Ethik-Hotline

Fragen und Antworten

Standard Industries Ethik-Hotline – Häufig gestellte Fragen

Meldungen – Allgemein

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Berichterstattung

Tipps und bewährte Praktiken

Standard Industries Ethik-Hotline – Häufig gestellte Fragen

Was ist die Standard Industries Ethik-Hotline?

Über die Standard Industries Ethik-Hotline ermöglicht es jedem in unseren Unternehmen Bedenken melden oder Rat bezüglich der Grundsätze suchen, die in unserem Verhaltenskodex, unseren Unternehmensrichtlinien (darunter zu vermeintlichem Betrug, Missbrauch und sonstigem Fehlverhalten am Arbeitsplatz) und geltenden Gesetzen festgehalten sind. Angesichts der globalen Struktur unserer Unternehmen ist die Hotline in verschiedenen Sprachen verfügbar.

Die Standard Industries Ethik-Hotline wird von einem unabhängigen Drittanbieter, NAVEX, und dessen Fallmanagement-Anwendung, EthicsPoint, unterstützt.

Warum haben wir eine Ethik-Hotline?

Wir glauben, dass ethisches und integres Handeln unerlässlich ist, und wir möchten unseren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, das Richtige zu tun und Bedenken zu melden. Über die Standard Industries Ethik-Hotline ermöglicht es jedem in unseren Unternehmen Bedenken oder Verhaltensweisen melden, die im Widerspruch zu den Grundsätzen unseres Verhaltenskodex, der Unternehmensrichtlinien und der geltenden Gesetze stehen. Soweit gesetzlich zulässig, können Meldungen anonym eingereicht werden, und alle Berichte werden streng vertraulich behandelt.

Meldungen – Allgemein

Welche Arten von Situationen sollte ich melden?

Sie sollten alle Aktivitäten oder Verhaltensweisen melden, die im Widerspruch zu den Grundsätzen unseres Verhaltenskodex, der Unternehmensrichtlinien oder der geltenden Gesetze stehen. Hierzu gehören insbesondere:

Warum ist es wichtig, Bedenken zu melden?

Verstöße gegen unseren Verhaltenskodex, die Unternehmensrichtlinien und/oder das Gesetz können unsere Mitarbeiter und unser Unternehmen gefährden. Jeder von uns hat die Verantwortung, ethisch zu handeln und Beobachtungen oder Bedenken bezüglich unethischen oder unangemessenen Verhaltens am Arbeitsplatz zu melden. Wir untersuchen alle Bedenken umfassend, um sicherzustellen, dass Probleme entsprechend angegangen werden, und um mögliche negative Auswirkungen auf das Unternehmen zu minimieren.

Wie melde ich Bedenken?

Für Mitarbeiter, die Bedenken haben, melden Sie diese so früh wie möglich. Bedenken können Sie direkt an Ihren Vorgesetzten, die Personalabteilung, die interne Rechnungsprüfung, die Sicherheits- und/oder Rechtsabteilung melden. Beachten Sie, dass Bedenken im Zusammenhang mit Insiderhandel oder wesentlichen nicht öffentlichen Informationen ausschließlich an den Syndikusanwalt Ihres Unternehmens gemeldet werden sollten. Eine vollständige Liste der Ihnen zur Verfügung stehenden internen Ressourcen können Sie in unserer Richtlinie für Meldungen finden.

Bedenken können auch über Desktop- oder Mobilgeräte an die Standard Industries Ethik-Hotline oder telefonisch lokalen Hotline-Telefonnummer gemeldet werden, die Sie unter standardindustries.ethicspoint.com finden. Wenn Sie Ihre Bedenken telefonisch melden, geben die Hotline-Mitarbeiter Ihre Antworten direkt in die sichere Umgebung der Hotline ein.

Wenn Sie Bedenken nicht über beruflich genutzte PCs oder Mobilgeräte an die Standard Industries Ethik-Hotline melden möchten, können Sie ein Gerät außerhalb der Arbeitsumgebung verwenden, um auf die Hotline zuzugreifen.

Berichte werden immer mit derselben Sicherheit und Vertraulichkeit behandelt, unabhängig davon, ob sie online oder telefonisch eingereicht werden.

