EthicsLine: Programa de empleados en Europa
EthicsLine es un sistema proporcionado por The Coca-Cola Company (la “Empresa”) para permitirle: i) hacer preguntas sobre ética o políticas en la Empresa; o ii) informar incidentes como persona individual ubicada en Francia o por incidentes, que ocurren en Francia, en aplicación de la ley francesa N° 2016-1691 del 9 de diciembre de 2016 y el Decreto N° 2017-564 del 20 de abril, 2017 (relacionado con la transparencia, la lucha contra la corrupción y la modernización de la economía y con los procedimientos para recopilar denuncias de denunciantes internos en empresas públicas o privadas, o administración conjunta “ Loi Sapin II ”). El uso de EthicsLine es totalmente voluntario.
Antes de continuar, lea el siguiente aviso. Si no está de acuerdo, cancele su solicitud. La descripción completa de este procedimiento bajo Loi Sapin II se puede encontrar aquí (para Coca-Cola Services France , para Coca-Cola Midi ).
En aplicación de Loi Sapin II, los asuntos que se pueden informar a través de EthicsLine son asuntos 1) que usted divulga o denuncia de manera desinteresada y de buena fe, 2) de los que tiene conocimiento personal y 3) que entran dentro de las siguientes categorías:
- cualquier crimen o delito;
- cualquier infracción grave y manifiesta:
- de un compromiso internacional debidamente ratificado o aprobado por Francia, o de un instrumento unilateral de una organización internacional basado en ese compromiso;
- de leyes y reglamentaciones,
- amenaza grave o daño al interés general.
Los hechos, la información o los documentos, cualquiera que sea su forma o formato, clasificados en secreto de defensa, confidencialidad médica o privilegio legal no están cubiertos por el régimen de informes cubiertos por Loi Sapin II .
La persona de referencia designada que es responsable de los informes es el director de Análisis de Datos y Tendencias de Riesgos, un empleado en la Oficina de Ética y Cumplimiento en The Coca-Cola Company.
Como todos los asuntos de naturaleza delicada, lo mejor es que hable directamente con su supervisor, grupo de gestión o un representante de recursos humanos. Si le incomoda este enfoque directo de discutir problemas en persona o si no se ha resuelto el problema, puede usar EthicsLine. En el caso de los empleados radicados en Austria, Dinamarca y Suecia, debe usarse EthicsLine únicamente si el problema implica a la gerencia sénior o a personal clave y cuando los problemas no puedan resolverse por otros medios.
Le pedimos que no nos envíe ni divulgue información personal delicada (por ejemplo, información sobre el origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, afiliación sindical, salud o vida sexual de una persona).
Tenga en cuenta que la información que nos proporcione sobre usted mismo, sus colegas o cualquier aspecto de las operaciones de la Empresa puede generar decisiones que afecten a otros. Por lo tanto, le pedimos que únicamente proporcione información que, según su leal saber y entender, sea correcta. No será sancionado por presentar información de buena fe. Sin embargo, si proporciona información falsa o engañosa de forma deliberada, esto puede dar lugar a una medida disciplinaria. La información que envíe, incluida su identidad, se tratará de manera confidencial.
La Empresa, como organismo de procesamiento de datos (también en nombre de su empleador local), conforme a los artículos 13 y 14 del RGPD tiene la obligación de informarle todo procesamiento de datos relacionado. No obstante ello, conforme a los artículos 15-22 y 34 del RGPD, usted también tiene derecho a exigir que la Empresa y su empleador local le informen qué datos suyos se almacenan. Independientemente de si usted ha expresado algún interés en esa información o no, por lo general deberá ponerse a su disposición la siguiente información en el momento en que se procesen u obtengan sus datos, en caso de que su empleador o un tercero los obtenga, sin demora justificada, a más tardar en el plazo de un mes después de haberlos obtenido.
¿Qué información se recopila? En el sitio de EthicsLine, usted podrá enviar directamente la siguiente información a la Empresa: su nombre y detalles de contacto, cualquier pregunta que pueda tener, el nombre y el puesto de cualquier persona que esté denunciando y una descripción de cualquier conducta dudosa, incluyendo todos los detalles pertinentes. Tenga en cuenta que, si bien se le anima a identificarse, no está obligado a hacerlo. Usted no está obligado tampoco a proporcionar los nombres o datos personales de los compañeros de trabajo, y las denuncias pueden hacerse de forma anónima.
