Häufig gestellte Fragen

Sicherheit und Vertraulichkeit bei Berichterstattung

Über NAVEX

Was ist NAVEX?

NAVEX ist ein globales und vertrauliches Instrument zur Berichterstattung, das dem Management und den Mitarbeitern dabei hilft, gemeinsam gegen Belästigung, Diskriminierung, Betrug und sonstiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz vorzugehen.

Warum brauchen wir ein System wie NAVEX?

Ein wirksames Berichterstattungssystem untermauert unsere weiteren Bemühungen zur Pflege einer Kultur, die von Integrität und einem ethischen Entscheidungsfindungsprozess geprägt ist.
Börsennotierte Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ein anonymes Berichterstattungsverfahren für das Melden von Bilanzfälschungen und Betrug in der Rechnungsprüfung direkt an das Prüfungskomitee einzurichten.

Tipps und bewährte Praktiken

Ich weiß, dass sich einige Personen unethisch verhalten, ich bin jedoch nicht persönlich betroffen. Warum sollte ich dies melden?

Jedes unethische Verhalten auf jedweder Ebene schadet letztlich dem Unternehmen und allen Mitarbeitern – und damit auch Ihnen. Sie müssen sich nur vergegenwärtigen, was bei jüngsten Unternehmensskandalen geschehen ist, um die verheerenden Auswirkungen zu verstehen, die eine scheinbar harmlose ethische Verfehlung auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Ihnen also Fälle von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen bekannt werden, betrachten Sie es sich selbst und Ihren Kollegen und Kolleginnen gegenüber als Ihre Pflicht, diese zu melden.

Ich bin nicht sicher, ob das, was ich beobachtet oder gehört habe, eine Verletzung der Unternehmensrichtlinien darstellt oder unethisches Verhalten beinhaltet, aber es erscheint mir nicht korrekt. Wie soll ich mich verhalten?

Reichen Sie einen Bericht ein. NAVEX hilft Ihnen bei der Vorbereitung und beim Einreichen Ihres Berichts, damit dieser richtig verstanden wird. Wir ziehen es vor, dass Sie einen Vorfall melden, der sich später als harmlos erweist, als dass ethisch unkorrektes Verhalten aufgrund Ihrer Zweifel unbehelligt bleibt.

Was geschieht, wenn mein Vorgesetzter oder eine andere Führungskraft an einem Verstoß beteiligt ist? Werden sie einen Bericht erhalten?

Das NAVEX System und die Berichtsverteilungsprotokolle sind so konzipiert, dass betroffene Parteien nicht informiert werden; ihnen wird kein Zugriff auf Berichte gewährt, in denen sie genannt wurden.

Was passiert, wenn ich mich an wichtige Einzelheiten zum Vorfall erst erinnere, nachdem ich den Bericht bereits eingereicht habe?

Wenn Sie einen Bericht über die Online-Berichterstattung oder über das Telefon an das Contact Center von NAVEX einreichen, erhalten Sie einen eindeutigen Berichtsschlüssel und werden aufgefordert, ein Kennwort festzulegen. Mithilfe des Berichtsschlüssels und des Kennworts können Sie im Internet oder telefonisch erneut auf das NAVEX System und den ursprünglichen Bericht zugreifen. Dort können Sie dem Bericht weitere Informationen hinzufügen.

Was geschieht, wenn Sie Fragen zu meinem Bericht haben?

Über das NAVEX System können Vertreter des Unternehmens Fragen an Sie stellen, selbst wenn Sie sich anonym gemeldet haben. Wenn Sie Ihren Berichtschlüssel erhalten, wird Ihnen ein geschätzter Zeitraum für die erste Bearbeitung Ihres Berichts mitgeteilt. Wenn dieser erste Zeitraum verstrichen ist, sollten Sie nachsehen, ob weitere Fragen an Sie gestellt wurden. Durch diese Art von Dialog können Situationen nicht nur identifiziert, sondern auch gelöst werden, egal wie komplex sie sich darstellen.