Was geschieht, wenn mir wichtige Einzelheiten zum Vorfall einfallen, nachdem ich meine Bedenken bereits eingereicht habe?

Wenn Sie Ihre Bedenken im Online-Portal oder telefonisch über die Standard Industries Ethik-Hotline melden, erhalten Sie einen eindeutigen Berichtsschlüssel und werden aufgefordert, ein Passwort festzulegen. Mithilfe des Berichtsschlüssels und des Passworts können Sie im Internet oder telefonisch erneut auf das System und den ursprünglichen Bericht zugreifen oder weitere Informationen übermitteln.

Was geschieht mit meinem Anliegen?

Sobald Sie Bedenken online oder telefonisch melden, werden die Informationen direkt in den sicheren Server unseres Drittanbieters, NAVEX, eingegeben. Der Bericht wird dann von bestimmten benannten Vertretern des jeweiligen Geschäftsbereichs und der Funktion geprüft.

Wer kann auf das gemeldete Anliegen zugreifen?

Nur bestimmte benannte Vertreter des jeweiligen Geschäftsbereichs und der Funktion können auf das gemeldete Anliegen zugreifen. Die Bedenken werden nur in dem Umfang offengelegt, der erforderlich ist, um das gemeldete Problem zu untersuchen und gegebenenfalls zu beheben. Soweit gesetzlich zulässig, können Meldungen anonym eingereicht werden, und alle Berichte werden streng vertraulich behandelt.

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Berichterstattung

Wie wird meine Privatsphäre über die Standard Industries Ethik-Hotline geschützt?

Soweit gesetzlich zulässig, können Meldungen anonym eingereicht werden, und alle Berichte werden streng vertraulich behandelt. Unserem externen Hotline-Administrator, NAVEX, ist es untersagt, die Identität einer Person, die eine Meldung einreicht, herauszufinden. Um Ihre Anonymität zu gewährleisten, sollten Sie es bei der Einreichung von Bedenken außerdem vermeiden, Details zu nennen, die Ihre Identität offenbaren würden.

Kann ich auch dann anonym bleiben, wenn ich von zu Hause aus Bedenken melde?

Unabhängig davon, wo und über welches Gerät Sie ein Anliegen melden, wird Ihre Identität im rechtlich zulässigen Rahmen geschützt und Ihre Anonymität gewahrt. Identifizierende Informationen wie IP-Adressen werden aus dem Bericht ausgeschlossen, um die Anonymität und Vertraulichkeit zu wahren. NAVEX ist vertraglich dazu verpflichtet, der Identität einer Person, die einen Bericht übermittelt, nicht nachzugehen.

Hilft es, wenn ich meinen Namen angebe?

Die Untersuchung eines Berichts erfolgt in der Regel schneller und effizienter, wenn das Team, das die Bedenken untersucht, der Person, die die Angelegenheit gemeldet hat, Folgefragen zu der Angelegenheit stellen kann. Wenn Sie Ihren Namen angegeben haben, wird das Team alle angemessenen Anstrengungen unternehmen, um Ihre Vertraulichkeit zu wahren. Ihre Identität wird nicht offengelegt, es sei denn, dies ist für die Durchführung einer ordnungsgemäßen Untersuchung erforderlich, es ist im Rahmen von Gerichtsverfahren nötig oder es wird durch die örtlichen Gesetze oder Unternehmensrichtlinien vorgeschrieben.

Wir werden keine Form von Vergeltungsmaßnahmen dulden, wenn es darum geht, in gutem Glauben Bedenken zu melden.

Wie kann ich den Status eines eingereichten Berichts nachverfolgen?

Nachdem Sie die Meldung zu Ihren Bedenken beendet haben, erhalten Sie einen Berichtsschlüssel (eine Referenznummer) und werden aufgefordert, ein Passwort zu erstellen. Sie können einen Bericht mit Ihrem Berichtsschlüssel und Passwort über die Standard Industries Ethik-Hotline oder durch einen Anruf bei der Telefon-Hotline nachverfolgen.

