“Compliance Helpline” - Preguntas frecuentes más comunes
Seguridad y confidencialidad de las denuncias
¿Qué es la “Compliance Helpline” de CNH Industrial?
La “Compliance Helpline” es una herramienta de denuncia completa y confidencial, la cual ayuda a los empleados de CNH Industrial a trabajar juntos para abordar preguntas e inquietudes relacionadas con los principios de CNH Industrial descritos en el “Código de conducta” o nuestras otras políticas corporativas (incluyendo supuesto fraude, abuso y otra mala conducta en el lugar de trabajo, a la vez que se cultiva un ambiente de trabajo positivo) o concernientes a las leyes aplicables.
¿Por qué necesitamos un sistema como la “Compliance Helpline”?
¿Qué es NAVEX?
NAVEX es un proveedor de servicios independiente contratado por CNH Industrial para mantener la “Compliance Helpline” y su aplicación de gestión de casos.
¿Cuál es la diferencia entre NAVEX, Inc. y EthicsPoint?
EthicsPoint es el nombre de los servicios de la línea de ayuda y de la aplicación de gestión de casos propiedad de y operada por NAVEX, Inc.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
La “Compliance Helpline” está diseñada para que los empleados hagan preguntas y denuncien cualquier inquietud relacionada con los principios descritos en el “Código de conducta” de CNH Industrial, nuestras otras políticas corporativas o las leyes aplicables.
Si veo una infracción, ¿no debería solamente denunciarla a mi encargado, a recursos humanos o al departamento legal y de Compliance y dejar que ellos la resuelvan?
Cuando observe una conducta que cree puede violar los principios contenidos en el “Código de conducta”, nuestras otras políticas corporativas o las leyes aplicables, lo animamos a denunciarlo Idealmente, debe llevar cualquier pregunta o inquietud a sus gerentes, recursos humanos local, el departamento legal y de Compliance local, o como lo dispongan de otra manera los procedimientos de presentación de denuncias locales. Sin embargo, comprendemos que habrá algunas circunstancias en las que usted no se sentirá cómodo denunciando el asunto de esta manera. Es por esas circunstancias que hemos establecido la “Compliance Helpline” con la ayuda de NAVEX.
¿Puedo hacer una denuncia por medio de Internet o del teléfono?
Sí. La “Compliance Helpline” le permite presentar una inquietud o pregunta identificándose o de forma anónima, sujeto a las leyes locales aplicables y cualquier mandato de la empresa local, mediante el teléfono o Internet.
¿Por qué debo denunciar lo que sé?
Todos tenemos el derecho a trabajar en un ambiente positivo. Con ese derecho viene la responsabilidad de actuar de una manera ética e informar a las personas adecuadas si alguien no está comportándose adecuadamente. Al trabajar juntos, podemos mantener un ambiente saludable y productivo. La mala conducta corporativa puede amenazar los activos, la buena voluntad y la reputación de toda una compañía.
¿CNH Industrial realmente quiere que yo presente denuncias?
Definitivamente sí. De hecho, lo animamos a reportar sus inquietudes y hacer preguntas. Usted sabe qué es lo que sucede en nuestra compañía, tanto lo bueno como lo malo. Usted puede tener conocimiento inicial de una actividad que puede ser motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la compañía y en nuestro personal. Además, ofrecer retroalimentación positiva puede ayudar a identificar asuntos que pueden mejorar la cultura y el desempeño corporativo.
¿Hacia dónde van estas inquietudes? ¿Quién tiene acceso a ellas?
Las inquietudes ingresan directamente al servidor con seguridad de NAVEX para evitar cualquier posible violación de seguridad. NAVEX permite que estas denuncias estén disponibles solamente para personas específicas dentro de la compañía que estén a cargo de evaluar las denuncias, según el tipo de infracción y la ubicación del incidente. Cada uno de estos receptores de denuncias ha recibido capacitación para mantener estas denuncias en el mayor grado posible de confidencialidad como lo permitan las circunstancias.
¿Este sistema no es solo un ejemplo de que alguien me está vigilando?