Sind diese Nachfassaktionen zu den Berichten so sicher wie das ursprüngliche Einreichen?

Jeglicher Schriftwechsel mit NAVEX erfolgt ebenso vertraulich wie der ursprüngliche Bericht, und die Anonymität wird, sofern Sie dies wünschen, in jedem Fall gewahrt (und wo dies gesetzlich erlaubt ist).

Kann ich auch einen Bericht einreichen, wenn ich keinen Zugang zum Internet habe?

Sie können von jedem Computer mit Internetzugang einen Bericht an NAVEX senden. Sie können den Bericht von zu Hause aus einreichen. Viele öffentliche Einrichtungen, darunter auch öffentliche Bibliotheken, stellen Computer mit Internetzugang zur Verfügung. Wenn Sie keinen Zugriff auf einen PC haben oder im Umgang mit Computern nicht sehr bewandert sind, können Sie die gebührenfreie NAVEX-Hotline, rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr, nutzen. Die Wahlanleitungen sind je nach Land unterschiedlich; überprüfen Sie die genaue Wahlanleitung mit einem Team-Mitglied an Ihrem Standort.

Wie soll ich vorgehen, wenn die Telefonnummer nicht funktioniert?

Wenn die oben aufgeführte Telefonnummer nicht funktioniert, reichen Sie bitte Ihren Bericht online über diese Website ein. Bitte geben Sie im Bericht an, dass die Telefonnummer nicht funktioniert hat.

Was soll ich tun, wenn mein Land oben nicht aufgeführt ist?

Wenn für Ihren Standort kein Service angegeben ist, reichen Sie bitte Ihren Bericht online über diese Website ein. Bitte geben Sie im Bericht an, dass der Telefondienst für Ihr Land nicht zur Verfügung stand.

Allgemeine Berichterstattung

Kann ich einen Bericht online oder telefonisch einreichen?

Ja. Mit NAVEX haben Sie die Möglichkeit, einen Bericht online oder telefonisch einzureichen.

Welche Arten von Situationen sollte ich melden?

Das NAVEX System wurde für Arbeitnehmer entwickelt, um jeglichen vermeintlichen Verstoß gegen unseren Verhaltens- und Ethikkodex oder sonstige ethische oder Compliance-Anliegen vorzubringen.

Wenn ich einen Verstoß feststelle, sollte ich dies nicht einfach nur meinem Vorgesetzten, dem Sicherheitsbeauftragten oder der Personalabteilung melden?

Wenn Sie ein Verhalten bemerken, das Ihrer Meinung nach gegen unseren Verhaltens- und Ethikkodex verstößt, erwarten wir von Ihnen, dass Sie dies melden. Im Idealfall sollten Sie alle Bedenken Ihrem unmittelbaren Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied der Geschäftsleitung mitteilen. Wir wissen jedoch, dass es Umstände geben kann, unter denen es für Sie unangenehm ist, das Problem auf diese Weise zu melden. Für solche Umstände sind wir die Partnerschaft mit NAVEX eingegangen. Es ist uns lieber, Sie erstatten anonym Bericht (wenn dies an Ihrem Standort gesetzlich erlaubt ist), als dass Sie die Informationen für sich behalten.

Warum soll ich Vorfälle melden? Was habe ich davon?

Wir alle haben ein Anrecht darauf, in einem positiven Umfeld zu arbeiten. Aber mit diesem Recht ergibt sich auch die Verpflichtung zum Handeln in ethischer Weise und die Verpflichtung, die entsprechenden Personen wissen zu lassen, wenn jemand nicht angemessen handelt. Durch Ihre Zusammenarbeit können wir ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld erhalten. Fehlverhalten kann die Existenzgrundlage eines ganzen Unternehmens bedrohen.

Will die Unternehmensleitung meinen Bericht wirklich?

Selbstverständlich. Wir sind auf Ihren Bericht angewiesen. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vorgeht – und Sie kennen sowohl die positiven als auch die negativen Aspekte. Sie zählen zu den Ersten, die bedenkliche Handlungsweisen bemerken. Ihre Berichterstattung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Mitarbeiter minimieren.

