nejdříve. Zaměstnancům bylo zpřístupněno mnoho zdrojů, které jejich obavy umožňují vyjadřovat, včetně těch, které jsou zde uvedeny. Je také důležité, abyste se ozvali, pokud potřebujete poradit s etikou nebo dodržováním předpisů. Včasná hlášení umožňují včasný zásah a mohou zabránit tomu, aby se malý incident vyvinul ve velký problém.

Závažné pochybení musí být okamžitě nahlášeno. Závažným pochybením je každá situace, která může:

• být potenciálně nezákonná – například možné porušení zákonů, které zakazují podvody nebo úplatky;
• porušovat náš etický kodex nebo zásady společnosti Medtronic – například naše Standardy obchodního chování nebo Zásady kvality;
• vystavit společnost Medtronic, její zaměstnance, vedoucí pracovníky nebo ředitele právní odpovědnosti; nebo
• poškodit pověst společnosti Medtronic.

Své obavy musíte vyjádřit, pokud se domníváte, že jste se mohli podílet na možném pochybení, když jste konali jménem společnosti Medtronic. Od všech zaměstnanců a zástupců společnosti Medtronic se očekává, že budou znát a dodržovat zákony a zásady společnosti, které se vztahují na jejich práci.

Musíte vyjádřit své obavy, pokud obdržíte informace o možném pochybení od jiné osoby. Někdy se manažeři dozvědí o potenciálním pochybení od svých přímých podřízených nebo zaměstnanci slyší o podezření na pochybení z jiných zdrojů. Pokud obdržíte informace o možném pochybení od jiné osoby, musíte vyjádřit své obavy.

Ať už k vyjádření svých obav použijete jakýkoli prostředek, musíte nahlásit například tyto typy problémů:

• Výhody nabízené nebo poskytované zákazníkovi za účelem povzbuzení k nákupu produktů nebo odměnění za něj;
• Uplácení nebo pokus o uplácení vládních úředníků, zákazníků nebo jiných osob;
• Přijímání nebo poskytování úplatků nebo nepřípustných darů;
• Propagace produktů Medtronic pro neschválené (off-label) použití;
• Jakékoli nepravdivé prohlášení vládnímu subjektu, zejména při žádosti o výhody jakéhokoli vládního programu zdravotní péče;
• Jakákoli nezpůsobilost zaměstnance společnosti Medtronic nebo osoby jednající jejím jménem pracovat s programy federální vlády USA z důvodu pochybení;
• Zneužití finančních prostředků nebo majetku společnosti Medtronic, včetně krádeže, podvodu, zpronevěry nebo zveřejnění důvěrných informací;
• Nedodržení platných účetních standardů, zásad nebo požadavků na finanční výkaznictví;
• Porušení ochrany osobních identifikačních údajů;
• Výměna cen nebo jiných chráněných informací s konkurencí nebo jiné protisoutěžní chování;
• Falšování údajů o výzkumu, vývoji, výrobě nebo kvalitě výrobků;
• Odvetná opatření proti kterémukoli zaměstnanci, který oznámí obavy;
• Obtěžování, diskriminace nebo násilí na pracovišti;
• Další porušení zákona, nařízení nebo našich zásad a postupů.

Zatímco společnost Medtronic vyžaduje, aby zaměstnanci vyjádřili obavy, existují určité země Evropské unie a další země, které mají legislativní nebo regulační limity pro podávání zpráv prostřednictvím mechanismů, jako je linka Voice Your Concern. Mezi příklady těchto omezení patří:

• Nahlašování, které je omezeno na otázky účetnictví, interních účetních kontrol, auditních záležitostí, úplatkářství, bankovnictví nebo finanční kriminality;
• Omezení úrovně zaměstnance, který je předmětem zprávy;
• Zákaz anonymního hlášení.

Kromě nahlášení potenciálního pochybení společnost Medtronic očekává, že budete:

• vždy povzbuzovat (a nikdy neodrazovat) ostatní, aby své obavy vyjádřili;
• dbát na to, aby byla chráněna práva a respektovány obavy každého, kdo je obviněn z pochybení;
• pěstovat pravdomluvnost, upřímnost, vstřícnost a plně spolupracovat při jakémkoli interním šetření; a
• dodržovat zákaz odvetného jednání vůči těm, kdo podávají hlášení.