El sistema NAVEX se concentra en ser un aspecto positivo de nuestra filosofía en general y nos permite garantizar que el ambiente de trabajo sea un lugar seguro, protegido y ético. Lo invitamos a buscar orientación sobre dilemas éticos, proporcionar sugerencias positivas o comunicar una inquietud. La comunicación efectiva es crucial en el puesto de trabajo de hoy en día, y es una excelente herramienta para mejorar esa comunicación.
Hemos elegido cuidadosamente la mejor herramienta de denuncia para satisfacer nuestras necesidades de Compliance a la vez que se mantiene un ambiente de denuncias positivo.
Comprendo que cualquier denuncia que envíe de una computadora de la compañía genera un registro de servidor que muestra todos los sitios web con los que mi PC se conecta. ¿no me identificará este registro como la persona que inició una denuncia?
NAVEX no genera ni mantiene ningún tipo de registro interno de conexión con direcciones de IP; no hay información disponible que vincule su computadora con NAVEX cuando accede a la “Compliance Helpline”. De hecho, NAVEX está comprometido por contrato a no averiguar la identidad de un denunciante.
Si se siente incómodo hacer una denuncia en su propia computadora, tiene la posibilidad de utilizar una computadora fuera de su entorno laboral (por ejemplo una ubicada en un Internet café, en la casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de NAVEX . Muchas personas eligen esta opción, ya que los datos de NAVEX muestran que menos del 12% de denuncias se generan durante horas hábiles.
¿Puedo presentar una denuncia desde mi casa y aun así permanecer en el anonimato?
Una denuncia desde su casa, la computadora de un vecino, o cualquier portal de Internet permanecerá segura y anónima. Un portal de Internet nunca identifica a un visitante por nombre de usuario y el sistema de NAVEX elimina la información de identificación, como una dirección de IP, de manera que el anonimato se mantiene. De hecho, NAVEX está comprometida contractualmente a no averiguar la identidad del denunciante.
Tome en cuenta que en algunos países puede estar prohibido denunciar de manera anónima.
Me preocupa que la información que proporcione a NAVEX finalmente revele mi identidad. ¿Cómo puede asegurarme de que eso no sucederá?
El sistema de NAVEX está diseñado para proteger su anonimato. De hecho, NAVEX está comprometida contractualmente a no averiguar la identidad del denunciante. Para garantizar aún más su anonimato, usted, como parte denunciante, debe tener cuidado de no revelar ningún detalle de identidad como parte de su denuncia.
Tome en cuenta que en algunos países puede estar prohibido denunciar de manera anónima.
¿La línea telefónica de ayuda de llamadas gratuitas también es confidencial y anónima?
Sí. Se le pedirá que proporcione la misma información que brindaría en una denuncia basada en Internet, el entrevistador anotará sus respuestas directamente en el entorno seguro de NAVEX. A las denuncias realizadas a través de la línea de ayuda se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad durante la entrega, al igual que en las denuncias realizadas a través de Internet.
Tome en cuenta que en algunos países puede estar prohibido denunciar de manera anónima.
¿Ayudará si me identifico?
Generalmente, la investigación de una denuncia es más rápida y más eficiente cuando el Equipo de Compliance de CNH Industrial puede darle seguimiento a la denuncia de forma directa con la persona que la hizo. Si se ha identificado a sí mismo, se harán esfuerzos razonables para respetar su confidencialidad. Su identidad no será divulgada a menos que sea necesario para llevar a cabo una investigación adecuada, requerida en el curso de los procedimientos legales, o como lo requieran las leyes locales o los mandatos de la compañía local. CNH no tolerará ninguna forma de represalia por denunciar una inquietud de buena fe.
¿Cómo puedo monitorear el progreso de mi inquietud si elijo permanecer anónimo?