Möglicherweise müssen Sie einige Tage nach der Einreichung warten, bevor Sie den Fortschritt überwachen und überprüfen können, ob Sie nach zusätzlichen Informationen gefragt werden. Sie können den Status eines Berichts überprüfen, um festzustellen, ob er offen ist oder bearbeitet wurde, doch es können keine Details zur Untersuchung bereitgestellt werden, um die beteiligten Parteien zu schützen.

Was ist, wenn ich den Berichtsschlüssel oder das Passwort verliere?

Um ein Höchstmaß an Vertraulichkeit zu wahren, werden Sie aufgefordert, einen neuen Bericht einzureichen, wenn Sie Ihren Berichtsschlüssel oder Ihr Kennwort verlieren. Sie sollten erwähnen, dass sich Ihr neuer Bericht auf einen zuvor eingereichten Bericht bezieht.

Tipps und bewährte Praktiken

Ich weiß, dass einige Personen sich unethisch verhalten, ich bin jedoch nicht persönlich betroffen. Sollte ich die Angelegenheit melden?

Ja. Unethisches Verhalten – welcher Art und auf welcher Ebene auch immer – schadet nicht nur dem Unternehmen, sondern auch all seinen Mitarbeitern. Wenn Sie auf einen Vorfall von vermeintlichem Fehlverhalten oder einen ethischen Verstoß aufmerksam gemacht wurden, sollten Sie es als Ihre Verantwortung betrachten, den Vorfall zu melden.

Ich bin nicht sicher, ob das, was ich beobachtet oder gehört habe, einen Verstoß gegen unseren Verhaltenskodex, unsere Unternehmensrichtlinien oder Gesetze darstellt bzw. unethisches Verhalten beinhaltet, aber es erscheint mir nicht korrekt. Wie soll ich mich verhalten?

Bedenken melden. Wir ziehen es vor, dass Sie einen Vorfall melden, der sich später als harmlos erweist, als dass eventuell unethisches oder illegales Verhalten aufgrund von Unsicherheit nicht überprüft wird.

Wie in unserer Richtlinie für Meldungen dargelegt, engagieren wir uns für die Erhaltung einer Umgebung, in der Personen ohne Angst vor Repressalien jedes Verhalten melden können, von dem sie wissen oder vermuten, dass es gegen die Grundsätze oder Richtlinien des Unternehmens oder gegen die Gesetze im jeweiligen Land verstößt.

Was geschieht, wenn mein Vorgesetzter oder eine andere Führungskraft an einem Verstoß beteiligt ist? Werden die betroffenen Personen den Bericht erhalten?

Die Standard Industries Ethik-Hotline ist so konzipiert, dass betroffene Parteien nicht informiert werden; ihnen wird kein Zugriff auf Berichte gewährt, in denen sie genannt wurden, es sei denn, die örtlichen Gesetze verlangen dies.

Was geschieht, wenn Sie Fragen zu meinem Bericht haben?

Die Personen, die für die Untersuchung Ihres Anliegens verantwortlich sind, können Fragen an Sie im Online-Portal veröffentlichen, auch wenn Sie die Meldung anonym einreichen. Wenn Sie Ihren Berichtsschlüssel erhalten, wird Ihnen auch ein geschätzter Zeitraum für die Bearbeitung Ihres Berichts mitgeteilt. Wenn dieser Zeitraum verstrichen ist, sollten Sie nachsehen, ob weitere Fragen an Sie gestellt wurden, die die Untersuchung voranbringen können.

Sind diese Follow-ups für die Berichte so sicher wie der anfängliche Bericht?

Jeglicher Schriftwechsel erfolgt ebenso vertraulich wie der ursprüngliche Bericht und die Anonymität wird in dem gesetzlich oder im Rahmen der Unternehmensrichtlinien zulässigen Umfang gewahrt.

Kann ich auch einen Bericht einreichen, wenn ich keinen Zugang zum Internet habe?

Wenn Sie keinen Zugriff auf einen PC haben oder keine Computer oder Mobilgeräte nutzen möchten, können Sie die Telefon-Hotline nutzen, die an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr zur Verfügung steht. Internationale Nummern nach Land erhalten Sie bei der Standard Industries Ethik-Hotline, wenn Sie auf „Bedenken melden“ klicken.