Die Datenschutzbestimmungen einiger Länder verlangen, dass eine Person,
die Bericht erstattet und dabei persönliche Daten preisgibt, über die entsprechenden
Datenerfassungs- und -speicherungspraktiken in Verbindung mit den von dieser
Person über die Helpline übermittelten Informationen in Kenntnis gesetzt
wird.
Wenn Sie diesen Bestimmungen nicht zustimmen, können wir eventuell keine
Informationen über dieses Helpline-System annehmen. Melden Sie die Angelegenheit
in diesem Fall bitte Ihrem Vorgesetzten oder Manager oder einem Vertreter
der Personal-, Rechts- oder der Abteilung Global Compliance und innerbetriebliche
Beziehungen, je nachdem, um welche Art von möglichem Verstoß es sich handelt.
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1. Allgemeines
Die Herman Miller Ethik- und Compliance-Hotline („Hotline“) ist ein webbasiertes
und telefonisches Datenerfassungssystem, das von Herman Miller Group mit
Sitz in 855 E. Main Avenue, Zeeland, MI 49464 („Herman Miller“) den eigenen
Mitarbeitern, Anbietern, Lieferanten und Geschäftspartnern sowie jenen
ihrer Tochtergesellschaften („Berichterstattern“) bereitgestellt wird,
damit sie vermutete Verstöße gegen Gesetze oder Bestimmungen, oder Unternehmensrichtlinien
betreffend die Bereiche Finanzwesen, Buchhaltung, Buchprüfung und Bestechung
melden können.
Sie können sich auf folgende Weise mit Fragen betreffend diesen Hinweis
oder Dienst an Herman Miller wenden:
E-Mail: ethicsandcompliancehotline@hermanmiller.com
Für weitere Informationen hier klicken.
In bestimmten Ländern wie den USA kann diese Hotline auch für das Melden
von vermuteten Verstößen in anderen Bereichen genutzt werden. Der Dienst
und die Datenbank, in der die personenbezogenen Daten und andere von Ihnen
gemachte Angaben gespeichert werden, werden in den USA von NAVEX
betrieben.
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2. Nutzung der Hotline
Die Nutzung der Hotline erfolgt vollkommen freiwillig. Wir empfehlen Ihnen,
mögliche Verstöße direkt mit Ihrem Manager oder Vorgesetzten oder mit einem
Vertreter der Personal-, Rechts- oder der Abteilung Global Compliance und
innerbetriebliche Beziehungen zu besprechen, je nach Art des möglichen
Verstoßes. Wenn Sie sich dazu nicht in der Lage fühlen, können Sie die
Hotline zur Erstellung Ihres Berichts nutzen.
Für weitere Informationen hier klicken.
Die Hotline ist ein vertrauliches Online- Berichterstattungssystem, über
das Sie Herman Miller vermutete Verstöße gegen Gesetze oder Richtlinien
des Unternehmens sowie andere eventuelle Bedenken melden können. In bestimmten
Ländern kann Herman Miller über die Hotline nur Meldungen über Vorfälle
in den Bereichen Finanzwesen, Buchhaltung, Buchprüfung, Bestechung, Wettbewerbsrecht,
Diskriminierung und Belästigung sowie im Zusammenhang mit Umwelt-, Gesundheits-,
Hygiene- und Sicherheitsaspekten annehmen. Wenn Ihre Bedenken eine Angelegenheit
betreffen, die gemäß den örtlichen Gesetzen von Herman Miller nicht über
die Hotline abgewickelt werden können, müssen Sie sich mit Ihrem Anliegen
an Ihren Vorgesetzten oder die lokale Leitung oder einen Vertreter der
Personal-, Rechts- oder der Abteilung Global Compliance und innerbetriebliche
Beziehungen wenden.
Seien Sie sich aber bitte bewusst, dass Informationen, die Sie über sich
selbst, Ihre Kollegen oder andere Aspekte der Geschäftstätigkeit des Unternehmens
angeben, zu Entscheidungen führen können, die sich auf andere auswirken.
Daher bitten wir Sie, nur Informationen anzugeben, die Ihren Kenntnissen
zufolge korrekt sind. Sie werden von Herman Miller nicht dafür belangt,
wenn Sie einen Bericht nach bestem Wissen und Gewissen einreichen, auch
wenn sich später herausstellen sollte, dass die Informationen falsch sind.
Eine Übermittlung wissentlich falscher oder irreführender Informationen
hingegen wird nicht geduldet. Die von Ihnen gemachten Angaben werden vertraulich
behandelt, es sei denn, dies ist aufgrund rechtlicher Bestimmungen oder
zwecks Durchführung einer Untersuchung nicht möglich. Die Informationen
werden in einem solchen Fall als sensible Daten behandelt. Wir empfehlen
Ihnen, Ihre Identität anzugeben, damit wir bei eventuellen Rückfragen auf
Sie zurückkommen können.
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3. Welche personenbezogenen Daten und Informationen werden erfasst und verarbeitet?