Una vez haya terminado de denunciar su inquietud, se le proporcionará una clave de denuncia y se le pedirá que cree una contraseña. Con estas dos piezas de identificación, usted puede hacer un seguimiento de la denuncia visitando el portal en Internet de la “Compliance Helpline” o comunicándose con la línea directa de la compañía. Es posible que necesite esperar unos cuantos días después de la presentación de su denuncia antes de que pueda monitorear el progreso y revisar si se le ha pedido información adicional.
¿Qué debo hacer si pierdo mi clave de denuncia o mi contraseña?
Para mantener el más alto nivel de confidencialidad, se le pedirá que presente una nueva inquietud si pierde su clave de denuncia o su contraseña. Debe mencionar que su nueva denuncia se relaciona con una suministrada antes.
Sé de algunas personas que están involucradas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta a mí. ¿Por qué debo molestarme en denunciarlo?
CNH Industrial desea promover el comportamiento ético. Toda conducta no ética, en cualquier nivel, al final afecta a la compañía y a todos los empleados, incluyéndolo a usted. Solamente debe considerar lo que sucedió en escándalos corporativos recientes para ver los efectos desastrosos que un desliz, aparentemente inofensivo en la ética, puede provocar en una compañía que de lo contrario, sería saludable. De manera que, si usted sabe de cualquier incidente de mala conducta o infracción a la ética, considere que denunciarlo es una obligación hacia usted mismo y sus compañeros de trabajo.
No estoy seguro de si lo que observé o escuché era una infracción a los principios de CNH Industrial, la política de la compañía, la ley aplicable o si implicaba una conducta no ética, pero no me pareció correcto. ¿Qué debo hacer?
Presentar una inquietud NAVEX puede ayudarlo a preparar y presentar su inquietud para que pueda ser comprendida adecuadamente. CNH Industrial prefiere que denuncie una situación que resulte ser inofensiva a dejar que un posible comportamiento no ético no sea verificado porque usted no estaba seguro.
¿Qué pasa si mi jefe u otros gerentes están implicados en una infracción? ¿No recibirían ellos la denuncia e iniciarían un encubrimiento?
El sistema de NAVEX y los protocolos de distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no reciban notificación ni tengan acceso a las denuncias en las que se les mencione, a menos que las leyes lo exijan.
¿Qué pasa si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia?
Cuando usted presenta una denuncia a través de la “Compliance Helpline”, ya sea a través de Internet o a través del Centro de contacto telefónico de NAVEX, recibirá una clave de denuncia única y se le pedirá que seleccione una contraseña. Con la clave de denuncia y su contraseña, puede regresar al sistema de NAVEX, ya sea a través de Internet o por teléfono y tener acceso a la denuncia original. En este momento, usted puede agregar más detalles
¿Qué pasa si tiene preguntas para mí concernientes a mi denuncia?
NAVEX brinda funciones que les permiten a los representantes de CNH Industrial dejar preguntas para usted, incluso si la denuncia es anónima. Cuando recibe su clave de denuncia, se le proporcionará un lapso de tiempo que nosotros estimamos necesario para procesar la denuncia. Cuando haya transcurrido ese tiempo, le recomendamos que revise para ver si hay preguntas para usted. Brindar la oportunidad de dicho diálogo significa que no solo las situaciones pueden ser identificadas, sino que también pueden ser resueltas, independientemente de su complejidad.
¿El seguimiento de estas denuncias es tan seguro como la primera denuncia que se presentó?
Toda la correspondencia de NAVEX se mantiene bajo la misma estricta confidencialidad que la denuncia inicial y continúa con la cobertura del anonimato, si usted así lo elije, en la medida permitida por las leyes locales y el mandato de la compañía local.
¿Puedo presentar una denuncia si no tengo acceso a la Internet?
Usted puede presentar una denuncia a la “Compliance Helpline” desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet. Puede presentar una inquietud desde su casa. Muchas ubicaciones públicas, incluida la mayoría de bibliotecas públicas, tienen computadoras con acceso a Internet. Si no tiene acceso o no se siente cómodo usando una computadora, puede llamar sin costo a la Compliance Helpline la cual está disponible las 24 horas al día, los 365 días del año. En el sitio Web están disponibles opciones de discado internacional por país.