Was ist EthicsPoint?
EthicsPoint ist ein umfassendes und vertrauliches Berichterstattungs-Tool, das von NAVEX als John Deere Compliance-Hotline geführt wird. Diese Ressource unterstützt das Management und die Mitarbeiter in Ihren gemeinsamen Bemühungen, gegen Betrug, Missbrauch und anderes Fehlverhalten am Arbeitsplatz anzugehen, um eine positive Arbeitsumgebung aufrechtzuerhalten.
Warum benötigen wir ein System wie das EthicsPoint?
Kann ich sowohl über das Internet als auch telefonisch eine Meldung machen?
Ja. Mit EthicsPoint haben Sie die Möglichkeit, entweder telefonisch oder über das Internet einen vertraulichen Bericht zu übermitteln. Sofern gesetzlich zulässig, kann Ihr Bericht auch anonym eingereicht werden.
Welche Art von Problemsituationen soll ich melden?
Das EthicsPoint-System dient den Mitarbeitern dazu, jeglichen Verstoß gegen unseren Verhaltenscodex, die Unternehmensrichtlinien oder das Gesetz zu melden.
Wenn ich einen Verstoß bemerke, sollte ich mich dann nicht einfach an meinen Vorgesetzten, die Sicherheits- oder die Personalabteilung wenden, und es Ihnen überlassen, sich mit dem Problem zu befassen?
Wenn Sie ein Verhalten beobachten, von dem Sie der Ansicht sind, dass es gegen unseren Verhaltenscodex verstößt, dann erwarten wir von Ihnen, dass Sie dies melden. Idealerweise sollten Sie alle Bedenken Ihrem direkten Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied unseres Management-Teams vortragen. Es ist uns jedoch bewusst, dass Umstände vorliegen können, unter denen Sie sich unbehaglich fühlen könnten, das Problem auf diese Weise zu melden. Aufgrund derartiger Umstände haben wir uns mit EthicsPoint zusammengeschlossen. Es ist uns lieber, wenn Sie uns einen Bericht anonym übermitteln, als wenn Sie die Informationen für sich behalten.
Warum soll ich melden, was ich weiß? Was habe ich davon?
Wir alle haben das Recht, in einem positiven Umfeld zu arbeiten. Mit diesem Recht ist jedoch auch die Verantwortung verbunden, sich ethisch einwandfrei zu verhalten und die entsprechenden Personen darüber zu informieren, wenn sich jemand unangemessen verhält. Wenn wir zusammenarbeiten, können wir ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld aufrechterhalten. Ein Fehlverhalten von Unternehmensseite kann die Lebensgrundlage eines gesamten Unternehmens bedrohen.
Will das Management wirklich, dass ich eine Meldung mache?
Das wollen wir auf jeden Fall. Tatsächlich brauchen wir Ihren Bericht sogar. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht – sowohl im positiven als auch im negativen Sinne. Sie könnten erste Kenntnisse über eine Aktivität haben, die möglicherweise Anlass zur Sorge gibt. Ihre Meldung kann potenziell negative Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Mitarbeiter minimieren. Darüber hinaus können positive Impulse dabei helfen, Probleme zu identifizieren, was wiederum die Unternehmenskultur und die Leistung verbessert.
Wohin werden diese Berichte weitergeleitet? Wer kann darauf zugreifen?
Die Berichte werden direkt in den EthicsPoint Sicherheitsserver eingegeben, um eine mögliche Verletzung der Sicherheit zu verhindern. EthicsPoint stellt diese Berichte nur ganz bestimmten Personen innerhalb des Unternehmens zur Verfügung, deren Aufgabe darin besteht, diese Berichte auf der Grundlage des Verstoßes und des Ortes des Vorfalls zu bewerten. Jeder der Empfänger dieses Berichts ist darin geschult, solche Berichte mit der größtmöglichen Vertraulichkeit zu behandeln.
Ist dieses System nicht einfach ein Beispiel dafür, dass jemand mich überwacht?
Die John Deere Compliance-Hotline und das EthicsPoint-System ermöglicht es uns, einen sicheren, geschützten und ethisch einwandfreien Arbeitsplatz zu gewährleisten. Wir möchten Sie darin bestärken, sich in Bezug auf ethische Konflikte beraten zu lassen, positive Vorschläge zu machen und Ihre Bedenken mitzuteilen. Eine effektive Kommunikation ist in der heutigen Arbeitswelt von entscheidender Bedeutung und dieses Tool ist hervorragend dazu geeignet, diese Kommunikation zu verbessern.
Wir haben dieses Berichts-Tool mit großer Sorgfalt ausgewählt, um damit unseren Compliance-Verpflichtungen nachzukommen und gleichzeitig ein positives Umfeld für die Berichterstattung aufrechtzuerhalten.
Verstehe ich das richtig, dass ein Serverprotokoll erstellt wird, sobald ich einen Bericht von einem Unternehmenscomputer versende, das alle Webseiten anzeigt, mit denen mein PC verbunden wird? Und wird dieses Protokoll mich nicht als Berichtsabsender identifizieren?
EthicsPoint erstellt und pflegt generell keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, so dass es keine Informationen gibt, die Ihren PC mit EthicsPoint verbinden. EthicsPoint ist sogar vertraglich dazu verpflichtet, die Identität der meldenden Person nicht weiter zu verfolgen.