Všichni máme povinnost oznámit jednání, které mohlo porušovat zákon nebo zásady společnosti, a to i v případě, že jsme se na tomto jednání podíleli. Pokud se domníváte, že jste porušili zákon nebo zásady, nejlepším postupem je upozornit na problém a vyřešit jej.

Linka Voice Your Concern je provozována nezávislou společností s operátory, kteří nejsou zaměstnanci společnosti Medtronic. Pokud potřebujete podat hlášení jiným jazykem než anglicky, jsou vám k dispozici tlumočníci. Vyhledání tlumočníka může trvat několik minut, proto prosím nezavěšujte. Ve většině geografických oblastí se můžete rozhodnout zveřejnit svou totožnost, nebo zůstat v anonymitě. Neprobíhají žádné pokusy o trasování nebo záznam hovoru. Pokud se rozhodnete uvést své jméno, bude s vaší zprávou zacházeno důvěrně a budou informováni pouze ti, kteří o situaci potřebují vědět.

Operátor Linky Voice Your Concern vám položí řadu otázek, aby pochopil povahu vašeho problému. Pokud nahlásíte své obavy prostřednictvím webových stránek, napíšete odpovědi na písemné otázky. Uveďte prosím konkrétní podrobnosti, aby vyšetřovatelé mohli důkladně a včas přezkoumat nahlášené porušení předpisů.

Na konci vytváření hlášení obdržíte klíč pro hlášení a heslo. Obojí si zaznamenejte, abyste měli přístup k hlášení a poskytli další informace a odpověděli na otázky, pokud o to budete požádáni.

Třetí strana, která provozuje linku Voice Your Concern, odešle zprávu řediteli našeho programu Voice Your Concern, který informace zkontroluje. Pokud zpráva obsahuje otázku nebo komentář, obdržíte odpověď. Pokud OEC rozhodne, že zpráva obsahuje obavy nebo obvinění, která je třeba prošetřit, je přidělen vyšetřovatel. Vyšetřovatelé budou provádět každý případ nestranně, čestně, spravedlivě, včasně, důkladně a důvěrně. Společnost Medtronic respektuje práva všech stran zapojených do hlášení a bude se všemi oznámeními nakládat uvážlivě. Nikdo není nikdy předem považován za vinného.

Můžeme vás požádat o doplňující informace, které nám pomohou s vyšetřováním. Pokud jste se ve své zprávě identifikovali, vyšetřovatel se vás pokusí podle potřeby kontaktovat přímo.

Ano. Nezapomeňte použít funkci „následná kontrola“ linky Voice Your Concern, která je k dispozici po zavolání nebo na webových stránkách. Tato funkce umožňuje vám a osobě, která vaše obavy zkoumá, vzájemně komunikovat – anonymně, pokud se tak rozhodnete. Vyšetřovatel si od vás může vyžádat další informace, které by mohly být nezbytné pro důkladné a včasné prošetření obav. A tuto funkci můžete použít k poskytnutí informací vyšetřovateli, např. ohledně nového vývoje dané záležitosti. Chcete-li získat přístup k funkci „následná kontrola“, použijte klíč hlášení a heslo, které jste obdrželi po odeslání svých obav.

Dokumentace na podporu vašeho hlášení může být předložena různými způsoby v závislosti na tom, jak své obavy vyjádříte. Pokud se rozhodnete mluvit se svým vedoucím, personálním oddělením nebo právním zaměstnancem nebo zaměstnancem pro dodržování předpisů, prodiskutujte s nimi nejlepší způsob, jak vaši dokumentaci zachovat. Pokud posíláte e-mail Oddělení etiky a dodržování předpisů, můžete ke zprávě připojit dokumentaci. Pokud k nahlášení použijete linku Voice Your Concern, můžete nahrát dokumentaci pomocí webových stránek. Pokud nemůžete využít webovou stránku linky Voice Your Concern nebo máte dokumentaci, kterou nelze nahrát, měli byste ve své zprávě uvést, že máte dokumentaci, kterou jste nezahrnuli. Zaměstnanec společnosti Medtronic, který zprávu vyřizuje, vás bude kontaktovat ohledně způsobu odeslání informací.

