¿Qué es EthicsPoint?
EthicsPoint es una herramienta de denuncias integral y confidencial creada por NAVEX para ayudar a la administración y a los empleados a colaborar para enfrentar el fraude, el abuso y otras conductas indebidas en el lugar de trabajo, todo mientras se cultiva un entorno de trabajo positivo.
¿Por qué necesitamos un sistema como EthicsPoint?
Creemos que nuestros empleados son nuestro activo más importante. Al crear canales abiertos de comunicación, podemos promover un entorno de trabajo positivo y maximizar la productividad.
Las empresas que cotizan en la bolsa están obligadas por ley a tener un medio anónimo de denuncias para remitir los fraudes de contabilidad y auditoría directamente al comité de auditoría.
Un sistema de denuncias efectivo aumentará nuestros otros esfuerzos para fomentar una cultura de integridad y toma de decisiones éticas.
¿Puedo presentar denuncias por medio de Internet o del teléfono?
Sí. Con EthicsPoint, usted puede presentar denuncias confidenciales y anónimas ya sea por vía telefónica o por Internet.
¿Qué tipo de situaciones debo denunciar?
El sistema de EthicsPoint está concebido para que los empleados denuncien cualquier tipo de violación establecida en nuestro Código de Conducta o comuniquen otra inquietud que tengan.
Si veo una violación, ¿no debería solamente reportarla a mi gerente, a seguridad o a recursos humanos y dejar que ellos la resuelvan?
Cuando observe alguna conducta que considere que viola nuestro Código de Conducta, esperamos que la denuncie. Lo mejor es que denuncie cualquier irregularidad a su gerente directo u otro miembro de nuestro equipo administrativo. Sin embargo, reconocemos que puede haber circunstancias en las que no se sienta cómodo en denunciar el problema de esa manera. Es por dichas circunstancias que nos hemos asociado con EthicsPoint. Preferimos que presente denuncias de manera anónima en lugar de guardarse la información.
¿Por qué debo denunciar lo que sé? ¿Qué gano yo con eso?
Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno positivo, y ese derecho conlleva la responsabilidad de actuar de manera ética y de permitir que las personas correspondientes sepan si alguien no actúa adecuadamente. Al trabajar juntos, podemos mantener un entorno saludable y productivo. La mala conducta corporativa puede amenazar la existencia de toda una empresa.
¿La administración realmente quiere que yo presente denuncias?
Definitivamente sí. De hecho, necesitamos que haga la denuncia. Usted sabe lo que sucede en nuestra empresa, tanto lo bueno como lo malo. Usted puede tener conocimiento inicial de alguna actividad que podría ser motivo de preocupación. Su denuncia puede minimizar el posible impacto negativo en la empresa y en nuestro personal. Además, ofrecer comentarios positivos puede ayudar a identificar problemas que pueden mejorar la cultura y el desempeño corporativos.
¿A dónde van estas denuncias? ¿Quién tiene acceso a ellas?
Las denuncias ingresan directamente al servidor seguro de EthicsPoint para evitar cualquier posible violación de la seguridad. EthicsPoint pone a disposición estas denuncias únicamente a personas específicas dentro de la empresa que están encargadas de evaluar las denuncias con base en el tipo de violación y el lugar del incidente. Cada uno de estos receptores de denuncias ha recibido capacitación para mantener las denuncias en confidencialidad extrema.
¿No es este sistema solo un ejemplo de que alguien me está vigilando?
El sistema de EthicsPoint se concentra en ser un aspecto positivo de nuestra filosofía general, y nos permite asegurar un lugar de trabajo seguro, protegido y ético. Le recomendamos que busque orientación sobre dilemas éticos, haga propuestas positivas o comunique inquietudes. La comunicación efectiva es crucial en el lugar de trabajo actual y esta es una magnífica herramienta para mejorar esa comunicación.
Hemos escogido cuidadosamente la mejor herramienta de denuncia para satisfacer nuestras obligaciones de cumplimiento, manteniendo a la vez un entorno de denuncia positivo.
Entiendo que cualquier denuncia que presente desde una computadora de la empresa genera un registro en el servidor que muestra cada sitio web al que se conecta mi computadora personal, ¿no me identificará este registro como la persona que inició la denuncia?
EthicsPoint no genera ni mantiene ningún registro de conexión interna con direcciones IP, así es que no hay ninguna información disponible que relacione a su computadora personal con EthicsPoint. De hecho, EthicsPoint tiene el compromiso contractual de no averiguar la identidad del denunciante.
Si le incomoda presentar denuncias a través de la computadora de su trabajo, tiene la opción de usar una computadora fuera de nuestro entorno de trabajo (como una situada en un cibercafé, en la casa de un amigo, etc.) a través del sitio web seguro de EthicsPoint. Muchas personas escogen esta opción, ya que los datos de EthicsPoint muestran que menos del 12% de las denuncias se generan durante horas hábiles.
