Infos über EthicsPoint

Was ist EthicsPoint?

EthicsPoint ist ein globales und vertrauliches, von NAVEX (einem unabhängigen Dritten) gehostetes Instrument zur Berichterstattung, das die Geschäftsführung und die Arbeitskräfte dabei unterstützt, gemeinsam gegen Betrug, Missbrauch und sonstiges Fehlverhalten am Arbeitsplatz vorzugehen und gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Warum benötigen wir ein System wie EthicsPoint?

• Wir glauben, dass unsere Mitarbeiter unser wichtigstes Kapital sind. Indem wir offene Kommunikationskanäle einrichten, können wir ein positives Arbeitsumfeld fördern und die Produktivität maximieren.
• Ein effektives Meldesystem unterstützt unsere Bemühungen, eine Kultur der Integrität und ethischen Entscheidungsfindung zu fördern.

Meldungen – Allgemein

Kann ich Meldungen per Internet oder per Telefon einreichen?

Ja. Mit EthicsPoint haben Sie die Möglichkeit, einen vertraulichen und anonymen Bericht entweder telefonisch oder über das Internet einzureichen.

Welche Art von Situationen sollte ich melden?

Das EthicsPoint System wurde für Arbeitnehmer entwickelt, um jeglichen Verstoß gegen unsere Grundsätze der Unternehmensethik zu melden oder sonstige Anliegen vorzubringen.

Wenn mir ein Verstoß oder eine Rechtsverletzung auffällt, reicht es dann nicht aus, dies meinem Vorgesetzten, dem Sicherheitsteam oder der Personalabteilung zu melden, damit sie sich darum kümmern können?

Wenn Sie ein Verhalten bemerken, das Ihrer Meinung nach gegen die Grundsätze unserer Unternehmensethik verstößt, erwarten wir von Ihnen, dass Sie dies melden. Im Idealfall sollten Sie alle Bedenken Ihrem unmittelbaren Vorgesetzten oder einem anderen Mitglied der Geschäftsleitung mitteilen. Wir sind uns jedoch bewusst, dass es Umstände geben kann, unter denen Sie das Problem nur ungern auf diese Weise melden möchten. Aus diesem Grund nutzen wir EthicsPoint. Uns ist lieber, Sie erstatten anonym Meldung, als die Informationen für sich zu behalten.

Warum soll ich melden, was ich weiß? Welche Vorteile ergeben sich daraus für mich?

Wir alle haben das Recht auf ein positives Arbeitsumfeld, und mit diesem Recht geht die Verantwortung einher, auf ethische Weise zu handeln und die zuständigen Personen wissen zu lassen, wenn jemand nicht angemessen handelt. Wenn wir zusammenarbeiten, können wir ein gesundes und produktives Umfeld aufrechterhalten. Fehlverhalten im Unternehmen kann die Existenz eines gesamten Unternehmens gefährden.

Will die Unternehmensleitung wirklich, dass ich eine Meldung vornehme?

Auf jeden Fall. Wir sind sogar darauf angewiesen, dass Sie Vorfälle melden. Sie wissen, was in unserem Unternehmen vor sich geht – sowohl Positives als auch Negatives. Möglicherweise haben Sie erste Erkenntnisse über eine Aktivität, die Anlass zur Sorge gibt. Ihre Meldung kann die möglichen negativen Auswirkungen auf das Unternehmen und unsere Beschäftigten minimieren. Außerdem kann Ihr positiver Beitrag dazu beitragen, Probleme zu erkennen, und so zur Verbesserung der Unternehmenskultur und -leistung beitragen.

Wohin gelangen diese Meldungen? Wer kann auf sie zugreifen?

Die Berichte werden direkt auf dem sicheren EthicsPoint-Server eingegeben, wodurch eventuelle Sicherheitslücken ausgeschlossen werden. EthicsPoint gestattet nur bestimmten Personen im Unternehmen, die mit der Beurteilung des Berichts betraut sind, Einsicht in diese Berichte zu nehmen, und zwar je nach Art des Verstoßes und Ort des Vorkommnisses. Jede dieser Personen wurde darin geschult, diese Berichte streng vertraulich zu behandeln.