Společnost Medtronic bere všechny zprávy vážně. Všechny zprávy jsou přezkoumány, aby se zjistilo, jak je nejlépe prošetřit a vyřešit záležitost, a to na základě povahy zprávy. Ne všechny obavy vyžadují formální vyšetřování. Osoba není nikdy považována za „vinnou“ na základě zprávy bez dalšího vyšetřování, které by v této věci určilo fakta.

Všechna obvinění budou přezkoumána a budeme na ně náležitě reagovat; prozkoumáme faktickou složku každého incidentu, abychom zajistili spravedlivé zacházení. To zahrnuje přezkoumání důvodů porušení, dobré víry zúčastněných osob a včasnosti nápravných opatření. V mnoha případech jsou normy porušovány kvůli jednoduchým chybám, nikoli úmyslnému nebo předem promyšlenému pochybení.

Vyšetřování se může lišit v závislosti na významu obvinění, rozsahu dotčených obchodních operací, počtu zúčastněných osob a množství potřebných důkazů. Některá prošetřování jsou dokončena rychle, jiná mohou trvat týdny, měsíce nebo i déle. Každý případ je jedinečný, ale používáme konzistentní proces. Medtronic bere každé obvinění vážně bez ohledu na to, jak dlouho vyšetřování trvá.

Když zavoláte na linku Voice Your Concern nebo odešlete zprávu prostřednictvím webového formuláře, obdržíte klíč hlášení a heslo. To vám umožní zprávu sledovat (buď telefonicky, nebo online), abyste viděli vývoj prošetřování a mohli komunikovat s přiděleným vyšetřovatelem. Tato funkce umožňuje obousměrnou komunikaci pro případné další dotazy, připomínky nebo dokumentaci nebo pokud od vás vyšetřovatelé požadují další podrobnosti nebo dokumentaci.

Ve většině případů budete informováni, zda byl nahlášený problém prošetřen a zda byl vyřešen. Pokud nahlásíte problém anonymně pomocí linky Voice Your Concern, budete moci zkontrolovat stav telefonicky nebo online pomocí klíče hlášení a hesla. Existují však právní a jiná omezení týkající se toho, jaký typ informací může společnost Medtronic poskytnout.

Každý případ je jedinečný, ale používáme konzistentní proces. Pokud nejsme schopni doložit obvinění nebo obavy, můžeme rozhodnout, že není třeba podnikat žádné kroky. V jiných případech můžeme zjistit, že došlo k chybám učiněným v dobré víře nebo drobným chybám v úsudku. Naší prioritou je napravit situaci a poskytnout potřebné školení a následnou podporu, aby se pochybení neopakovalo. Na opačném konci spektra může nastat situace, kdy bude třeba podat hlášení vládě. Pokud to fakta odůvodňují, vedení podnikne nápravná opatření ke zlepšení obchodních systémů nebo podnikne disciplinární opatření proti zaměstnancům, kteří porušili zákon nebo porušili zásady společnosti. Disciplinární opatření může mít různé formy, včetně ukončení pracovního poměru. V některých případech můžeme záležitost oznámit orgánům činným v trestním řízení k případnému stíhání. V jiných případech nemusí být počáteční pochybení samo o sobě závažné, ale pokusy o jeho zakrytí nebo lhaní během vyšetřování mění situaci ve vážné porušení s vyšší úrovní nutného disciplinárního opatření.

Kompletní zásady programu Voice Your Concern jsou k dispozici na portálu zásad. Odkazy na etický kodex chování společnosti Medtronic a standardy obchodního chování naleznete na intranetových stránkách Oddělení etiky a dodržování předpisů společnosti Medtronic na adrese ethics.medtronic.com . Brožura Voice Your Concern a další zdroje pro zaměstnance jsou k dispozici na stránce Voice Your Concern intranetového webu Oddělení etiky a dodržování předpisů.