O systému EthicsPoint
Podávání hlášení – obecné informace
Zabezpečení a důvěrnost hlášení
Tipy a doporučené postupy
O systému EthicsPoint
Co je systém EthicsPoint?
Systém EthicsPoint je komplexní a důvěrný nástroj pro podávání hlášení vytvořený společností NAVEX, který umožňuje managementu a zaměstnancům spolupracovat při řešení podvodů, zneužívání postavení a jiných pochybení na pracovišti a zároveň kultivovat pozitivní pracovní prostředí v rámci firemní kultury společnosti Nemak.
Proč společnost Nemak potřebuje systém jako EthicsPoint?
- Naši zaměstnanci jsou nejdůležitější součástí naší společnosti. Nástroje umožňující otevřenou komunikaci pomáhají vytvářet pozitivní pracovní prostředí a maximalizovat produktivitu.
- Efektivní systém podávání oznámení zvyšuje naše další úsilí o podporu kultury integrity a etického rozhodování.
- Tento systém nám umožňuje řešit chování, které je v rozporu s našimi firemními hodnotami: respekt a odpovědnost, důvěra a spolupráce, inovace a zaměření na zákazníka.
Podávání hlášení – obecné informace
Mohu podat oznámení prostřednictvím internetu nebo telefonicky?
Ano. Díky systému EthicsPoint máte možnost podat důvěrné a anonymní hlášení telefonicky nebo prostřednictvím internetu.
Jaké typy situací je třeba nahlásit?
Systém EthicsPoint zaměstnancům umožňuje nahlásit porušení našeho Etického kodexu a veškeré další záležitosti, které je znepokojují a které jsou v rozporu s firemní kulturou.
Pokud si všimnu porušování předpisů, nemám to prostě ohlásit svému nadřízenému, pracovníkům ostrahy nebo personálnímu oddělení a nechat řešení problému na nich?
Pokud si všimnete chování, které je podle vašeho názoru v rozporu s naším etickým kodexem nebo s naší firemní kulturou, máte povinnost to oznámit. V ideálním případě byste měli veškeré problémy nahlásit svému přímému nadřízenému nebo pracovníkovi našeho vedení. Jsme si však vědomi, že v některých případech může být tento způsob hlášení nepříjemný. A právě proto jsme navázali spolupráci se společností NAVEX. Budeme raději, když záležitosti nahlásíte anonymně, než abyste si je nechávali pro sebe.
Proč mám nahlásit, co vím? Jaký přínos to pro mě bude mít?
Všichni máme právo pracovat v pozitivním prostředí a s tímto právem jde ruku v ruce povinnost jednat na základě etických zásad a ohlašovat na příslušných místech jejich porušování. Když potáhneme za jeden provaz a budeme dodržovat firemní hodnoty, dokážeme ve společnosti udržovat zdravé a produktivní prostředí. Naopak nevhodné chování může ohrozit samotnou existenci celé společnosti.
Opravdu po mně vedení chce, abych podával/a oznámení?
Rozhodně ano. Vlastně to přímo potřebujeme. Vy víte nejlépe, co se v naší společnosti odehrává – to dobré i to špatné. A jako první se můžete dozvědět o činnosti, která může být důvodem k podnětu. Podáním hlášení můžete minimalizovat možný negativní dopad celé záležitosti na společnost a naše zaměstnance. Poskytnutím pozitivních podnětů a připomínek nám zase můžete napovědět, jak bychom mohli zlepšit naši podnikovou kulturu a produktivitu.
Kam jsou tato hlášení předávána? Kdo k nim má přístup?
Oznámení se zadávají přímo na zabezpečeném serveru systému EthicsPoint. Společnost NAVEX hlášení poskytuje pouze určitým lidem ze společnosti, kteří jsou pověřeni jejich vyhodnocením, a to podle typu porušení předpisů a místa, kde k němu došlo. Každý z pracovníků, který tato hlášení hodnotí, absolvoval školení ohledně zachovávání nejpřísnější důvěrnosti těchto dokumentů.
Není tento systém jen příkladem toho, že jsem stále pod dozorem?
Ne. Systém EthicsPoint je pozitivním projevem filozofie naší společnosti. Pomáhá nám zajistit bezpečnost, klid, jistotu a etické chování na pracovišti. Proto vás žádáme, abyste se ptali, pokud řešíte nějaké etické dilema, zasílali pozitivní podněty a upozorňovali na potenciální problémy. Efektivní komunikace je pro chod pracovišť v dnešním světě nesmírně důležitá a toto je nástroj, který ji usnadňuje.
Abychom splnili své zákonné povinnosti a zároveň zachovali pozitivní prostředí, kde je možné bez obav oznamovat problémy, pečlivě jsme vybrali ten nejlepší nástroj pro hlášení.
Zabezpečení a důvěrnost hlášení
Pokud se nemýlím, když z počítače společnosti odešlu jakékoli oznámení, vygeneruje se serverový protokol, v němž je uveden výpis všech webových stránek, které jsem prostřednictvím počítače navštívil/a. Nebude z protokolu zřejmé, že jsem oznámení odeslal/a právě já?
NAVEX negeneruje ani neudržuje žádné vnitřní protokoly o spojení s IP adresami, takže nejsou dostupné žádné informace spojující váš počítač se službou EthicsPoint.
