ACERCA DEL SISTEMA EthicsPoint®
¿Qué es el sistema EthicsPoint®?
EthicsPoint es una herramienta para la emisión de informes confidenciales
que permite a los empleados reportar fraudes, abusos y otras conductas
inapropiadas en el lugar de trabajo.
¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?
En Flex, creemos que nuestros empleados son nuestro valor más importante.
Al crear canales abiertos de comunicación, podemos promover un ambiente
de trabajo positivo y maximizar la productividad. Adicionalmente, la legislación
requiere que las empresas que cotizan en la bolsa cuenten con un vehículo
de emisión de informes anónimos para abordar violaciones de fraudes contables
y de auditoría, violaciones a nuestro Código de conducta empresarial o
cualquier otra preocupación.
Emisión de informes – Asuntos generales
¿Cómo realizo un informe?
Usted puede presentar un informe confidencialmente por teléfono o mediante
el sitio web de EthicsPoint. También puede realizar un informe directamente
con su gerente, seguridad del centro o Recursos Humanos.
¿Qué tipo de problemas debo reportar?
Usted deberá reportar cualquier violación de nuestro Código de conducta
empresarial y ética, o cualquier otra preocupación que pudiera tener. Usted
sabe lo que está sucediendo en Flex - tanto bueno como malo. Usted podría
tener conocimiento inicial de una actividad que podría ser una causa de
preocupación. Su informe puede minimizar el impacto negativo potencial
en la empresa y nuestra gente.
Si observo una violación, ¿debo reportarla a mi gerente o a RH y dejar que ellos la manejen?
Se espera que usted reporte cualquier comportamiento que considere que
viola nuestro Código. Usted puede llevar estas preocupaciones a su gerente
directo, RH, el departamento Legal o de Cumplimiento u otros miembros del
equipo administrativo. Reconocemos que pueden existir circunstancias en
las que no se sienta cómodo al reportar el problema a la administración.
Con EthicsPoint, usted puede reportar de forma confidencial y anónima (donde
lo permitan las leyes locales).
¿Por qué debo reportar lo que sé? ¿Qué obtengo a cambio?
Todos tenemos el derecho de trabajar en un ambiente positivo. Con ese
derecho viene la responsabilidad de actuar de una manera ética y permitir
que las personas apropiadas sepan si alguien no está actuando apropiadamente.
Al trabajar conjuntamente, podemos mantener un ambiente saludable y productivo.
¿A dónde van estos informes? ¿Quién puede acceder a ellos?
Los informes son ingresados directamente a un servidor seguro y de terceros
para prevenir cualquier posible violación en la seguridad. Los informes
únicamente están disponibles para individuos específicos en Flex que están
a cargo de la evaluación del informe. Estos individuos han sido capacitados
para mantener estos informes en la máxima confidencia.
¿Qué pasa si mi jefe u otros gerentes están involucrados en una violación? ¿No obtendrán ellos el informe y comenzarán a encubrirlo?
El sistema y los protocolos de distribución de informes están diseñados
de tal modo que las partes implicadas no son notificadas sobre, ni se les
otorga acceso a los informes en los cuales han sido nombradas.
¿Qué pasa si recuerdo algo acerca del incidente después de presentar el informe?
Cuando usted presente un informe, recibirá una clave única del informe
y se le pedirá ingresar una contraseña. Con la clave del informe y su contraseña,
puede regresar al sistema en cualquier momento, vía telefónica o por Internet
y acceder al informe original y agregar más detalles.
¿Qué pasa si tienen preguntas para mí con respecto a mi informe?
El sistema permite al representante de la empresa que revisó su informe
publicar preguntas para usted, incluso si usted reporta de forma anónima.
Las preguntas de seguimiento normalmente son publicadas en 4-6 días hábiles.
¿Estos seguimientos sobre los informes son tan seguros como el primero?
Sí. Toda la correspondencia es mantenida en la misma confidencia que el
informe inicial. Usted puede continuar permaneciendo anónimo, si así lo
elige y cuando la legislación local lo permita.
¿Qué debo hacer si el número telefónico no está funcionando?
Si el número telefónico listado anteriormente no está funcionando, por
favor realice su informe en línea a través de este sitio web. Por favor
indique en el informe que el número telefónico no funcionaba.
¿Qué debo hacer si el país en el que me encuentro no está en la lista anterior?
Si no existe servicio para su ubicación, por favor realice su informe
en línea a través de este sitio web. Por favor indique en el informe que
las instrucciones de marcación para el país en el que usted se ubica no
estaban disponibles.
SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD EN LA EMISIÓN DE INFORMES
¿Puedo presentar un informe desde casa y aun así permanecer anónimo?
Un informe desde casa, la computadora de un vecino o cualquier portal
de Internet seguirá siendo seguro y anónimo, donde lo permita la legislación
local. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por el nombre
en pantalla y el sistema EthicsPoint reduce la identificación de información,
como la dirección IP, de modo que el anonimato es mantenido. Además, los
administradores de EthicsPoint están comprometidos contractualmente a no
buscar la identidad de un informante.
¿La línea telefónica de asistencia gratuita también es confidencial y anónima?
Sí – siempre y cuando la emisión de informes anónimos esté permitida por
las leyes locales. Se le solicitará proporcionar la misma información que
proporcionaría en un informe vía Internet. Un entrevistador independiente
escribirá sus respuestas directamente en el ambiente seguro de EthicsPoint.
Los informes mediante la línea de asistencia tienen las mismas medidas
de seguridad y confidencialidad aplicadas a estos durante su provisión
a los informes vía Internet.
¿Qué pasa si deseo ser identificado con mi informe?
Existe una sección en el informe en la cual puede identificarse, si lo
desea.