Ist das System nicht nur ein Beispiel dafür, dass ich überwacht werde?

Das EthicsPoint System ist in erster Linie ein positiver Aspekt unserer gesamten Philosophie und ermöglicht uns, einen sicheren und ethischen Arbeitsplatz zu gewährleisten. Sie sollten sich bei ethischen Dilemmas beraten lassen, positive Anregungen geben oder Bedenken äußern. Effektive Kommunikation ist in der heutigen Arbeitswelt entscheidend, und dies ist ein großartiges Hilfsmittel, um die Kommunikation zu verbessern.

Wir haben sorgfältig das beste Meldeinstrument ausgewählt, um unsere Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen und gleichzeitig ein positives Meldeumfeld zu schaffen.

Sicherheit und Vertraulichkeit bei der Meldung

Soweit mir bekannt ist, wird mit jedem Bericht, den ich von einem Unternehmenscomputer sende, ein Server-Protokoll erstellt, das alle Websites anzeigt, auf die mein PC zugreift. Werde ich auf diese Weise nicht als Verfasser des Berichts ermittelt?

EthicsPoint generiert und speichert keine internen Verbindungsprotokolle mit IP-Adressen, deshalb liegen keine Informationen vor, die Ihren PC mit EthicsPoint in Verbindung bringen. EthicsPoint ist es sogar vertraglich untersagt, die Identität einer meldenden Person nachzuverfolgen.

Wenn Sie Ihren Bericht nicht an Ihrem Arbeitscomputer verfassen möchten, dann können Sie ihn über die sichere Website von EthicsPoint auch von einem PC außerhalb Ihres Arbeitsumfeldes einreichen (zum Beispiel von einem Internetcafé, vom Haus eines Freundes aus usw.). Viele Betroffene wählen diese Option; die Daten von EthicsPoint zeigen, dass weniger als 12 % der Berichte während der Arbeitszeit erstellt werden.

Kann ich auch dann anonym bleiben, wenn ich eine Meldung von zu Hause aus einreiche?

Ihre Anonymität ist geschützt, wenn Sie eine Meldung von zu Hause, dem Computer eines Nachbarn oder von einem beliebigen Internetportal einsenden. Ein Internetportal identifiziert einen Besucher niemals mit dem Benutzernamen, und das EthicsPoint-System entfernt die Internetadressen, sodass die Anonymität vollständig gewahrt ist. Außerdem ist es EthicsPoint vertraglich untersagt, die Identität eines Berichterstatters zurückzuverfolgen.

Ich bin besorgt, dass die von mir an EthicsPoint übermittelten Informationen schließlich meine Identität preisgeben. Wie können Sie mir versichern, dass das nicht geschehen wird?

Das EthicsPoint-System ist so gestaltet, dass Ihre Anonymität gewahrt bleibt. Wenn Sie jedoch anonym bleiben möchten, müssen Sie als meldende Person sicherstellen, dass der Text der Meldung nicht versehentlich Ihre Identität preisgibt. Vermeiden Sie beispielsweise folgende Formulierungen: „Von meinem Arbeitsplatz aus neben Jan Schmidt...“ oder „In den 33 Jahren meiner...“.

Ist die gebührenfreie Hotline ebenfalls vertraulich und anonym?

Ja. Sie werden aufgefordert, die gleichen Informationen anzugeben, die Sie in einer über das Internet eingereichten Meldung mitteilen würden, und ein Interviewer gibt Ihre Antworten auf der EthicsPoint-Website ein. Für diese Meldungen gelten dieselben Sicherheits- und Vertraulichkeitsmaßnahmen wie bei der Übermittlung.

Was, wenn ich mit meiner Meldung meine Identität angeben möchte?

Im Bericht gibt es einen Abschnitt, in dem Sie sich identifizieren können, wenn Sie dies möchten.

Tipps und bewährte Methoden

Ich bin mir bewusst, dass sich einige Personen unethisch verhalten, doch das betrifft mich nicht direkt. Warum sollte ich mir die Mühe machen, das zu melden?