Pokud by vám bylo nepříjemné podávat hlášení ze svého pracovního počítače, máte možnost využít počítač mimo pracovní prostředí (například počítač nacházející se v internetové kavárně nebo doma u kamaráda atd.) přes zabezpečenou webovou stránku EthicsPoint. Tuto možnost volí mnoho lidí – z údajů společnosti NAVEX vyplývá, že pouze necelých 12 % všech oznámení je odesláno v pracovní době.
Mohu oznámení podat anonymně z domova?
I hlášení podané z vašeho domácího počítače, počítače vašeho souseda nebo jakéhokoli internetového portálu bude zabezpečené a anonymní. Internetové portály nikdy neuvádějí uživatelská jména návštěvníků a systém EthicsPoint odstraňuje internetové adresy, aby byla zachována naprostá anonymita.
Obávám se, že z informací, které v systému EthicsPoint poskytnu, bude nakonec moje totožnost zřejmá. Jak mě ujistíte, že k tomu nedojde?
Systém EthicsPoint chrání vaši anonymitu. Pokud jako ohlašující strana chcete zůstat v anonymitě, musíte si dát pozor, abyste se v textu hlášení náhodně sami neidentifikovali. Například tím, že napíšete: „Ze svého místa vedle Jana Šmída…“ nebo „Ve svých 33 letech…“.
Je důvěrná a anonymní také bezplatná telefonní asistenční linka?
Ano. Budete požádáni o stejné informace, které byste uváděli při podávání hlášení na internetu, a pracovník, s nímž budete hovořit, vaše odpovědi zapíše na webovou stránku EthicsPoint. U telefonických hlášení se uplatňují úplně stejná opatření k zajištění bezpečnosti a důvěrnosti.
Co když chci v oznámení uvést své jméno?
V hlášení je oddíl, kde můžete uvést svoji totožnost.
Tipy a doporučené postupy
Vím o tom, že se někteří lidé dopouštějí neetického chování, ale přímo se mě to netýká. Proč si dávat tu práci s nahlašováním?
Naše společnost prosazuje etické chování. Veškeré neetické jednání na jakékoli úrovni v konečném důsledku poškozuje společnost a všechny její zaměstnance, včetně vás. Jen si vzpomeňte na skandály, které se v obchodním světě v poslední době odehrály, z nichž je zřejmé, jak ničivý dopad mohou mít opomenutí v oblasti etiky na jinak zdravou společnost. Pokud se tedy dozvíte o nepatřičném chování, porušování etických zásad nebo jednání, které je v rozporu s naší firemní kulturou, uvědomte si, že máte povinnost to oznámit – povinnost vůči sobě i vůči svým kolegům.
Nevím jistě, zda je to, co jsem viděl/a nebo slyšel/a, porušením podnikových zásad nebo etických norem, ale nemám z toho dobrý pocit. Co mám dělat?
Nahlaste to. Systém NAVEX vám pomůže hlášení vyplnit a podat tak, aby bylo maximálně srozumitelné. Je rozhodně lepší, když oznámíte podezření, které se nakonec nepotvrdí, než když se potenciální neetické jednání neprošetří.
Co když se na porušování pravidel podílí můj nadřízený nebo někdo jiný z vedení? Nezačnou zametat stopy, až hlášení dostanou?
Systém EthicsPoint a systém rozesílání hlášení zajišťuje, aby se osoby, jichž se jednotlivé případy týkají, o příslušných hlášeních vůbec nedozvěděly a aby k nim neměly přístup.
Co když si po podání hlášení vzpomenu ještě na něco důležitého, co se týká incidentu? Nebo co když bude mít společnost k mému hlášení další otázky?
Po podání hlášení prostřednictvím webové stránky nebo call centra EthicsPoint obdržíte jedinečné, náhodně vygenerované číslo, tzv. „klíč hlášení“, a budete vyzváni, abyste si zvolili heslo. Pomocí těchto údajů se pak ke svému původnímu hlášení v systému EthicsPoint můžete přes internet nebo telefonní linku vrátit a podle potřeby doplnit další informace nebo zodpovědět dotazy položené zástupcem společnosti. Rozhodně vám doporučujeme, abyste se na webovou stránku ve stanovenou dobu vrátili a zodpověděli případné otázky společnosti. Podáním oznámení zahajujete „anonymní dialog“ se společností, v jehož rámci lze problematické situace nejen popsat, ale také vyřešit, a to bez ohledu na to, jak jsou složité.
Je zadávání dalších informací zabezpečeno stejně jako původní hlášení?
U veškeré korespondence přes systém EthicsPoint je zachována stejně přísná důvěrnost jako u původních oznámení, a tak bude i nadále respektována vaše anonymita.
Co když klíč hlášení ztratím nebo zapomenu heslo, které jsem si vytvořil/a?
Aby bylo zajištěno zabezpečení a zachování důvěrnosti, budete muset v případě ztráty klíče nebo hesla podat nové hlášení. V novém hlášení uveďte, že se vztahuje k dříve odeslanému hlášení nebo otázce.
Mohu hlášení podat, i když nemám přístup k internetu?
Oznámení můžete do systému EthicsPoint odeslat z jakéhokoli počítače s připojením k internetu. Můžete ho podat i z domova. Počítače s připojením k internetu najdete také na různých veřejných místech, např. v knihovnách. Pokud nemáte přístup k internetu nebo k podání hlášení nechcete použít počítač, můžete zatelefonovat na nepřetržitě dostupnou bezplatnou telefonní horkou linku EthicsPoint.