Was geschieht mit den Berichten? Wer hat Zugriff darauf?

Die Berichte gehen direkt auf dem sicheren Server von NAVEX ein, um möglichen Sicherheitsverletzungen vorzubeugen. NAVEX erlaubt nur bestimmten Personen der Abteilungen Geschäftsrisiko, Global Compliance und innerbetriebliche Beziehungen sowie der Rechtsabteilung, die mit der Bewertung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte, und zwar je nach Art des Verstoßes und Ort des Vorkommnisses. Jeder der Empfänger des Berichts wird alle gemeldeten Informationen vertraulich behandeln und hat eine Schulung über die Bedeutung der Vertraulichkeit erhalten.

Sicherheit und Vertraulichkeit bei Berichterstattung

Ist es wahr, dass ein Unternehmensrechner ein Server-Protokoll erstellt, das jede Webseite anzeigt, auf die mein Computer zugreift? Bin ich auf diese Weise nicht als Verfasser des Berichts identifizierbar?

NAVEX generiert oder verwahrt keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen; es liegen keine Informationen vor, die Ihren PC mit NAVEX in Verbindung bringen. NAVEX ist sogar vertraglich dazu verpflichtet, der Identität einer Person, die einen Bericht einreicht, nicht nachzugehen.

Wenn Sie Ihren Bericht nicht an Ihrem Arbeitscomputer verfassen möchten, können Sie auch einen Computer an einem anderen beliebigen Ort (zum Beispiel in einem Internet-Café, in der Bibliothek, im Haus eines Freundes usw.) über die sichere Website von NAVEX benutzen Viele Menschen wählen diese Option; die Daten von NAVEX zeigen, dass weniger als 12 % der Berichte während der Geschäftszeiten erstellt werden.

Kann ich auch dann anonym bleiben, wenn ich einen Bericht von zu Hause aus einreiche?

Ihre Anonymität ist geschützt, wenn Sie einen Bericht von zu Hause, dem Computer eines Nachbarn oder von einem beliebigen Internetportal einsenden, wenn die geltenden Gesetze in Ihrem Land dies gestatten. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals mit dem Benutzernamen, und das NAVEX System entfernt persönlich identifizierende Informationen, wie IP-Adressen, sodass die Anonymität vollständig gewahrt ist. NAVEX ist zudem vertraglich dazu verpflichtet, der Identität einer Person, die einen Bericht einreicht, nicht nachzugehen.

Ich bin besorgt, dass die von mir an NAVEX übermittelten Informationen schließlich meine Identität preisgeben. Wie können Sie mir garantieren, dass dies nicht geschieht?

Das NAVEX System ist so gestaltet, dass Ihre Anonymität gewahrt ist. Wir sind sogar vertraglich verpflichtet, die Identität eines Berichterstatters nicht nachzuverfolgen. Zur zusätzlichen Sicherung Ihrer Anonymität müssen Sie – als meldende Person – darauf achten, dass Ihr Bericht keine Angaben enthält, die einen Rückschluss auf Ihre Identität zulassen. Zum Beispiel: „Von meinem Arbeitsplatz neben Klaus Müller ...“ oder „Während meiner 33-jährigen Betriebszugehörigkeit…“.

Ist auch die gebührenfreie Ethik- und Compliance-Telefon-Hotline vertraulich und anonym?

Ja – wenn eine anonyme Meldung an Ihrem Standort gesetzlich erlaubt ist. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einem über das Internet eingereichten Bericht mitteilen würden; der Interviewer gibt Ihre Antworten direkt in die sichere Umgebung von NAVEX ein. Für Berichte über die Hotline werden die gleichen Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen angewendet wie für Online-Berichte.

Was passiert, wenn ich meinen Bericht unter Angabe meines Namens einreichen möchte?

Es gibt einen Abschnitt im Bericht, in dem Sie Ihren Namen angeben können, wenn Sie dies wünschen.