Seguimiento del problema denunciado: Una vez que se informa de un problema, se le proporcionará un número de caso que le permitirá consultar el progreso y el resultado de la investigación. Los plazos promedio de investigación son de 90 días (sujeto a la complejidad de los asuntos denunciados).
¿Cómo y quién utilizará la información? Toda la información se almacenará en la base de datos de NAVEX albergada en NAVEX (“NAVEX”) en los Estados Unidos. La Empresa y NAVEX han suscrito cláusulas contractuales europeas tipo entre sí para asegurar un nivel adecuado de protección de datos. Las cláusulas contractuales europeas tipo son un marco contractual, aprobado por la Comisión Europea, para proporcionar salvaguardias adecuadas de protección de la privacidad de los datos para transferencia de datos desde un estado miembro de la UE a un estado situado fuera de la Unión Europea. Además, las entidades europeas de la Empresa y la Empresa misma se pusieron de acuerdo sobre las cláusulas contractuales europeas tipo a fin de asegurar un nivel adecuado de protección de los datos en la Empresa como corresponsable de los datos de los empleados. A menos que lo exijan las leyes o un litigio, la información de la base de datos de NAVEX solamente la podrán examinar y usar las personas que tengan derecho a ello y necesiten conocer los datos para llevar a cabo sus responsabilidades laborales. Estas personas pueden incluir las funciones de recursos humanos, auditoría, asuntos legales, seguridad o gerencia en la Empresa, empleados dentro de la oficina de Ética y Cumplimiento de la Empresa o personal técnico en NAVEX. Esas personas pueden estar ubicadas en los Estados Unidos o en cualquier otro país en el que la Comisión Europea no haya determinado que las leyes de privacidad aseguren el mismo nivel de protección de información personal que el brindado en la UE. Además, la Oficina de Ética y Cumplimiento de la Empresa podrá almacenar toda la información que proporcione mientras responde sus preguntas o investiga la denuncia.
La Empresa evaluará la información que proporcione y podría realizar las investigaciones adecuadas y tomar medidas correctivas. Donde se aplique el RGPD, el artículo 6 (1), lit. (f) del RGPD es la base legal para procesar sus datos personales, que, en determinadas condiciones, justifica el procesamiento de datos con el fin de salvaguardar los intereses legítimos del organismo responsable. Los intereses legítimos de TCCC y su entidad local en este contexto incluyen asegurar el cumplimiento e investigar y corregir a la mayor brevedad todos los incidentes de cumplimiento posibles.
Tenga presente que las personas que identifique a través de EthicsLine serán debidamente informadas del hecho de que se presentó una denuncia. En la información no se revelará su nombre o identidad. Además, todas las personas a quienes identifique tendrán derecho a corregir la información que usted haya presentado y a explicar su versión de los hechos.
Periodo de conservación de datos Cualquier información que envíe que no sea necesaria para responder su pregunta o para la investigación de algún incidente se eliminará o archivará si es necesario según lo permita la ley local. Además, una vez hayamos respondido su pregunta o completado alguna investigación, toda la información que nos haya enviado se eliminará o archivará si es necesario y según lo permita la legislación local. La empresa tomará las medidas técnicas, organizativas y legales adecuadas para asegurar la información que usted proporciona. También exige que NAVEX asegure adecuadamente su información personal y no la use para fines no autorizados.
Derechos de los titulares de datos personales Usted dispone de los derechos de los los titulares de datos personales para efectos de información, rectificación, eliminación y restricciones en el procesamiento, así como también tiene derecho a oponerse conforme al artículo 21 del RGPD.
Comuníquese con nosotros siéntase en la libertad de hacernos preguntas. Para ejercer uno de los derechos de los interesados o para solicitar una copia de alguna denuncia que presente o para corregir alguna información que haya proporcionado a la Empresa, puede comunicarse con nosotros en compliance@coca-cola.com .
También puede comunicarse con el encargado de la protección de datos responsable de su país o región, si procede. Puede comunicarse con la oficina de privacidad al siguiente correo electrónico: privacypolicy@coca-cola.com .
Usted también tiene el derecho en todo momento de presentar quejas ante una autoridad supervisora competente de su país o región.