¿Puedo presentar una denuncia desde mi casa y aun así permanecer en el anonimato?
Las denuncias que presente desde su casa, la computadora de un vecino o de cualquier portal de Internet permanecerán seguras y anónimas. El portal de Internet nunca identifica al visitante por nombre de pantalla y el sistema de EthicsPoint elimina las direcciones de Internet, así que se mantiene el anonimato total. Además, EthicsPoint se ha comprometido por medio de un contrato a no buscar la identidad del denunciante.
Me preocupa que la información que proporcione a EthicsPoint finalmente revele mi identidad. ¿Cómo puede asegurarme de que eso no sucederá?
El sistema de EthicsPoint está concebido para proteger su anonimato. Sin embargo, si desea mantener su anonimato, usted, como denunciante, tiene que asegurarse de que el contenido de la denuncia no revele su identidad por accidente. Por ejemplo, "Desde mi cubículo situado al lado de Fulano de Tal..." o "En mis 33 años...".
¿La línea telefónica directa sin costo también es confidencial y anónima?
Sí. Se le pedirá que brinde la misma información que brindaría en una denuncia por Internet y un entrevistador escribirá sus respuestas en el sitio web de EthicsPoint. Durante su transferencia, a estas denuncias se les aplican las mismas medidas de seguridad y confidencialidad.
¿Qué pasa si quiero ser identificado con mi denuncia?
En la denuncia hay una sección para identificarse a sí mismo, si lo desea.
Tengo conocimiento de algunas personas que están implicadas en conductas poco éticas, pero eso no me afecta a mí. ¿Por qué debo molestarme en denunciarlo?
Nuestra empresa opta por fomentar la conducta ética. Toda conducta poco ética, en cualquier nivel, daña en última instancia a la empresa y a todos los empleados, incluido usted. Solamente piense en lo que sucedió en escándalos corporativos recientes para ver los efectos desastrosos que un desliz aparentemente inofensivo en la ética puede provocar en una empresa que, de lo contrario, sería saludable. Así que si sabe de cualquier incidente de mala conducta o de violaciones éticas, considere que está en la obligación propia y hacia sus compañeros de trabajo de presentar la denuncia.
No estoy seguro de si lo que observé o escuché es una violación a la política de la empresa o si implica una conducta poco ética, pero no me pareció correcto. ¿Qué debo hacer?
Presente una denuncia. EthicsPoint puede ayudarle a preparar y presentar su denuncia para que se comprenda adecuadamente. Preferimos que denuncie una situación que resulte ser inofensiva en vez de dejar que un posible comportamiento poco ético no sea verificado porque usted no estaba seguro.
¿Qué pasa si mi jefe u otros gerentes están implicados en una violación? ¿No recibirían ellos la denuncia e iniciarán un encubrimiento?
El sistema de EthicsPoint y la distribución de denuncias están diseñados para que las partes implicadas no reciban notificación ni tengan acceso a las denuncias en las que se les mencione.
¿Qué pasa si recuerdo algo importante acerca del incidente después de haber presentado la denuncia? O, ¿qué pasa si la empresa tiene más preguntas acerca de mi denuncia?
Cuando presenta una denuncia en el sitio web de EthicsPoint o a través del centro de llamadas de EthicsPoint, usted recibe un nombre de usuario único y se le pide que elija una contraseña. Puede regresar nuevamente al sistema de EthicsPoint por Internet o por teléfono y tener acceso a la denuncia original para agregar más detalles o responder las preguntas que haya planteado un representante de la empresa, y para agregar información que pueda ayudar a resolver los asuntos pendientes. Le recomendamos encarecidamente que regrese al sitio en el plazo especificado para responder preguntas de la empresa. Usted y la compañía han iniciado un “diálogo anónimo”, en donde las situaciones no solamente están identificadas, sino que pueden ser resueltas, sin importar su complejidad.
¿El seguimiento de estas denuncias es tan seguro como la primera denuncia que se presentó?
Todas las correspondencias de EthicsPoint se mantienen en la misma estricta confidencialidad que la denuncia inicial, continuando con la cobertura del anonimato.
¿Puedo aun así presentar una denuncia si no tengo acceso a Internet?
Usted puede presentar denuncias a EthicsPoint desde cualquier computadora que tenga acceso a Internet. Puede presentar denuncias desde su hogar. Muchos lugares públicos, incluida la biblioteca pública, tienen computadoras con acceso a Internet. Si no tiene acceso o si no se siente cómo de utilizar una computadora, puede llamar a la línea telefónica gratuita de EthicsPoint, disponible las 24 horas del día, los 365 días del año.