Unser Unternehmen ist bestrebt, ethisches Verhalten zu fördern. Jedes unethische Verhalten, egal auf welcher Ebene, schadet letztlich dem Unternehmen und allen Arbeitskräften, auch Ihnen. Man muss sich nur die jüngsten Unternehmensskandale vor Augen führen, um zu erkennen, welch katastrophale Auswirkungen ein scheinbar harmloser Verstoß gegen ethische Grundsätze auf ein ansonsten gesundes Unternehmen haben kann. Wenn Ihnen also Fälle von Fehlverhalten oder ethischen Verstößen bekannt werden, sollten Sie es sich selbst sowie Ihren Kolleginnen und Kollegen gegenüber als Ihre Pflicht betrachten, Meldung zu erstatten.

Ich bin mir nicht sicher, ob der Vorfall, den ich beobachtet oder von dem ich gehört habe, einen Verstoß gegen die Unternehmensrichtlinien oder ethisches Fehlverhalten darstellt, doch ich habe den Eindruck, dass hier etwas nicht stimmt. Wie soll ich mich verhalten?

Reichen Sie eine Meldung ein. EthicsPoint kann Ihnen bei der Vorbereitung und Einreichung Ihrer Meldung helfen, damit sie richtig verstanden wird. Es ist besser, dass sich eine von Ihnen gemeldete Situation als harmlos herausstellt, als dass möglicherweise unethisches Verhalten nicht gemeldet wird, weil Sie sich nicht hundertprozentig sicher waren.

Was geschieht, wenn mein Vorgesetzter oder eine andere Führungskraft an einer Rechtsverletzung beteiligt ist? Erhalten sie keine Kopie meiner Meldung?

Das EthicsPoint-System und die Berichtsverteilung sind so konzipiert, dass die betroffenen Parteien nicht benachrichtigt werden und keinen Zugang zu den Meldungen erhalten, in denen sie genannt werden.

Wie soll ich vorgehen, wenn ich mich an etwas Wichtiges zum Vorfall erst erinnere, nachdem ich die Meldung bereits eingereicht habe? Oder was geschieht, wenn das Unternehmen weitere Fragen zu meiner Meldung an mich hat?

Wenn Sie einen Bericht über die EthicsPoint-Website oder über das EthicsPoint Call Center einreichen, erhalten Sie einen eindeutigen Benutzernamen und werden gebeten, ein Kennwort zu wählen. Sie können entweder über das Internet oder per Telefon auf das EthicsPoint-System und auf den ursprünglichen Bericht zugreifen, um weitere Details zu ergänzen, die Fragen eines Vertreters des Unternehmens zu beantworten oder weitere Informationen hinzuzufügen, die bei der Klärung offener Fragen helfen. Wir legen Ihnen dringend nahe, innerhalb der angegebenen Frist wieder auf die Website zuzugreifen, um Fragen seitens des Unternehmens zu beantworten. Sie und das Unternehmen sind jetzt in einen „anonymen Dialog“ getreten, bei dem Situationen nicht nur identifiziert werden, sondern auch gelöst werden können, egal wie komplex sie sich darstellen.

Sind diese Nachfassaktionen zu Berichten genauso sicher wie der ursprüngliche Bericht?

Die gesamte EthicsPoint-Korrespondenz wird genauso streng vertraulich behandelt wie die erste Meldung und steht weiterhin unter dem Schutz der Anonymität.

Kann ich auch eine Meldung einreichen, wenn ich keinen Internetzugang habe?

Sie können von jedem Computer mit Internetzugang aus eine Meldung an EthicsPoint senden. Sie können die Meldung von zu Hause aus einreichen. Viele öffentliche Einrichtungen, darunter auch die öffentliche Bibliothek, verfügen über Internet-Computer. Wenn Sie keinen Zugang zu einem PC haben oder im Umgang mit Computern nicht vertraut sind, können Sie die gebührenfreie EthicsPoint-Hotline anrufen, die an 365 Tagen im Jahr rund um die Uhr erreichbar ist.