Wenn Sie sich unwohl dabei fühlen, eine Meldung von Ihrem Arbeitscomputer zu machen, haben Sie auch die Möglichkeit, einen PC außerhalb unseres Arbeitsumfeldes zu benutzen (zum Beispiel in einem Internetcafé, am Computer eines Freundes usw.), um Ihre Meldung über die gesicherte EthicsPoint-Website zu übermitteln. Viele Mitarbeiter entscheiden sich für diese Option. Die EthicsPoints-Statistik zeigt, dass weniger als 12 % der Berichte während der Arbeitszeiten übermittelt werden.
Kann ich einen Bericht von zu Hause aus erstellen und trotzdem anonym bleiben?
Ein Bericht, egal ob von zu Hause aus, von dem Computer eines Nachbarn oder irgendeinem Internetportal, wird sicher und anonym erfolgen. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals mit seinem eingegebenen Namen und das EthicsPoint-System entfernt die Internetadressen, sodass die Anonymität vollständig gewahrt bleibt. Außerdem ist EthicsPoint vertraglich dazu verpflichtet, die Identität der meldenden Person nicht weiter zu verfolgen.
Ich bin besorgt, dass die Informationen, die ich EthicsPoint zur Verfügung stelle, letztendlich meine Identität offenbaren. Wie können Sie mir versichern, dass dies nicht geschieht?
Das EthicsPoint-System wurde entwickelt, um Ihre Anonymität zu wahren. Wenn Sie anonym bleiben möchten, müssen Sie – als die meldende Partei – jedoch selbst dafür sorgen, dass Sie im Berichtstext nicht aus Versehen Ihre Identität preisgeben. Zum Beispiel: „Von meinem Platz aus, der sich direkt neben dem von Jan Smith befindet ...“ oder „In meinen 33 Jahren im Unternehmen ...“.
Ist die gebührenfreie Telefon-Hotline auch vertraulich und anonym?
Ja. Sie werden gebeten, dieselben Informationen anzugeben, die Sie in einem internetbasierten Bericht auch angeben würden, und die Person, die Sie befragt, gibt alle Ihre Antworten auf der EthicsPoint-Webseite ein. Auf diese Berichte werden bei der Meldung dieselben Schutz- und Geheimhaltungsmaßnahmen angewandt.
Was ist, wenn ich mit meinem Bericht meine Identität angeben möchte?
In dem Bericht gibt es einen Abschnitt, der es Ihnen ermöglicht, sich zu erkennen zu geben.
Ich habe Kenntnisse darüber, dass einige Personen an unethischem Verhalten beteiligt waren, aber es betrifft mich nicht. Warum sollte ich mir die Mühe machen, dies zu melden?
Unser Unternehmen hat sich dazu entschieden, ethisch einwandfreies Verhalten zu fördern. Jedes unethische Verhalten, egal auf welcher Ebene, schadet letzten Endes dem Unternehmen und allen Mitarbeitern, Sie eingeschlossen. Sie müssen sich nur einmal überlegen, was im Zusammenhang mit den jüngsten Unternehmensskandalen geschehen ist, um die verheerenden Auswirkungen zu verstehen, die eine scheinbar harmlose Verfehlung in Bezug auf ethisches Verhalten auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Ihnen also irgendwelche Vorkommnisse von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen bekannt sind, betrachten Sie es als Ihre Verpflichtung sich selbst und Ihren Kollegen gegenüber, diese zu melden.
Ich bin mir nicht sicher, ob das, was ich beobachtet bzw. gehört habe einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinie oder unethisches Verhalten darstellt, aber es hat einen negativen Eindruck auf mich gemacht. Was soll ich tun?
Erstatten Sie einen Bericht. EthicsPoint kann Sie dabei unterstützen, Ihren Bericht zu erstellen und zu übermitteln, damit der Bericht auch richtig aufgefasst wird. Es ist uns viel lieber, dass Sie ein Problem melden, das sich im Nachhinein als harmlos herausstellt, als dass unethisches Verhalten nicht überprüft wird, weil Sie sich nicht sicher waren.
Was ist, wenn mein direkter Vorgesetzter oder andere Vorgesetzte in einen Verstoß verwickelt sind? Werden die meinen Bericht nicht bekommen und dann versuchen, den Verstoß zu verdecken?
Das EthicsPoint-System und die Berichtsverteilung sind so konzipiert, dass die beteiligten Parteien nicht benachrichtigt werden und keinen Zugriff auf die Berichte haben, in denen Sie namentlich genannt werden.
Was soll ich tun, wenn mir noch etwas Wichtiges zu einem Vorfall einfällt, nachdem ich den Bericht eingereicht habe? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen noch Fragen an mich hat in Bezug auf meinen Bericht?
Wenn Sie einen Bericht über die EthicsPoint-Website übermitteln oder über das EthicsPoint-Callcenter einreichen, dann erhalten Sie einen eindeutigen Benutzernamen und werden gebeten, ein Kennwort festzulegen. Sie können dann wieder zum EthicsPoint-System zurückkehren, entweder per Internet oder per Telefon. Sie können den Originalbericht aufrufen und weitere Informationen eingeben, oder Sie können Fragen von einem Beauftragten des Unternehmens beantworten und weitere Informationen angeben, die dabei helfen, die offenen Probleme zu beseitigen. Wir möchten Ihnen dringend empfehlen, innerhalb des angegebenen Zeitrahmens wieder die Webseite zu besuchen, um Fragen des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind nun in einen „anonymen Dialog“ eingetreten, in dem Probleme nicht nur benannt, sondern auch gelöst werden können, egal wie komplex diese sein mögen.
Sind diese Nachfolgeberichte genauso sicher wie der erste Bericht?
Alle Korrespondenzen mit EthicsPoint finden im Rahmen derselben Vertraulichkeit statt wie der erste Bericht und bleiben auch weiterhin vertraulich.