Die Hotline erfasst die folgenden personenbezogenen Daten und Angaben,
die bei einer Berichterstattung bekannt werden: (i) Ihren Namen und Ihre
Kontaktdaten (sofern Sie nicht anonym bleiben möchten) und ob Sie bei Herman
Miller angestellt sind; (ii) den Namen und weitere gemachte Angaben zu
den Personen, die Sie in Ihrem Bericht namentlich nennen (d. h. Beschreibung
der Positionen und Kontaktdaten); und (iii) eine Beschreibung des vermuteten
Fehlverhaltens sowie eine Beschreibung der Umstände des Vorfalls. Bitte
beachten Sie, dass die Gesetze des Landes, in dem Sie wohnhaft sind, möglicherweise
keine anonyme Berichterstattung zulassen; Ihre personenbezogenen Daten
werden jedoch vertraulich behandelt und nur in der unten beschriebenen
Weise offengelegt.
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4. Wie werden die personenbezogenen Daten und Informationen nach Ihrem Bericht verarbeitet und wer hat Zugriff auf personenbezogene Daten und Informationen?
Die von Ihnen eingereichten personenbezogenen Angaben und Informationen
werden in einer Datenbank auf Servern gespeichert, die von NAVEX
in den USA gehostet und betrieben werden. NAVEX ist eine vertragliche
Verpflichtung mit Herman Miller eingegangen, um sicherzustellen, dass die
von Ihnen übermittelten Informationen in der vom Gesetz geforderten Form
behandelt werden. NAVEX verpflichtet sich zur strikten Wahrung der
Datenschutz- und Sicherheitsgrundsätze betreffend Informationspflicht,
Wahlmöglichkeit, Weitergabe, Sicherheit, Datenintegrität, Auskunftsrecht
und Durchsetzung.
Sie können sich an Herman Miller wenden, wenn Sie Fragen zur Nutzung,
Übermittlung, Berichtigung oder Löschung Ihrer bei diesem Service gespeicherten
personenbezogenen Daten haben:
E-Mail: ethicsandcompliancehotline@hermanmiller.com
Für weitere Informationen hier klicken.
Zum Zweck der Bearbeitung und Untersuchung Ihres Berichts kann vorbehaltlich
der lokalen gesetzlichen Bestimmungen das entsprechende Personal von Herman
Miller auf die personenbezogenen Daten und Informationen, die Sie bereitstellen,
zugreifen, sie verarbeiten und nutzen. Dazu gehören Vertreter der Personal-,
Finanz-, Geschäftsrisiko-/internen Revisions-, Rechts- und der Abteilung
Global Compliance und innerbetriebliche Beziehungen, des Managements, externe
Berater (z. B. Rechtsberater) sowie unter bestimmten Umständen technische
Mitarbeiter von NAVEX. Diese Personen können in den USA, dem Vereinigten
Königreich oder in anderen Ländern ansässig sein.
Personenbezogene Daten und Informationen können auch an die Polizei und/oder
andere Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörden weitergegeben werden. Die
entsprechenden Behörden, die Daten empfangen und verarbeiten, können in
den USA oder in einem anderen Land ansässig sein, das nicht das in der
EU gewährleistete Datenschutzniveau bietet.
Die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten werden so lange gespeichert,
wie es für die Bearbeitung Ihres Berichts oder gegebenenfalls für die Einleitung
von Strafmaßnahmen oder für die Erfüllung rechtlicher oder finanzieller
Anforderungen erforderlich ist.
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5. Zugriff auf den Bericht betreffende Informationen
Herman Miller informiert jede Person, die Gegenstand eines Berichtes an
die Hotline ist, unverzüglich, es sei denn, die Mitteilung muss verzögert
werden, um die Ermittlungen und den Erhalt entscheidender Informationen
sicherzustellen.
Für weitere Informationen hier klicken.
Von einigen Ausnahmen abgesehen, hat die im Bericht genannte Person in
Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen das Recht auf Zugriff auf Informationen
betreffend den Bericht (hiervon ausgenommen ist die Identität des Berichterstatters)
und kann zudem die Berichtigung falscher oder unvollständiger personenbezogener
Daten verlangen. Ebenso können auch Berichterstatter, von einigen Ausnahmen
abgesehen, auf Informationen betreffend den Bericht zugreifen und die Berichtigung
ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen
verlangen. Bitte wenden Sie sich für derartige Korrekturen an den Syndikusanwalt
oder den Global-Compliance-Manager.
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6. Landesspezifische Bestimmungen
In den meisten Teilen der Europäischen Union und benachbarten Regionen
können Berichte in der Regel nur über Vorfälle in den Bereichen Buchhaltung/Buchprüfung,
Bestechungen, Wettbewerbsrecht, Diskriminierung und Belästigung sowie im
Zusammenhang mit Umwelt-, Gesundheits-, Hygiene und Sicherheitsaspekten
erstellt werden. Außerdem dürfen in einigen Ländern nur Berichte über Mitarbeiter
in Schlüssel- oder Managementpositionen erstellt werden.
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Probleme oder Bedenken, die laut Gesetz nicht über die Hotline gemeldet
werden dürfen, sollten Sie direkt mit Ihrem Manager oder Vorgesetzten oder
mit einem Vertreter der Personal-, Rechts- oder der Abteilung Global Compliance
und innerbetriebliche Beziehungen oder der Abteilung Geschäftsrisiko/Innenrevision
besprechen oder per E-Mail melden an ethicsandcompliancehotline@hermanmiller.com je nachdem,
um welche Art von möglichem Verstoß es sich handelt. In einigen Ländern
ist die anonyme Meldung gesetzwidrig und wird nur in streng begrenzten
Ausnahmefällen gestattet.